如何寫一封真正得到回應的專業電子郵件

電子郵件是組織內部和外部最有效的溝通渠道之一。

無論您的職位如何，您都可能會利用電子郵件來提高效率。 您可能需要寫一封介紹信、交換信息、傳達重要更新或總結重要會議。

一封寫得很好的電子郵件會給收件人一個歡迎、簡潔和可操作的信息。 可以通過實踐來學習編寫符合這些要求的電子郵件。 如果你想讓它脫穎而出、被打開和閱讀，你必須專業地撰寫你的電子郵件。

在這篇文章中，我們將介紹如何創建一個專業的電子郵件來吸引讀者的注意力並幫助他們採取行動，無論您是手動發送電子郵件還是使用電子郵件營銷自動化。

什麼是專業電子郵件？

編寫專業電子郵件有多種方法。 它可以是一封感謝信、一封給你雇主的辭職信，或者是一封帶有求職簡歷的求職信。 無論您發送電子郵件的動機是什麼，您都必須製作一份專業說明以增加成功的機會。

與其他形式的交流一樣，您應該先介紹自己，然後再深入了解電子郵件的目的並要求收件人採取行動。 專業電子郵件與下面的示例不同。

資料來源：穆森德

一封專業的電子郵件必須精心製作，其中包含我們將在下一節中分析的特定元素。

專業電子郵件的要素

每封專業電子郵件都可以分為相同的基本部分。 您可能不會使用所有這些組件，但您應該始終仔細考慮每一個。

不可能低估結構良好、專業的電子郵件的有效性，它以盡可能少的文字傳達要點並激勵讀者採取行動。 為了更好地理解如何創造這種體驗，這裡列出了寫作時要牢記的元素。

主題行

電子郵件主題行以及您的姓名或電子郵件地址將是收件人在決定是否點擊您的電子郵件之前看到的內容。 因此，您希望確保您清楚地表達了您的信息的目的並建立了期望。

說服收件人打開電子郵件也必須具有說服力。 無論您的電子郵件正文結構如何，如果主題行沒有引起他們的注意，他們甚至可能不會打開它，這是您作為專業人士最不想要的東西。

以下是一些主題行提示，請牢記您的下一封專業電子郵件：

• 使用少於 60 個字符。
• 用一句話清楚地說明電子郵件的目標。
• 讓它流行，從收件人的名字開始。

例如，如果您需要推遲會議，您可以寫：“嘿[名字]，我們可以重新安排會議嗎？”。 如果你想邀請某人參加網絡研討會，你可以寫，“[名字]，這是你了解電子郵件營銷一切的機會！”

資料來源：穆森德

問候

在撰寫專業電子郵件時，通過正式的稱呼（通常稱為問候語）盡可能地給人留下最大的第一印像是至關重要的。

這很重要，因為未能正確拼寫某人的名字或使用不正確的問候語可能會損害他們對您的看法。 給予歡迎足夠的想法為整個電子郵件奠定了基調。

除非收件人為更正式的組織工作，他們的全名可能更合適，否則在大多數專業討論中僅使用名字就足夠了。

總是最好使用某人的名字或姓氏，而不是錯誤地使用“女士”。 或“先生” 但是，教授和醫生的首選格式通常是他們的頭銜後跟他們的姓氏。

如果您不確定收件人的身份，有時您可以通過寫“Hello”或“Hi there”而不是收件人的姓名來開始您的電子郵件。

身體

在電子郵件正文中，您必須包含要與收件人交流的信息。 撰寫專業電子郵件時，請根據具體情況使用適當的語言，避免使用垃圾郵件。 清楚地說明您發送信息的原因以及您希望接收者在閱讀後會採取什麼行動。

總是從自我介紹開始。 這是至關重要的，尤其是如果這是第一次給某人發電子郵件。 這可以是關於您的一到兩句話的簡短段落，符合信息的目標。

以下是一些提示：

• 避免在電子郵件的主要觀點中包含不相關的信息。
• 保持你的介紹不超過兩句話。
• 鏈接到您的網站或 LinkedIn 頁面。
• 保持介紹簡單； 避免讓它過於復雜。

自我介紹後，您可以開始解釋電子郵件的上下文。 電子郵件正文應徹底解釋您希望發送的消息、接收者如何從中受益以及您在等待他們什麼。

沒有人有時間在沒有上下文的情況下閱讀冗長、難以閱讀的電子郵件，因此請保持簡潔明了。 注意你可以用更少的詞說多少。

以下是製作出色電子郵件正文的一些提示：

• 使用格式和項目符號使電子郵件更易於瀏覽。
• 使用粗體和斜體某些詞。
• 寫短句以提高可讀性。
• 在結尾處提出一個開放式問題。
• 校對您的電子郵件並檢查語法錯誤。

了解你的讀者是讓他們注意你要說的話並採取適當行動的關鍵。

結束

您的姓名和簽名之前的部分是您的電子郵件關閉。 此時還應包括行動號召。 這可能涉及接收響應，將接收者引導到帶有鉛磁鐵的特定鏈接，或執行另一個特定操作。

收件人在閱讀您的電子郵件後所做的事情將決定一切。 如果它寫得有效，強調價值，並且有適當的結束詞，你就有合理的可能性得到回應。

不正確的簽收會給人以過於熟悉或不專業的印象，從而給人留下錯誤的印象； 因此，請根據您與收件人的關係選擇一個。

簽名

此部分可能包括您的聯繫信息、職位、組織或指向包含有關您或您的業務的其他信息的頁面的鏈接。 所有這些參數都可以為您的收件人添加另一層信息並創建專業的電子郵件簽名。

雖然大多數專業人士沒有利用這個機會，但專業的電子郵件簽名具有巨大的潛力，可以告訴讀者更多關於您或您的業務的信息，並為他們提供與您聯繫的方式。

您還可以為使用大多數電子郵件營銷平台（包括 Gmail 和 Outlook）發送的每封電子郵件添加自動電子郵件簽名。 儘管自動化這部分聽起來很有效，但最好根據電子郵件的目標對其進行調整以獲得更好的響應。

編寫專業電子郵件的最佳實踐

知道您知道如何整合專業電子郵件的所有必要元素，是時候探索一些提高成功機會的技巧了。

保持電子郵件簡潔

人們每天都會收到許多電子郵件，因此收件人更有可能回复幾段短段落的電子郵件，而不是相當長的電子郵件。 因此，考慮到其他人的時間，寫簡潔的專業電子郵件是謹慎的。 它不應該超過一到三個簡短的段落，每段有三到五個句子。 但是，避免使其太短至關重要。

棘手的部分是電子郵件正文，它需要涵蓋大量材料，因此很難控制長度。 電子郵件文案可以成為您武器庫中的重要武器，從長遠來看，掌握製作簡潔電子郵件的原則可以極大地幫助您。

請記住，專業人士，主要是組織中的決策者，沒有時間閱讀冗長的溝通。 因此，具有專業語氣的可略讀電子郵件有助於收件人的回復能力。

您是喜歡閱讀簡明扼要、直截了當的電子郵件，還是只看一眼就讓您感到厭煩的長電子郵件？

個性化它

在個性化推送通知在應用程序中司空見慣和定制廣告轟炸您可能使用的每種媒體的世界中，個性化商務電子郵件是您武器庫中的必備工具。

個性化的電子郵件如下所示：

資料來源：穆森德

個性化專業電子郵件遠不止將收件人姓名添加到主題行。 這意味著添加表明您已經完成研究並留出時間為他們生成可靠的電子郵件提案的詳細信息。

許多營銷人員堅信個性化可以提高客戶參與度，因此關注它可能會顯著提高您的電子郵件打開率和收到回复的可能性。 在設計您的電子郵件設計時，最好的策略是有一個經過深入研究的開頭段落。 您可以通過查看收件人的社交媒體帳戶、網站或新聞文章來進行研究。

個性化背後的概念是創建一個包含聯繫人信息的電子表格。 這將是他們的姓名、電子郵件地址、破冰船，還可能是指向特定博客帖子或社交媒體帖子的鏈接。

資料來源：穆森德

如果您花一些時間研究您的收件人並為您的專業電子郵件添加個性化的風格，那麼成功率可以顯著提高。

但是，如果您想將其提升到一個新的水平並避免手動工作，我可以滿足您的要求。 您可以利用電子郵件營銷軟件並導入您的 CSV，讓該軟件發揮其魔力。 這種策略非常有效，特別是對於尋求工作機會或從事銷售並希望向其他企業進行專業推銷的人。

發送前校對

商務電子郵件中的拼寫和標點符號問題可能會導致負面印象和代價高昂的結果。 從基礎開始，即使您認為自己的電子郵件完美無瑕，也要仔細檢查收件人的姓名和電子郵件地址。

繼續主題行、電子郵件的正文和您的結束。 校對您的電子郵件不應該花費太多時間，但這樣做可以防止它最終進入收件人的垃圾箱。

  確保您的電子郵件的第一段清楚地說明您的目的。 請記住，這是您捕捉任何錯誤的最後機會。

要記住的另一個參數是您的語法錯誤。 您無需精通語法和標點符號即可發送電子郵件，但查找這些錯誤至關重要。 寫專業郵件時，建議使用簡單易懂的英文，避免行話和復雜的短語。

隨時跟進

專業人員可能會變得很忙，在收件箱中丟失電子郵件，或者將您的電子郵件標記為垃圾郵件。  

有時人們擔心發送後續消息會讓他們的潛在客戶感到不安。 相反，許多決策者欣賞一個不跨越界限的堅持不懈的人。 閱讀您的幾封電子郵件會產生熟悉感，尤其是當您向不認識您的潛在客戶發送冷電子郵件時。

要製作高轉化率的後續電子郵件，您應該考慮以下參數：

• 輕輕地提醒他們您最近的電子郵件。
• 在您以前的電子郵件中添加更多信息，以引發對話並引起他們的注意。
• 包括一個開放式問題，讓他們能夠做出回應。
• 後續行動應簡短並重點關注要點。

專業電子郵件示例

為了將本文付諸實踐，我們將在本節中製作兩個專業的電子郵件模板。 一封是求職郵件，另一封是宣傳某種合作的冷郵件。

讓我們從工作申請開始：

此電子郵件模板是向其他公司推銷您的簡歷的絕佳基礎。 請記住，如果您想增加獲得肯定答案的機會，您必須跟進。

現在讓我們探索我們的第二種專業電子郵件方法。 對於 B2B 場景來說，這將是一個冷酷的電子郵件推廣。

儘管此電子郵件示例的方法不太正式，但該語言仍然很專業，並且具有我們上面提到的用於創建高轉換電子郵件的所有元素。

外賣

編寫專業的電子郵件可能具有挑戰性，但是，如果您遵循本文中的提示，您就有了製作成功筆記的堅實基礎。 並非每封電子郵件都會成功，但跟進您的機會將確保更高的投資回報。

請記住檢查您的專業電子郵件的每個元素，使它們保持簡潔並個性化您的方法的一部分，以使它們在您的收件人的收件箱中脫穎而出。 在您點擊發送之前校對您的電子郵件，並等待三到五天發送您的後續電子郵件。

直到下一次，繼續寫那些專業的電子郵件！

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