Cum să scrieți un e-mail profesional care primește de fapt un răspuns

Unul dintre cele mai eficiente canale de comunicare, atât în ​​interiorul cât și în exteriorul unei organizații, este e-mailul.

Indiferent de poziția ta, probabil că vei folosi e-mailul pentru eficacitatea sa. Este posibil să trebuiască să scrieți o scrisoare de prezentare, să faceți schimb de informații, să comunicați o actualizare critică sau să rezumați o întâlnire importantă.

Un e-mail bine scris îi oferă destinatarului un mesaj primitor, concis și practic. Scrierea de e-mailuri care respectă aceste cerințe poate fi învățată cu practică. Trebuie să compuneți e-mailul în mod profesionist dacă doriți să iasă în evidență, să fie deschis și citit.

În această postare, vom trece peste crearea unui e-mail profesional care să capteze atenția cititorului și să-l ajute să ia măsuri, indiferent dacă trimiteți e-mailuri manual sau utilizați automatizarea marketingului prin e-mail.

Ce este un e-mail profesional?

Există mai multe abordări pentru a scrie un e-mail profesional. Ar putea fi o scrisoare de mulțumire, o scrisoare de demisie către angajatorul dvs. sau o scrisoare de intenție cu un CV pentru o cerere de angajare. Indiferent de motivul pentru care trimiteți un e-mail, trebuie să creați o notă profesională pentru a crește șansele de succes.

La fel ca și alte forme de comunicare, ar trebui să începeți prin a vă prezenta înainte de a vă scufunda în scopul e-mailului și a cere destinatarului să ia măsuri. Un e-mail profesional nu arată ca exemplul de mai jos.

Sursa: Moosend

Un e-mail profesional trebuie elaborat cu meticulozitate cu elemente specifice pe care le vom analiza în secțiunea următoare.

Elemente ale unui e-mail profesional

Fiecare e-mail profesional poate fi împărțit în aceleași părți fundamentale. Este posibil să nu utilizați toate aceste componente, dar ar trebui să le luați întotdeauna în considerare cu atenție pe fiecare.

Este imposibil să subevaluezi eficiența unui e-mail profesional bine structurat, care transmite ideea în cele mai puține cuvinte posibile și motivează cititorul să acționeze. Pentru a înțelege mai bine cum să creați acea experiență, iată o listă cu elementele de care trebuie să aveți în vedere atunci când scrieți.

Linia de subiect

Subiectul e -mailului , împreună cu numele sau adresa dvs. de e-mail, va fi ceea ce va vedea destinatarul înainte de a decide dacă face sau nu clic pe e-mailul dvs. Ca rezultat, doriți să vă asigurați că articulați scopul mesajului dvs. și stabiliți așteptările.

De asemenea, trebuie să fie convingător să convingi destinatarul să deschidă e-mailul. Indiferent cât de bine structurat este corpul tău de e-mail, dacă subiectul nu le atrage atenția, s-ar putea să nu-l deschidă și acesta este ultimul lucru pe care îl dorești ca profesionist.

Iată câteva sfaturi pentru subiectul de care trebuie să țineți cont pentru următorul dvs. e-mail profesional:

• Utilizați mai puțin de 60 de caractere.
• Spuneți clar obiectivul e-mailului într-o singură propoziție.
• Faceți-o să apară, începând cu numele destinatarului.

De exemplu, dacă trebuie să amânați o întâlnire, puteți scrie „Hei [prenume], vă rugăm să reprogramam întâlnirea?”. Dacă doriți să invitați pe cineva la un webinar, puteți scrie: „[prenume], iată șansa ta de a afla totul despre marketing prin e-mail!”

Sursa: Moosend

Salut

A face cea mai mare impresie posibilă cu un salut formal, denumit în mod obișnuit salut, este crucial atunci când compuneți un e-mail profesional.

Este esențial, deoarece nu reușiți să scrieți corect numele cuiva sau să folosiți salutul incorect ar putea afecta modul în care vă văd. Gândirea suficientă a bun venit stabilește tonul pentru întregul e-mail.

Cu excepția cazului în care destinatarul lucrează pentru o organizație mai formală în care numele complet ar putea fi mai potrivit, utilizarea numai a prenumelui este suficientă în majoritatea discuțiilor profesionale.

Este întotdeauna de preferat să folosiți numele sau prenumele cuiva decât să folosiți în mod greșit „Doamna”. sau „Domnule”. Cu toate acestea, formatul preferat pentru profesori și doctori este de obicei titlul lor urmat de numele de familie.

Puteți uneori să vă începeți e-mailul scriind „Salut” sau „Bună ziua” în loc de numele destinatarului, dacă nu sunteți sigur de identitatea acestuia.

Corp

În corpul e-mailului, trebuie să includeți informațiile pe care doriți să le comunicați cu destinatarul dvs. Când scrieți e-mailuri profesionale, utilizați un limbaj adecvat pentru circumstanță și evitați utilizarea cuvintelor spam . Spuneți clar de ce trimiteți mesajul și ce acțiuni sperați că va întreprinde receptorul după citire.

Începe întotdeauna cu o introducere despre tine. Acest lucru este crucial, mai ales dacă este prima dată când trimiteți un e-mail cuiva. Acesta poate fi un scurt paragraf cu una sau două propoziții despre tine, care se potrivește scopului mesajului.

Iată câteva sfaturi:

• Evitați să includeți informații irelevante în punctul principal al e-mailului.
• Păstrați introducerea la cel mult două propoziții.
• Link către site-ul dvs. web sau pagina LinkedIn.
• Păstrați introducerea simplă; evitați să faceți totul prea complicat.

După ce te-ai prezentat, poți începe să explici contextul e-mailului tău. Corpul e-mailului ar trebui să explice în detaliu mesajul pe care doriți să-l trimiteți, cum poate beneficia destinatarul de pe urma acestuia și ce așteptați de la ei.

Nimeni nu are timp să citească un e-mail lung, greu de citit, fără context, așa că păstrați-l simplu și concis. Fii atent la cât de mult poți spune cu mai puține cuvinte.

Iată câteva indicații pentru crearea unui corp de e-mail grozav:

• Utilizați formatarea și marcatorii pentru a face e-mailul mai ușor de citit.
• Folosiți aldine și italice anumite cuvinte.
• Scrieți propoziții scurte pentru a îmbunătăți lizibilitatea.
• Pune o întrebare deschisă la încheiere.
• Verificați-vă e-mailul și verificați dacă există greșeli gramaticale.

Înțelegerea cititorilor dvs. este cheia pentru a-i determina să acorde atenție la ceea ce aveți de spus și să ia măsurile corespunzătoare.

Închidere

Secțiunea de dinaintea numelui și semnăturii dvs. este închiderea e-mailului dvs. În acest moment, ar trebui inclus și un îndemn la acțiune. Aceasta ar putea implica primirea unui răspuns, ghidarea destinatarului către o anumită legătură cu un magnet principal sau efectuarea unei alte acțiuni anume.

Ceea ce face destinatarul după ce vă citește e-mailul va determina totul. Aveți o probabilitate rezonabilă de a obține un răspuns dacă este scris eficient, subliniază valoarea și are cuvintele de închidere adecvate.

Semnarea incorectă poate oferi o impresie greșită, fiind prea familiară sau neprofesională; de aceea, alege unul in functie de relatia ta cu destinatarul.

Semnătură

Această secțiune poate include informațiile dvs. de contact, titlul, organizația sau link-uri către pagini cu informații suplimentare despre dvs. sau despre afacerea dvs. Toți acești parametri pot adăuga un alt nivel de informații pentru destinatarii dvs. și pot crea o semnătură profesională de e-mail .

Deși majoritatea profesioniștilor nu profită de această șansă, o semnătură de e-mail profesională are un potențial imens de a spune cititorilor mai multe despre tine sau despre afacerea ta și de a le oferi modalități de a te contacta.

De asemenea, puteți adăuga semnături automate de e-mail la fiecare e-mail pe care îl trimiteți folosind majoritatea platformelor de marketing prin e -mail , inclusiv Gmail și Outlook. Deși sună eficient să automatizezi această secțiune, este mai bine să o ajustezi în funcție de scopul e-mailului tău pentru a obține un răspuns mai bun.

Cele mai bune practici pentru scrierea de e-mailuri profesionale

Să știi că știi să încorporezi toate elementele necesare unui e-mail profesional, este timpul să explorezi mai multe sfaturi pentru a îmbunătăți șansele de succes.

Păstrați-vă e-mailul concis

Oamenii primesc multe e-mailuri zilnic, astfel încât un destinatar are mai multe șanse să răspundă la un e-mail care are câteva paragrafe scurte decât ceva care este considerabil mai lung. Prin urmare, având în vedere timpul altora, este prudent să scrieți e-mailuri profesionale concise. Nu ar trebui să fie mai lung de unul până la trei paragrafe scurte, fiecare cu trei până la cinci propoziții. Cu toate acestea, este esențial să evitați să o faceți prea scurtă.

Partea dificilă este corpul e-mailului, care trebuie să acopere o mulțime de materiale, ceea ce face dificilă menținerea lungimii sub control. Scrierea prin e-mail poate fi o armă importantă în arsenalul tău, iar stăpânirea principiilor de a crea un e-mail concis care să facă conversie te poate ajuta enorm pe termen lung.

Amintiți-vă că profesioniștii, în principal factorii de decizie din organizație, nu au timp pentru a citi comunicările îndelungate. Drept urmare, a avea un e-mail care se poate skima cu un ton profesional facilitează capacitatea destinatarului de a răspunde.

Ați prefera să citiți un e-mail scurt, concis, care ajunge direct la obiect sau un e-mail lung care vă plictisește doar privindu-l?

Personalizează-l

Într-o lume în care notificările push personalizate sunt obișnuite pentru aplicații și reclamele personalizate bombardează orice mediu pe care îl poți folosi, personalizarea e-mailurilor de afaceri este un instrument obligatoriu în arsenalul tău.

Un e-mail personalizat arată astfel:

Sursa: Moosend

Personalizarea unui e-mail profesional depășește cu mult adăugarea numelui destinatarului la linia de subiect. Înseamnă să adăugați detalii care indică că v-ați făcut cercetările și v-ați alocat timp pentru a produce o propunere solidă de e-mail pentru ei.

Mulți specialiști în marketing cred cu tărie că personalizarea crește implicarea clienților, așa că acordarea atenției acesteia ar putea crește semnificativ rata de deschidere a e-mailului și probabilitatea de a primi un răspuns. Când vă creați designul e-mailului , cea mai bună strategie este să aveți un paragraf de deschidere foarte cercetat. Puteți face această cercetare prin căutarea prin conturile de rețele sociale ale destinatarului, site-ul web sau articolele de știri.

Conceptul din spatele personalizării este de a crea o foaie de calcul cu informații despre un contact. Acesta ar fi numele lor, adresa de e-mail, un spărgător de gheață și, eventual, un link care se referă la o anumită postare de blog sau postare pe rețelele sociale.

Sursa: Moosend

Ratele de succes pot fi crescute dramatic dacă îți faci ceva timp pentru a-ți cerceta destinatarul și a adăuga o notă personalizată e-mailului tău profesional.

Cu toate acestea, dacă doriți să treceți la următorul nivel și să evitați munca manuală, v-am acoperit. Puteți să utilizați software-ul de marketing prin e-mail și să vă importați CSV-ul, lăsând software-ul să-și facă magia. Această strategie poate fi extrem de eficientă, în special pentru persoanele care caută oportunități de angajare sau care sunt interesați de vânzări și doresc să prezinte în mod profesionist altor afaceri.

Verificați corect înainte de a trimite

Problemele de ortografie și de punctuație din e-mailurile de afaceri pot provoca o impresie negativă și rezultate costisitoare. Începând cu elementele de bază, chiar dacă credeți că e-mailul dvs. este perfect, verificați din nou numele destinatarului și adresa de e-mail.

Continuați cu subiectul, corpul e-mailului și închiderea dvs. Nu ar trebui să dureze mult timp pentru a vă corecta e-mailul, dar acest lucru ar putea împiedica ca acesta să ajungă în coșul de gunoi al destinatarului.

  Asigurați-vă că primul paragraf al e-mailului dvs. precizează clar scopul dvs. Rețineți că aceasta este ultima dvs. oportunitate de a detecta orice erori.

Un alt parametru de reținut sunt erorile gramaticale. Nu trebuie să fii priceput în gramatică și punctuație pentru a trimite un e-mail, dar este esențial să cauți aceste erori. Când scrieți un e-mail profesional, se recomandă să utilizați limba engleză simplă și ușor de înțeles, evitând jargonul și frazele complicate.

Urmăriți întotdeauna

Profesioniștii pot deveni ocupați, pot pierde e-mailuri în căsuțele lor de e-mail sau pot marca e-mailurile dvs. ca spam.  

Uneori, oamenii își fac griji că trimiterea de urmăriri le-ar deranja perspectivele. În schimb, mulți factori de decizie apreciază o persoană cu perseverență care nu depășește granițele. Citirea mai multor dintre e-mailurile tale creează un sentiment de familiaritate, mai ales dacă trimiți e-mailuri reci către potențiali care nu te cunosc.

Pentru a crea un e-mail de urmărire cu o conversie mare, ar trebui să luați în considerare acești parametri:

• Amintiți-le cu grijă de cel mai recent e-mail al dvs.
• Adăugați mai multe informații la e-mailurile dvs. anterioare pentru a declanșa conversația și a le atrage atenția.
• Includeți o întrebare deschisă pentru a-i pune în măsură să răspundă.
• Urmărirea ar trebui să fie scurtă și concentrată pe punctele principale.

Exemple de e-mailuri profesionale

Pentru a pune în practică acest articol, vom crea două șabloane profesionale de e-mail în această secțiune. Unul va fi un e-mail pentru cererea de angajare, iar celălalt va fi un e-mail rece care prezintă un fel de colaborare.

Să începem cu cererea de angajare:

Acest șablon de e-mail este o bază excelentă pentru a vă prezenta CV-ul altor companii. Amintiți-vă că trebuie să urmăriți dacă doriți să vă creșteți șansele de a primi un răspuns pozitiv.

Acum haideți să explorăm a doua noastră abordare profesională prin e-mail. Aceasta ar fi o informare rece prin e-mail pentru un scenariu B2B.

Deși acest exemplu de e-mail are o abordare mai puțin formală, limbajul rămâne profesional și are fiecare element pe care l-am menționat mai sus pentru a crea un e-mail cu o conversie ridicată.

La pachet

Scrierea unui e-mail profesional poate fi o provocare, cu toate acestea, dacă urmați sfaturile din acest articol, aveți o bază solidă pentru a crea o notă câștigătoare. Nu orice e-mail va avea succes, dar urmărirea oportunităților tale va asigura o rentabilitate mai mare a investiției.

Nu uitați să verificați fiecare element al e-mailurilor dvs. profesionale, să le păstrați concise și să personalizați părți ale abordării dvs. pentru a le face să iasă în evidență în căsuțele de e-mail ale destinatarilor. Verificați-vă e-mailurile înainte de a apăsa Trimite și așteptați trei până la cinci zile pentru a vă trimite e-mailurile ulterioare.

Până data viitoare, continua să scrii acele e-mailuri profesionale!

Căutați sfaturi pentru buletinul informativ prin e-mail? Iată 18 exemple inspiratoare de buletine informative care funcționează și de ce.