O guia à prova de futuro para sua força de trabalho e escritório

Assista a qualquer filme antigo de ficção científica e você sairá com pelo menos duas conclusões: ninguém tinha ideia do que o futuro reservava, e o futuro é agora.

Muitos dos desenvolvimentos que tomamos como garantidos hoje foram coisas com as quais até mesmo os escritores de ficção científica nunca sonharam. De telefones celulares a carros autônomos, continuamos a progredir para o grande desconhecido aos trancos e barrancos.

Com tantas mudanças na tecnologia nas últimas décadas, você pode se perguntar como se preparar para o futuro e para sua empresa quando não sabe o que vai acontecer a seguir.

Não se preocupe – existem maneiras de se preparar para o desconhecido. A história favorece aqueles abertos à mudança. Manter o pulso em novas tecnologias e culturas emergentes pode ajudá-lo não apenas a sobreviver no futuro, mas a prosperar nele.

Preparando sua força de trabalho para o futuro

Ao longo do ano civil passado, muitas organizações passaram por grandes mudanças na forma como trabalham e onde trabalham. O local de trabalho não é mais apenas uma estrutura de tijolo e argamassa destinada a abrigar funcionários temporariamente durante seus nove a cinco empregos; em vez disso, os locais de trabalho estão se tornando recipientes de inovação quando se trata de sustentabilidade e escalabilidade.

É natural sentir-se inseguro em seu trabalho com a ascensão contínua da tecnologia. Os empregos estão se tornando redundantes e as pessoas estão perdendo trabalho à medida que são empurradas por máquinas. No entanto, a competição contra a tecnologia não é novidade.

Algumas funções de trabalho estão em fluxo devido à crescente inovação nos últimos séculos. Enquanto algumas pessoas foram capazes de se adaptar quando seus papéis se tornaram obsoletos, outras não tiveram a mesma sorte. Ainda assim, isso levou a mais inovação para o futuro do trabalho.

A maneira de garantir um emprego à prova de futuro não é se apegar ao seu setor. Em vez disso, você precisa encontrar maneiras de ser flexível à medida que o tempo avança e as funções do trabalho mudam. Apesar de algumas funções de trabalho se tornarem redundantes, 33% das crianças que ingressam na escola primária hoje terão um trabalho que ainda não foi inventado.

Como é que algumas pessoas ficam rapidamente desempregadas enquanto outras sempre parecem ter novas oportunidades e mais trabalho do que podem lidar? A resposta é que algumas pessoas provam suas habilidades profissionais para o futuro, enquanto outras tentam lutar contra o futuro.

Se você tiver as habilidades certas, poderá se preparar para qualquer trabalho. Se você possui um negócio, pode ajudar a preparar seus funcionários escolhendo aqueles que têm essas habilidades à prova de futuro e incentivando outros a adotar a mesma mentalidade. Vamos discutir algumas maneiras de fazer exatamente isso.

Desenvolver habilidades interpessoais

A tecnologia pode assumir a maioria das tarefas repetitivas, mas não pode substituir a inteligência emocional. Os líderes empresariais precisam escolher pessoas com habilidades sociais que as tornem valiosas. Habilidades de escuta, empatia, capacidade de resposta e autoconsciência são todas as marcas da inteligência emocional.

Seja criativo

Se grande parte do seu trabalho atual for repetitivo, é provável que seja substituído. Embora as máquinas possam facilmente assumir algumas funções de trabalho – especialmente aquelas que são redundantes – a criatividade é algo que as máquinas não podem replicar. Isso torna os membros da equipe humanos indispensáveis ​​para suas empresas.

Incentive sua equipe a desenvolver habilidades de pensamento crítico para se tornar um ativo duradouro para a força de trabalho. Cultive habilidades de tomada de decisão e resolução de problemas para coletar e avaliar informações para situações complexas.

Os trabalhadores que continuam a apresentar soluções inovadoras e inventivas para agregar valor à sua empresa poderão se adaptar, mesmo que a tecnologia substitua seu papel atual.

Criatividade e pensamento crítico são habilidades de trabalho que não se tornarão obsoletas mesmo que um trabalho se torne. Existem até benefícios para cargos criativos no local de trabalho, pois vemos novas funções surgirem todos os dias para acomodar as necessidades em constante mudança da força de trabalho.

Abrace a flexibilidade

Existe um ditado bem conhecido que diz: “Seja teimoso com seus objetivos, mas flexível com seus métodos”. Os funcionários do futuro precisam se tornar mais abertos à mudança e se adaptar às situações.

Para se encaixar em uma nova função de trabalho, os funcionários devem ser capazes de aprender novas habilidades e expandir sua base de conhecimento de acordo. Para fazer isso, os trabalhadores do futuro devem estar dispostos a aprimorar e requalificar da maneira que puderem. Cursos, autoaprendizagem e mentoria são apenas algumas formas de se tornar indispensável para uma empresa.

Tendências de design de escritório e local de trabalho

Se você já assistiu 2001: Uma Odisseia no Espaço , espera que os escritórios estejam no espaço a essa altura. Os escritórios modernos são extremamente avançados tecnicamente, mesmo que não tenham capacidade de voo.

Uma força de trabalho preparada para o futuro precisa estar em um local também projetado com o futuro em mente. Os trabalhadores não podem ser tão produtivos e focados no futuro se o local de trabalho for pouco inspirador e datado. Vamos discutir como você pode preparar o design do seu escritório para o futuro para garantir que sua empresa esteja mudando com os tempos.

Transforme a recepção do seu escritório

O quão bem você projeta seu escritório é óbvio desde o momento em que você entra pela porta. A recepção do seu escritório define o tom de todo o seu ambiente de trabalho. Crie uma área de recepção segura e protegida do futuro para um melhor atendimento ao cliente e uma maneira mais eficaz de atender os clientes.

Dentro do escritório

Felizmente, os filmes de escritórios brancos e estéreis tinham imaginado para o futuro não poderiam estar mais longe da realidade. Os escritórios de hoje são elegantes, mas também trazem a natureza para dentro de casa e oferecem um toque mais aconchegante.

As tendências do local de trabalho são mais do que apenas uma maneira de fazer sua empresa parecer ótima por dentro. Eles também ajudam a resolver dilemas de espaço de escritório. Desde o aumento da produtividade, o incentivo à colaboração até a habilitação da tecnologia, um design de escritório preparado para o futuro pode construir uma empresa melhor.

Algumas tendências de escritório a serem observadas incluem:

• Afastando-se de um tamanho único para um modelo híbrido
• Deixando o pensamento de curto prazo para obter uma gama mais ampla de soluções
• Cooperação e soluções multifuncionais
• Experiência do inquilino
• Foco na cultura da empresa
• Afastando-se da produtividade para focar na criatividade
• Um ambiente que gira em torno do bem-estar
• Ocupação inteligente
• Integrando o melhor software da categoria para soluções sem precedentes

Ao ficar de olho no futuro do design, você pode garantir que seu espaço continue a inspirar seus valores fundamentais mais profundos e impulsionar sua empresa.

O escritório sem papel

Um escritório à prova de futuro se afasta do papel. É ineficaz, confuso e não é ecologicamente correto. Além disso, a transição do papel não é tão assustadora quanto você pensa. Aqui estão algumas razões pelas quais você pode querer considerar se tornar um escritório sem papel.

Organização eficaz

Em média, as pessoas passam seis meses de suas vidas procurando itens perdidos. Pare de procurar papéis perdidos e documentos importantes mudando para um modelo de escritório sem papel. Você terá tudo o que precisa ao seu alcance em uma plataforma digital.

Melhor compartilhamento

Seja com um colega de trabalho ou cliente, é mais fácil compartilhar documentos e documentos quando você não usa papel. Se alguém ligar dizendo que está doente ou estiver fora do escritório, você ainda terá acesso fácil a qualquer papelada necessária. Além disso, você evitará aos clientes a dor de cabeça de ir e voltar com documentos de fax, digitalização ou correspondência em papel.

Design de escritório aprimorado

O design do Office ajuda a criar um ambiente de trabalho melhor e define o tom para clientes em potencial. Pilhas de papéis e bagunças desordenadas enviam a mensagem de que você está atrasado e potencialmente desorganizado. Nenhum cliente quer trabalhar com uma organização que não consegue manter seus documentos em ordem.

Maior eficiência

A eliminação do papel torna mais fácil assinar documentos, economizar tempo no arquivamento e organização e encontrar documentos. Locais de trabalho sem papel permitem que você e sua equipe trabalhem com mais rapidez e eficiência do que nunca.

Custos empresariais reduzidos

Um escritório sem papel também economiza mais dinheiro do que apenas o custo do papel. Economiza tempo dos funcionários, o que tem um custo para as empresas. Também economiza o custo de armazenamento e organização de arquivos, reduzindo os materiais (papel, tinta, etc.) que você precisará comprar.

Ampla ecologia

Uma maneira de causar um impacto positivo é renunciando ao papel. Além de evitar danos ao meio ambiente para fazer o papel, os cartuchos de tinta e as impressoras também podem ser prejudiciais. Você sabia que são necessários três litros de óleo para criar cada cartucho de jato de tinta? A eliminação do papel não apenas ajudará o meio ambiente, mas também criará uma imagem melhor de sua empresa e marca.

Aumentando a produtividade para o futuro

O futuro é a produtividade final. De fato, a produtividade do trabalho aumentou 6% apenas no primeiro trimestre de 2019. Para acompanhar, as empresas precisam encontrar maneiras de incentivar a produtividade de seus funcionários.

O design do seu escritório pode contribuir para a produtividade de seus funcionários. Um ambiente inspirador pode ajudar a aliviar a ansiedade, reenergizar a equipe e incentivar os valores da empresa.

Algumas maneiras de incentivar a produtividade com seu design:

• Refletem o DNA corporativo. Seu design deve refletir sua empresa. Prestar homenagem às suas raízes e incorporar lembretes divertidos do que você faz deve ser inerente ao design do seu escritório.
• Projetos de escritório não convencionais. Tire os funcionários de suas zonas de conforto na forma como você projeta seu escritório. Hot-desking, ilhas de brainstorming e mesas comunitárias abrem a colaboração e aumentam a produtividade.
• Projetos baseados em ciência. A produtividade não precisa ser um tiro no escuro. Há muita pesquisa por aí sobre o que torna as pessoas mais produtivas. Por exemplo, ficar de pé para reuniões reduz o tempo improdutivo em 34%.
• Integrar tecnologia. Acomode a tecnologia, como estações de carregamento, no design geral do escritório. Ajudará a melhorar a estética enquanto permite que o trabalho seja feito de forma eficaz.
• Inspirado na natureza. Trazer o ar livre para dentro pode ter um efeito positivo no bem-estar e no humor dos trabalhadores. A natureza ajuda a trazer a calma que os funcionários precisam para serem produtivos.

Produtividade à prova de tecnologia

No entanto, a produtividade à prova de futuro vai além da tecnologia. Ter o básico, sem tecnologia, significa que você pode ser produtivo, não importa o que o futuro traga.

Embora aplicativos e outras tecnologias possam certamente aumentar a produtividade, elas começam sendo as mais produtivas que você pode começar. Tenha sua vida para tirar o máximo proveito do seu trabalho no menor tempo possível:

• Trabalhe em camadas. Pare de tentar compartimentar sua vida. Em vez disso, use cada parte para inspirar o resto.
• Faça pausas. O método Pomodoro é popular por um motivo: funciona. Ao planejar pausas com antecedência, você melhorará a motivação e a velocidade enquanto trabalha.
• Caminhe para fora. Caminhar pode dar um impulso muito necessário à sua criatividade. Se você está planejando suas pausas, considere também fazer uma caminhada para ser mais produtivo.
• A regra dos 5 minutos. Dê a si mesmo cinco minutos para iniciar uma tarefa. Essa regra ajuda a superar a procrastinação e a resistência mental.
• Obter um pouco de sono. O sono é crucial para a produtividade. Ele também pode ajudá-lo a resolver problemas e tomar melhores decisões.
• Jogos. Os jogos ajudam no relaxamento. A ansiedade pode prejudicar a produtividade. Os jogos também desenvolvem a concentração e o pensamento crítico, essenciais para serem produtivos.

Ferramentas de gerenciamento de escritório

Ferramentas de gerenciamento de escritório podem fazer ou quebrar uma empresa. A gestão é a face da liderança para a maioria de seus clientes e dá o tom para o escritório. Ao fornecer ao gerenciamento do seu escritório as ferramentas necessárias para avançar no futuro, você cria um efeito cascata para o resto do seu escritório.

Força de trabalho do futuro

Se as organizações levarem a sério a manutenção de seus funcionários felizes, saudáveis ​​e produtivos, a experiência do funcionário terá que se tornar uma prioridade mais alta do que nunca. Isso afetará tudo, desde a tecnologia do local de trabalho destinada a facilitar a vida dos funcionários até a promoção de uma cultura de inclusão e propósito. O novo mundo do trabalho está presente ao nosso redor, e realmente não há como pará-lo. Estes são tempos emocionantes e extraordinários que os líderes empresariais devem abraçar.

A próxima geração de comunicação no local de trabalho

Embora a forma como as pessoas se apresentem ao trabalho mude, a comunicação eficaz ainda é uma prioridade. No entanto, a tecnologia continua a transformar a forma como nos comunicamos uns com os outros. Ele nos permite conversar a qualquer hora, em qualquer lugar. De e-mails a aplicativos, a próxima geração de comunicação no local de trabalho está aqui:

• O e- mail inteligente é mais do que uma mensagem eletrônica agora. Há convites de calendário, integração de aplicativos, Boomerang e muito mais para deixá-lo ainda mais conectado.
• As plataformas de mensagens são o futuro da comunicação. O Slack mudou a maneira como os escritórios conversam, mas eles estão longe de ser a única opção agora.
• A computação em nuvem permite que os funcionários colaborem e enviem informações remotamente.
• A videoconferência permite que as equipes se reúnam e colaborem cara a cara de qualquer lugar.
• A IA do cliente ajuda os funcionários a se comunicarem de forma mais eficaz com os clientes diretamente no seu site.

No entanto, toda essa tecnologia significa que há novos terrenos para navegar. Como você aproveita essa tecnologia de forma mais eficaz?

O trabalho remoto é ideal para você?

O trabalho remoto é a mais nova tendência na cultura do trabalho. De fato, 36% dos funcionários escolheriam o trabalho remoto em vez de um aumento salarial. As empresas ficam felizes em fornecer um benefício que não lhes custa mais dinheiro. Ganha-ganha, certo?

Não tão rápido. O trabalho remoto pode não ser o ideal para muitas situações. Alguns obstáculos incluem:

• Aumento da autodisciplina
• Isolamento
• Desequilíbrio trabalho-vida
• Aumento das distrações
• Relações de trabalho mais intencionais

O trabalho remoto exige muito mais intencionalidade do que a maioria das pessoas imagina. As empresas precisam definir diretrizes para ajudar os funcionários a trabalhar de forma eficaz.

A flexibilidade pode ser mais ideal do que o trabalho remoto na maioria das situações. Por exemplo, algumas empresas exigem que todos estejam no escritório das 11h às 16h e trabalhem oito horas, mas são flexíveis quando as pessoas entram e saem.

Executando reuniões virtuais bem-sucedidas

Uma coisa que a maioria dos filmes de ficção científica acertou? As reuniões não precisam ter todos fisicamente presentes. As reuniões virtuais são uma parte essencial da comunicação no local de trabalho. Eles são econômicos e eficientes para se comunicar com clientes e funcionários remotos. Além disso, eles incentivam uma melhor colaboração: 87% dos membros da equipe remota se sentem mais conectados à equipe com videoconferência.

No entanto, as videoconferências ainda são desconfortáveis ​​para muitos funcionários e líderes. Um pouco de preparação, porém, garantirá que seja um sucesso. Algumas dicas para sua próxima reunião virtual incluem:

• Encontrar a plataforma online certa.
• Descobrir se apenas áudio é bom ou vídeo é mais apropriado.
• Envio de agenda de reunião com antecedência.
• Testando tudo no dia anterior à sua reunião.
• Certificando-se de que você tem privacidade.
• Gravando sua reunião.

2. Base de clientes multicultural

O aumento da tecnologia tornou o mundo menor do que nunca. A mobilidade internacional está aumentando à medida que a tecnologia torna as pessoas em todo o mundo mais disponíveis do que nunca. Para acompanhar o futuro, então, você precisa de uma compreensão completa de sua base de clientes e de quaisquer diferenças culturais. Algumas dicas sobre como aumentar sua base de clientes multiculturais incluem:

Aproveite o conhecimento linguístico de sua equipe

Os clientes ficam mais à vontade para falar sua própria língua, para que você possa oferecer um melhor atendimento ao cliente. Por exemplo, um cliente está mais inclinado a reclamar em seu idioma nativo.

Entenda as diferenças culturais no atendimento ao cliente

Diferentes culturas têm diferentes expectativas para um ótimo atendimento ao cliente. Nos Estados Unidos, por exemplo, a velocidade é fundamental. Para muitos países europeus, porém, eles podem se preocupar mais com a precisão do que com a rapidez com que você responde.

Outras diferenças a serem consideradas incluem o uso de informalidades, seja para abordar pelo nome ou sobrenome, ou como abordar o gênero. A cultura é como um peixe na água: nós a tomamos como certa. Obtenha perspectiva e administre as coisas por alguém da mesma cultura que sua base de clientes. Você provavelmente ficará surpreso com as diferenças.

Considere o desenvolvimento do produto

Como você desenvolve produtos em outro país é algo a considerar. Os americanos, por exemplo, adoram estar na vanguarda da tecnologia e ficam felizes em fazer testes beta. Outras culturas preferem ter algo já desenvolvido. Da mesma forma, recursos multilíngues são úteis para clientes multiculturais. Eles poderão entender melhor você e seu produto se puderem ler sobre ele em seu primeiro idioma.

3. A experiência corporativa de cinco estrelas

A maioria dos filmes de ficção científica retratava um futuro distópico onde o herói durão tem que lutar para sobreviver. A realidade é o oposto, no entanto. Em vez do mundo turbulento, as pessoas esperam mais conforto do que nunca e tecnologia para ajudá-las a viver suas melhores vidas.

O futuro é a personalização. Os clientes agora esperam uma experiência personalizada com base em suas necessidades. Podemos pegar uma página, então, das corporações que começaram tudo: hotéis 5 estrelas. Eles têm um longo histórico de oferecer uma experiência personalizada em seu atendimento ao cliente que os destaca.

A experiência corporativa cinco estrelas traz grandes vantagens para o seu negócio:

• Lealdade do consumidor
• Referências
• Melhor cultura da empresa

Existem várias maneiras de oferecer uma experiência cinco estrelas aos seus clientes. Primeiro, mantenha um registro detalhado sobre cada cliente. Os dados tornaram isso mais fácil do que nunca, pois podemos facilmente manter o controle sobre nossos clientes.

Em seguida, aproveite a tecnologia para enviar lembretes sobre compromissos e atualizações. São pequenos detalhes, como lembretes, que separam uma boa experiência do cliente de uma cinco estrelas. Por último, mantenha uma primeira impressão amigável. Porteiros ou recepcionistas bem-apessoados farão uma diferença profunda nos pensamentos do cliente sobre sua empresa.

O atendimento ao cliente e as experiências corporativas de cinco estrelas não são mais opcionais para as organizações. Os que saem na frente são os que têm um cuidado especial com seus clientes.