Otonom Finans 101: Daha Fazla Zaman Kaybetmeyin

Muhasebe ve finansal süreç yönetimi zaman alıcı ve stresli olabilir.

Sıkıcı ve kaynak yoğun olan madencilik ve finansal detayların ortaya çıkarılması gibi yoğun manuel işleri içerirler. Muhasebeciler, veritabanları ve sayılarla uğraşmak için çok zaman harcayabilir ve genellikle uzun iş günlerinden bıkabilir.

Finans ekibinizin zamanını ve çabasını hantal manuel süreçlerle boşa harcamak, otomasyon hayatlarını kolaylaştırabilirken hiçbir anlam ifade etmez. Siz veya ekibiniz Excel elektronik tabloları arasında hala manuel olarak veri kopyalayıp yapıştırıyorsanız, 90'larda kaldınız ve bir an önce hızlı ileri sarmak daha iyi.

Resmi olarak “otomatik uygarlık” çağına girmiş bulunuyoruz. İşletmelerin etkin bir şekilde çalışması için, zaman alan, tekrarlayan görevlerle uğraşmak yerine, veriye dayalı içgörüleri ve gelişmiş analitiği otonom finansal sistemlerine getirmesi gerekir.

Günümüzün dinamik ve rekabetçi ortamında, geleneksel olmayan iş uygulamaları geleneksel yöntemleri geride bırakmaktadır. İş akışlarına ayak uydurmak ve iş akışlarını iyileştirmek için işletmelerin daha çevik ve ileri görüşlü olmaları gerekir. Finans, herhangi bir işte en çok zaman alan ve en zor departmanlardan biri olduğu için, finans süreçlerinizi otomatikleştirerek birçok güçlükten kurtulabilirsiniz.

Doğru teknolojiyi kullanmak, ekibinizin minimum insan müdahalesi ile muhasebe, gider yönetimi ve banka mutabakatı gibi sıkıcı görevlerin üstesinden gelmesine yardımcı olur. Bu, çalışanların organizasyonlarını güçlendirmeye ve genel dönüşüm ve büyümeyi etkilemeye odaklanmaları için zaman kazandırır.

Ancak, özerk finans konusuna daha derinlemesine dalmadan önce, departmanınızda onu başarıyla kullanabileceğiniz alanları anlayalım. Halter ve halter arasındaki farkı bilmeden kuvvet antrenmanına başlamak istemeyeceğiniz gibi, otomatikleştirebileceğiniz alanları anlamadan da otonom finansa kafa yormamalısınız.

Hangi finans süreçlerini otomatikleştirmeye öncelik vermelisiniz?

Finans, çok sayıda süreci yönetir ve çoğu, bir işletmenin kârlılığını doğrudan etkiler. İşte bir kuruluştaki temel finansal süreçler.

Kaynak: HighRadius

Ödenebilir hesaplar

Ödenecek hesaplar (AP) , bir kuruluşun krediyle satın alınan mal veya hizmetler için tedarikçilerine borçlu olduğu paradır. Satış siparişlerini almayı, sipariş ayrıntılarını gözden geçirmeyi ve uzlaştırmayı, onay için yönlendirmeyi, koşulları müzakere etmeyi, ödemeleri işlemeyi ve satıcılara zamanında ödeme yapılmasını sağlamayı içerir. Ödemeleri zamanında yapmamak, ödemelerin gecikmesine ve satıcılarınızla olan ilişkinizin bozulmasına neden olabilir.

Alacak hesapları

Alacaklar , müşterilerinizin şirketinize borçlu olduğu ödenmemiş ödemelerdir. Alacak hesapları, faturaların gönderilmesini ve takibini, müşterilere ödemelerin hatırlatılmasını ve açık hesapların zamanında kapanmasını sağlamayı içerir. Kuruluşunuzun nakit akışını olumsuz yönde etkilememek için zamanında ödeme toplamak ve alacak hesapları raporu tutmak çok önemlidir. 45 günden daha kısa bir Satış Ödenmesi (DSO) çoğu sektör için sağlıklıdır.

Hesap mutabakatı

Hesap mutabakatları, ay sonunda ve yıl sonu kapanışında gerçekleştirilen tüm faaliyetleri içerir. Basitçe söylemek gerekirse, genel muhasebe hesaplarını alt defterlerle ve banka hesap özetleri ve diğer temel işlem ayrıntıları gibi üçüncü taraf verileriyle karşılaştırır. Bakiyeler eşleşmezse, muhasebeciler tutarsızlıkların nedenini araştırır ve hataları veya eksik işlemleri düzeltmek için ayarlamalar yapar.

Mutabakat süreci bir şirketin karını ve nakit akışını doğrudan etkilediğinden, finans yöneticileri bunu otomatikleştirmeye öncelik vermelidir. Her bir finansal süreçle ilişkili otomasyon çözümleri için Bileşik Yıllık Büyüme Oranına (CAGR) bakalım.

Yukarıdaki istatistikler, üç finansal sürecin otomatikleştirilme hızının altını çiziyor. Dolayısıyla, rakiplerinizin gerekli otonom finansal sistemleri zaten hayata geçirme şansı oldukça yüksektir.

Finans otomasyonuna ne zaman öncelik vermelisiniz?

Aşağıda listelenen sorunların tamamını veya bir kısmını yaşıyorsanız, mevcut süreçlerinizi dönüştürmenin ve finans departmanınızı dijital olarak dönüştürmenin zamanı geldi.

• Yüksek hacimli tekrarlayan görevler
• Günlük görevlere katılan çok fazla insan
• Gecikmeli iş akışları
• Diğer süreçler ve sistemler üzerinde önemli olumsuz etki
• Uyum ve denetim yollarındaki tutarsızlıklar

Mevcut finansal süreçler neden çalışmayabilir?

Geleneksel finansal model tamamen manuel süreçlere dayanıyordu. Muhasebeciler mali görevleri baştan sona ele aldılar ve zamanlarının çoğunu fatura hazırlamak, yazışmaları göndermek ve havaleleri toplamak gibi düşük değerli görevlere harcadılar.

Birçok önemsiz göreve ek olarak, faturalar ve banka dekontları gibi belgeleri birleştirmek zordu. Muhasebeciler genellikle gerekli bilgileri birden fazla yerden toplamak zorunda kaldılar çünkü veriler merkezi bir havuz yerine çok sayıda veri tabanında saklandı.

Ayrıca, farklı kuruluşlardan bilgi veya girdi gerektiren süreçler, birden çok paydaşa bağımlılık nedeniyle yavaşlar. Örneğin, bir paydaş tatildeyse veya hastaysa tüm süreç tıkanır. Bu engeller, teslim tarihlerini kaçırma veya yönetmeliklere uymama riskini artırır.

Otonom finansmanın faydaları nelerdir?

Otonom finans, şirketlere çeşitli avantajlar sunar. İşte finans liderlerinin otonom finansa yatırım yapmasının en önemli yedi nedeni ve siz de yapmalısınız!

Kaynak: HighRadius

1. Zaman kazandırır. Havale toplama ve mutabakat gibi manuel görevler zaman alıcıdır. Bu tür gereksiz görevleri otomatikleştirerek çalışanlarınızın zamandan ve emekten tasarruf etmesini sağlayabilirsiniz.
2. İnsan hatasını azaltır. Finans ve muhasebe işlevlerinin manuel olarak gerçekleştirilmesi genellikle insan hatasına yol açar. Finans otomasyon araçları ile manuel müdahaleyi ve bu tür hataların olasılığını azaltabilirsiniz.
3. Tutarlılığı iyileştirir. Sektöre özel en iyi uygulamalara dayalı finansal süreçleri otomatikleştirmek, süreçleri standartlaştırır. Her çalışanın kendi çalışma şekli vardır ve standardizasyon, veri toplamada veya bilgi paylaşmada tutarsızlıklara neden olabilir.
4. Veri güvenliği. Hassas finansal verileri elektronik tablolarda ve genellikle ekipler arasında paylaşılan diğer biçimlerde depolamak kötü bir güvenlik uygulamasıdır. Bu genellikle bir kuruluş için felaket olabilecek veri ihlalleriyle sonuçlanır. İdeal bir otomasyon çözümü, veri erişimini yalnızca ilgili paydaşlarla sınırlayabilir.
5. Akıllı analitik. Otonom finans çözümleri, bir kuruluşun finans işlevlerine ilişkin daha fazla bilgi için sağlam analitik ve raporlama yetenekleri sağlar. Bu, karar vermeyi ve risk değerlendirmesini geliştirir.
6. Ölçeklenebilirlik. Otomasyon çözümleri, şirketlerin ek çalışan olmadan ölçeklenmelerini ve büyümelerine ayak uydurmalarını sağlar. Bu da, genel giderleri azaltır ve işletme sermayesini artırır.
7. Optimize edilmiş kaynak kullanımı. Değer katan görevlere daha fazla odaklanmak için çalışanlarınızın zamanını boşaltabilirsiniz. Bu aynı zamanda finans liderlerinin acil ticari zorluklara odaklanmasını sağlar.

Otonom finansta hangi teknolojiler kullanılıyor?

İşte otonom finansın parçası olan bazı yaygın teknolojiler.

Kaynak: HighRadius

Robotik süreç otomasyonu

Robotik süreç otomasyonu (RPA) , insan kaynaklarını daha yüksek değerli görevler için serbest bırakmak için tekrarlayan, yüksek hacimli iş işlevlerini otomatikleştirir. Şirketlerin dijital dönüşüm girişimlerini hızlandırmasını ve yatırım getirisini (ROI) artırmasını sağlar.

RPA kurallara dayalı otomasyon olduğundan, insan müdahalesi olmadan sıradan, tekrarlayan görevlerin üstesinden gelmek için idealdir. Faturalama ve nakit işleme otomasyonu gibi birçok popüler RPA kullanım durumu, RPA'yı orta ölçekli işletmeler arasında popüler hale getirdi.

RPA çözümleri, havale toplama gibi kritik görevleri de otomatikleştirebilir. Çözüm, manuel olarak oturum açmak ve müşteriler tarafından web portallarına yüklenen havale ayrıntılarını çıkarmak yerine, gerekli bilgileri otomatik olarak almak için web botlarını kullanır. Bu durumda, web portallarından havale ayrıntılarını çıkarmak için harcanan süre büyük ölçüde azalır.

RPA son derece önemli bir teknoloji olsa da, tek odak noktanız bu olmamalıdır. Yalnızca RPA ile karmaşık senaryoları yönetmek zordur. Örneğin, RPA e-postalardan havale bilgilerini çıkarabilir, ancak bilgilerin gerçekliğini doğrulayamaz veya eksik boşlukları dolduramaz veya tahmin edemez. Bu nedenle, RPA'yı daha çok bir "yap" teknolojisi olarak düşünmek daha iyidir.

RPA botlarına yapılandırılmış veriler ve verilerle ne yapılacağına dair net kurallar sağlarsınız ve işi mükemmel bir şekilde yapar. Ancak yapılandırılmamış verilerle uğraşırken istenen sonuçları getirmez.

Yapay zeka (AI)

RPA'nın sınırlamaları olduğundan ve her şeyi bağımsız olarak halledemediğinden, AI devreye giriyor. Rutin süreçler RPA ile otomatik hale getirildikten sonra, bot güdümlü otomasyon süreci için insan benzeri zekayı simüle etmek için AI uygulayabilir, ihtiyacınız olan verileri çıkarabilir ve hızla iş kararları verebilirsiniz.

AI, harici web sitelerinde temel kurallar değiştiğinde botların başarısız olmasını önleyerek RPA'nın gücünü artırır. AI ayrıca, bilinçli karar verme için en alakalı bilgileri belirlemek için tahmine dayalı analiz ve geçmiş verilerdeki kalıpları bulma konusunda yardımcı olur.

Sınıfının en iyisi RPA çözümleri, daha iyi istisna işleme için yapay zekadan yararlanır. Örneğin, havalelerdeki eksik parçaları tahmin edebilirler.

Makine öğrenimi (ML)

Makine öğrenimi teknolojisi, otomatikleştirilmiş finansal çözümlerin, açıkça programlanmadan sonuçları daha doğru bir şekilde tahmin etmesini sağlar. Makine öğrenimi algoritmaları, geçmiş verileri girdi olarak alır ve sağlanan bilgilere dayanarak yeni çıktı değerlerini tahmin eder.

Birçok üst düzey finans otomasyon aracı, proaktif tahsilatları yönlendirmek için makine öğrenimini kullanır. Geçmiş müşteri ödeme tarihlerini incelemek ayrıca gelecekteki müşteri ödeme tarihlerini tahmin etmeye yardımcı olur ve tahsildarların daha proaktif ihtar yaklaşımları benimsemesine olanak tanır.

Finansal süreçler nasıl otomatikleştirilir

başlamaya hazır mısın? İşte finansal süreçlerinizi otomatikleştirmenin bazı yolları.

Finansal süreçlerinizi ana hatlarıyla belirtin

Finansal sürecinizi standartlaştırmanın ilk adımı, mevcut durumunu anlamaktır. İkinci adım, mevcut süreçleri belgelemek ve otomatikleştirilecek alanları vurgulamaktır.

Anlatıları akış şemaları, diyagramlar veya iş akışı taslakları aracılığıyla yazmak, süreçler arasındaki boşlukları ve bağımlılıkları hızla ortaya çıkarır. Bu, uygun değişiklikleri yapmanıza ve görevleri kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir. Süreci iyileştirmek için gereken değişikliklere ilişkin bakış açılarını almak için paydaşlarla konuşmak da önemlidir.

İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra, otomatikleştirmek istediğiniz finansal süreçlerin dijital bir versiyonunu oluşturmak için finansal yönetim araçlarını değerlendirebilirsiniz.

Diğer yazılımlarla entegre edin

Otomatikleştirilecek finansal süreçleri belirledikten sonra, sistemlerinizin sorunsuz bir şekilde iletişim kurabildiğinden ve bilgi paylaşabildiğinden emin olun. Kolayca entegre edilebilen ve sistemden bağımsız olan araçları seçin.

Süreci test edin

Bir test ortamıyla başlayın ve çözümlerin nasıl çalıştığını görmek için süreci küçük ölçekte değerlendirin. Sonuçları hedeflerinize göre ölçün. Boşlukları belirleyin ve gerekli düzeltmeleri yapın.

Finansal süreçleri otomatikleştirmenin zorlukları nelerdir?

İşletmeler her gün geleneksel ve karmaşık sistemlere basit, etkili ve verimli bir finansal süreci tercih ediyor. Otomasyon neredeyse her türlü sıkıcı görevde yardımcı olsa da, bazı şirketler çeşitli faktörlerden dolayı yeni yazılım yükleme konusunda endişe duymaya devam ediyor.

Karmaşık yazılım

Tüm finansal işlemlerini yıllarca manuel olarak yürüten işletmeler, otomatik bir sistemin nüanslarına uyum sağlamakta zorlanıyor. Şirketlerin otomasyonu entegre etme konusundaki isteksizliklerinin en yaygın bahanesi, karmaşık yazılımları çalıştırmak için teknik bilgiden yoksun olmalarıdır.

Çalışanların, programı kullanmak için otomatikleştirilmiş yazılımda çeşitli finansal süreçlerin nasıl çalıştığını anlamak için zaman ayırmaları gerekebilir. Programa alışma ihtiyacı, süreçleri otomatikleştirmeyi engeller.

Sermaye artırımı

Bir manuelden otomatikleştirilmiş bir finansal sürece geçmek için gereken büyük sermaye yatırımı, şirketlerin manuel uygulamalara devam etmeyi tercih etmesinin bir başka nedenidir.

Karar vericiler genellikle standart altı yazılımlara para harcama konusunda endişelenirler. Hangi yazılımın mevcut manuel süreçleriyle kusursuz bir şekilde entegre olacağını belirlemek imkansızdır. Çoğu şirket, süreçlerinin tekrarlanabilir olmasını ister, ancak tüm yazılım satıcıları bunu sağlayamaz, bu da işletme liderlerinin otomatik finansal süreçlere güvenmesini ve tam olarak uygulamasını zorlaştırır.

Tüm şirketler nihayetinde yatırımlarından olumlu bir getiri elde etmek için çaba gösterirler. İnsanların otomatikleştirme prosedürlerinden korkmasının bir numaralı nedeni, yatırım getirisi içindir. Anahtar karar vericiler, süreci otomatikleştirmek için yüksek sermaye harcamasının buna değmeyebileceğinden endişe duyduğundan, işletmelerin otomasyonun kendilerine nasıl fayda sağlayabileceğini ayrıntılarıyla açıklamaları gerekiyor.

Akıllı seçimler yapın

Finans liderleri, uçtan uca süreçlerine daha yüksek düzeyde bir incelik getirmek için bağımsız bir RPA sistemi veya akıllı otomasyon (AI ve ML kombinasyonu) uygulayarak finansal süreçlerini dönüştürebilir. Otonom finansman, yalnızca süreç optimizasyonuna yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda piyasada rekabetçi kalmak için de gereklidir.

Otomasyon çözümünüzü akıllıca seçmek, ekipteki herkes için görevi basitleştirecektir. Otomasyon, darboğazları ortadan kaldırır, yatırım getirisini iyileştirir, kaliteli sonuçlar sağlar, kaynak tasarrufu sağlar ve tüm süreçlere şeffaflık getirir.

Finans liderlerinin yeni teknolojiyi benimsemelerinin ve kaynaklarını daha değerli görevlere daha iyi odaklamak için sıradan arka ofis finans işlevlerini otomatikleştirmelerinin tam zamanı.

Dijital tedarikin işletmenizin yazılım tedarik sürecini otomatikleştirmesine ve maliyetlerden tasarruf etmesine nasıl yardımcı olduğunu görün.