Comment rédiger un e-mail professionnel qui obtient réellement une réponse

L'un des canaux de communication les plus efficaces, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur d'une organisation, est le courrier électronique.

Quelle que soit votre position, vous utiliserez probablement le courrier électronique pour son efficacité. Vous devrez peut-être rédiger une lettre d'introduction, échanger des informations, communiquer une mise à jour critique ou résumer une réunion importante.

Un e-mail bien rédigé donne au destinataire un message accueillant, concis et exploitable. La rédaction d'e-mails respectant ces exigences peut être apprise avec la pratique. Vous devez rédiger votre e-mail de manière professionnelle si vous voulez qu'il se démarque, soit ouvert et lu.

Dans cet article, nous allons passer en revue la création d'un e-mail professionnel qui attire l'attention du lecteur et l'aide à agir, que vous envoyiez manuellement des e-mails ou que vous utilisiez l'automatisation du marketing par e-mail.

Qu'est-ce qu'une messagerie professionnelle ?

Il existe plusieurs approches pour rédiger un e-mail professionnel. Il peut s'agir d'une lettre de remerciement, d'une lettre de démission à votre employeur ou d'une lettre de motivation avec un CV pour une demande d'emploi. Quel que soit votre motif d'envoi d'un e-mail, vous devez rédiger une note professionnelle pour augmenter les chances de succès.

Comme pour les autres formes de communication, vous devez commencer par vous présenter avant de vous plonger dans l'objectif de l'e-mail et de demander au destinataire d'agir. Un email professionnel ne ressemble pas à l'exemple ci-dessous.

Source : Moosend

Un email professionnel doit être méticuleusement construit avec des éléments précis que nous analyserons dans la section suivante.

Eléments d'une messagerie professionnelle

Chaque e-mail professionnel peut être divisé en les mêmes parties fondamentales. Vous ne pouvez pas utiliser tous ces composants, mais vous devez toujours examiner attentivement chacun d'eux.

Il est impossible de sous-estimer l'efficacité d'un e-mail professionnel bien structuré qui fait passer le message en un minimum de mots et motive le lecteur à agir. Pour mieux comprendre comment créer cette expérience, voici une liste des éléments à garder à l'esprit lors de la rédaction.

Objet

La ligne d'objet de l'e-mail , ainsi que votre nom ou votre adresse e-mail, seront ce que le destinataire verra avant de décider de cliquer ou non sur votre e-mail. Par conséquent, vous voulez vous assurer que vous articulez l'objectif de votre message et établissez les attentes.

Il doit également être convaincant pour persuader le destinataire d'ouvrir l'e-mail. Peu importe à quel point le corps de votre e-mail est bien structuré, si la ligne d'objet n'attire pas leur attention, ils pourraient même ne pas l'ouvrir, et c'est la dernière chose que vous voulez en tant que professionnel.

Voici quelques conseils sur la ligne d'objet à garder à l'esprit pour votre prochain e-mail professionnel :

• Utilisez moins de 60 caractères.
• Énoncez clairement l'objectif de l'e-mail en une phrase.
• Faites-le apparaître, en commençant par le nom du destinataire.

Par exemple, si vous devez reporter une réunion, vous pouvez écrire : "Hey [prénom], pouvons-nous, s'il vous plaît, reprogrammer la réunion ?". Si vous souhaitez inviter quelqu'un à un webinaire, vous pouvez écrire : "[prénom], voici votre chance de tout savoir sur le marketing par e-mail !"

Source : Moosend

Salutation

Faire la meilleure première impression possible avec une salutation formelle, communément appelée salutation, est crucial lors de la rédaction d'un e-mail professionnel.

C'est crucial parce que le fait de ne pas épeler correctement le nom de quelqu'un ou d'utiliser une salutation incorrecte pourrait nuire à la façon dont il vous perçoit. Penser suffisamment à l'accueil donne le ton à l'ensemble de l'e-mail.

À moins que le destinataire ne travaille pour une organisation plus formelle où son nom complet pourrait être plus approprié, l'utilisation du prénom seul est suffisante dans la plupart des discussions professionnelles.

Il est toujours préférable d'utiliser le prénom ou le nom de quelqu'un plutôt que d'utiliser par erreur "Ms." ou "M." Cependant, le format préféré des professeurs et des médecins est généralement leur titre suivi de leur nom de famille.

Vous pouvez parfois commencer votre e-mail en écrivant "Bonjour" ou "Salut" au lieu du nom du destinataire si vous n'êtes pas sûr de son identité.

Corps

Dans le corps de l'e-mail, vous devez inclure les informations que vous souhaitez communiquer à votre destinataire. Lorsque vous rédigez des e-mails professionnels, utilisez un langage approprié aux circonstances et évitez d'utiliser des mots indésirables . Indiquez clairement pourquoi vous envoyez le message et quelle action vous espérez que le destinataire prendra après la lecture.

Commencez toujours par une présentation de vous-même. Ceci est crucial, surtout si c'est la première fois que vous envoyez un e-mail à quelqu'un. Il peut s'agir d'un court paragraphe d'une à deux phrases sur vous qui correspond à l'objectif du message.

Voici quelques conseils:

• Évitez d'inclure des informations non pertinentes au point principal de l'e-mail.
• Gardez votre introduction à pas plus de deux phrases.
• Lien vers votre site Web ou votre page LinkedIn.
• Gardez l'introduction simple; évitez de faire trop compliqué.

Après vous être présenté, vous pouvez commencer à expliquer le contexte de votre e-mail. Le corps de l'e-mail doit expliquer en détail le message que vous souhaitez envoyer, comment le destinataire peut en bénéficier et ce que vous attendez de lui.

Personne n'a le temps de lire un e-mail long et difficile à lire sans contexte, alors restez simple et concis. Faites attention à ce que vous pouvez dire avec moins de mots.

Voici quelques conseils pour créer un excellent corps d'e-mail :

• Utilisez la mise en forme et les puces pour faciliter le survol de l'e-mail.
• Mettez en gras et en italique certains mots.
• Écrivez des phrases courtes pour améliorer la lisibilité.
• Posez une question ouverte à la conclusion.
• Relisez votre e-mail et vérifiez les fautes de grammaire.

Comprendre vos lecteurs est essentiel pour les amener à prêter attention à ce que vous avez à dire et à prendre les mesures appropriées.

Fermeture

La section avant votre nom et votre signature est la clôture de votre e-mail. Un appel à l'action devrait également être inclus à ce stade. Cela peut impliquer de recevoir une réponse, de guider le destinataire vers un lien spécifique avec un lead magnet ou d'effectuer une autre action particulière.

Ce que le destinataire fait après avoir lu votre e-mail déterminera tout. Vous avez une probabilité raisonnable d'obtenir une réponse si elle est bien écrite, met l'accent sur la valeur et contient les mots de clôture appropriés.

Une approbation incorrecte peut donner une mauvaise impression en donnant l'impression d'être trop familière ou non professionnelle ; par conséquent, choisissez-en un en fonction de votre relation avec le destinataire.

Signature

Cette section peut inclure vos coordonnées, votre titre, votre organisation ou des liens vers des pages contenant des informations supplémentaires sur vous ou votre entreprise. Tous ces paramètres peuvent ajouter une autre couche d'informations pour vos destinataires et créer une signature email professionnelle .

Bien que la plupart des professionnels ne profitent pas de cette chance, une signature électronique professionnelle a un énorme potentiel pour en dire plus sur vous ou votre entreprise et leur donner des moyens de vous contacter.

Vous pouvez également ajouter des signatures d'e-mail automatisées à chaque e-mail que vous envoyez à l'aide de la plupart des plates- formes de marketing par e-mail , y compris Gmail et Outlook. Bien qu'il semble efficace d'automatiser cette section, il est préférable de l'ajuster en fonction de l'objectif de votre e-mail pour obtenir une meilleure réponse.

Bonnes pratiques pour rédiger des e-mails professionnels

Sachez que vous savez intégrer tous les éléments nécessaires à une messagerie professionnelle, c'est le moment d'explorer plusieurs astuces pour améliorer les chances de succès.

Gardez votre e-mail concis

Les gens reçoivent quotidiennement de nombreux e-mails, de sorte qu'un destinataire est plus susceptible de répondre à un e-mail composé de quelques paragraphes courts qu'à un e-mail considérablement plus long. Par conséquent, compte tenu du temps des autres, il est prudent d'écrire des e-mails professionnels concis. Il ne devrait pas être plus long qu'un à trois paragraphes courts, chacun avec trois à cinq phrases. Cependant, il est crucial d'éviter de le faire trop court.

La partie délicate est le corps de l'e-mail, qui doit couvrir beaucoup de matériel, ce qui rend difficile le contrôle de la longueur. La rédaction d'e-mails peut être une arme importante dans votre arsenal, et maîtriser les principes de création d'un e-mail concis qui convertit peut vous aider énormément à long terme.

N'oubliez pas que les professionnels, principalement les décideurs de l'organisation, manquent de temps pour lire les longues communications. Par conséquent, avoir un e-mail écrémable avec un ton professionnel facilite la capacité de réponse du destinataire.

Préférez-vous lire un e-mail bref et concis qui va droit au but ou un long e-mail qui vous ennuie rien qu'en le regardant ?

Personnalisez-le

Dans un monde où les notifications push personnalisées sont monnaie courante pour les applications et les publicités personnalisées bombardent tous les supports que vous pouvez utiliser, la personnalisation des e-mails professionnels est un outil indispensable dans votre arsenal.

Un e-mail personnalisé ressemble à ceci :

Source : Moosend

Personnaliser un e-mail professionnel va bien au-delà de l'ajout du nom du destinataire à la ligne d'objet. Cela signifie ajouter des détails qui indiquent que vous avez fait vos recherches et que vous avez réservé du temps pour produire une proposition de courrier électronique solide pour eux.

De nombreux spécialistes du marketing croient fermement que la personnalisation augmente l'engagement des clients. Par conséquent, y prêter attention peut considérablement améliorer le taux d'ouverture de vos e-mails et la probabilité de recevoir une réponse. Lors de la conception de votre e-mail , la meilleure stratégie est d'avoir un paragraphe d'ouverture très recherché. Vous pouvez effectuer cette recherche en parcourant les comptes de médias sociaux, le site Web ou les articles de presse du destinataire.

Le concept derrière la personnalisation est de créer une feuille de calcul avec des informations sur un contact. Ce serait leur nom, leur adresse e-mail, un brise-glace et éventuellement un lien renvoyant à un article de blog ou à un article de réseau social particulier.

Source : Moosend

Les taux de réussite peuvent être considérablement augmentés si vous prenez le temps de rechercher votre destinataire et d'ajouter une touche personnalisée à votre e-mail professionnel.

Cependant, si vous voulez passer au niveau supérieur et éviter le travail manuel, je suis là pour vous. Vous pouvez tirer parti d'un logiciel de marketing par e-mail et importer votre CSV, laissant le logiciel opérer sa magie. Cette stratégie peut être très efficace, en particulier pour les personnes à la recherche d'opportunités d'emploi ou qui sont dans la vente et qui souhaitent présenter leur candidature professionnellement à d'autres entreprises.

Relisez avant d'envoyer

Les problèmes d'orthographe et de ponctuation dans les e-mails professionnels peuvent donner une impression négative et entraîner des résultats coûteux. En commençant par les bases, même si vous pensez que votre e-mail est parfait, vérifiez le nom du destinataire et l'adresse e-mail.

Continuez avec la ligne d'objet, le corps de l'homme de l'e-mail et votre clôture. La relecture de votre e-mail ne devrait pas prendre beaucoup de temps, mais cela pourrait l'empêcher de se retrouver dans la corbeille du destinataire.

  Assurez-vous que le premier paragraphe de votre e-mail indique clairement votre objectif. Gardez à l'esprit qu'il s'agit de votre dernière chance d'attraper les erreurs.

Un autre paramètre à garder à l'esprit est vos erreurs grammaticales. Vous n'avez pas besoin de maîtriser la grammaire et la ponctuation pour envoyer un e-mail, mais il est essentiel de rechercher ces erreurs. Lors de la rédaction d'un e-mail professionnel, il est conseillé d'utiliser un anglais simple et compréhensible en évitant le jargon et les phrases compliquées.

Toujours suivi

Les professionnels peuvent devenir occupés, perdre des e-mails dans leur boîte de réception ou marquer vos e-mails comme spam.  

Parfois, les gens craignent que l'envoi de suivis ne bouleverse leurs prospects. Au lieu de cela, de nombreux décideurs apprécient une personne avec une persévérance qui ne franchit pas les limites. La lecture de plusieurs de vos e-mails crée un sentiment de familiarité, surtout si vous envoyez des e-mails froids à des prospects qui ne vous connaissent pas.

Pour créer un e-mail de suivi à fort taux de conversion, vous devez tenir compte de ces paramètres :

• Rappelez-leur doucement votre e-mail le plus récent.
• Ajoutez plus d'informations à vos e-mails précédents pour susciter la conversation et attirer leur attention.
• Inclure une question ouverte pour les mettre en position de répondre.
• Le suivi doit être bref et centré sur les points principaux.

Exemples d'emails professionnels

Pour mettre cet article en pratique, nous allons créer deux modèles d'e-mails professionnels dans cette section. L'un sera un e-mail de demande d'emploi, et l'autre sera un e-mail froid proposant une sorte de collaboration.

Commençons par la demande d'emploi :

Ce modèle d'e-mail est une excellente base pour présenter votre CV à d'autres entreprises. N'oubliez pas que vous devez faire un suivi si vous voulez augmenter vos chances d'obtenir une réponse positive.

Explorons maintenant notre deuxième approche de messagerie professionnelle. Ce serait une diffusion par e-mail à froid pour un scénario B2B.

Bien que cet exemple d'e-mail ait une approche moins formelle, le langage reste professionnel et contient tous les éléments que nous avons mentionnés ci-dessus pour créer un e-mail à forte conversion.

La vente à emporter

Écrire un e-mail professionnel peut être difficile, cependant, si vous suivez les conseils de cet article, vous disposez d'une base solide pour rédiger une note gagnante. Tous les e-mails ne seront pas couronnés de succès, mais le suivi de vos opportunités garantira un retour sur investissement plus élevé.

N'oubliez pas de vérifier chaque élément de vos e-mails professionnels, gardez-les concis et personnalisez certaines parties de votre approche pour les faire ressortir dans les boîtes de réception de vos destinataires. Relisez vos e-mails avant de cliquer sur envoyer et attendez trois à cinq jours pour envoyer vos e-mails de suivi.

Jusqu'à la prochaine fois, continuez à écrire ces e-mails professionnels !

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