Jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail, która faktycznie otrzyma odpowiedź?

Jednym z najskuteczniejszych kanałów komunikacji, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji, jest poczta e-mail.

Bez względu na to, jakie stanowisko zajmujesz, prawdopodobnie wykorzystasz pocztę e-mail do jej skuteczności. Być może będziesz musiał napisać list polecający, wymienić informacje, przekazać krytyczną aktualizację lub podsumować ważne spotkanie.

Dobrze napisana wiadomość e-mail zapewnia odbiorcy powitalną, zwięzłą i wykonalną wiadomość. Pisania e-maili zgodnych z tymi wymaganiami można nauczyć się w praktyce. Musisz profesjonalnie skomponować swój e-mail, jeśli chcesz, aby się wyróżniał, był otwierany i czytany.

W tym poście omówimy tworzenie profesjonalnej wiadomości e-mail, która przyciągnie uwagę czytelnika i pomoże mu podjąć działania, niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomości ręcznie, czy korzystasz z automatyzacji e-mail marketingu.

Co to jest profesjonalna poczta e-mail?

Istnieje kilka podejść do pisania profesjonalnej wiadomości e-mail. Może to być list z podziękowaniami, rezygnacja do pracodawcy lub list motywacyjny z CV do podania o pracę. Niezależnie od motywu wysłania wiadomości e-mail, musisz stworzyć profesjonalną notatkę, aby zwiększyć szanse na sukces.

Podobnie jak w przypadku innych form komunikacji, powinieneś zacząć od przedstawienia się, zanim zagłębisz się w cel wiadomości e-mail i poproś odbiorcę o podjęcie działania. Profesjonalny e-mail nie wygląda jak na poniższym przykładzie.

Źródło: Moosend

Profesjonalna wiadomość e-mail musi być skrupulatnie przygotowana z określonymi elementami, które przeanalizujemy w dalszej części.

Elementy profesjonalnego e-maila

Każdy profesjonalny e-mail można podzielić na te same podstawowe części. Możesz nie używać wszystkich tych komponentów, ale zawsze powinieneś dokładnie rozważyć każdy z nich.

Nie da się nie docenić skuteczności dobrze zorganizowanej, profesjonalnej wiadomości e-mail, która przekazuje sedno w najmniejszej możliwej ilości słów i motywuje czytelnika do działania. Aby lepiej zrozumieć, jak stworzyć to doświadczenie, oto lista elementów, o których należy pamiętać podczas pisania.

Wiersz tematu

Wiersz tematu e-maila wraz z Twoim imieniem i nazwiskiem lub adresem e-mail będzie widoczny dla odbiorcy przed podjęciem decyzji o kliknięciu Twojego e-maila. W rezultacie chcesz mieć pewność, że wyrażasz cel swojej wiadomości i ustalasz oczekiwania.

Przekonanie odbiorcy do otwarcia e-maila musi być również przekonujące. Bez względu na to, jak dobrze skonstruowana jest treść wiadomości e-mail, jeśli wiersz tematu nie przyciągnie ich uwagi, mogą go nawet nie otworzyć, a to ostatnia rzecz, jakiej chcesz jako profesjonalista.

Oto kilka wskazówek dotyczących wiersza tematu, o których należy pamiętać podczas następnego profesjonalnego e-maila:

• Użyj mniej niż 60 znaków.
• W jednym zdaniu jasno określ cel e-maila.
• Wyraź to, zaczynając od imienia odbiorcy.

Na przykład, jeśli chcesz przełożyć spotkanie, możesz napisać „Hej [imię], czy możemy przełożyć spotkanie?”. Jeśli chcesz zaprosić kogoś na webinar, możesz napisać „[imię], oto Twoja szansa, aby dowiedzieć się wszystkiego o e-mail marketingu!”

Źródło: Moosend

Powitanie

Zrobienie jak największego pierwszego wrażenia za pomocą formalnego pozdrowienia, potocznie nazywanego powitaniem, jest kluczowe przy pisaniu profesjonalnej wiadomości e-mail.

Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ niepoprawne przeliterowanie czyjegoś imienia lub użycie nieprawidłowego powitania może zranić sposób, w jaki Cię widzą. Zastanowienie się nad powitaniem nadaje ton całej wiadomości e-mail.

O ile odbiorca nie pracuje dla bardziej formalnej organizacji, w której jego pełne imię i nazwisko mogłoby być bardziej odpowiednie, używanie samego imienia jest wystarczające w większości profesjonalnych dyskusji.

Zawsze lepiej jest użyć czyjegoś imienia lub nazwiska niż omyłkowo użyć „Pani”. lub „Pan”. Jednak preferowanym formatem dla profesorów i doktorów jest zazwyczaj ich tytuł, po którym następuje ich nazwisko.

Czasami możesz rozpocząć e-mail, wpisując „Cześć” lub „Cześć” zamiast imienia i nazwiska odbiorcy, jeśli nie masz pewności co do jego tożsamości.

Ciało

W treści wiadomości e-mail musisz podać informacje, które chcesz przekazać odbiorcy. Pisząc profesjonalne e-maile, używaj języka odpowiedniego do okoliczności i unikaj używania słów spamowych . Wyraźnie wyjaśnij, dlaczego wysyłasz wiadomość i jakie działanie ma podjąć odbiorca po przeczytaniu.

Zawsze zaczynaj od wprowadzenia o sobie. Ma to kluczowe znaczenie, zwłaszcza jeśli wysyłasz do kogoś e-maila po raz pierwszy. Może to być krótki akapit składający się z jednego do dwóch zdań o Tobie, który pasuje do celu wiadomości.

Oto kilka porad:

• Unikaj umieszczania nieistotnych informacji w głównym punkcie wiadomości e-mail.
• Zachowaj wstęp do nie więcej niż dwóch zdań.
• Link do Twojej witryny lub strony LinkedIn.
• Zachowaj proste wprowadzenie; unikaj zbytniego komplikowania.

Po przedstawieniu się możesz zacząć wyjaśniać kontekst swojego e-maila. Treść wiadomości e-mail powinna dokładnie wyjaśniać wiadomość, którą chcesz wysłać, w jaki sposób odbiorca może z niej skorzystać i na co czekasz.

Nikt nie ma czasu na przeczytanie długiego, trudnego do odczytania e-maila bez kontekstu, więc postaraj się, aby był prosty i zwięzły. Zwróć uwagę na to, ile możesz powiedzieć, używając mniejszej liczby słów.

Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia świetnej treści wiadomości e-mail:

• Użyj formatowania i punktorów, aby ułatwić przeglądanie wiadomości e-mail.
• Użyj pogrubienia i kursywy w niektórych słowach.
• Pisz krótkie zdania, aby poprawić czytelność.
• Zadaj otwarte pytanie na zakończenie.
• Sprawdź e-mail i sprawdź, czy nie ma błędów gramatycznych.

Zrozumienie czytelników jest kluczem do zwrócenia uwagi na to, co masz do powiedzenia i podjęcia odpowiednich działań.

Zamknięcie

Sekcja przed Twoim imieniem i podpisem to Twój e-mail zamykający. W tym miejscu należy również zamieścić wezwanie do działania. Może to obejmować otrzymanie odpowiedzi, skierowanie odbiorcy do konkretnego linku z lead magnetem lub wykonanie innej konkretnej czynności.

To, co odbiorca zrobi po przeczytaniu Twojego e-maila, określi wszystko. Masz uzasadnione prawdopodobieństwo otrzymania odpowiedzi, jeśli jest napisana skutecznie, podkreśla wartość i zawiera odpowiednie słowa końcowe.

Nieprawidłowy podpis może wywołać złe wrażenie, sprawiając wrażenie zbyt znajomego lub nieprofesjonalnego; dlatego wybierz jeden w zależności od relacji z odbiorcą.

Podpis

Ta sekcja może zawierać Twoje informacje kontaktowe, tytuł, organizację lub linki do stron z dodatkowymi informacjami o Tobie lub Twojej firmie. Wszystkie te parametry mogą dodać kolejną warstwę informacji dla Twoich odbiorców i stworzyć profesjonalny podpis e-mail .

Chociaż większość profesjonalistów nie korzysta z tej szansy, profesjonalny podpis e-mail ma ogromny potencjał, aby powiedzieć czytelnikom więcej o Tobie lub Twojej firmie i dać im możliwość skontaktowania się z Tobą.

Możesz też dodawać automatyczne podpisy do każdego e-maila wysyłanego za pomocą większości platform marketingu e-mailowego , w tym Gmaila i Outlooka. Chociaż automatyzacja tej sekcji wydaje się wydajna, lepiej dostosować ją w zależności od celu wiadomości e-mail, aby uzyskać lepszą odpowiedź.

Najlepsze praktyki dotyczące pisania profesjonalnych e-maili

Wiedz, że wiesz, jak włączyć wszystkie niezbędne elementy profesjonalnej poczty e-mail, czas zapoznać się z kilkoma wskazówkami, aby zwiększyć szanse na sukces.

Zachowaj zwięzły e-mail

Ludzie otrzymują codziennie wiele e-maili, więc odbiorca jest bardziej skłonny odpowiedzieć na e-mail składający się z kilku krótkich akapitów niż na coś znacznie dłuższego. Dlatego, biorąc pod uwagę czas innych osób, rozsądne jest pisanie zwięzłych profesjonalnych e-maili. Nie powinien być dłuższy niż jeden do trzech krótkich akapitów, każdy składający się z trzech do pięciu zdań. Jednak ważne jest, aby nie robić tego zbyt krótko.

Trudną częścią jest treść wiadomości e-mail, która musi obejmować dużo materiału, co utrudnia kontrolowanie długości. Copywriting e-maili może być ważną bronią w Twoim arsenale, a opanowanie zasad tworzenia zwięzłego e-maila, który konwertuje, może Ci ogromnie pomóc na dłuższą metę.

Pamiętaj, że profesjonalistom, głównie decydentom w organizacji, brakuje czasu na przeczytanie długich komunikatów. W rezultacie posiadanie czytelnej wiadomości e-mail o profesjonalnym tonie ułatwia odbiorcy odpowiedź.

Czy wolisz przeczytać krótki, zwięzły e-mail, który przechodzi od razu do sedna sprawy, czy długi e-mail, który nudzi Cię już od samego patrzenia?

Spersonalizuj to

W świecie, w którym spersonalizowane powiadomienia push są powszechne w aplikacjach, a spersonalizowane reklamy bombardują każde medium, z którego korzystasz, personalizowanie firmowych wiadomości e-mail jest niezbędnym narzędziem w Twoim arsenale.

Spersonalizowany e-mail wygląda tak:

Źródło: Moosend

Spersonalizowanie profesjonalnej wiadomości e-mail to znacznie więcej niż dodanie imienia i nazwiska odbiorcy w temacie. Oznacza to dodanie szczegółów, które wskazują, że przeprowadziłeś badania i zarezerwowałeś czas na przygotowanie dla nich solidnej propozycji e-mailowej.

Wielu marketerów mocno wierzy, że personalizacja zwiększa zaangażowanie klientów, więc zwrócenie na nią uwagi może znacznie zwiększyć współczynnik otwarć wiadomości e-mail i prawdopodobieństwo otrzymania odpowiedzi. Podczas tworzenia projektu wiadomości e-mail najlepszą strategią jest posiadanie dobrze zbadanego akapitu początkowego. Możesz przeprowadzić te badania, przeglądając konta odbiorców w mediach społecznościowych, stronę internetową lub artykuły z wiadomościami.

Ideą personalizacji jest stworzenie arkusza kalkulacyjnego z informacjami o kontakcie. Będzie to ich imię i nazwisko, adres e-mail, lodołamacz i ewentualnie link odwołujący się do konkretnego posta na blogu lub postu w mediach społecznościowych.

Źródło: Moosend

Wskaźniki sukcesu mogą znacznie wzrosnąć, jeśli poświęcisz trochę czasu na zbadanie odbiorcy i dodasz spersonalizowany akcent do swojej profesjonalnej wiadomości e-mail.

Jeśli jednak chcesz przenieść to na wyższy poziom i uniknąć pracy ręcznej, mam cię przy sobie. Możesz wykorzystać oprogramowanie do e-mail marketingu i zaimportować swój plik CSV, pozwalając oprogramowaniu działać magicznie. Ta strategia może być bardzo skuteczna, szczególnie dla osób poszukujących pracy lub zajmujących się sprzedażą i chcących zawodowo promować się w innych firmach.

Korekta przed wysłaniem

Problemy z pisownią i interpunkcją w firmowych wiadomościach e-mail mogą powodować negatywne wrażenie i kosztowne wyniki. Zaczynając od podstaw, nawet jeśli uważasz, że Twój e-mail jest bezbłędny, dokładnie sprawdź nazwę i adres e-mail odbiorcy.

Kontynuuj z tematem, treścią wiadomości e-mail i zamknięciem. Korekta wiadomości e-mail nie powinna zająć dużo czasu, ale może to zapobiec wylądowaniu jej w koszu odbiorcy.

  Upewnij się, że pierwszy akapit wiadomości e-mail jasno określa cel. Pamiętaj, że to Twoja ostatnia szansa na wyłapanie błędów.

Kolejnym parametrem, o którym należy pamiętać, są błędy gramatyczne. Nie musisz być biegły w gramatyce i interpunkcji, aby wysłać wiadomość e-mail, ale koniecznie poszukaj tych błędów. Podczas pisania profesjonalnego e-maila zaleca się używanie prostego i zrozumiałego języka angielskiego, unikanie żargonu i skomplikowanych fraz.

Zawsze obserwuj

Specjaliści mogą być zajęci, tracić wiadomości e-mail w skrzynkach odbiorczych lub oznaczać wiadomości e-mail jako spam.  

Czasami ludzie martwią się, że wysyłanie kontynuacji może zdenerwować ich perspektywy. Zamiast tego wielu decydentów docenia osobę z wytrwałością, która nie przekracza granic. Czytanie kilku e-maili tworzy poczucie znajomości, zwłaszcza jeśli wysyłasz zimne e-maile do potencjalnych klientów, którzy Cię nie znają.

Aby utworzyć e-mail uzupełniający o wysokim współczynniku konwersji, należy wziąć pod uwagę następujące parametry:

• Delikatnie przypomnij im o swoim ostatnim e-mailu.
• Dodaj więcej informacji do swoich poprzednich e-maili, aby zainicjować rozmowę i przyciągnąć ich uwagę.
• Dołącz pytanie otwarte, aby umożliwić im udzielenie odpowiedzi.
• Działania następcze powinny być krótkie i skoncentrowane na głównych punktach.

Przykłady profesjonalnych e-maili

Aby zastosować ten artykuł w praktyce, w tej sekcji stworzymy dwa profesjonalne szablony wiadomości e-mail . Jednym z nich będzie e-mail z podaniem o pracę, a drugi będzie zimnym e-mailem zachęcającym do współpracy.

Zacznijmy od podania o pracę:

Ten szablon wiadomości e-mail jest doskonałą podstawą do zaprezentowania swojego CV innym firmom. Pamiętaj, że musisz śledzić, jeśli chcesz zwiększyć swoje szanse na pozytywną odpowiedź.

Przyjrzyjmy się teraz naszemu drugiemu profesjonalnemu podejściu do poczty e-mail. Byłby to zasięg zimnej poczty e-mail w scenariuszu B2B.

Chociaż ten przykład wiadomości e-mail ma mniej formalne podejście, język pozostaje profesjonalny i zawiera wszystkie elementy, o których wspomnieliśmy powyżej, dotyczące tworzenia wiadomości e-mail o wysokiej konwersji.

Na wynos

Pisanie profesjonalnej wiadomości e-mail może być trudne, jednak jeśli zastosujesz się do wskazówek zawartych w tym artykule, masz solidne podstawy do stworzenia zwycięskiej notatki. Nie każdy e-mail zakończy się sukcesem, ale śledzenie Twoich możliwości zapewni wyższy zwrot z inwestycji.

Pamiętaj, aby sprawdzić każdy element swoich profesjonalnych e-maili, zachować ich zwięzłość i spersonalizować elementy swojego podejścia, aby wyróżniały się w skrzynkach odbiorców. Sprawdź swoje e-maile przed kliknięciem wyślij i poczekaj od trzech do pięciu dni, aby wysłać kolejne e-maile.

Do następnego razu pisz te profesjonalne e-maile!

Szukasz porady dotyczącej biuletynu e-mailowego? Oto 18 inspirujących przykładów biuletynów, które działają i dlaczego.