كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا يحصل بالفعل على استجابة

يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر قنوات الاتصال كفاءة ، سواء داخل المؤسسة أو خارجها.

بغض النظر عن منصبك ، من المحتمل أن تستخدم البريد الإلكتروني لفعاليته. قد تضطر إلى كتابة خطاب تعريف أو تبادل المعلومات أو إرسال تحديث مهم أو تلخيص اجتماع مهم.

يمنح البريد الإلكتروني المكتوب جيدًا المستلم رسالة ترحيب وموجزة وقابلة للتنفيذ. يمكن تعلم كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تلتزم بهذه المتطلبات بالممارسة. يجب عليك إنشاء بريدك الإلكتروني بشكل احترافي إذا كنت تريد أن تبرز وتفتح وتقرأ.

في هذا المنشور ، سننتقل إلى إنشاء بريد إلكتروني احترافي يجذب انتباه القارئ ويساعده على اتخاذ إجراء ، بغض النظر عما إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني يدويًا أو تستخدم أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني.

ما هو البريد الإلكتروني المهني؟

هناك عدة طرق لكتابة بريد إلكتروني احترافي. يمكن أن يكون خطاب شكر أو خطاب استقالة إلى صاحب العمل أو خطاب تغطية مع سيرتك الذاتية لطلب وظيفة. مهما كان دافعك لإرسال بريد إلكتروني ، يجب عليك صياغة ملاحظة احترافية لزيادة فرص النجاح.

مثل أشكال الاتصال الأخرى ، يجب أن تبدأ بتقديم نفسك قبل الغوص في الغرض من البريد الإلكتروني ومطالبة المستلم باتخاذ إجراء. البريد الإلكتروني الاحترافي لا يشبه المثال أدناه.

المصدر: Moosend

يجب صياغة البريد الإلكتروني الاحترافي بدقة مع عناصر محددة سنقوم بتحليلها في القسم التالي.

عناصر بريد إلكتروني احترافي

يمكن تقسيم كل بريد إلكتروني احترافي إلى نفس الأجزاء الأساسية. لا يجوز لك استخدام كل هذه المكونات ، ولكن يجب عليك دائمًا التفكير بعناية في كل منها.

من المستحيل التقليل من قيمة فعالية بريد إلكتروني احترافي جيد التنظيم ينقل الفكرة بأقل عدد ممكن من الكلمات ويحفز القارئ على التصرف. لفهم كيفية إنشاء هذه التجربة بشكل أفضل ، إليك قائمة بالعناصر التي يجب وضعها في الاعتبار عند الكتابة.

سطر الموضوع

سيكون سطر موضوع البريد الإلكتروني ، إلى جانب اسمك أو عنوان بريدك الإلكتروني ، هو ما يراه المستلم قبل أن يقرر ما إذا كان سينقر على بريدك الإلكتروني أم لا. نتيجة لذلك ، تريد التأكد من توضيح الغرض من رسالتك وتحديد التوقعات.

يجب أيضًا أن يكون إقناع المستلم بفتح البريد الإلكتروني مقنعًا. بغض النظر عن مدى جودة هيكل بريدك الإلكتروني ، إذا لم يجذب سطر الموضوع انتباههم ، فقد لا يفتحونه ، وهذا هو آخر شيء تريده كمحترف.

فيما يلي بعض النصائح حول سطر الموضوع التي يجب مراعاتها في بريدك الإلكتروني المهني التالي:

• استخدم أقل من 60 حرفًا.
• اذكر بوضوح هدف البريد الإلكتروني في جملة واحدة.
• اجعلها منبثقة ، بدءًا من اسم المستلم.

على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تأجيل اجتماع ، فيمكنك كتابة ، "مرحبًا [الاسم الأول] ، هل يمكننا إعادة جدولة الاجتماع من فضلك؟". إذا كنت ترغب في دعوة شخص ما لحضور ندوة عبر الإنترنت ، فيمكنك كتابة ، "[الاسم الأول] ، هذه هي فرصتك لتعلم كل شيء عن التسويق عبر البريد الإلكتروني!"

المصدر: Moosend

تحية

إن ترك أكبر انطباع أول ممكن من خلال التحية الرسمية ، والتي يشار إليها عادةً باسم التحية ، أمر بالغ الأهمية عند كتابة بريد إلكتروني احترافي.

إنه أمر بالغ الأهمية لأن الفشل في تهجئة اسم شخص ما بشكل صحيح أو استخدام التحية غير الصحيحة يمكن أن يضر بطريقة رؤيته لك. يؤدي إعطاء الترحيب الكافي إلى التفكير في تحديد نغمة البريد الإلكتروني بالكامل.

ما لم يكن المستلم يعمل في منظمة أكثر رسمية حيث يمكن أن يكون اسمه الكامل أكثر ملاءمة ، فإن استخدام الاسم الأول فقط يكفي في معظم المناقشات المهنية.

يُفضل دائمًا استخدام الاسم الأول أو الأخير لشخص ما بدلاً من استخدام كلمة "Ms." عن طريق الخطأ. أو "السيد" ومع ذلك ، فإن التنسيق المفضل للأساتذة والأطباء هو عادةً لقبهم متبوعًا باسمهم الأخير.

يمكنك أحيانًا بدء بريدك الإلكتروني بكتابة "مرحبًا" أو "مرحبًا" بدلاً من اسم المستلم إذا لم تكن متأكدًا من هويته.

الجسم

في نص البريد الإلكتروني ، يجب عليك تضمين المعلومات التي تريد التواصل معها مع المستلم. عند كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية ، استخدم لغة مناسبة للظروف وتجنب استخدام الكلمات غير المرغوب فيها . اذكر بوضوح سبب إرسال الرسالة والإجراء الذي تأمل أن يتخذه المستلم بعد قراءتها.

ابدأ دائمًا بمقدمة عن نفسك. هذا أمر بالغ الأهمية ، خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما. يمكن أن تكون هذه فقرة موجزة من جملة أو جملتين عنك تتناسب مع هدف الرسالة.

هنا بعض النصائح:

• تجنب تضمين معلومات غير ذات صلة بالنقطة الرئيسية للبريد الإلكتروني.
• احتفظ بمقدمتك بما لا يزيد عن جملتين.
• رابط إلى موقع الويب الخاص بك أو صفحتك على LinkedIn.
• اجعل المقدمة بسيطة ؛ تجنب جعلها معقدة للغاية.

بعد تقديم نفسك ، يمكنك البدء في شرح سياق بريدك الإلكتروني. يجب أن يشرح نص البريد الإلكتروني تمامًا الرسالة التي ترغب في إرسالها ، وكيف يمكن للمتلقي الاستفادة منها ، وما الذي تنتظره منه.

لا أحد لديه الوقت لقراءة بريد إلكتروني طويل يصعب قراءته بدون سياق ، لذلك اجعله بسيطًا ومختصرًا. انتبه لما يمكنك قوله بكلمات أقل.

فيما يلي بعض المؤشرات لإنشاء نص بريد إلكتروني رائع:

• استخدم التنسيق والرموز النقطية لتسهيل قراءة البريد الإلكتروني.
• استخدم الكتابة بالخط الغامق والمائل لبعض الكلمات.
• اكتب جمل قصيرة لتحسين إمكانية القراءة.
• اطرح سؤالًا مفتوحًا في الختام.
• قم بمراجعة بريدك الإلكتروني وتحقق من الأخطاء النحوية.

يعد فهم القراء أمرًا أساسيًا لجعلهم ينتبهون لما تريد قوله واتخاذ الإجراء المناسب.

إغلاق

القسم الموجود قبل اسمك وتوقيعك هو إغلاق بريدك الإلكتروني. يجب أيضًا تضمين دعوة للعمل في هذه المرحلة. قد يتضمن ذلك تلقي رد ، أو توجيه المستلم إلى رابط معين بمغناطيس رئيسي ، أو القيام بعمل معين آخر.

ما يفعله المستلم بعد قراءة بريدك الإلكتروني سيحدد كل شيء. لديك احتمال معقول للحصول على رد إذا تمت كتابته بشكل فعال ، وشدد على القيمة ، وكان لديه الكلمات الختامية المناسبة.

يمكن أن يعطي التوقيع غير الصحيح انطباعًا خاطئًا من خلال الظهور بمظهر مألوف بشكل مفرط أو غير احترافي ؛ لذلك ، اختر واحدًا بناءً على علاقتك بالمستلم.

التوقيع

قد يتضمن هذا القسم معلومات الاتصال الخاصة بك ، أو المسمى الوظيفي ، أو المؤسسة ، أو روابط لصفحات تحتوي على معلومات إضافية عنك أو عن عملك. يمكن لكل هذه المعلمات إضافة طبقة أخرى من المعلومات للمستلمين وإنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي .

على الرغم من أن معظم المحترفين لا يستفيدون من هذه الفرصة ، فإن توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي لديه إمكانات هائلة لإخبار القراء بالمزيد عنك أو عن عملك ومنحهم طرقًا للاتصال بك.

يمكنك أيضًا إضافة توقيعات بريد إلكتروني آلية إلى كل بريد إلكتروني ترسله باستخدام معظم منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني ، بما في ذلك Gmail و Outlook. على الرغم من أنه يبدو من الأفضل أتمتة هذا القسم ، فمن الأفضل تعديله اعتمادًا على هدف بريدك الإلكتروني للحصول على استجابة أفضل.

أفضل الممارسات لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية

اعلم أنك تعرف كيفية دمج جميع العناصر الضرورية في بريد إلكتروني احترافي ، فقد حان الوقت لاستكشاف العديد من النصائح لتحسين فرص النجاح.

حافظ على إيجاز بريدك الإلكتروني

يتلقى الأشخاص العديد من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، لذلك من المرجح أن يستجيب المستلم لرسالة بريد إلكتروني تتكون من بضع فقرات قصيرة بدلاً من رسالة أطول بكثير. لذلك ، بالنظر إلى وقت الآخرين ، من الحكمة كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية موجزة. لا ينبغي أن يكون أطول من واحد إلى ثلاث فقرات مختصرة ، كل منها يتكون من ثلاث إلى خمس جمل. ومع ذلك ، من الضروري تجنب جعلها قصيرة جدًا.

الجزء الصعب هو جسم البريد الإلكتروني ، والذي يحتاج إلى تغطية الكثير من المواد ، مما يجعل من الصعب الحفاظ على الطول قيد الفحص. يمكن أن تكون كتابة نصوص البريد الإلكتروني سلاحًا مهمًا في ترسانتك ، وإتقان مبادئ صياغة بريد إلكتروني موجز يتم تحويله يمكن أن يساعدك بشكل كبير على المدى الطويل.

تذكر أن المهنيين ، وخاصة صانعي القرار في المنظمة ، يفتقرون إلى الوقت للقراءة من خلال الاتصالات الطويلة. ونتيجة لذلك ، فإن الحصول على بريد إلكتروني سهل القراءة بنبرة احترافية يسهل قدرة المستلم على الرد.

هل تفضل قراءة رسالة بريد إلكتروني مختصرة وموجزة تصل مباشرة إلى صلب الموضوع أو رسالة بريد إلكتروني طويلة تجعلك تشعر بالملل بمجرد النظر إليها؟

إضفاء الطابع الشخصي عليه

في عالم تكون فيه إشعارات الدفع المخصصة أمرًا شائعًا للتطبيقات والإعلانات المخصصة تقصف كل وسيط قد تستخدمه ، يعد تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أداة لا بد منها في ترسانتك.

يبدو البريد الإلكتروني المخصص كما يلي:

المصدر: Moosend

إن تخصيص بريد إلكتروني احترافي يتجاوز بكثير إضافة اسم المستلم إلى سطر الموضوع. يعني إضافة التفاصيل التي تشير إلى أنك أجريت بحثك وخصصت وقتًا لإنتاج مقترح بريد إلكتروني قوي لهم.

يعتقد العديد من المسوقين اعتقادًا راسخًا أن التخصيص يزيد من مشاركة العملاء ، لذا فإن الانتباه إليه قد يعزز بشكل كبير معدل فتح بريدك الإلكتروني واحتمال تلقي رد. عند صياغة تصميم بريدك الإلكتروني ، فإن أفضل استراتيجية هي أن يكون لديك فقرة افتتاحية مدروسة للغاية. يمكنك إجراء هذا البحث من خلال البحث في حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو موقع الويب أو المقالات الإخبارية الخاصة بالمستلم.

المفهوم الكامن وراء التخصيص هو إنشاء جدول بيانات يحتوي على معلومات حول جهة اتصال. سيكون هذا هو الاسم ، وعنوان البريد الإلكتروني ، وكسر الجليد ، وربما رابط يشير إلى منشور مدونة معين أو منشور على وسائل التواصل الاجتماعي.

المصدر: Moosend

يمكن زيادة معدلات النجاح بشكل كبير إذا كنت تأخذ بعض الوقت للبحث عن المستلم وإضافة لمسة شخصية إلى بريدك الإلكتروني الاحترافي.

ومع ذلك ، إذا كنت تريد الانتقال إلى المستوى التالي وتجنب العمل اليدوي ، فقد قمت بتغطيتك. يمكنك الاستفادة من برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني واستيراد ملف CSV الخاص بك ، والسماح للبرنامج بعمل سحره. يمكن أن تكون هذه الإستراتيجية فعالة للغاية ، خاصة بالنسبة للأشخاص الذين يبحثون عن فرص عمل أو الذين يعملون في مجال المبيعات ويريدون تقديم عروضهم المهنية لأعمال أخرى.

تدقيق قبل الإرسال

يمكن أن تتسبب مشكلات التهجئة وعلامات الترقيم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في ظهور انطباع سلبي ونتائج باهظة الثمن. ابدأ بالأساسيات ، حتى إذا كنت تعتقد أن بريدك الإلكتروني لا تشوبه شائبة ، تحقق جيدًا من اسم المستلم وعنوان البريد الإلكتروني.

استمر في سطر الموضوع ، وجسم الرجل للبريد الإلكتروني ، وإغلاقك. لا ينبغي أن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتدقيق بريدك الإلكتروني ، ولكن القيام بذلك قد يمنعه من أن ينتهي به المطاف في سلة مهملات المستلم.

  تأكد من أن الفقرة الأولى من بريدك الإلكتروني تنص على هدفك بوضوح. ضع في اعتبارك أن هذه هي فرصتك الأخيرة لاكتشاف أي أخطاء.

معلمة أخرى يجب وضعها في الاعتبار هي الأخطاء النحوية. لست بحاجة إلى إتقان القواعد النحوية وعلامات الترقيم لإرسال بريد إلكتروني ، ولكن من الضروري البحث عن هذه الأخطاء. عند كتابة بريد إلكتروني احترافي ، يُنصح باستخدام لغة إنجليزية بسيطة ومفهومة لتجنب المصطلحات والعبارات المعقدة.

المتابعة دائما

قد يصبح المحترفون مشغولين ، أو يفقدون رسائل البريد الإلكتروني في بريدهم الوارد ، أو يضعون علامة على رسائلك الإلكترونية كرسائل غير مرغوب فيها.  

يشعر الناس أحيانًا بالقلق من أن يؤدي إرسال المتابعات إلى إحباط آفاقهم المحتملة. بدلاً من ذلك ، يقدر العديد من صانعي القرار الشخص الذي لديه مثابرة لا تتجاوز الحدود. تخلق قراءة العديد من رسائل البريد الإلكتروني إحساسًا بالألفة ، خاصة إذا أرسلت رسائل بريد إلكتروني باردة إلى عملاء محتملين لا يعرفونك.

لإنشاء بريد إلكتروني للمتابعة عالي التحويل ، يجب مراعاة هذه المعلمات:

• ذكرهم بلطف بأحدث بريد إلكتروني لك.
• أضف المزيد من المعلومات إلى رسائلك الإلكترونية السابقة لإثارة محادثة وجذب انتباههم.
• قم بتضمين سؤال مفتوح لوضعه في وضع يسمح له بالإجابة.
• يجب أن تكون المتابعة موجزة ومركزة على النقاط الرئيسية.

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني المهنية

لوضع هذه المقالة موضع التنفيذ ، سنقوم بصياغة نموذجين احترافيين للبريد الإلكتروني في هذا القسم. سيكون أحدهما بريدًا إلكترونيًا لتطبيق وظيفة ، والآخر سيكون بريدًا إلكترونيًا باردًا يقدم نوعًا من التعاون.

لنبدأ بطلب الوظيفة:

يعد قالب البريد الإلكتروني هذا أساسًا ممتازًا لعرض سيرتك الذاتية على الشركات الأخرى. تذكر أنه يجب عليك المتابعة إذا كنت تريد زيادة فرصك في الحصول على إجابة إيجابية.

الآن دعنا نستكشف نهج البريد الإلكتروني الاحترافي الثاني لدينا. سيكون ذلك بمثابة تواصل بارد عبر البريد الإلكتروني لسيناريو B2B.

على الرغم من أن مثال البريد الإلكتروني هذا يحتوي على نهج أقل رسمية ، إلا أن اللغة تظل احترافية وتحتوي على كل عنصر ذكرناه أعلاه لإنشاء بريد إلكتروني عالي التحويل.

الوجبات الجاهزة

قد تكون كتابة بريد إلكتروني احترافي أمرًا صعبًا ، ومع ذلك ، إذا اتبعت النصائح الواردة في هذه المقالة ، فلديك أساس متين لصياغة ملاحظة فائزة. لن يكون كل بريد إلكتروني ناجحًا ولكن متابعة الفرص المتاحة لك سيضمن عائدًا أعلى على الاستثمار.

تذكر أن تتحقق من كل عنصر من عناصر رسائل البريد الإلكتروني المهنية الخاصة بك ، واجعلها موجزة وقم بتخصيص أجزاء من أسلوبك لجعلها تبرز في صناديق البريد الوارد الخاصة بالمستلمين. قم بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني قبل النقر فوق إرسال وانتظر لمدة ثلاثة إلى خمسة أيام لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمتابعة.

حتى المرة القادمة ، استمر في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية هذه!

هل تبحث عن نصيحة الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني؟ فيما يلي 18 نموذجًا ملهمًا من النشرات الإخبارية الناجحة ولماذا.