İş Gücünüz ve Ofisiniz için Geleceğe Hazır Kılavuz

Herhangi bir eski bilimkurgu filmini izleyin ve en az iki sonuca varacaksınız: Hiç kimsenin geleceğin ne olacağı hakkında hiçbir fikri yoktu ve gelecek şimdidir .

Bugün doğal kabul ettiğimiz gelişmelerin çoğu, bilim kurgu yazarlarının bile hayal bile edemeyecekleri şeylerdi. Cep telefonlarından sürücüsüz arabalara, büyük bir bilinmeyene doğru hızla ilerlemeye devam ediyoruz.

Son birkaç on yılda teknolojide yapılan bu kadar çok değişiklikle, daha sonra ne olacağını bilmediğinizde kendinizi ve işinizi nasıl geleceğe hazırlayacağınızı merak edebilirsiniz.

Endişelenmeyin - kendinizi bilinmeyene hazırlamanın yolları var. Tarih, değişime açık olanlardan yanadır. Yeni teknolojinin ve gelişen kültürün nabzını tutmak, yalnızca gelecekte hayatta kalmanıza değil, aynı zamanda gelişmenize de yardımcı olabilir.

İş gücünüzü geleceğe hazır hale getirme

Geçen takvim yılı boyunca, birçok kuruluş çalışma şekillerinde ve nerede çalıştıklarında büyük değişiklikler geçirdi. İşyeri artık sadece dokuz ila beş işi sırasında personeli geçici olarak barındırmak için tasarlanmış tuğla ve harçtan yapılmış bir yapı değildir; daha ziyade, iş sürdürülebilirlik ve ölçeklenebilirlik söz konusu olduğunda iş yerleri inovasyon gemileri haline geliyor.

Teknolojinin sürekli yükselişi ile işinizde güvensiz hissetmeniz doğaldır. İşler gereksiz hale geliyor ve insanlar makineler tarafından dışarı itildikçe işlerini kaybediyorlar. Ancak, teknolojiye karşı rekabet yeni bir şey değil.

Son birkaç yüzyıldır artan inovasyon nedeniyle bazı iş görevleri değişim içinde olmuştur. Bazı insanlar rollerinin modası geçtiğinde uyum sağlamayı başarırken, diğerleri o kadar şanslı değildi. Yine de bu, işin geleceği için daha fazla yeniliğe yol açtı.

Bir işi geleceğe hazırlamanın yolu, sektörünüze sıkı sıkıya bağlı kalmak değildir. Bunun yerine, zaman ilerledikçe ve iş fonksiyonları değiştikçe esnek olmanın yollarını bulmanız gerekir. Bazı iş fonksiyonlarının gereksiz hale gelmesine rağmen, bugün ilkokula başlayan çocukların %33'ü henüz icat edilmemiş bir işe sahip olacak.

Nasıl oluyor da bazı insanlar kendilerini çabucak işsiz bulurken, diğerleri her zaman yeni fırsatlara ve baş edebileceklerinden daha fazla işe sahipmiş gibi görünüyor? Cevap, bazı insanlar iş becerilerini geleceğe hazırlarken, diğerleri geleceğe karşı savaşmaya çalışıyor.

Doğru becerilere sahipseniz, kendinizi herhangi bir işe hazırlayabilirsiniz. Bir işletmeniz varsa, bu geleceğe dönük becerilere sahip olanları seçerek ve diğerlerini de aynı zihniyeti benimsemeye teşvik ederek çalışanlarınızı hazırlamaya yardımcı olabilirsiniz. Bunu yapmanın birkaç yolunu tartışalım.

Kişilerarası becerileri geliştirin

Teknoloji, tekrarlanan görevlerin çoğunu üstlenebilir, ancak duygusal zekanın yerini alamaz. İş liderleri, kendilerini değerli kılan yumuşak becerilere sahip insanları seçmelidir. Dinleme becerileri, empati, tepki verme ve öz farkındalık, duygusal zekanın ayırt edici özellikleridir.

Yaratıcı ol

Mevcut işinizin çoğu tekrar ediyorsa, muhtemelen eninde sonunda değiştirilecektir. Makineler bazı iş fonksiyonlarını – özellikle de gereksiz olanları – kolaylıkla üstlenebilse de yaratıcılık, makinelerin kopyalayamayacağı bir şeydir. Bu, insan ekip üyelerini şirketleri için vazgeçilmez kılar.

Ekibinizi, işgücü için uzun ömürlü bir varlık haline gelmek için eleştirel düşünme becerilerini geliştirmeye teşvik edin. Karmaşık durumlar için bilgi toplamak ve değerlendirmek için karar verme ve problem çözme becerilerini geliştirin.

Şirketinize değer katmak için yenilikçi ve yaratıcı çözümler üretmeye devam eden çalışanlar, teknoloji mevcut rollerinin yerini alsa bile uyum sağlayabileceklerdir.

Yaratıcılık ve eleştirel düşünme, bir iş olsa bile eskimeyecek iş becerileridir. İşgücünün değişen ihtiyaçlarını karşılamak için her gün yeni rollerin ortaya çıktığını gördüğümüz için, işyerinde yaratıcı iş unvanlarının faydaları bile var.

Esnekliği benimseyin

Çok iyi bilinen bir söz vardır: "Hedeflerin konusunda inatçı ol ama yöntemlerin konusunda esnek ol." Geleceğin çalışanlarının değişime daha açık olmaları ve durumlara uyum sağlamaları gerekiyor.

Yeni bir iş fonksiyonuna uyum sağlamak için, çalışanlar yeni beceriler öğrenebilmeli ve buna göre bilgi tabanlarını genişletebilmelidir. Bunu yapmak için geleceğin işçileri, ellerinden gelen her şekilde becerilerini artırmaya ve yeniden beceri kazanmaya istekli olmalıdır. Kurslar, kendi kendine öğretme ve mentorluk, bir şirket için vazgeçilmez olmanın sadece birkaç yoludur.

Ofis ve işyeri tasarım trendleri

2001: A Space Odyssey'i izlediyseniz , bu noktada ofislerin uzayda olmasını beklersiniz. Modern ofisler, uçuş yeteneklerinden yoksun olsalar bile teknik olarak son derece gelişmiştir.

Geleceğe hazır bir iş gücünün, gelecek düşünülerek tasarlanmış bir yerde olması gerekir. İşyerindeki yer sönük ve modası geçmişse, işçiler o kadar üretken ve gelecek odaklı olamazlar. İşinizin zamanla değiştiğinden emin olmak için ofis tasarımınızı nasıl geleceğe hazırlayabileceğinizi tartışalım.

Ofis resepsiyonunuzu dönüştürün

Ofisinizi ne kadar iyi tasarladığınız kapıdan girdiğiniz andan itibaren belli oluyor. Ofis resepsiyonunuz, tüm çalışma ortamınızın tonunu belirler. Daha iyi müşteri hizmeti ve müşterilerle tanışmanın daha etkili bir yolu için güvenli ve geleceğe hazır bir resepsiyon alanı oluşturun.

ofis içi

Neyse ki, filmlerin gelecek için tasavvur ettiği steril beyaz ofisler gerçeklikten daha uzak olamazdı. Günümüzün ofisleri şık ama aynı zamanda doğayı iç mekanlara taşıyor ve daha sıcak bir dokunuş sunuyor.

İşyeri trendleri, şirketinizin içeriden harika görünmesini sağlamanın bir yolundan daha fazlasıdır. Ayrıca ofis alanı ikilemlerini çözmeye yardımcı olurlar. Verimliliği artırmaktan işbirliğini teşvik etmeye ve teknolojiyi etkinleştirmeye kadar, geleceğe dönük bir ofis tasarımı daha iyi bir şirket kurabilir.

Dikkat edilmesi gereken bazı ofis trendleri şunlardır:

• Hibrit bir model için tek bedenden uzaklaşma
• Daha geniş bir çözüm yelpazesi elde etmek için kısa vadeli düşünmeyi bırakmak
• İşlevler arası işbirliği ve çözümler
• Kiracı deneyimi
• Şirket kültürüne odaklanma
• Yaratıcılığa odaklanmak için üretkenlikten uzaklaşmak
• Sağlıklı yaşam etrafında dönen bir ortam
• Akıllı doluluk
• Eşi görülmemiş çözümler için türünün en iyisi yazılımı entegre etmek

Tasarımın geleceğine göz kulak olarak, mekanınızın en derin temel değerlerinize ilham vermeye ve şirketinizi ilerletmeye devam etmesini sağlayabilirsiniz.

kağıtsız ofis

Geleceğe hazır bir ofis kağıttan uzaklaşır. Etkisiz, dağınık ve çevre dostu değil. Ayrıca, kağıttan uzaklaşmak düşündüğünüz kadar göz korkutucu değil. İşte kağıtsız bir ofis olmayı düşünmek isteyebileceğiniz bazı nedenler.

Etkili organizasyon

Ortalama olarak, insanlar hayatlarının altı ayını kayıp eşyaları arayarak geçirirler. Kağıtsız ofis modeline geçerek eksik evrakları ve önemli belgeleri aramayı bırakın. Dijital bir platformda ihtiyacınız olan her şey parmaklarınızın ucunda olacak.

Daha iyi paylaşım

İster bir iş arkadaşınızla, ister müşterinizle, kağıtsız kaldığınızda belgeleri ve evrakları paylaşmak daha kolaydır. Birisi hastalanırsa veya ofisten uzaktaysa, ihtiyacınız olan tüm evraklara yine de kolayca erişebilirsiniz. Ayrıca, müşterileri faks, tarama veya kağıt postalama belgeleriyle ileri geri gitme zahmetinden kurtaracaksınız.

Gelişmiş ofis tasarımı

Ofis tasarımı, daha iyi bir çalışma ortamı oluşturmaya yardımcı olur ve potansiyel müşteriler için havayı belirler. Kağıt yığınları ve dağınıklık, zamanın gerisinde kaldığınız ve potansiyel olarak dağınık olduğunuz mesajını verir. Hiçbir müşteri, belgelerini düzgün tutamayan bir kuruluşla çalışmak istemez.

Verimliliği arttırmak

Kağıtsız kullanım, belgeleri imzalamayı, dosyalama ve düzenlemede zaman kazanmayı ve belgeleri bulmayı kolaylaştırır. Kağıtsız çalışma alanları, sizin ve ekibinizin hiç olmadığı kadar hızlı ve verimli çalışmasına olanak tanır.

Azaltılmış işletme maliyetleri

Kağıtsız bir ofis, yalnızca kağıt maliyetinden daha fazla para tasarrufu sağlar. Şirketler için bir maliyeti olan çalışan zamanından tasarruf sağlar. Ayrıca satın almanız gereken malzemeleri (kağıt, mürekkep vb.) azaltarak dosyaları saklama ve düzenleme maliyetinden de tasarruf sağlar.

Güçlendirilmiş çevre dostu

Olumlu bir etki yaratmanın bir yolu kağıttan vazgeçmek. Sadece kağıdı yapmak için çevreye verilen zararı kurtarmakla kalmaz, aynı zamanda mürekkep kartuşları ve yazıcılar da zararlı olabilir. Her bir mürekkep püskürtmeli kartuşu oluşturmak için üç litre yağ gerektiğini biliyor muydunuz? Kağıtsız kullanım sadece çevreye yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda şirketinizin ve markanızın daha iyi bir imajını da oluşturacaktır.

Gelecek için üretkenliği artırmak

Gelecek, nihai üretkenliktir. Aslında, işgücü verimliliği yalnızca 2019'un ilk çeyreğinde %6 arttı. Buna ayak uydurmak için şirketlerin çalışanlarında üretkenliği teşvik etmenin yollarını bulması gerekiyor.

Ofis tasarımınız, çalışanlarınızın verimliliğine katkıda bulunabilir. İlham veren bir ortam, endişeyi gidermeye, ekibe yeniden enerji vermeye ve şirket değerlerini teşvik etmeye yardımcı olabilir.

Tasarımınızla üretkenliği teşvik etmenin bazı yolları:

• Kurumsal DNA'yı yansıtın. Tasarımınız firmanızı yansıtmalıdır. Köklerinize saygı göstermek ve yaptıklarınıza dair eğlenceli hatırlatıcılar eklemek, ofisinizin tasarımına içkin olmalıdır.
• Sıra dışı ofis tasarımları. Ofisinizi nasıl tasarladığınız konusunda çalışanları konfor alanlarından çıkarın. Sıcak çalışma masası, beyin fırtınası adaları ve ortak masaların tümü işbirliğini açar ve üretkenliği artırır.
• Bilime dayalı tasarımlar. Verimlilik karanlıkta bir atış olmak zorunda değildir. İnsanları neyin daha üretken hale getirdiğine dair birçok araştırma var. Örneğin, toplantılar için ayakta durmak verimsiz zamanı %34 oranında azaltır.
• Teknolojiyi entegre edin. Şarj istasyonları gibi teknolojileri ofisin genel tasarımına dahil edin. İşin etkili bir şekilde yapılmasına izin verirken estetiğin geliştirilmesine yardımcı olacaktır.
• Doğadan ilham almıştır. Dışarıyı içeri getirmek, çalışanların refahı ve ruh hali üzerinde olumlu bir etkiye sahip olabilir. Doğa, çalışanların üretken olmak için ihtiyaç duyduğu sakinliği sağlamaya yardımcı olur.

Teknolojiye dayanıklı üretkenlik

Bununla birlikte, geleceğe yönelik üretkenlik teknolojinin ötesine geçer. Teknoloji olmadan temel bilgilere sahip olmak, gelecek ne getirirse getirsin üretken olabileceğiniz anlamına gelir.

Uygulamalar ve diğer teknolojiler üretkenliği kesinlikle artırabilse de, başlayabileceğiniz en üretken olmakla başlar. En az zamanda işinizden en iyi şekilde yararlanmak için hayatınız olsun:

• Katmanlar halinde çalışın. Hayatınızı bölümlere ayırmaya çalışmayı bırakın. Bunun yerine, geri kalanına ilham vermek için her bir parçayı kullanın.
• Aralar vermek. Pomodoro yönteminin popüler olmasının bir nedeni var: işe yarıyor. Molaları önceden planlayarak, çalışırken hem motivasyonunuzu hem de hızınızı artıracaksınız.
• Yürü gitsin. Yürümek, yaratıcılığınıza çok ihtiyaç duyulan bir destek verebilir. Molalarınızı planlıyorsanız, daha üretken olmak için yürüyüşe çıkmayı da düşünün.
• 5 dakika kuralı. Bir göreve başlamak için kendinize beş dakika verin. Bu kural, erteleme ve zihinsel direncin üstesinden gelmeye yardımcı olur.
• Biraz uyu. Uyku, üretkenlik için çok önemlidir. Ayrıca problem çözmenize ve daha iyi kararlar almanıza yardımcı olabilir.
• Oyunlar. Oyunlar rahatlamaya yardımcı olur. Kaygı üretkenliğe zarar verebilir. Oyunlar ayrıca üretken olmak için gerekli olan konsantrasyon ve eleştirel düşünmeyi de geliştirir.

Ofis yönetim araçları

Ofis yönetim araçları bir şirketi kurabilir veya bozabilir. Yönetim, müşterilerinizin çoğu için liderliğin yüzüdür ve ofisin havasını belirler. Ofis yönetiminize geleceğe dönük olmaları için ihtiyaç duydukları araçları vererek, ofisinizin geri kalanı için bir dalga etkisi yaratırsınız.

Geleceğin iş gücü

Kuruluşlar çalışanlarını mutlu, sağlıklı ve üretken tutmak konusunda ciddiyse, çalışan deneyimi her zamankinden daha yüksek bir öncelik haline gelmek zorunda kalacak. Bu, çalışanların hayatlarını kolaylaştırmayı amaçlayan işyeri teknolojisinden bir kapsayıcılık ve amaç kültürünü teşvik etmeye kadar her şeye dokunacak. Yeni çalışma dünyası etrafımızda var ve gerçekten onu durdurmak yok. Bunlar, iş liderlerinin kucaklaması gereken heyecan verici ve olağanüstü zamanlar.

Yeni nesil işyeri iletişimi

İnsanların işe gelme şekli değişse de, etkili iletişim hala en önemli önceliktir. Ancak teknoloji, birbirimizle iletişim kurma şeklimizi dönüştürmeye devam ediyor. Her zaman, her yerde sohbet etmemizi sağlar. E-postalardan uygulamalara, yeni nesil iş yeri iletişimi burada:

• Akıllı e-posta artık elektronik bir mesajdan daha fazlası. Daha da bağlantılı hale getirmek için takvim etkinlikleri, uygulama entegrasyonu, Boomerang ve daha fazlası var.
• Messenger platformları iletişimin geleceğidir. Slack, ofislerin sohbet etme şeklini değiştirdi, ancak şu anda tek seçenek olmaktan çok uzaklar.
• Bulut bilişim , çalışanların işbirliği yapmasına ve uzaktan bilgi göndermesine olanak tanır.
• Video konferans , ekiplerin her yerden yüz yüze görüşmesine ve işbirliği yapmasına olanak tanır.
• Müşteri AI , çalışanların doğrudan web sitenizde müşterilerle daha etkili iletişim kurmasına yardımcı olur.

Ancak, tüm bu teknoloji, gezinmek için yeni bir arazi olduğu anlamına gelir. Bu teknolojiden en etkili şekilde nasıl yararlanırsınız?

Uzaktan çalışma sizin için uygun mu?

Uzaktan çalışma, çalışma kültüründeki en yeni trend. Aslında, çalışanların %36'sı maaş zammı yerine uzaktan çalışmayı tercih ediyor. Şirketler, kendilerine daha fazla paraya mal olmayan bir avantaj sağlamaktan mutluluk duyarlar. Kazan-kazan, değil mi?

Çok hızlı değil. Uzaktan çalışma birçok durum için ideal olmayabilir. Bazı engeller şunları içerir:

• Artan öz disiplin
• İzolasyon
• İş-yaşam dengesizliği
• Artan dikkat dağıtıcı
• Daha kasıtlı işyeri ilişkileri

Uzaktan çalışma, çoğu insanın düşündüğünden çok daha fazla kasıtlılık gerektirir. Şirketlerin, çalışanların verimli çalışmasına yardımcı olmak için yönergeler belirlemesi gerekir.

Esneklik, çoğu durumda uzaktan çalışmaktan daha ideal olabilir. Örneğin, bazı şirketler herkesin 11.00-16.00 saatleri arasında ofiste olmasını ve sekiz saat çalışmasını şart koşar, ancak insanların ne zaman girip çıkacağı konusunda esnektir.

Başarılı sanal toplantılar yürütme

Çoğu bilimkurgu filminin doğru yaptığı bir şey mi var? Toplantılarda herkesin fiziksel olarak hazır bulunması gerekmez. Sanal toplantılar, işyeri iletişiminin önemli bir parçasıdır. Müşteriler ve uzaktan çalışanlarla iletişim kurmak için uygun maliyetli ve verimlidirler. Ayrıca, daha iyi işbirliğini teşvik ederler: Uzak ekip üyelerinin %87'si video konferans sayesinde ekiplerine daha bağlı hisseder.

Ancak, görüntülü toplantılar birçok çalışan ve lider için hala rahatsız edicidir. Küçük bir hazırlık olsa da, bunun başarılı olmasını sağlayacaktır. Bir sonraki sanal toplantınız için bazı ipuçları şunları içerir:

• Doğru çevrimiçi platformu bulmak.
• Yalnızca sesin iyi olup olmadığını veya videonun daha uygun olup olmadığını anlamak.
• Toplantı gündemini önceden göndermek.
• Toplantınızdan bir gün önce her şeyi test edin.
• Gizliliğinizin olduğundan emin olun.
• Toplantınızı kaydetme.

2. Çok kültürlü müşteri tabanı

Teknolojideki artış dünyayı her zamankinden daha küçük hale getirdi. Teknoloji dünyanın her yerindeki insanları her zamankinden daha erişilebilir hale getirdiği için uluslararası hareketlilik artıyor. Geleceğe ayak uydurmak için, müşteri tabanınızı ve kültürel farklılıkları kapsamlı bir şekilde anlamanız gerekir. Çok kültürlü müşteri tabanınızı nasıl büyüteceğinize dair bazı ipuçları şunları içerir:

Ekibinizin dil bilgisinden yararlanın

Müşteriler kendi dillerini daha rahat konuşurlar, böylece daha iyi müşteri hizmeti verebilirsiniz. Örneğin, bir müşteri kendi ana dilinde şikayet etmeye daha meyillidir.

Müşteri hizmetlerinde kültürel farklılıkları anlayın

Farklı kültürlerin mükemmel müşteri hizmeti için farklı beklentileri vardır. Örneğin Amerika'da hız anahtardır. Yine de birçok Avrupa ülkesi için, ne kadar hızlı yanıt verdiğinizden çok doğruluğu önemseyebilirler.

Göz önünde bulundurulması gereken diğer farklılıklar arasında, ad veya soyadlarına göre hitap edilip edilmeyeceği veya cinsiyetlerine nasıl hitap edileceği gibi kayıt dışılıkların kullanılması yer alır. Kültür, sudaki bir balık gibidir: Onu hafife alırız. Müşteri tabanınızla aynı kültürden birinin bakış açısına sahip olun ve işleri yürütün. Muhtemelen farklılıklara şaşıracaksınız.

Ürün geliştirmeyi düşünün

Ürünleri başka bir ülkede nasıl geliştirdiğiniz dikkate alınması gereken bir şeydir. Örneğin Amerikalılar, teknolojinin en ileri noktasında olmayı severler ve beta testinden mutlu olurlar. Diğer kültürler zaten ete kemiğe bürünmüş bir şeye sahip olmayı tercih eder. Aynı şekilde, çok dilli özellikler çok kültürlü müşteriler için faydalıdır. İlk dillerinde okuyabilirlerse sizi ve ürününüzü daha iyi anlayabilirler.

3. Beş yıldızlı kurumsal deneyim

Çoğu bilimkurgu filmi, zorlu kahramanın hayatta kalmak için savaşması gereken distopik bir geleceği resmediyordu. Oysa gerçek tam tersi. İnsanlar her zamankinden daha fazla konfor ve en iyi hayatlarını yaşamalarına yardımcı olacak teknoloji bekliyor.

Gelecek kişiselleştirmedir. Müşteriler artık ihtiyaçlarına göre kişiselleştirilmiş bir deneyim bekliyor. O zaman her şeyi başlatan şirketlerden bir sayfa alabiliriz: 5 yıldızlı oteller. Müşteri hizmetlerinde kendilerini öne çıkaran kişiselleştirilmiş bir deneyim sunma konusunda uzun bir geçmişleri vardır.

Beş yıldızlı kurumsal deneyimin işletmeniz için büyük avantajları vardır:

• Müşteri sadakati
• tavsiyeler
• Daha iyi şirket kültürü

Müşterilerinize beş yıldızlı bir deneyim sunmanın birkaç yolu vardır. İlk olarak, her müşteri hakkında ayrıntılı bir kayıt tutun. Müşterilerimizi kolayca takip edebildiğimiz için veriler bunu her zamankinden daha kolay hale getirdi.

Ardından, randevular ve güncellemeler hakkında hatırlatıcılar göndermek için teknolojiden yararlanın. İyi bir müşteri deneyimini beş yıldızlı bir deneyimden ayıran hatırlatıcılar gibi küçük ayrıntılardır. Son olarak, dostça bir ilk izlenim bırakın. Yakışıklı kapı görevlileri veya resepsiyon görevlileri, müşterinin şirketiniz hakkındaki düşüncelerinde büyük bir fark yaratacaktır.

Müşteri hizmetleri ve beş yıldızlı kurumsal deneyimler artık kuruluşlar için isteğe bağlı değil. Öne çıkanlar, müşterilerine özel özen gösterenlerdir.