Cara Menulis Email Profesional yang Sebenarnya Mendapat Respon

Salah satu saluran komunikasi yang paling efisien, baik di dalam maupun di luar organisasi, adalah email.

Terlepas dari posisi Anda, Anda mungkin akan menggunakan email untuk efektivitasnya. Anda mungkin harus menulis surat pengantar, bertukar informasi, mengomunikasikan pembaruan penting, atau meringkas pertemuan penting.

Email yang ditulis dengan baik memberi penerima pesan yang ramah, ringkas, dan dapat ditindaklanjuti. Menulis email yang mengikuti persyaratan ini dapat dipelajari dengan latihan. Anda harus menulis email secara profesional jika ingin menonjol, dibuka, dan dibaca.

Dalam posting ini, kita akan membahas pembuatan email profesional yang menarik perhatian pembaca dan membantu mereka mengambil tindakan, terlepas dari apakah Anda mengirim email secara manual atau menggunakan otomatisasi pemasaran email.

Apa itu email profesional?

Ada beberapa pendekatan untuk menulis email profesional. Itu bisa berupa surat terima kasih, surat pengunduran diri kepada atasan Anda, atau surat lamaran dengan CV untuk lamaran pekerjaan. Apa pun motif Anda mengirim email, Anda harus membuat catatan profesional untuk meningkatkan peluang keberhasilan.

Seperti bentuk komunikasi lainnya, Anda harus mulai dengan memperkenalkan diri sebelum menyelami tujuan email dan meminta penerima untuk mengambil tindakan. Email profesional tidak terlihat seperti contoh di bawah ini.

Sumber: Moosend

Email profesional harus dibuat dengan cermat dengan elemen spesifik yang akan kami analisis di bagian berikut.

Elemen email profesional

Setiap email profesional dapat dibagi menjadi bagian mendasar yang sama. Anda mungkin tidak menggunakan semua komponen ini, tetapi Anda harus selalu mempertimbangkan masing-masing dengan cermat.

Tidak mungkin meremehkan efektivitas email profesional yang terstruktur dengan baik yang menyampaikan maksud dengan kata-kata sesedikit mungkin dan memotivasi pembaca untuk bertindak. Untuk lebih memahami cara menciptakan pengalaman itu, berikut adalah daftar elemen yang perlu diingat saat menulis.

Garis subjek

Baris subjek email , bersama dengan nama atau alamat email Anda, akan menjadi apa yang dilihat penerima sebelum memutuskan apakah akan mengklik email Anda atau tidak. Akibatnya, Anda ingin memastikan bahwa Anda mengartikulasikan tujuan pesan Anda dan menetapkan harapan.

Itu juga harus menarik untuk membujuk penerima untuk membuka email. Tidak peduli seberapa baik struktur badan email Anda, jika baris subjek tidak menarik perhatian mereka, mereka mungkin tidak akan membukanya, dan itu adalah hal terakhir yang Anda inginkan sebagai seorang profesional.

Berikut adalah beberapa tip baris subjek yang perlu diingat untuk email profesional Anda berikutnya:

• Gunakan kurang dari 60 karakter.
• Nyatakan tujuan email dengan jelas dalam satu kalimat.
• Buatlah pop, dimulai dengan nama penerima.

Misalnya, jika Anda perlu menunda rapat, Anda dapat menulis, "Hai [nama depan], bisakah kami menjadwal ulang rapat?". Jika Anda ingin mengundang seseorang untuk webinar, Anda dapat menulis, "[nama depan], inilah kesempatan Anda untuk mempelajari segala sesuatu tentang pemasaran email!"

Sumber: Moosend

Salam

Membuat kesan pertama sebaik mungkin dengan salam formal, yang biasa disebut sebagai sapaan, sangat penting saat menulis email profesional.

Ini penting karena gagal mengeja nama seseorang dengan benar atau menggunakan sapaan yang salah dapat merusak cara mereka melihat Anda. Memberikan sambutan yang cukup akan membentuk nada untuk seluruh email.

Kecuali penerima bekerja untuk organisasi yang lebih formal di mana nama lengkap mereka bisa lebih cocok, menggunakan nama depan saja sudah cukup dalam sebagian besar diskusi profesional.

Itu selalu lebih baik untuk menggunakan nama depan atau belakang seseorang daripada salah menggunakan "Ms." atau "Tuan." Namun, format yang lebih disukai untuk profesor dan dokter biasanya adalah gelar mereka diikuti dengan nama belakang mereka.

Terkadang Anda dapat memulai email dengan menulis "Halo" atau "Hai" alih-alih nama penerima jika Anda tidak yakin dengan identitasnya.

Tubuh

Di badan email, Anda harus menyertakan informasi yang ingin Anda komunikasikan dengan penerima. Saat menulis email profesional, gunakan bahasa yang sesuai dengan keadaan dan hindari penggunaan kata-kata spam . Nyatakan dengan jelas mengapa Anda mengirim pesan dan tindakan apa yang Anda harapkan akan dilakukan penerima setelah membaca.

Selalu mulai dengan pengenalan tentang diri Anda. Ini sangat penting, terutama jika ini pertama kalinya mengirim email kepada seseorang. Ini bisa berupa paragraf singkat yang terdiri dari satu atau dua kalimat tentang Anda yang sesuai dengan tujuan pesan.

Berikut beberapa tipsnya:

• Hindari memasukkan informasi yang tidak relevan ke poin utama email.
• Pertahankan pengantar Anda tidak lebih dari dua kalimat.
• Tautkan ke situs web atau halaman LinkedIn Anda.
• Jaga agar pendahuluan tetap sederhana; hindari membuatnya terlalu rumit.

Setelah memperkenalkan diri, Anda dapat mulai menjelaskan konteks email Anda. Badan email harus menjelaskan secara menyeluruh pesan yang ingin Anda kirim, bagaimana penerima dapat memanfaatkannya, dan apa yang Anda tunggu dari mereka.

Tidak ada yang punya waktu untuk membaca email yang panjang dan sulit dibaca tanpa konteks, jadi tetaplah sederhana dan ringkas. Perhatikan seberapa banyak yang bisa Anda katakan dengan lebih sedikit kata.

Berikut adalah beberapa petunjuk untuk membuat badan email yang bagus:

• Gunakan pemformatan dan poin untuk membuat email lebih mudah dibaca.
• Gunakan huruf tebal dan miringkan kata-kata tertentu.
• Tulis kalimat pendek untuk meningkatkan keterbacaan.
• Ajukan pertanyaan terbuka pada kesimpulan.
• Koreksi email Anda dan periksa kesalahan tata bahasa.

Memahami pembaca Anda adalah kunci untuk membuat mereka memperhatikan apa yang Anda katakan dan mengambil tindakan yang tepat.

Penutupan

Bagian sebelum nama dan tanda tangan Anda adalah penutup email Anda. Panggilan untuk bertindak juga harus disertakan pada saat ini. Ini bisa melibatkan menerima respons, membimbing penerima ke tautan tertentu dengan magnet utama , atau melakukan tindakan tertentu lainnya.

Apa yang dilakukan penerima setelah membaca email Anda akan menentukan segalanya. Anda memiliki kemungkinan yang masuk akal untuk mendapatkan tanggapan jika itu ditulis secara efektif, menekankan nilai, dan memiliki kata-kata penutup yang sesuai.

Sign-off yang salah dapat memberikan kesan yang salah dengan tampil sebagai terlalu akrab atau tidak profesional; oleh karena itu, pilih salah satu tergantung pada hubungan Anda dengan penerima.

Tanda tangan

Bagian ini dapat mencakup informasi kontak Anda, judul, organisasi, atau tautan ke halaman dengan informasi tambahan tentang Anda atau bisnis Anda. Semua parameter ini dapat menambahkan lapisan informasi lain untuk penerima Anda dan membuat tanda tangan email profesional .

Meskipun sebagian besar profesional tidak memanfaatkan kesempatan ini, tanda tangan email profesional memiliki potensi besar untuk memberi tahu pembaca lebih banyak tentang Anda atau bisnis Anda dan memberi mereka cara untuk menghubungi Anda.

Anda juga dapat menambahkan tanda tangan email otomatis ke setiap email yang Anda kirim menggunakan sebagian besar platform pemasaran email , termasuk Gmail dan Outlook. Meskipun kedengarannya efisien untuk mengotomatisasi bagian ini, lebih baik untuk menyesuaikannya tergantung pada tujuan email Anda untuk mendapatkan respons yang lebih baik.

Praktik terbaik untuk menulis email profesional

Ketahuilah bahwa Anda tahu cara menggabungkan semua elemen yang diperlukan dari email profesional, inilah saatnya untuk menjelajahi beberapa kiat untuk meningkatkan peluang keberhasilan.

Jaga agar email Anda tetap ringkas

Orang-orang menerima banyak email setiap hari, sehingga penerima lebih mungkin untuk menanggapi email yang beberapa paragraf pendek daripada sesuatu yang jauh lebih panjang. Oleh karena itu, dengan mempertimbangkan waktu orang lain, menulis email profesional yang ringkas adalah bijaksana. Seharusnya tidak lebih dari satu hingga tiga paragraf singkat, masing-masing dengan tiga hingga lima kalimat. Namun, sangat penting untuk menghindari membuatnya terlalu pendek.

Bagian yang sulit adalah badan email, yang perlu mencakup banyak materi, sehingga sulit untuk menjaga panjangnya. Copywriting email dapat menjadi senjata penting dalam gudang senjata Anda, dan menguasai prinsip-prinsip menyusun email singkat yang mengkonversi dapat sangat membantu Anda dalam jangka panjang.

Ingatlah bahwa para profesional, terutama para pengambil keputusan dalam organisasi, kekurangan waktu untuk membaca komunikasi yang panjang. Akibatnya, memiliki email skimmable dengan nada profesional memfasilitasi kemampuan penerima untuk membalas.

Apakah Anda lebih suka membaca email singkat dan padat yang langsung ke intinya atau email panjang yang membuat Anda bosan hanya dengan melihatnya?

Personalisasikan

Di dunia di mana pemberitahuan push yang dipersonalisasi adalah hal biasa untuk aplikasi dan iklan yang disesuaikan membombardir setiap media yang mungkin Anda gunakan, mempersonalisasi email bisnis adalah alat yang harus ada di gudang senjata Anda.

Email yang dipersonalisasi terlihat seperti ini:

Sumber: Moosend

Personalisasi email profesional jauh melampaui menambahkan nama penerima ke baris subjek. Ini berarti menambahkan detail yang menunjukkan bahwa Anda telah melakukan penelitian dan telah menyisihkan waktu untuk menghasilkan proposal email yang solid untuk mereka.

Banyak pemasar sangat percaya bahwa personalisasi meningkatkan keterlibatan pelanggan, jadi memperhatikannya dapat secara signifikan meningkatkan tingkat buka email Anda dan kemungkinan menerima tanggapan. Saat menyusun desain email Anda , strategi terbaik adalah memiliki paragraf pembuka yang sangat teliti. Anda dapat melakukan riset itu dengan melihat melalui akun media sosial, situs web, atau artikel berita penerima.

Konsep di balik personalisasi adalah membuat spreadsheet dengan informasi tentang kontak. Itu akan menjadi nama mereka, alamat email, pemecah kebekuan, dan mungkin tautan yang merujuk ke posting blog atau posting media sosial tertentu.

Sumber: Moosend

Tingkat keberhasilan dapat ditingkatkan secara dramatis jika Anda meluangkan waktu untuk meneliti penerima Anda dan menambahkan sentuhan pribadi ke email profesional Anda.

Namun, jika Anda ingin membawanya ke tingkat berikutnya dan menghindari pekerjaan manual, saya siap membantu Anda. Anda dapat memanfaatkan perangkat lunak pemasaran email dan mengimpor CSV Anda, membiarkan perangkat lunak bekerja dengan ajaibnya. Strategi ini bisa sangat efektif, terutama bagi orang yang mencari peluang kerja atau yang tertarik dengan penjualan dan ingin menawarkan secara profesional ke bisnis lain.

Koreksi sebelum mengirim

Masalah ejaan dan tanda baca dalam email bisnis dapat menyebabkan kesan negatif dan hasil yang mahal. Dimulai dengan dasar-dasar, bahkan jika Anda yakin email Anda sempurna, periksa kembali nama penerima dan alamat email.

Lanjutkan dengan baris subjek, isi email, dan penutup Anda. Seharusnya tidak memakan banyak waktu untuk mengoreksi email Anda, tetapi hal itu dapat mencegahnya berakhir di sampah penerima.

  Pastikan paragraf pertama email Anda menyatakan tujuan Anda dengan jelas. Ingatlah bahwa ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk menangkap kesalahan apa pun.

Parameter lain yang perlu diingat adalah kesalahan tata bahasa Anda. Anda tidak perlu mahir dalam tata bahasa dan tanda baca untuk mengirim email, tetapi penting untuk mencari kesalahan ini. Saat menulis email profesional, disarankan untuk menggunakan bahasa Inggris yang sederhana dan mudah dipahami untuk menghindari jargon dan frasa yang rumit.

Selalu ikuti

Profesional mungkin menjadi sibuk, kehilangan email di kotak masuk mereka, atau menandai email Anda sebagai spam.  

Terkadang orang khawatir bahwa mengirimkan tindak lanjut akan membuat prospek mereka kecewa. Sebaliknya, banyak pembuat keputusan menghargai seseorang dengan ketekunan yang tidak melewati batas. Membaca beberapa email Anda menciptakan rasa keakraban, terutama jika Anda mengirim email dingin ke prospek yang tidak mengenal Anda.

Untuk membuat email tindak lanjut dengan konversi tinggi, Anda harus mempertimbangkan parameter berikut:

• Ingatkan mereka dengan lembut tentang email terbaru Anda.
• Tambahkan lebih banyak informasi ke email Anda sebelumnya untuk memicu percakapan dan menarik perhatian mereka.
• Sertakan pertanyaan terbuka untuk menempatkan mereka pada posisi untuk merespons.
• Tindak lanjut harus singkat dan fokus pada poin utama.

Contoh email profesional

Untuk mempraktikkan artikel ini, kami akan membuat dua template email profesional di bagian ini. Satu akan menjadi email lamaran pekerjaan, dan yang lainnya akan menjadi email dingin yang menawarkan semacam kolaborasi.

Mari kita mulai dengan lamaran pekerjaan:

Template email ini adalah dasar yang sangat baik untuk mempromosikan CV Anda ke perusahaan lain. Ingatlah bahwa Anda harus menindaklanjuti jika Anda ingin meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan jawaban yang positif.

Sekarang mari kita jelajahi pendekatan email profesional kedua kami. Itu akan menjadi penjangkauan email yang dingin untuk skenario B2B.

Meskipun contoh email ini memiliki pendekatan yang kurang formal, bahasanya tetap profesional dan memiliki setiap elemen yang kami sebutkan di atas untuk membuat email dengan konversi tinggi.

takeaway

Menulis email profesional dapat menjadi tantangan, namun, jika Anda mengikuti tip dari artikel ini, Anda memiliki dasar yang kuat untuk membuat catatan kemenangan. Tidak setiap email akan berhasil, tetapi menindaklanjuti peluang Anda akan memastikan pengembalian investasi yang lebih tinggi.

Ingatlah untuk memeriksa setiap elemen email profesional Anda, buat agar tetap ringkas dan sesuaikan bagian dari pendekatan Anda untuk membuatnya menonjol di kotak masuk penerima Anda. Koreksi email Anda sebelum menekan kirim dan tunggu selama tiga hingga lima hari untuk mengirim email tindak lanjut Anda.

Sampai waktu berikutnya, teruslah menulis email profesional itu!

Mencari saran buletin email? Berikut adalah 18 contoh buletin yang menginspirasi yang berhasil dan mengapa.