Cómo escribir un correo electrónico profesional que realmente obtenga una respuesta

Uno de los canales más eficientes para la comunicación, tanto dentro como fuera de una organización, es el correo electrónico.

Independientemente de su puesto, probablemente utilizará el correo electrónico por su eficacia. Es posible que deba escribir una carta de presentación, intercambiar información, comunicar una actualización crítica o resumir una reunión importante.

Un correo electrónico bien escrito le da al destinatario un mensaje de bienvenida, conciso y procesable. La escritura de correos electrónicos que cumplan con estos requisitos se puede aprender con la práctica. Debe redactar profesionalmente su correo electrónico si desea que se destaque, se abra y se lea.

En esta publicación, repasaremos la creación de un correo electrónico profesional que capte la atención del lector y lo ayude a tomar medidas, independientemente de si envía correos electrónicos manualmente o utiliza la automatización de marketing por correo electrónico.

¿Qué es un correo electrónico profesional?

Hay varios enfoques para escribir un correo electrónico profesional. Puede ser una carta de agradecimiento, una carta de renuncia a su empleador o una carta de presentación con un CV para una solicitud de empleo. Cualquiera que sea su motivo para enviar un correo electrónico, debe redactar una nota profesional para aumentar las posibilidades de éxito.

Al igual que otras formas de comunicación, debe comenzar presentándose antes de sumergirse en el propósito del correo electrónico y pedirle al destinatario que tome medidas. Un correo electrónico profesional no se parece al siguiente ejemplo.

Fuente: Moosend

Un correo electrónico profesional debe estar minuciosamente elaborado con elementos específicos que analizaremos en el siguiente apartado.

Elementos de un correo electrónico profesional

Cada correo electrónico profesional se puede dividir en las mismas partes fundamentales. Es posible que no use todos estos componentes, pero siempre debe considerar cuidadosamente cada uno.

Es imposible subestimar la efectividad de un correo electrónico profesional y bien estructurado que transmite el mensaje con la menor cantidad de palabras posible y motiva al lector a actuar. Para comprender mejor cómo crear esa experiencia, aquí hay una lista de los elementos a tener en cuenta al escribir.

Línea de asunto

El asunto del correo electrónico , junto con su nombre o dirección de correo electrónico, será lo que el receptor verá antes de decidir si hace clic o no en su correo electrónico. Como resultado, desea asegurarse de que está articulando el propósito de su mensaje y estableciendo expectativas.

También debe ser convincente para persuadir al destinatario de que abra el correo electrónico. No importa cuán bien estructurado esté el cuerpo de su correo electrónico, si la línea de asunto no llama su atención, es posible que ni siquiera lo abran, y eso es lo último que desea como profesional.

Aquí hay algunos consejos de línea de asunto para tener en cuenta para su próximo correo electrónico profesional:

• Utilice menos de 60 caracteres.
• Indique claramente el objetivo del correo electrónico en una oración.
• Haz que destaque, comenzando con el nombre del destinatario.

Por ejemplo, si necesita posponer una reunión, podría escribir: "Hola [nombre], ¿podemos reprogramar la reunión?". Si desea invitar a alguien a un seminario web, puede escribir: "[nombre], ¡esta es su oportunidad de aprender todo sobre el marketing por correo electrónico!"

Fuente: Moosend

Saludo

Causar la mejor primera impresión posible con un saludo formal, comúnmente conocido como saludo, es crucial al redactar un correo electrónico profesional.

Es crucial porque no escribir correctamente el nombre de alguien o usar el saludo incorrecto podría dañar la forma en que te ven. Pensar lo suficiente en la bienvenida establece el tono de todo el correo electrónico.

A menos que el destinatario trabaje para una organización más formal donde su nombre completo podría ser más adecuado, usar solo el nombre de pila es suficiente en la mayoría de las discusiones profesionales.

Siempre es preferible usar el nombre o apellido de alguien en lugar de usar por error "Sra." o "Sr." Sin embargo, el formato preferido para profesores y médicos suele ser su título seguido de su apellido.

A veces puede comenzar su correo electrónico escribiendo "Hola" o "Hola" en lugar del nombre del destinatario si no está seguro de su identidad.

Cuerpo

En el cuerpo del correo electrónico, debe incluir la información que desea comunicar a su destinatario. Cuando escriba correos electrónicos profesionales, use un lenguaje apropiado para la circunstancia y evite el uso de palabras no deseadas . Indique claramente por qué está enviando el mensaje y qué acción espera que tome el receptor después de leerlo.

Siempre comience con una presentación sobre usted. Esto es crucial, especialmente si es la primera vez que le envías un correo electrónico a alguien. Puede ser un breve párrafo de una o dos oraciones sobre ti que se ajuste al objetivo del mensaje.

Aquí hay algunos consejos:

• Evite incluir información irrelevante en el punto principal del correo electrónico.
• Mantenga su introducción a no más de dos oraciones.
• Enlace a su sitio web o página de LinkedIn.
• Mantenga la introducción simple; evitar hacerlo demasiado complicado.

Después de presentarte, puedes comenzar a explicar el contexto de tu correo electrónico. El cuerpo del correo electrónico debe explicar detalladamente el mensaje que desea enviar, cómo el receptor puede beneficiarse de él y qué espera de él.

Nadie tiene tiempo para leer un correo electrónico largo, difícil de leer y sin contexto, así que manténgalo simple y conciso. Preste atención a cuánto puede decir con menos palabras.

Aquí hay algunos consejos para crear un gran cuerpo de correo electrónico:

• Use formato y viñetas para que el correo electrónico sea más fácil de hojear.
• Use negrita y cursiva para ciertas palabras.
• Escribe oraciones cortas para mejorar la legibilidad.
• Haga una pregunta abierta al final.
• Revisa tu correo electrónico y comprueba si hay errores gramaticales.

Comprender a tus lectores es clave para que presten atención a lo que tienes que decir y tomen las medidas adecuadas.

Clausura

La sección antes de su nombre y firma es el cierre de su correo electrónico. También se debe incluir una llamada a la acción en este punto. Esto podría implicar recibir una respuesta, guiar al destinatario a un enlace específico con un lead magnet o realizar otra acción en particular.

Lo que haga el destinatario después de leer su correo electrónico determinará todo. Tiene una probabilidad razonable de obtener una respuesta si está escrita de manera efectiva, enfatiza el valor y tiene las palabras de cierre adecuadas.

La firma incorrecta puede dar una impresión equivocada al parecer demasiado familiar o poco profesional; por lo tanto, elija uno dependiendo de su relación con el destinatario.

Firma

Esta sección puede incluir su información de contacto, cargo, organización o enlaces a páginas con información adicional sobre usted o su empresa. Todos estos parámetros pueden agregar otra capa de información para sus destinatarios y crear una firma de correo electrónico profesional .

Aunque la mayoría de los profesionales no aprovechan esta oportunidad, una firma de correo electrónico profesional tiene un gran potencial para contarles a los lectores más sobre usted o su negocio y brindarles formas de contactarlo.

También puede agregar firmas de correo electrónico automáticas a cada correo electrónico que envíe utilizando la mayoría de las plataformas de marketing por correo electrónico , incluidas Gmail y Outlook. Aunque suena eficiente automatizar esta sección, es mejor ajustarla según el objetivo de tu correo electrónico para obtener una mejor respuesta.

Las mejores prácticas para escribir correos electrónicos profesionales

Sepa que sabe cómo incorporar todos los elementos necesarios de un correo electrónico profesional, es hora de explorar varios consejos para mejorar las posibilidades de éxito.

Mantenga su correo electrónico conciso

Las personas reciben muchos correos electrónicos diariamente, por lo que es más probable que un destinatario responda a un correo electrónico que tiene unos pocos párrafos cortos que a uno que es considerablemente más largo. Por lo tanto, teniendo en cuenta el tiempo de otras personas, es prudente escribir correos electrónicos profesionales concisos. No debe tener más de uno a tres párrafos breves, cada uno con tres a cinco oraciones. Sin embargo, es crucial evitar que sea demasiado corto.

La parte complicada es el cuerpo del correo electrónico, que debe cubrir una gran cantidad de material, lo que dificulta mantener la longitud bajo control. La redacción de correos electrónicos puede ser un arma importante en su arsenal, y dominar los principios de la elaboración de un correo electrónico conciso que convierta puede ayudarlo enormemente a largo plazo.

Recuerde que los profesionales, principalmente los que toman las decisiones en la organización, carecen de tiempo para leer comunicados extensos. Como resultado, tener un correo electrónico legible con un tono profesional facilita la capacidad de respuesta del destinatario.

¿Preferirías leer un correo electrónico breve y conciso que vaya directo al grano o un correo electrónico largo que te aburra con solo mirarlo?

Personalízalo

En un mundo donde las notificaciones automáticas personalizadas son comunes para las aplicaciones y los anuncios personalizados bombardean todos los medios que puede usar, personalizar los correos electrónicos comerciales es una herramienta imprescindible en su arsenal.

Un correo electrónico personalizado se ve así:

Fuente: Moosend

Personalizar un correo electrónico profesional va mucho más allá de agregar el nombre del destinatario en la línea de asunto. Significa agregar detalles que indiquen que ha investigado y ha reservado tiempo para producir una propuesta de correo electrónico sólida para ellos.

Muchos especialistas en marketing creen firmemente que la personalización aumenta la participación del cliente, por lo que prestarle atención podría mejorar significativamente su tasa de apertura de correo electrónico y la probabilidad de recibir una respuesta. Al elaborar el diseño de su correo electrónico , la mejor estrategia es tener un párrafo de apertura altamente investigado. Puede hacer esa investigación mirando las cuentas de redes sociales, el sitio web o los artículos de noticias del destinatario.

El concepto detrás de la personalización es crear una hoja de cálculo con información sobre un contacto. Ese sería su nombre, dirección de correo electrónico, un rompehielos y posiblemente un enlace que se refiera a una publicación de blog o publicación en redes sociales en particular.

Fuente: Moosend

Las tasas de éxito pueden aumentar drásticamente si se toma un tiempo para investigar a su destinatario y agregar un toque personalizado a su correo electrónico profesional.

Sin embargo, si desea llevarlo al siguiente nivel y evitar el trabajo manual, lo tengo cubierto. Puede aprovechar el software de marketing por correo electrónico e importar su CSV, dejando que el software haga su magia. Esta estrategia puede ser muy eficaz, especialmente para las personas que buscan oportunidades de trabajo o que se dedican a las ventas y quieren lanzarse profesionalmente a otras empresas.

Revisar antes de enviar

Los problemas de ortografía y puntuación en los correos electrónicos comerciales pueden causar una impresión negativa y resultados costosos. Comenzando con lo básico, incluso si cree que su correo electrónico es perfecto, vuelva a verificar el nombre del destinatario y la dirección de correo electrónico.

Continúe con la línea de asunto, el cuerpo del hombre del correo electrónico y su cierre. No debería tomar mucho tiempo revisar su correo electrónico, pero hacerlo podría evitar que termine en la papelera del destinatario.

  Asegúrese de que el primer párrafo de su correo electrónico indique claramente su propósito. Tenga en cuenta que esta es su última oportunidad para detectar cualquier error.

Otro parámetro a tener en cuenta son tus errores gramaticales. No es necesario que domines la gramática y la puntuación para enviar un correo electrónico, pero es esencial buscar estos errores. Al escribir un correo electrónico profesional, se recomienda utilizar un inglés sencillo y comprensible, evitando la jerga y las frases complicadas.

Siempre seguimiento

Los profesionales pueden estar ocupados, perder correos electrónicos en sus bandejas de entrada o marcar sus correos electrónicos como spam.  

A veces, a las personas les preocupa que enviar seguimientos moleste a sus prospectos. En cambio, muchos tomadores de decisiones aprecian a una persona con perseverancia que no cruza los límites. Leer varios de sus correos electrónicos crea una sensación de familiaridad, especialmente si envía correos electrónicos fríos a prospectos que no lo conocen.

Para crear un correo electrónico de seguimiento de alta conversión, debe considerar estos parámetros:

• Recuérdeles amablemente su correo electrónico más reciente.
• Agregue más información a sus correos electrónicos anteriores para iniciar la conversación y captar su atención.
• Incluya una pregunta abierta para ponerlos en condiciones de responder.
• El seguimiento debe ser breve y centrado en los puntos principales.

Ejemplos de correos electrónicos profesionales

Para poner este artículo en práctica, crearemos dos plantillas de correo electrónico profesionales en esta sección. Uno será un correo electrónico de solicitud de empleo y el otro será un correo electrónico frío que presenta algún tipo de colaboración.

Comencemos con la solicitud de empleo:

Esta plantilla de correo electrónico es una base excelente para presentar su CV a otras empresas. Recuerda que tienes que hacer un seguimiento si quieres aumentar tus posibilidades de una respuesta positiva.

Ahora exploremos nuestro segundo enfoque de correo electrónico profesional. Eso sería un alcance de correo electrónico frío para un escenario B2B.

Aunque este ejemplo de correo electrónico tiene un enfoque menos formal, el lenguaje sigue siendo profesional y tiene todos los elementos que mencionamos anteriormente para crear un correo electrónico de alta conversión.

la comida para llevar

Escribir un correo electrónico profesional puede ser un desafío, sin embargo, si sigue los consejos de este artículo, tiene una base sólida para redactar una nota ganadora. No todos los correos electrónicos tendrán éxito, pero el seguimiento de sus oportunidades garantizará un mayor retorno de la inversión.

Recuerde verificar cada elemento de sus correos electrónicos profesionales, manténgalos concisos y personalice partes de su enfoque para que se destaquen en las bandejas de entrada de sus destinatarios. Revise sus correos electrónicos antes de presionar enviar y espere de tres a cinco días para enviar sus correos electrónicos de seguimiento.

Hasta la próxima, ¡sigue escribiendo esos correos electrónicos profesionales!

¿Busca consejos sobre boletines por correo electrónico? Aquí hay 18 ejemplos inspiradores de boletines informativos que funcionan y por qué.