วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่ได้รับการตอบกลับจริงๆ

หนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุดทั้งภายในและภายนอกองค์กรคืออีเมล

โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของคุณ คุณอาจจะใช้อีเมลเพื่อประสิทธิภาพ คุณอาจต้องเขียนจดหมายแนะนำตัว แลกเปลี่ยนข้อมูล แจ้งข้อมูลอัปเดตที่สำคัญ หรือสรุปการประชุมที่สำคัญ

อีเมลที่เขียนอย่างดีทำให้ผู้รับได้รับข้อความต้อนรับ กระชับ และดำเนินการได้ การเขียนอีเมลที่เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้สามารถเรียนรู้ได้ด้วยการฝึกฝน คุณต้องเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพหากต้องการให้อีเมลโดดเด่น เปิดอ่าน และอ่านได้

ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงการสร้างอีเมลระดับมืออาชีพที่ดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและช่วยให้พวกเขาดำเนินการได้ ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลด้วยตนเองหรือใช้ ระบบการตลาดผ่านอีเมลอัตโนมัติ

อีเมลแบบมืออาชีพคืออะไร?

มีหลายวิธีในการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ อาจเป็นจดหมายขอบคุณ จดหมายลาออกถึงนายจ้างของคุณ หรือจดหมายปะหน้าพร้อมประวัติย่อสำหรับการสมัครงาน ไม่ว่าแรงจูงใจในการส่งอีเมลของคุณคืออะไร คุณต้องสร้างบันทึกย่อแบบมืออาชีพเพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ

เช่นเดียวกับรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ คุณควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเองก่อนที่จะดำดิ่งสู่จุดประสงค์ของอีเมลและขอให้ผู้รับดำเนินการ อีเมลระดับมืออาชีพ ดู ไม่ เหมือนตัวอย่างด้านล่าง

ที่มา: Moosend

อีเมลระดับมืออาชีพต้องสร้างขึ้นอย่างพิถีพิถันด้วยองค์ประกอบเฉพาะที่เราจะวิเคราะห์ในส่วนต่อไปนี้

องค์ประกอบของอีเมลมืออาชีพ

อีเมลระดับมืออาชีพทุกฉบับสามารถแบ่งออกเป็นส่วนพื้นฐานเดียวกันได้ คุณไม่สามารถใช้ส่วนประกอบเหล่านี้ทั้งหมดได้ แต่คุณควรพิจารณาส่วนประกอบแต่ละอย่างอย่างรอบคอบเสมอ

เป็นไปไม่ได้ที่จะประเมินประสิทธิภาพของอีเมลที่มีโครงสร้างดีและเป็นมืออาชีพต่ำเกินไป ซึ่งจะเข้าใจประเด็นด้วยคำพูดที่น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และกระตุ้นให้ผู้อ่านดำเนินการ เพื่อให้เข้าใจวิธีสร้างประสบการณ์นั้นมากขึ้น ต่อไปนี้คือรายการองค์ประกอบที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียน

หัวเรื่อง

หัวเรื่องอีเมล พร้อมด้วย ชื่อ หรือที่อยู่อีเมลของคุณจะเป็นสิ่งที่ผู้รับเห็นก่อนตัดสินใจว่าจะคลิกอีเมลของคุณหรือไม่ ดังนั้น คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังระบุจุดประสงค์ของข้อความและสร้างความคาดหวัง

ยังต้องจูงใจให้ผู้รับเปิดอีเมลด้วย ไม่ว่าเนื้อหาอีเมลของคุณจะมีโครงสร้างที่ดีเพียงใด หากหัวเรื่องไม่ดึงดูดความสนใจ พวกเขาอาจไม่เปิดอ่านด้วยซ้ำ และนั่นคือสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการในฐานะมืออาชีพ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับหัวเรื่องที่ควรคำนึงถึงสำหรับอีเมลมืออาชีพฉบับต่อไปของคุณ:

• ใช้อักขระน้อยกว่า 60 ตัว
• ระบุเป้าหมายของอีเมลอย่างชัดเจนในประโยคเดียว
• ทำให้เป็นป๊อป โดยเริ่มต้นด้วยชื่อผู้รับ

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเลื่อนการประชุม คุณสามารถเขียนว่า "เฮ้ [ชื่อจริง] เราขอนัดเวลาการประชุมใหม่ได้ไหม" หากคุณต้องการเชิญใครสักคนเข้าร่วมการสัมมนาทางเว็บ คุณสามารถเขียนว่า "[ชื่อ] นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับการตลาดผ่านอีเมล!"

ที่มา: Moosend

การทักทาย

การสร้างความประทับใจแรกพบที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ด้วยการทักทายอย่างเป็นทางการ โดยทั่วไปเรียกว่าคำทักทายเป็นสิ่งสำคัญเมื่อเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

เป็นเรื่องสำคัญเพราะการสะกดชื่อคนอื่นไม่ถูกต้องหรือใช้คำทักทายที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลเสียต่อวิธีที่เขาเห็นคุณ การให้ความคิดต้อนรับที่เพียงพอจะสร้างเสียงให้กับอีเมลทั้งหมด

เว้นแต่ผู้รับจะทำงานในองค์กรที่เป็นทางการมากขึ้นซึ่งชื่อเต็มของพวกเขาอาจเหมาะสมกว่า การใช้ชื่อเพียงอย่างเดียวก็เพียงพอแล้วในการอภิปรายอย่างมืออาชีพส่วนใหญ่

ควรใช้ชื่อหรือนามสกุลของผู้อื่นมากกว่าการใช้ "นางสาว" อย่างผิดพลาด หรือ "นาย" อย่างไรก็ตาม รูปแบบที่ต้องการสำหรับอาจารย์และแพทย์มักจะเป็นชื่อตามด้วยนามสกุล

บางครั้ง คุณสามารถเริ่มอีเมลด้วยการเขียน "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" แทนชื่อผู้รับ หากคุณไม่แน่ใจในข้อมูลประจำตัวของพวกเขา

ร่างกาย

ในเนื้อหาอีเมล คุณต้องใส่ข้อมูลที่คุณต้องการสื่อสารกับผู้รับ เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ ให้ใช้ภาษาที่เหมาะสมกับสถานการณ์ และ หลีกเลี่ยงการใช้คำ ที่เป็น สแปม ระบุให้ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อความและสิ่งที่คุณหวังว่าผู้รับจะดำเนินการหลังจากอ่าน

เริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเองเสมอ นี่เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นครั้งแรกที่ส่งอีเมลถึงใครซักคน นี่อาจเป็นย่อหน้าสั้นๆ หนึ่งถึงสองประโยคเกี่ยวกับตัวคุณที่เหมาะกับเป้าหมายของข้อความ

นี่คือเคล็ดลับบางประการ:

• หลีกเลี่ยงการรวมข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับประเด็นหลักของอีเมล
• ให้การแนะนำของคุณไม่เกินสองประโยค
• ลิงก์ไปยังเว็บไซต์หรือหน้า LinkedIn ของคุณ
• ให้การแนะนำเป็นเรื่องง่าย หลีกเลี่ยงการทำให้มันซับซ้อนเกินไป

หลังจากแนะนำตัวเองแล้ว คุณสามารถเริ่มอธิบายบริบทของอีเมลได้ เนื้อหาอีเมลควรอธิบายข้อความที่คุณต้องการส่งอย่างละเอียด ผู้รับจะได้รับประโยชน์จากข้อความนั้นอย่างไร และสิ่งที่คุณรอจากข้อความเหล่านั้น

ไม่มีใครมีเวลาอ่านอีเมลที่ยาวและอ่านยากโดยไม่มีบริบท ดังนั้นควรเขียนให้เรียบง่ายและกระชับ สังเกตให้ดีว่าคุณสามารถพูดได้มากน้อยเพียงใดโดยใช้คำพูดน้อยลง

ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางประการสำหรับการสร้างเนื้อหาอีเมลที่ยอดเยี่ยม:

• ใช้การจัดรูปแบบและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้อ่านอีเมลได้ง่ายขึ้น
• ใช้ตัวหนาและตัวเอียงบางคำ
• เขียนประโยคสั้น ๆ เพื่อปรับปรุงความสามารถในการอ่าน
• ถามคำถามปลายเปิดในตอนท้าย
• พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณและตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

การทำความเข้าใจผู้อ่านของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้พวกเขาสนใจสิ่งที่คุณพูดและดำเนินการตามความเหมาะสม

ปิด

ส่วนหน้าชื่อและลายเซ็นของคุณคือการปิดอีเมลของคุณ ควรรวมคำกระตุ้นการตัดสินใจไว้ ณ จุดนี้ด้วย ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการรับการตอบสนอง การนำผู้รับไปยังลิงก์เฉพาะด้วย แม่เหล็กนำ หรือดำเนินการอย่างอื่นโดยเฉพาะ

สิ่งที่ผู้รับทำหลังจากอ่านอีเมลของคุณจะกำหนดทุกอย่าง คุณมีความน่าจะเป็นที่สมเหตุสมผลที่จะได้รับคำตอบหากมีการเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ เน้นย้ำถึงคุณค่า และมีคำปิดที่เหมาะสม

การออกจากระบบที่ไม่ถูกต้องอาจสร้างความประทับใจที่ไม่ถูกต้องโดยมองว่าคุ้นเคยหรือไม่เป็นมืออาชีพมากเกินไป ดังนั้นให้เลือกหนึ่งรายการขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ

ลายเซ็น

ส่วนนี้อาจรวมถึงข้อมูลติดต่อ ตำแหน่ง องค์กร หรือลิงก์ไปยังเพจที่มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณหรือธุรกิจของคุณ พารามิเตอร์ทั้งหมดเหล่านี้สามารถเพิ่มชั้นข้อมูลอีกชั้นหนึ่งให้กับผู้รับของคุณ และสร้าง ลายเซ็นอีเมล แบบ มือ อาชีพ

แม้ว่าผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่จะไม่ฉวยโอกาสนี้ แต่ลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพมีศักยภาพมหาศาลในการบอกผู้อ่านเกี่ยวกับคุณหรือธุรกิจของคุณเพิ่มเติม และให้ช่องทางในการติดต่อคุณแก่พวกเขา

คุณยังสามารถเพิ่มลายเซ็นอีเมลอัตโนมัติให้กับอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งโดยใช้ แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล ส่วนใหญ่ รวมถึง Gmail และ Outlook แม้ว่าการทำให้ส่วนนี้เป็นแบบอัตโนมัติจะฟังดูมีประสิทธิภาพ แต่ควรปรับเปลี่ยนตามเป้าหมายของอีเมลเพื่อให้ได้รับการตอบกลับที่ดีขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

รู้ว่าคุณรู้วิธีรวมองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดของอีเมลระดับมืออาชีพ ถึงเวลาสำรวจเคล็ดลับต่างๆ เพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ

ทำให้อีเมลของคุณกระชับ

ผู้คนได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน ดังนั้นผู้รับจึงมีแนวโน้มที่จะตอบกลับอีเมลที่มีย่อหน้าสั้นๆ สองสามย่อหน้ามากกว่าอีเมลที่ยาวกว่ามาก ดังนั้น เมื่อพิจารณาถึงเวลาของผู้อื่นแล้ว การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพอย่างกระชับจึงเป็นเรื่องรอบคอบ ไม่ควรยาวเกินหนึ่งถึงสามย่อหน้าสั้นๆ แต่ละย่อหน้ามีสามถึงห้าประโยค อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงการทำให้สั้นเกินไป

ส่วนที่ยุ่งยากคือเนื้อหาอีเมล ซึ่งต้องครอบคลุมเนื้อหาจำนวนมาก ทำให้ยากต่อการตรวจสอบความยาว การเขียนข้อความโฆษณาใน อีเมล อาจเป็นอาวุธสำคัญในคลังแสงของคุณ และการเรียนรู้หลักการสร้างอีเมลที่กระชับซึ่งแปลงเป็นข้อความจะช่วยคุณได้อย่างมากในระยะยาว

จำไว้ว่ามืออาชีพ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจในองค์กร ไม่มีเวลาอ่านผ่านการสื่อสารที่มีความยาว ด้วยเหตุนี้ การมีอีเมลแบบ skimmable ด้วยน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพช่วยให้ผู้รับสามารถตอบกลับได้ง่ายขึ้น

คุณต้องการอ่านอีเมลสั้นๆ ที่กระชับและตรงประเด็นหรืออีเมลยาวๆ ที่ทำให้คุณเบื่อเมื่อดูผ่านๆ หรือไม่

ปรับแต่งมัน

ในโลกที่ข้อความ Push ที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคลนั้นพบเห็นได้ทั่วไปสำหรับแอปต่างๆ และโฆษณาที่ปรับแต่งเองจะโจมตีทุกสื่อที่คุณอาจใช้ การปรับแต่งอีเมลธุรกิจจึงเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ในคลังแสงของคุณ

อีเมลส่วนบุคคลมีลักษณะดังนี้:

ที่มา: Moosend

การปรับแต่งอีเมลแบบมืออาชีพนั้นเป็นมากกว่าการเพิ่มชื่อผู้รับในหัวเรื่อง หมายถึงการเพิ่มรายละเอียดที่ระบุว่าคุณได้ทำการค้นคว้าและจัดสรรเวลาเพื่อสร้างข้อเสนอทางอีเมลที่มั่นคงสำหรับพวกเขา

นักการตลาดหลายคนเชื่อมั่นอย่างยิ่งว่าการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณจะเพิ่มการมีส่วนร่วมของลูกค้า ดังนั้นการให้ความสนใจกับการปรับแต่งดังกล่าวอาจช่วยเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณอย่างมีนัยสำคัญและโอกาสในการได้รับการตอบกลับ เมื่อ ออกแบบอีเมล ของคุณ กลยุทธ์ที่ดีที่สุดคือต้องมีย่อหน้าเปิดที่มีการค้นคว้าสูง คุณสามารถค้นคว้าได้โดยดูจากบัญชีโซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ หรือบทความข่าวของผู้รับ

แนวคิดเบื้องหลังการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณคือการสร้างสเปรดชีตที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อ นั่นอาจเป็นชื่อ ที่อยู่อีเมล เรือตัดน้ำแข็ง และอาจเป็นลิงก์ที่อ้างอิงถึงโพสต์บนบล็อกหรือโพสต์บนโซเชียลมีเดีย

ที่มา: Moosend

อัตราความสำเร็จจะเพิ่มขึ้นอย่างมากหากคุณใช้เวลาในการค้นคว้าข้อมูลผู้รับและเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับอีเมลระดับมืออาชีพของคุณ

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการก้าวไปอีกระดับและหลีกเลี่ยงการทำงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ฉันได้รับการคุ้มครอง คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลและนำเข้า CSV ของคุณ ปล่อยให้ซอฟต์แวร์ทำงานได้อย่างมหัศจรรย์ กลยุทธ์นี้สามารถมีประสิทธิภาพสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่กำลังมองหาโอกาสในการทำงานหรือผู้ที่อยู่ในการขายและต้องการนำเสนออย่างมืออาชีพกับธุรกิจอื่น ๆ

ตรวจทานก่อนส่ง

ปัญหาการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนในอีเมลธุรกิจอาจทำให้เกิดการแสดงผลเชิงลบและผลลัพธ์ที่มีค่าใช้จ่ายสูง เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน แม้ว่าคุณจะเชื่อว่าอีเมลของคุณไม่มีที่ติ ให้ตรวจสอบชื่อผู้รับและที่อยู่อีเมลอีกครั้ง

ดำเนินการต่อด้วยหัวเรื่อง เนื้อหาของอีเมล และการปิดของคุณ ไม่ควรใช้เวลามากในการพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณ แต่การทำเช่นนั้นอาจป้องกันไม่ให้ไปสิ้นสุดในถังขยะของผู้รับ

  ตรวจสอบให้แน่ใจว่าย่อหน้าแรกของอีเมลระบุวัตถุประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน โปรดทราบว่านี่เป็นโอกาสสุดท้ายของคุณในการตรวจจับข้อผิดพลาด

พารามิเตอร์อื่นที่ต้องจำไว้คือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญด้านไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนเพื่อส่งอีเมล แต่สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาข้อผิดพลาดเหล่านี้ เมื่อเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ ขอแนะนำให้ใช้ภาษาอังกฤษที่เข้าใจง่ายและเข้าใจได้ หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและวลีที่ซับซ้อน

ติดตามเสมอ

ผู้เชี่ยวชาญอาจไม่ว่าง อีเมลหายในกล่องจดหมาย หรือทำเครื่องหมายอีเมลของคุณว่าเป็นสแปม  

บางครั้งผู้คนกังวลว่าการส่งการติดตามผลจะทำให้ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าไม่พอใจ ผู้มีอำนาจตัดสินใจหลายคนชื่นชมบุคคลที่มีความพากเพียรที่ไม่ข้ามพรมแดน การอ่านอีเมลหลายๆ ฉบับของคุณทำให้เกิดความรู้สึกคุ้นเคย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณส่งอีเมลที่ไม่สุภาพไปยังผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่ไม่รู้จักคุณ

ในการสร้างอีเมลติดตามผลที่มี Conversion สูง คุณควรพิจารณาพารามิเตอร์เหล่านี้:

• ค่อยๆ เตือนพวกเขาถึงอีเมลล่าสุดของคุณ
• เพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมในอีเมลก่อนหน้าของคุณเพื่อจุดประกายการสนทนาและกระตุ้นความสนใจ
• รวมคำถามปลายเปิดเพื่อให้พวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่จะตอบ
• การติดตามผลควรสั้นและเน้นประเด็นหลัก

ตัวอย่างอีเมลมืออาชีพ

เพื่อนำบทความนี้ไปปฏิบัติ เราจะสร้าง เทมเพลตอีเมลระดับมืออาชีพ สองแบบ ในส่วนนี้ หนึ่งจะเป็นอีเมลสมัครงานและอีกอันจะเป็นอีเมลเย็น ๆ ที่เสนอความร่วมมือบางอย่าง

เริ่มต้นด้วยการสมัครงาน:

เทมเพลตอีเมลนี้เป็นพื้นฐานที่ยอดเยี่ยมในการเสนอขาย CV ของคุณกับบริษัทอื่น จำไว้ว่าคุณต้องติดตามผลหากต้องการเพิ่มโอกาสในการได้รับคำตอบในเชิงบวก

ตอนนี้ มาสำรวจวิธีการอีเมลแบบมืออาชีพที่สองของเรากัน นั่นจะเป็นการส่งอีเมล์แบบเย็นสำหรับสถานการณ์ B2B

แม้ว่าตัวอย่างอีเมลนี้จะมีแนวทางที่เป็นทางการน้อยกว่า แต่ภาษาก็ยังคงเป็นมืออาชีพและมีองค์ประกอบทุกอย่างที่เรากล่าวถึงข้างต้นสำหรับการสร้างอีเมลที่มีการแปลงสูง

ซื้อกลับบ้าน

การเขียนอีเมลแบบมืออาชีพอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย อย่างไรก็ตาม หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำจากบทความนี้ คุณมีพื้นฐานที่มั่นคงในการสร้างบันทึกที่ชนะรางวัล ไม่ใช่ว่าทุกอีเมลจะประสบความสำเร็จ แต่การติดตามโอกาสของคุณจะรับประกันผลตอบแทนจากการลงทุนที่สูงขึ้น

อย่าลืมตรวจสอบทุกองค์ประกอบของอีเมลระดับมืออาชีพ กระชับและปรับแต่งส่วนต่างๆ ของแนวทางในแบบของคุณเพื่อให้โดดเด่นในกล่องจดหมายของผู้รับ พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณก่อนที่คุณจะกดส่ง และรอสามถึงห้าวันเพื่อส่งอีเมลติดตามผลของคุณ

เขียนอีเมลมืออาชีพเหล่านั้นต่อไป!

กำลังมองหาคำแนะนำจดหมายข่าวทางอีเมล? ต่อไปนี้คือตัวอย่างจดหมายข่าว 18 ฉบับที่สร้างแรงบันดาลใจที่ได้ผลและเหตุผล