실제로 응답을 받는 전문적인 이메일을 작성하는 방법

조직 안팎에서 가장 효율적인 커뮤니케이션 채널 중 하나는 이메일입니다.

귀하의 직책에 관계없이 이메일을 효율성을 위해 활용하게 될 것입니다. 소개장을 작성하거나 정보를 교환하거나 중요한 업데이트를 전달하거나 중요한 회의를 요약해야 할 수도 있습니다.

잘 작성된 이메일은 받는 사람에게 환영하고 간결하며 실행 가능한 메시지를 제공합니다. 이러한 요구 사항을 준수하는 이메일 작성은 연습을 통해 배울 수 있습니다. 이메일이 눈에 띄고, 공개되고, 읽히도록 하려면 전문적으로 이메일을 작성해야 합니다.

이 게시물에서는 수동으로 이메일을 보내든 이메일 마케팅 자동화를 사용하든 관계없이 독자의 관심을 끌고 조치를 취하는 데 도움이 되는 전문적인 이메일을 만드는 방법에 대해 알아보겠습니다 .

전문 이메일이란 무엇입니까?

전문적인 이메일을 작성하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 감사 편지, 고용주에 대한 사직서 또는 취업 지원을 위한 이력서가 포함된 커버 레터가 될 수 있습니다. 이메일을 보내는 동기가 무엇이든 간에 성공 가능성을 높이려면 전문적인 메모를 작성해야 합니다.

다른 형태의 커뮤니케이션과 마찬가지로 이메일의 목적을 파악하고 수신자에게 조치를 취하도록 요청하기 전에 먼저 자신을 소개해야 합니다. 전문적인 이메일은 아래의 예와 같지 않습니다 .

출처: 무스젠드

전문 이메일은 다음 섹션에서 분석할 특정 요소로 세심하게 제작되어야 합니다.

전문 이메일의 요소

모든 전문 이메일은 동일한 기본 부분으로 나눌 수 있습니다. 이러한 구성 요소를 모두 사용할 수는 없지만 항상 각 구성 요소를 신중하게 고려해야 합니다.

가능한 한 적은 단어로 요점을 전달하고 독자가 행동하도록 동기를 부여하는 잘 구성된 전문 이메일의 효율성을 과소평가하는 것은 불가능합니다. 이러한 경험을 만드는 방법을 더 잘 이해하기 위해 다음은 글을 쓸 때 염두에 두어야 할 요소 목록입니다.

제목 줄

귀하의 이름 또는 이메일 주소와 함께 이메일 제목 줄 은 이메일을 클릭할지 여부를 결정하기 전에 수신자가 보는 것입니다. 결과적으로 메시지의 목적을 분명히 하고 기대치를 설정하고 싶어합니다.

또한 수신자가 이메일을 열도록 설득해야 합니다. 이메일 본문이 아무리 잘 구성되어 있어도 제목 줄이 관심을 끌지 못하면 열어보지도 않을 수 있습니다. 이것이 전문가로서 마지막으로 바라는 것입니다.

다음은 다음 업무용 이메일에 대해 염두에 두어야 할 몇 가지 제목 팁입니다.

• 60자 미만을 사용하십시오.
• 이메일의 목표를 한 문장으로 명확하게 명시하십시오.
• 받는 사람의 이름으로 시작하여 눈에 띄게 만듭니다.

예를 들어, 회의를 연기해야 ​​하는 경우 "[이름]님, 회의 일정을 다시 잡아도 될까요?"라고 쓸 수 있습니다. 누군가를 웨비나에 초대하고 싶다면 "[이름]님, 이메일 마케팅에 대한 모든 것을 배울 수 있는 기회입니다!"라고 쓸 수 있습니다.

출처: 무스젠드

인사

일반적으로 인사말이라고 하는 공식적인 인사말로 가장 좋은 첫인상을 만드는 것은 전문적인 이메일을 작성할 때 매우 중요합니다.

누군가의 이름을 올바르게 철자하지 않거나 잘못된 인사말을 사용하면 상대방이 당신을 보는 방식에 상처를 줄 수 있기 때문에 중요합니다. 환영할 만한 충분한 생각을 하면 전체 이메일의 분위기가 결정됩니다.

받는 사람이 정식 이름이 더 적합할 수 있는 공식적인 조직에서 근무하지 않는 한 대부분의 전문적인 토론에서 이름만 사용하는 것으로 충분합니다.

실수로 "Ms"를 사용하는 것보다 누군가의 이름이나 성을 사용하는 것이 항상 바람직합니다. 또는 "씨." 그러나 교수와 의사가 선호하는 형식은 일반적으로 직함 다음에 성을 사용하는 것입니다.

수신자의 신원이 확실하지 않은 경우 수신자 이름 대신 "Hello" 또는 "Hi there"를 작성하여 이메일을 시작할 수 있습니다.

신체

이메일 본문에는 수신자와 통신하려는 정보를 포함해야 합니다. 전문적인 이메일을 작성할 때 상황에 적합한 언어를 사용하고 스팸 단어를 사용하지 마십시오 . 메시지를 보내는 이유와 메시지를 읽은 후 수신자가 취하기를 바라는 조치를 명확하게 기술하십시오.

항상 자신에 대한 소개로 시작하십시오. 이것은 특히 누군가에게 처음으로 이메일을 보내는 경우에 중요합니다. 이것은 메시지의 목적에 맞는 당신에 대한 한두 문장의 짧은 단락이 될 수 있습니다.

다음은 몇 가지 팁입니다.

• 이메일의 요점과 관련이 없는 정보를 포함하지 마십시오.
• 두 문장 이하로 서론을 유지하십시오.
• 웹사이트 또는 LinkedIn 페이지에 링크합니다.
• 소개를 간단하게 유지하십시오. 너무 복잡하게 만들지 마십시오.

자신을 소개한 후 이메일의 맥락을 설명할 수 있습니다. 이메일 본문은 보내고자 하는 메시지, 수신자가 이 메시지를 통해 얻을 수 있는 이점 및 기대하는 메시지를 철저히 설명해야 합니다.

아무도 컨텍스트 없이 길고 읽기 어려운 이메일을 읽을 시간이 없으므로 간단하고 간결하게 유지하십시오. 더 적은 단어로 얼마나 많은 말을 할 수 있는지 주의하십시오.

다음은 훌륭한 이메일 본문을 만들기 위한 몇 가지 지침입니다.

• 서식과 글머리 기호를 사용하여 이메일을 더 쉽게 훑어볼 수 있습니다.
• 굵게 사용하고 특정 단어를 기울임꼴로 사용합니다.
• 가독성을 높이기 위해 짧은 문장을 작성하십시오.
• 결론에서 개방형 질문을 하십시오.
• 이메일을 교정하고 문법 오류를 확인하십시오.

독자를 이해하는 것은 독자가 귀하가 해야 할 말에 주의를 기울이고 적절한 조치를 취하도록 하는 열쇠입니다.

폐쇄

귀하의 이름과 서명 앞의 섹션은 귀하의 이메일 마감입니다. 이 시점에서 행동 촉구도 포함되어야 합니다. 여기에는 응답 수신, 리드 자석 으로 수신자를 특정 링크로 안내 또는 다른 특정 작업 수행이 포함될 수 있습니다.

수신자가 이메일을 읽은 후 무엇을 하느냐에 따라 모든 것이 결정됩니다. 효과적으로 작성되고 가치를 강조하며 적절한 마무리 단어가 있는 경우 응답을 받을 수 있는 합리적인 가능성이 있습니다.

잘못된 승인은 지나치게 친숙하거나 프로답지 못한 것처럼 보여 잘못된 인상을 줄 수 있습니다. 따라서 받는 사람과의 관계에 따라 하나를 선택하십시오.

서명

이 섹션에는 연락처 정보, 직위, 조직 또는 귀하 또는 귀하의 비즈니스에 대한 추가 정보가 있는 페이지에 대한 링크가 포함될 수 있습니다. 이러한 모든 매개변수는 수신자에 대한 또 다른 정보 계층을 추가하고 전문적인 이메일 서명 을 생성할 수 있습니다 .

대부분의 전문가는 이 기회를 활용하지 않지만 전문가 이메일 서명은 독자에게 귀하 또는 귀하의 비즈니스에 대해 더 많이 알리고 귀하에게 연락할 수 있는 방법을 제공할 수 있는 엄청난 잠재력을 가지고 있습니다.

Gmail 및 Outlook을 포함한 대부분의 이메일 마케팅 플랫폼 을 사용하여 보내는 모든 이메일에 자동 이메일 서명을 추가할 수도 있습니다 . 이 섹션을 자동화하는 것이 효율적으로 들리지만 더 나은 응답을 얻으려면 이메일의 목표에 따라 조정하는 것이 좋습니다.

전문적인 이메일 작성을 위한 모범 사례

전문 이메일에 필요한 모든 요소를 ​​통합하는 방법을 알고 있으므로 성공 가능성을 높이기 위한 몇 가지 팁을 살펴봐야 합니다.

이메일을 간결하게 유지

사람들은 매일 많은 이메일을 수신하므로 수신자는 상당히 긴 것보다 몇 개의 짧은 단락으로 된 이메일에 응답할 가능성이 더 큽니다. 따라서 다른 사람의 시간을 고려하여 간결한 업무용 이메일을 작성하는 것이 현명합니다. 각각 3~5개의 문장으로 구성된 1~3개의 짧은 단락보다 길지 않아야 합니다. 그러나 너무 짧게 만들지 않는 것이 중요합니다.

까다로운 부분은 이메일 본문으로 많은 자료를 다루어야 하므로 길이를 확인하기가 어렵습니다. 이메일 카피라이팅 은 무기고에서 중요한 무기가 될 수 있으며 변환하는 간결한 이메일 작성 원칙을 마스터하면 장기적으로 엄청난 도움이 될 수 있습니다.

주로 조직의 의사 결정권자인 전문가들은 긴 커뮤니케이션을 읽을 시간이 부족하다는 점을 기억하십시오. 결과적으로 전문적인 어조로 훑어볼 수 있는 이메일을 사용하면 받는 사람이 회신할 수 있습니다.

요점을 정확히 파악하는 짧고 간결한 이메일을 읽고 싶으신가요? 아니면 보기만 해도 지루한 긴 이메일을 읽고 싶으신가요?

개인화

앱에 대한 개인화된 푸시 알림이 일반적이고 사용자가 사용할 수 있는 모든 매체에 맞춤형 광고가 쏟아지는 세상에서 비즈니스 이메일을 개인화하는 것은 무기고의 필수 도구입니다.

개인화된 이메일은 다음과 같습니다.

출처: 무스젠드

업무용 이메일을 개인화하는 것은 제목 줄에 받는 사람의 이름을 추가하는 것 이상입니다. 그것은 당신이 조사를 마쳤고 그들을 위한 확실한 이메일 제안을 만들기 위해 시간을 할애했음을 나타내는 세부 정보를 추가하는 것을 의미합니다.

많은 마케터들은 개인화가 고객 참여를 증가시킨다고 굳게 믿으므로 개인화에 주의를 기울이면 이메일 열기율과 응답을 받을 가능성이 크게 향상될 수 있습니다. 이메일 디자인 을 만들 때 가장 좋은 전략은 많이 연구된 시작 단락을 갖는 것입니다. 받는 사람의 소셜 미디어 계정, 웹사이트 또는 뉴스 기사를 통해 조사할 수 있습니다.

개인화의 기본 개념은 연락처에 대한 정보가 포함된 스프레드시트를 만드는 것입니다. 그것은 그들의 이름, 이메일 주소, 쇄빙선, 그리고 아마도 특정 블로그 게시물이나 소셜 미디어 게시물을 참조하는 링크일 것입니다.

출처: 무스젠드

시간을 할애하여 수신자를 조사하고 업무용 이메일에 개인화된 터치를 추가하면 성공률이 크게 증가할 수 있습니다.

그러나 다음 단계로 이동하고 수동 작업을 피하고 싶다면 내가 처리해 드리겠습니다. 이메일 마케팅 소프트웨어를 활용하고 CSV를 가져와 소프트웨어가 마법처럼 작동하도록 할 수 있습니다. 이 전략은 특히 구직 기회를 찾거나 판매를 시작하고 다른 비즈니스에 전문적으로 홍보하려는 사람들에게 매우 효과적일 수 있습니다.

보내기 전에 교정

비즈니스 이메일의 철자 및 구두점 문제는 부정적인 인상과 값비싼 결과를 초래할 수 있습니다. 기본적인 것부터 시작해서 이메일에 흠이 없다고 생각되더라도 받는 사람의 이름과 이메일 주소를 다시 한 번 확인하세요.

제목 줄, 이메일의 맨 본문 및 마무리를 계속하십시오. 이메일을 교정하는 데 많은 시간이 걸리지는 않지만 그렇게 하면 수신자의 휴지통으로 가는 것을 막을 수 있습니다.

  이메일의 첫 번째 단락에 목적이 명확하게 명시되어 있는지 확인하세요. 이것이 오류를 잡을 수 있는 마지막 기회라는 것을 명심하십시오.

명심해야 할 또 다른 매개변수는 문법적 오류입니다. 이메일을 보내기 위해 문법과 구두점에 능숙할 필요는 없지만 이러한 오류를 찾는 것은 필수적입니다. 전문적인 이메일을 작성할 때는 전문용어와 복잡한 문구를 피하고 간단하고 이해하기 쉬운 영어를 사용하는 것이 좋습니다.

항상 후속 조치

전문가는 바빠서 받은 편지함에서 이메일을 잃어버리거나 이메일을 스팸으로 표시할 수 있습니다.  

때때로 사람들은 후속 조치를 보내는 것이 그들의 잠재 고객을 화나게 할까봐 걱정합니다. 대신 많은 의사 결정권자들은 경계를 넘지 않는 인내심을 가진 사람을 높이 평가합니다. 여러 이메일을 읽으면 친숙함을 느끼게 됩니다. 특히 당신을 모르는 잠재 고객에게 콜드 이메일을 보내는 경우 더욱 그렇습니다.

전환율이 높은 후속 이메일을 작성하려면 다음 매개변수를 고려해야 합니다.

• 가장 최근의 이메일을 부드럽게 상기시키십시오.
• 이전 이메일에 더 많은 정보를 추가하여 대화를 촉발하고 관심을 끌 수 있습니다.
• 답변할 수 있는 위치에 있도록 개방형 질문을 포함합니다.
• 후속 조치는 간략하고 주요 사항에 중점을 두어야 합니다.

업무용 이메일의 예

이 기사를 실제로 적용하기 위해 이 섹션에서 두 개의 전문 이메일 템플릿 을 만들 것입니다. 하나는 입사 지원 이메일이고 다른 하나는 일종의 협업을 피칭하는 콜드 이메일입니다.

입사 지원서부터 시작하겠습니다.

이 이메일 템플릿은 다른 회사에 이력서를 홍보하기 위한 훌륭한 기초입니다. 긍정적인 답변의 가능성을 높이려면 후속 조치를 취해야 함을 기억하십시오.

이제 두 번째 전문 이메일 접근 방식을 살펴보겠습니다. 그것은 B2B 시나리오에 대한 콜드 이메일 아웃리치일 것입니다.

이 이메일 예는 덜 형식적인 접근 방식을 가지고 있지만 언어는 여전히 전문적이며 전환율이 높은 이메일을 만들기 위해 위에서 언급한 모든 요소를 ​​갖추고 있습니다.

테이크아웃

전문적인 이메일을 작성하는 것은 어려울 수 있지만 이 기사의 팁을 따르면 성공적인 메모를 작성할 수 있는 견고한 토대가 됩니다. 모든 이메일이 성공하는 것은 아니지만 기회에 대한 후속 조치를 통해 더 높은 투자 수익을 얻을 수 있습니다.

업무용 이메일의 모든 요소를 ​​확인하고 간결하게 유지하고 접근 방식의 일부를 개인화하여 수신자의 받은 편지함에서 눈에 띄게 하는 것을 잊지 마십시오. 보내기를 누르기 전에 이메일을 교정하고 후속 이메일을 보낼 때까지 3~5일을 기다리십시오.

다음 시간까지 전문적인 이메일을 계속 작성하십시오!

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