So schreiben Sie eine professionelle E-Mail, die tatsächlich eine Antwort erhält

Einer der effizientesten Kommunikationskanäle innerhalb und außerhalb einer Organisation ist E-Mail.

Unabhängig von Ihrer Position werden Sie wahrscheinlich E-Mails wegen ihrer Effektivität nutzen. Möglicherweise müssen Sie ein Einführungsschreiben schreiben, Informationen austauschen, ein wichtiges Update mitteilen oder ein wichtiges Meeting zusammenfassen.

Eine gut geschriebene E-Mail vermittelt dem Empfänger eine einladende, prägnante und umsetzbare Nachricht. Das Verfassen von E-Mails unter Einhaltung dieser Anforderungen kann durch Übung erlernt werden. Sie müssen Ihre E-Mail professionell verfassen, wenn Sie möchten, dass sie auffällt, geöffnet und gelesen wird.

In diesem Beitrag gehen wir auf die Erstellung einer professionellen E-Mail ein, die die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zieht und ihm hilft, Maßnahmen zu ergreifen, unabhängig davon, ob Sie E-Mails manuell senden oder E-Mail-Marketing-Automatisierung verwenden.

Was ist eine professionelle E-Mail?

Es gibt verschiedene Ansätze, um eine professionelle E-Mail zu schreiben. Das kann ein Dankesschreiben, ein Kündigungsschreiben an Ihren Arbeitgeber oder ein Anschreiben mit Lebenslauf für eine Bewerbung sein. Was auch immer Ihr Motiv für das Versenden einer E-Mail ist, Sie müssen eine professionelle Notiz erstellen, um die Erfolgschancen zu erhöhen.

Wie bei anderen Kommunikationsformen sollten Sie damit beginnen, sich vorzustellen, bevor Sie auf den Zweck der E-Mail eingehen und den Empfänger bitten, Maßnahmen zu ergreifen. Eine professionelle E-Mail sieht nicht wie im Beispiel unten aus.

Quelle: Moosend

Eine professionelle E-Mail muss sorgfältig mit bestimmten Elementen erstellt werden, die wir im folgenden Abschnitt analysieren werden.

Elemente einer professionellen E-Mail

Jede professionelle E-Mail kann in die gleichen grundlegenden Teile unterteilt werden. Möglicherweise verwenden Sie nicht alle diese Komponenten, aber Sie sollten jede einzelne sorgfältig prüfen.

Es ist nicht zu unterschätzen, wie effektiv eine gut strukturierte, professionelle E-Mail ist, die mit möglichst wenigen Worten den Punkt auf den Punkt bringt und den Leser zum Handeln motiviert. Um besser zu verstehen, wie man diese Erfahrung schafft, finden Sie hier eine Liste der Elemente, die Sie beim Schreiben beachten sollten.

Betreff

Die Betreffzeile der E-Mail zusammen mit Ihrem Namen oder Ihrer E-Mail-Adresse ist das, was der Empfänger sieht, bevor er entscheidet, ob er auf Ihre E-Mail klickt oder nicht. Daher möchten Sie sicherstellen, dass Sie den Zweck Ihrer Botschaft artikulieren und Erwartungen wecken.

Es muss auch überzeugend sein, um den Empfänger zu überzeugen, die E-Mail zu öffnen. Egal wie gut Ihr E-Mail-Text strukturiert ist, wenn die Betreffzeile ihre Aufmerksamkeit nicht erregt, öffnen sie sie möglicherweise nicht einmal, und das ist das Letzte, was Sie als Profi wollen.

Hier sind einige Tipps zur Betreffzeile, die Sie für Ihre nächste professionelle E-Mail beachten sollten:

• Verwenden Sie weniger als 60 Zeichen.
• Geben Sie das Ziel der E-Mail in einem Satz klar an.
• Lassen Sie es platzen, beginnend mit dem Namen des Empfängers.

Wenn Sie beispielsweise ein Meeting verschieben müssen, könnten Sie schreiben: „Hey [Vorname], können wir das Meeting bitte verschieben?“. Wenn Sie jemanden zu einem Webinar einladen möchten, könnten Sie schreiben: „[Vorname], hier ist Ihre Chance, alles über E-Mail-Marketing zu erfahren!“

Quelle: Moosend

Gruß

Beim Verfassen einer professionellen E-Mail ist es entscheidend, mit einer förmlichen Anrede, gemeinhin als Begrüßung bezeichnet, einen möglichst guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die falsche Schreibweise des Namens einer Person oder die Verwendung einer falschen Begrüßung die Sicht der Person beeinträchtigen kann. Über die Begrüßung ausreichend nachzudenken, bestimmt den Ton für die gesamte E-Mail.

Sofern der Empfänger nicht für eine formellere Organisation arbeitet, in der sein vollständiger Name besser geeignet sein könnte, reicht es in den meisten beruflichen Gesprächen aus, nur den Vornamen zu verwenden.

Es ist immer vorzuziehen, den Vor- oder Nachnamen einer Person zu verwenden, anstatt fälschlicherweise „Frau“ zu verwenden. oder "Herr." Das bevorzugte Format für Professoren und Ärzte ist jedoch normalerweise ihr Titel, gefolgt von ihrem Nachnamen.

Sie können Ihre E-Mail manchmal mit „Hallo“ oder „Hallo“ anstelle des Namens des Empfängers beginnen, wenn Sie sich seiner Identität nicht sicher sind.

Körper

Im E-Mail-Text müssen Sie die Informationen angeben, die Sie mit Ihrem Empfänger kommunizieren möchten. Verwenden Sie beim Schreiben professioneller E-Mails eine angemessene Sprache für die Umstände und vermeiden Sie die Verwendung von Spam-Wörtern . Geben Sie deutlich an, warum Sie die Nachricht senden und welche Maßnahmen der Empfänger nach dem Lesen erhoffen wird.

Beginnen Sie immer mit einer Vorstellung über sich selbst. Dies ist entscheidend, besonders wenn es das erste Mal ist, dass Sie jemandem eine E-Mail senden. Dies kann ein kurzer Absatz mit ein bis zwei Sätzen über Sie sein, der zum Ziel der Nachricht passt.

Hier sind einige Tipps:

• Vermeiden Sie es, irrelevante Informationen in den Hauptpunkt der E-Mail aufzunehmen.
• Beschränken Sie Ihre Einleitung auf nicht mehr als zwei Sätze.
• Verlinken Sie auf Ihre Website oder LinkedIn-Seite.
• Halten Sie die Einführung einfach; Vermeiden Sie es, es zu kompliziert zu machen.

Nachdem Sie sich vorgestellt haben, können Sie damit beginnen, den Kontext Ihrer E-Mail zu erläutern. Der E-Mail-Text sollte die Nachricht, die Sie senden möchten, ausführlich erläutern, wie der Empfänger davon profitieren kann und worauf Sie von ihm warten.

Niemand hat die Zeit, eine lange, schwer lesbare E-Mail ohne Kontext zu lesen, also halten Sie es einfach und prägnant. Achte darauf, wie viel du mit weniger Worten sagen kannst.

Hier sind einige Hinweise zum Erstellen eines großartigen E-Mail-Texts:

• Verwenden Sie Formatierungen und Aufzählungszeichen, um das Überfliegen der E-Mail zu erleichtern.
• Verwenden Sie bestimmte Wörter fett und kursiv.
• Schreiben Sie kurze Sätze, um die Lesbarkeit zu verbessern.
• Stellen Sie am Ende eine offene Frage.
• Lies deine E-Mail Korrektur und überprüfe sie auf Grammatikfehler.

Das Verständnis Ihrer Leser ist der Schlüssel, um sie dazu zu bringen, auf das zu achten, was Sie zu sagen haben, und die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.

Schließen

Der Abschnitt vor Ihrem Namen und Ihrer Unterschrift ist Ihr E-Mail-Abschluss. Auch eine Handlungsaufforderung sollte an dieser Stelle enthalten sein. Dies kann das Empfangen einer Antwort, das Führen des Empfängers zu einem bestimmten Link mit einem Lead-Magneten oder das Ausführen einer anderen bestimmten Aktion beinhalten.

Was der Empfänger tut, nachdem er Ihre E-Mail gelesen hat, wird alles bestimmen. Sie haben eine vernünftige Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten, wenn sie effektiv geschrieben ist, den Wert betont und die angemessenen Schlussworte enthält.

Die falsche Abmeldung kann den falschen Eindruck erwecken, indem sie übermäßig vertraut oder unprofessionell wirkt; Wählen Sie daher je nach Ihrer Beziehung zum Empfänger eine aus.

Unterschrift

Dieser Abschnitt kann Ihre Kontaktinformationen, Ihren Titel, Ihre Organisation oder Links zu Seiten mit zusätzlichen Informationen über Sie oder Ihr Unternehmen enthalten. All diese Parameter können eine weitere Informationsschicht für Ihre Empfänger hinzufügen und eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen .

Obwohl die meisten Fachleute diese Chance nicht nutzen, hat eine professionelle E-Mail-Signatur ein enormes Potenzial, den Lesern mehr über Sie oder Ihr Unternehmen zu erzählen und ihnen Möglichkeiten zu bieten, Sie zu kontaktieren.

Sie können auch automatisierte E-Mail-Signaturen zu jeder E-Mail hinzufügen, die Sie mit den meisten E-Mail-Marketing-Plattformen senden , einschließlich Gmail und Outlook. Obwohl es effizient klingt, diesen Abschnitt zu automatisieren, ist es besser, ihn an das Ziel Ihrer E-Mail anzupassen, um eine bessere Antwort zu erhalten.

Best Practices für das Schreiben professioneller E-Mails

Da Sie wissen, wie Sie alle notwendigen Elemente einer professionellen E-Mail integrieren können, ist es an der Zeit, einige Tipps zu untersuchen, um die Erfolgschancen zu verbessern.

Halten Sie Ihre E-Mail kurz

Menschen erhalten täglich viele E-Mails, sodass ein Empfänger eher auf eine E-Mail antwortet, die nur ein paar kurze Absätze umfasst, als auf eine wesentlich längere. Daher ist es in Anbetracht der Zeit anderer Leute ratsam, kurze professionelle E-Mails zu schreiben. Er sollte nicht länger als ein bis drei kurze Absätze mit jeweils drei bis fünf Sätzen sein. Es ist jedoch wichtig, es nicht zu kurz zu machen.

Der knifflige Teil ist der E-Mail-Text, der viel Material abdecken muss, was es schwierig macht, die Länge unter Kontrolle zu halten. Das Verfassen von E- Mail-Texten kann eine wichtige Waffe in Ihrem Arsenal sein, und die Beherrschung der Prinzipien der Erstellung einer prägnanten E-Mail, die konvertiert, kann Ihnen auf lange Sicht immens helfen.

Denken Sie daran, dass Fachleuten, hauptsächlich den Entscheidungsträgern in der Organisation, die Zeit fehlt, lange Mitteilungen durchzulesen. Folglich erleichtert eine überfliegende E-Mail mit einem professionellen Ton die Fähigkeit des Empfängers zu antworten.

Möchten Sie lieber eine kurze, prägnante E-Mail lesen, die auf den Punkt kommt, oder eine lange E-Mail, die Sie schon beim Anschauen langweilt?

Personalisieren Sie es

In einer Welt, in der personalisierte Push-Benachrichtigungen für Apps alltäglich sind und angepasste Werbung jedes von Ihnen verwendete Medium bombardiert, ist die Personalisierung von geschäftlichen E-Mails ein Muss in Ihrem Arsenal.

Eine personalisierte E-Mail sieht so aus:

Quelle: Moosend

Die Personalisierung einer professionellen E-Mail geht weit über das Hinzufügen des Empfängernamens zur Betreffzeile hinaus. Es bedeutet, Details hinzuzufügen, die darauf hindeuten, dass Sie Ihre Recherche durchgeführt und sich Zeit genommen haben, um einen soliden E-Mail-Vorschlag für sie zu erstellen.

Viele Vermarkter sind der festen Überzeugung, dass Personalisierung die Kundenbindung erhöht. Wenn Sie darauf achten, kann dies Ihre E-Mail-Öffnungsrate und die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten, erheblich verbessern. Bei der Erstellung Ihres E-Mail-Designs ist die beste Strategie ein gut recherchierter Anfangsabsatz. Sie können diese Recherche durchführen, indem Sie die Social-Media-Konten, die Website oder die Nachrichtenartikel des Empfängers durchsuchen.

Das Konzept hinter der Personalisierung besteht darin, eine Tabelle mit Informationen zu einem Kontakt zu erstellen. Das wären Name, E-Mail-Adresse, ein Eisbrecher und möglicherweise ein Link, der auf einen bestimmten Blog- oder Social-Media-Beitrag verweist.

Quelle: Moosend

Die Erfolgsraten können dramatisch gesteigert werden, wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihren Empfänger zu recherchieren und Ihrer beruflichen E-Mail eine persönliche Note zu verleihen.

Wenn Sie es jedoch auf die nächste Stufe bringen und manuelle Arbeit vermeiden möchten, bin ich für Sie da. Sie können E-Mail-Marketing-Software nutzen und Ihre CSV-Datei importieren, sodass die Software ihre Magie entfalten kann. Diese Strategie kann sehr effektiv sein, insbesondere für Menschen, die nach Stellenangeboten suchen oder im Vertrieb tätig sind und sich professionell an andere Unternehmen wenden möchten.

Vor dem Absenden Korrektur lesen

Rechtschreib- und Zeichensetzungsprobleme in geschäftlichen E-Mails können einen negativen Eindruck und kostspielige Ergebnisse verursachen. Beginnen Sie mit den Grundlagen, selbst wenn Sie glauben, dass Ihre E-Mail einwandfrei ist, überprüfen Sie den Namen des Empfängers und die E-Mail-Adresse.

Fahren Sie mit der Betreffzeile, dem Hauptteil der E-Mail und Ihrem Abschluss fort. Es sollte nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, Ihre E-Mail Korrektur zu lesen, aber dadurch könnte verhindert werden, dass sie im Papierkorb des Empfängers landet.

  Stellen Sie sicher, dass im ersten Absatz Ihrer E-Mail Ihr Zweck klar angegeben ist. Denken Sie daran, dass dies Ihre letzte Gelegenheit ist, Fehler zu erkennen.

Ein weiterer Parameter, den Sie im Auge behalten sollten, sind Ihre Grammatikfehler. Sie müssen sich nicht mit Grammatik und Zeichensetzung auskennen, um eine E-Mail zu senden, aber es ist wichtig, nach diesen Fehlern zu suchen. Beim Schreiben einer professionellen E-Mail wird empfohlen, einfaches und verständliches Englisch zu verwenden und Fachjargon und komplizierte Ausdrücke zu vermeiden.

Immer nachfassen

Mitarbeiter können beschäftigt sein, E-Mails in ihren Posteingängen verlieren oder Ihre E-Mails als Spam markieren.  

Manchmal befürchten die Leute, dass das Versenden von Follow-ups ihre potenziellen Kunden verärgern würde. Stattdessen schätzen viele Entscheidungsträger einen Menschen mit Ausdauer, der keine Grenzen überschreitet. Wenn Sie mehrere Ihrer E-Mails lesen, entsteht ein Gefühl der Vertrautheit, insbesondere wenn Sie kalte E-Mails an Interessenten senden, die Sie nicht kennen.

Um eine hochkonvertierende Follow-up-E-Mail zu erstellen, sollten Sie diese Parameter berücksichtigen:

• Erinnern Sie sie sanft an Ihre letzte E-Mail.
• Fügen Sie Ihren früheren E-Mails weitere Informationen hinzu, um Konversationen anzuregen und ihre Aufmerksamkeit zu wecken.
• Fügen Sie eine offene Frage ein, um sie in die Lage zu versetzen, darauf zu antworten.
• Die Nachbereitung sollte kurz sein und sich auf die Hauptpunkte konzentrieren.

Beispiele für professionelle E-Mails

Um diesen Artikel in die Praxis umzusetzen, werden wir in diesem Abschnitt zwei professionelle E-Mail-Vorlagen erstellen. Eine wird eine Bewerbungs-E-Mail sein, die andere eine kalte E-Mail, in der eine Art Zusammenarbeit vorgeschlagen wird.

Beginnen wir mit der Bewerbung:

Diese E-Mail-Vorlage ist eine hervorragende Grundlage, um Ihren Lebenslauf anderen Unternehmen vorzustellen. Denken Sie daran, dass Sie nachfassen müssen, wenn Sie Ihre Chancen auf eine positive Antwort erhöhen möchten.

Sehen wir uns nun unseren zweiten professionellen E-Mail-Ansatz an. Für ein B2B-Szenario wäre das eine kalte E-Mail-Reichweite.

Obwohl dieses E-Mail-Beispiel einen weniger formellen Ansatz hat, bleibt die Sprache professionell und enthält alle Elemente, die wir oben erwähnt haben, um eine hochkonvertierende E-Mail zu erstellen.

Das wegnehmen

Das Schreiben einer professionellen E-Mail kann eine Herausforderung sein, aber wenn Sie die Tipps aus diesem Artikel befolgen, haben Sie eine solide Grundlage, um eine erfolgreiche Notiz zu erstellen. Nicht jede E-Mail wird erfolgreich sein, aber die Verfolgung Ihrer Möglichkeiten wird eine höhere Kapitalrendite sicherstellen.

Denken Sie daran, jedes Element Ihrer beruflichen E-Mails zu überprüfen, sie kurz zu halten und Teile Ihres Ansatzes zu personalisieren, damit sie in den Posteingängen Ihrer Empfänger auffallen. Lesen Sie Ihre E-Mails Korrektur, bevor Sie auf „Senden“ klicken, und warten Sie drei bis fünf Tage, bis Sie Ihre Folge-E-Mails versenden.

Schreiben Sie bis zum nächsten Mal diese professionellen E-Mails!

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