Перспективное руководство для ваших сотрудников и офиса

Посмотрите любой старый научно-фантастический фильм, и вы сделаете как минимум два вывода: никто не знал, что будет в будущем, а будущее наступило сейчас.

Многие из достижений, которые сегодня мы считаем само собой разумеющимися, были такими, о которых и мечтать не могли даже писатели-фантасты. От сотовых телефонов до беспилотных автомобилей мы продолжаем продвигаться к великому неизвестному семимильными шагами.

С таким большим количеством изменений в технологиях за последние несколько десятилетий вы можете задаться вопросом, как защитить себя и свой бизнес в будущем, когда вы не знаете, что произойдет дальше.

Не волнуйтесь — есть способы подготовиться к неизвестному. История благосклонна к тем, кто готов меняться. Быть в курсе новых технологий и формирующейся культуры может помочь вам не только выжить в будущем, но и преуспеть в нем.

Обеспечение будущего вашей рабочей силы

За последний календарный год многие организации претерпели серьезные изменения в том, как они работают и где они работают. Рабочее место больше не является просто структурой из кирпича и раствора, предназначенной для временного размещения сотрудников во время их работы с девяти до пяти; скорее, рабочие места становятся сосудами инноваций, когда речь идет об устойчивости и масштабируемости.

Естественно чувствовать себя неуверенно в своей работе с продолжающимся развитием технологий. Рабочие места становятся излишними, и люди теряют работу, поскольку их вытесняют машины. Однако в конкуренции с технологиями нет ничего нового.

Некоторые должностные обязанности менялись из-за растущих инноваций за последние несколько столетий. В то время как некоторые люди смогли адаптироваться, когда их роли устарели, другим повезло меньше. Тем не менее, это привело к большему количеству инноваций для будущего работы.

Путь к будущей работе не в том, чтобы крепко держаться за свою отрасль. Вместо этого вам нужно найти способы быть гибкими с течением времени и изменением рабочих функций. Несмотря на то, что некоторые рабочие функции становятся излишними, 33% детей, поступающих сегодня в начальную школу , будут иметь работу, которую еще не изобрели.

Как получается, что некоторые люди быстро теряют работу, в то время как у других всегда появляются новые возможности и больше работы, чем они могут выполнить? Ответ заключается в том, что некоторые люди защищают свои профессиональные навыки от будущего, в то время как другие пытаются бороться с будущим.

Если у вас есть необходимые навыки, вы можете подготовиться к любой работе. Если у вас есть бизнес, вы можете помочь подготовить своих сотрудников, выбирая тех, кто обладает этими навыками, ориентированными на будущее, и поощряя других придерживаться того же мышления. Давайте обсудим несколько способов сделать это.

Развивайте навыки межличностного общения

Технологии могут выполнять большинство повторяющихся задач, но они не могут заменить эмоциональный интеллект. Лидеры бизнеса должны выбирать людей с мягкими навыками, которые делают их ценными. Навыки слушания, эмпатия, отзывчивость и самосознание — все это признаки эмоционального интеллекта.

Проявите творческий подход

Если большая часть вашей текущей работы повторяется, вполне вероятно, что в конечном итоге ее заменят. В то время как машины могут легко взять на себя некоторые рабочие функции, особенно те, которые являются излишними, креативность — это то, что машины не могут воспроизвести. Это делает членов команды незаменимыми для их компаний.

Поощряйте вашу команду развивать навыки критического мышления, чтобы стать долгосрочным активом для рабочей силы. Развивайте навыки принятия решений и решения проблем для сбора и оценки информации в сложных ситуациях.

Работники, которые продолжают придумывать инновационные и изобретательные решения для повышения ценности вашей компании, смогут адаптироваться, даже если технологии заменят их текущую роль.

Креативность и критическое мышление — это профессиональные навыки, которые не устареют, даже если работа устаревает. Есть даже преимущества в творческих названиях должностей на рабочем месте, поскольку мы видим, что новые роли появляются каждый день, чтобы соответствовать меняющимся потребностям рабочей силы.

Оцените гибкость

Есть известная поговорка: «Будь упрям ​​в своих целях, но гибок в своих методах». Сотрудникам будущего необходимо стать более открытыми для изменений и адаптации к ситуациям.

Чтобы вписаться в новую работу, сотрудники должны иметь возможность осваивать новые навыки и соответствующим образом расширять свою базу знаний. Для этого работники будущего должны быть готовы повышать квалификацию и переквалифицироваться любым возможным способом. Курсы, самообучение и наставничество — вот лишь несколько способов стать незаменимым для компании.

Тенденции в дизайне офисов и рабочих мест

Если вы когда-нибудь смотрели фильм «Космическая одиссея 2001 года», вы ожидаете, что к этому моменту офисы уже будут в космосе. Современные офисы чрезвычайно технически продвинуты, даже если им не хватает летных возможностей.

Перспективная рабочая сила должна находиться в месте, спроектированном с учетом будущего. Работники не могут быть такими же продуктивными и ориентированными на будущее, если их рабочее место не вдохновляет и устарело. Давайте обсудим, как вы можете подготовить свой офис к будущему, чтобы убедиться, что ваш бизнес меняется в ногу со временем.

Преобразите свою приемную в офисе

Насколько хорошо вы спроектируете свой офис, становится очевидным с того момента, как вы входите в дверь. Приемная в вашем офисе задает тон всей вашей рабочей обстановке. Создайте безопасную и перспективную приемную для лучшего обслуживания клиентов и более эффективного способа встречи с клиентами.

Внутри офиса

К счастью, стерильно-белые офисы, которые фильмы представляли в будущем, не могли быть далеки от реальности. Современные офисы элегантны, но в то же время привносят природу в помещение и предлагают более теплые прикосновения.

Тенденции на рабочем месте — это больше, чем просто способ сделать вашу компанию великолепной изнутри. Они также помогают решить проблемы с офисными помещениями. От повышения производительности, поощрения совместной работы до внедрения технологий — перспективный дизайн офиса может сделать компанию лучше.

Некоторые офисные тренды, на которые стоит обратить внимание, включают:

• Отказ от универсальной гибридной модели
• Оставьте краткосрочное мышление, чтобы получить более широкий спектр решений
• Межфункциональное сотрудничество и решения
• Опыт арендатора
• Ориентация на корпоративную культуру
• Отказ от продуктивности, чтобы сосредоточиться на творчестве
• Окружающая среда, вращающаяся вокруг хорошего самочувствия
• Умное размещение
• Интеграция лучшего в своем классе программного обеспечения для беспрецедентных решений

Следя за будущим дизайна, вы можете убедиться, что ваше пространство продолжает вдохновлять ваши самые глубокие основные ценности и продвигать вашу компанию.

Безбумажный офис

Перспективный офис отказывается от бумаги. Это неэффективно, грязно и не экологично. Кроме того, переход от бумаги не так страшен, как вы думаете. Вот несколько причин, по которым вы можете подумать о переходе на безбумажный офис.

Эффективная организация

В среднем люди тратят шесть месяцев своей жизни на поиски пропавших вещей. Перестаньте искать пропавшие бумаги и важные документы, переключившись на безбумажную офисную модель. Все, что вам нужно, будет у вас под рукой на цифровой платформе.

Лучший обмен

Независимо от того, работаете ли вы с коллегой или клиентом, легче обмениваться документами и бумагами, когда вы переходите на безбумажный формат. Если кто-то звонит по болезни или отсутствует в офисе, у вас по-прежнему есть легкий доступ к любым документам, которые вам нужны. Кроме того, вы избавите клиентов от головной боли, связанной с отправкой факсов, сканированием или отправкой бумажных документов по почте.

Усовершенствованный дизайн офиса

Дизайн офиса помогает создать лучшую рабочую среду и задает тон для потенциальных клиентов. Стопки бумаг и беспорядок говорят о том, что вы отстали от времени и потенциально неорганизованны. Ни один клиент не захочет работать с организацией, которая не может правильно вести свои документы.

Повышенная эффективность

Переход на безбумажную документацию упрощает подписание документов, экономит время на их хранение и систематизацию, а также на поиск документов. Безбумажные рабочие места позволяют вам и вашей команде работать быстрее и эффективнее, чем когда-либо.

Сокращение расходов на бизнес

Безбумажный офис также экономит больше денег, чем просто стоимость бумаги. Это экономит время сотрудников, что дорого обходится компаниям. Это также снижает затраты на хранение и организацию файлов за счет сокращения материалов (бумага, чернила и т. д.), которые вам необходимо приобрести.

Повышенная экологичность

Один из способов оказать положительное влияние — отказаться от бумаги. Изготовление бумаги не только предотвращает ущерб окружающей среде, но и чернильные картриджи и принтеры также могут быть вредными. Знаете ли вы, что для создания каждого струйного картриджа требуется три литра масла? Безбумажный подход не только поможет окружающей среде, но и улучшит имидж вашей компании и бренда.

Повышение производительности в будущем

Будущее — за максимальной производительностью. Фактически производительность труда выросла на 6% только в первом квартале 2019 года. Чтобы не отставать, компаниям необходимо найти способы стимулировать производительность своих сотрудников.

Дизайн вашего офиса может способствовать повышению производительности труда ваших сотрудников. Вдохновляющая среда может помочь снять тревогу, вдохнуть новую жизнь в команду и поощрить корпоративные ценности.

Некоторые способы повысить продуктивность вашего дизайна:

• Отражение корпоративной ДНК. Ваш дизайн должен отражать вашу компанию. Отдавая дань уважения своим корням и добавляя забавные напоминания о том, чем вы занимаетесь, должно быть неотъемлемым элементом дизайна вашего офиса.
• Нестандартный дизайн офиса. Выведите сотрудников из зоны комфорта, спроектировав свой офис. Горячие столы, острова для мозгового штурма и общие столы открывают возможности для совместной работы и повышают производительность.
• Научно обоснованные конструкции. Продуктивность не обязательно должна быть в темноте. Существует множество исследований о том, что делает людей более продуктивными. Например, стояние на совещаниях сокращает непродуктивное время на 34%.
• Интегрируйте технологии. Разместите такие технологии, как зарядные станции, в общем дизайне офиса. Это поможет улучшить эстетику, а также позволит сделать работу более эффективной.
• Вдохновленный природой. Выход на улицу может оказать положительное влияние на самочувствие и настроение рабочих. Природа помогает принести спокойствие, которое необходимо сотрудникам для продуктивной работы.

Техническая производительность

Однако производительность, ориентированная на будущее, выходит за рамки технологий. Наличие основ без технологий означает, что вы можете быть продуктивными независимо от того, что принесет будущее.

Хотя приложения и другие технологии, безусловно, могут повысить производительность, для начала нужно быть максимально продуктивным. Настройте свою жизнь так, чтобы получить максимальную отдачу от своей работы за наименьшее количество времени:

• Работайте слоями. Перестаньте пытаться разделить свою жизнь на части. Вместо этого используйте каждую часть, чтобы вдохновить остальных.
• Делайте перерывы. Метод Pomodoro популярен по одной причине: он работает. Планируя перерывы заранее, вы улучшите мотивацию и скорость работы.
• Прогуляйтесь. Ходьба может дать вашему творчеству столь необходимый импульс. Если вы планируете перерывы, подумайте о том, чтобы прогуляться, чтобы быть более продуктивным.
• Правило 5 минут. Дайте себе пять минут, чтобы начать задачу. Это правило помогает преодолеть прокрастинацию и умственное сопротивление.
• Поспи немного. Сон имеет решающее значение для продуктивности. Это также может помочь вам решить проблемы и принять более взвешенные решения.
• Игры. Игры помогают расслабиться. Беспокойство может повредить продуктивности. Игры также развивают концентрацию и критическое мышление, необходимые для продуктивной работы.

Инструменты управления офисом

Инструменты управления офисом могут создать или разрушить компанию. Менеджмент является лицом лидерства для большинства ваших клиентов и задает тон в офисе. Предоставляя руководству вашего офиса инструменты, необходимые для того, чтобы быть в курсе будущих событий, вы создаете волновой эффект для остальной части вашего офиса.

Рабочая сила будущего

Если организации серьезно относятся к тому, чтобы их сотрудники были счастливы, здоровы и продуктивны, опыт сотрудников должен стать более важным приоритетом, чем когда-либо. Это коснется всего: от технологий на рабочем месте, предназначенных для облегчения жизни сотрудников, до формирования культуры инклюзивности и целеустремленности. Новый мир работы окружает нас повсюду, и его действительно не остановить. Это захватывающее и экстраординарное время, которое бизнес-лидеры должны принять.

Новое поколение коммуникаций на рабочем месте

Несмотря на то, что способ, которым люди приходят на работу, меняется, эффективная коммуникация по-прежнему остается главным приоритетом. Тем не менее, технологии продолжают изменять то, как мы общаемся друг с другом. Это позволяет нам общаться в любое время и в любом месте. От электронной почты до приложений — новое поколение коммуникаций на рабочем месте уже здесь:

• Умная электронная почта теперь больше, чем просто электронное сообщение. Есть календарь, интеграция приложений, Boomerang и многое другое, чтобы сделать его еще более связанным.
• Платформы мессенджеров — это будущее общения. Slack изменил то, как общаются офисы, но теперь это далеко не единственный вариант.
• Облачные вычисления позволяют сотрудникам сотрудничать и отправлять информацию удаленно.
• Видеоконференции позволяют командам встречаться и сотрудничать лицом к лицу из любой точки мира.
• Клиентский ИИ помогает сотрудникам более эффективно общаться с клиентами прямо на вашем сайте.

Однако все эти технологии означают, что есть новая местность для навигации. Как вы используете эту технологию наиболее эффективно?

Подходит ли вам удаленная работа?

Удаленная работа — новейшая тенденция в культуре труда. Фактически, 36% сотрудников предпочли бы удаленную работу повышению заработной платы. Компании рады предоставить привилегию, которая не будет стоить им больше денег. Беспроигрышный вариант, верно?

Не так быстро. Удаленная работа не может быть идеальной для многих ситуаций. Некоторые препятствия включают в себя:

• Повышение самодисциплины
• Изоляция
• Дисбаланс между работой и личной жизнью
• Увеличение отвлекающих факторов
• Более преднамеренные отношения на рабочем месте

Удаленная работа требует гораздо большей преднамеренности, чем думает большинство людей. Компании должны установить руководящие принципы, чтобы помочь сотрудникам работать эффективно.

Гибкость может быть более идеальной, чем удаленная работа в большинстве ситуаций. Например, некоторые компании требуют, чтобы все находились в офисе с 11:00 до 16:00 и работали восемь часов, но гибки в отношении того, когда люди приходят и уходят.

Проведение успешных виртуальных встреч

Одна вещь, которую большинство научно-фантастических фильмов сделали правильно? Совещания не обязательно должны физически присутствовать всем. Виртуальные встречи — неотъемлемая часть общения на рабочем месте. Они экономичны и эффективны для общения с клиентами и удаленными работниками. Кроме того, они способствуют лучшему сотрудничеству: 87% удаленных членов команды чувствуют себя более связанными со своей командой с помощью видеоконференций.

Однако видеовстречи по-прежнему неудобны для многих сотрудников и руководителей. Небольшая подготовка, однако, гарантирует, что это будет успех. Вот несколько советов для вашей следующей виртуальной встречи:

• Поиск подходящей онлайн-платформы.
• Выяснить, подходит ли только аудио или видео.
• Отправка повестки дня встречи заранее.
• Тестирование всего за день до встречи.
• Убедитесь, что у вас есть конфиденциальность.
• Запись вашей встречи.

2. Мультикультурная клиентская база

Развитие технологий сделало мир меньше, чем когда-либо. Международная мобильность растет, поскольку технологии делают людей во всем мире более доступными, чем когда-либо. Таким образом, чтобы идти в ногу со временем, вам необходимо хорошо понимать свою клиентскую базу и любые культурные различия. Вот несколько советов о том, как расширить клиентскую базу, принадлежащую к разным культурам:

Используйте языковой опыт вашей команды

Клиенты более комфортно говорят на своем родном языке, поэтому вы можете улучшить обслуживание клиентов. Например, клиент более склонен жаловаться на родном языке.

Понимать культурные различия в обслуживании клиентов

Разные культуры предъявляют разные требования к отличному обслуживанию клиентов. В Америке, например, важна скорость. Однако многие европейские страны могут больше заботиться о точности, чем о том, как быстро вы отвечаете.

Другие различия, которые следует учитывать, включают использование неформальных форм, обращение по имени или фамилии или способ обращения к их полу. Культура подобна рыбе в воде: мы принимаем ее как должное. Получите перспективу и управляйте делами кем-то из той же культуры, что и ваша клиентская база. Вы, вероятно, будете удивлены различиями.

Подумайте о разработке продукта

Следует учитывать, как вы разрабатываете продукты в другой стране. Американцы, например, любят быть на переднем крае технологий и с удовольствием проводят бета-тестирование. Другие культуры предпочли бы иметь что-то уже конкретизированное. Точно так же многоязычные функции полезны для клиентов, принадлежащих к разным культурам. Они смогут лучше понять вас и ваш продукт, если смогут прочитать о нем на своем родном языке.

3. Пятизвездочный корпоративный опыт

Большинство научно-фантастических фильмов изображают антиутопическое будущее, в котором крутому герою приходится бороться, чтобы выжить. Однако реальность противоположна. Вместо сурового мира люди ожидают большего комфорта, чем когда-либо, и технологий, которые помогут им жить лучше.

Будущее за персонализацией. Клиенты теперь ожидают персонализированного обслуживания, основанного на их потребностях. Мы можем взять пример с корпораций, с которых все началось: с 5-звездочных отелей. У них долгая история предоставления персонализированного опыта обслуживания клиентов, что выделяет их среди других.

Пятизвездочный корпоративный опыт имеет большие преимущества для вашего бизнеса:

• Приверженность потребителей
• Рефералы
• Лучшая корпоративная культура

Есть несколько способов предоставить вашим клиентам пятизвездочное обслуживание. Во-первых, ведите подробную запись о каждом клиенте. Данные сделали это проще, чем когда-либо, поскольку мы можем легко следить за нашими клиентами.

Затем используйте технологию для отправки напоминаний о встречах и обновлениях. Такие мелкие детали, как напоминания, отличают хорошее обслуживание клиентов от пятизвездочного. Наконец, сохраняйте дружелюбное первое впечатление. Привлекательные швейцары или администраторы существенно изменят мнение клиентов о вашей компании.

Обслуживание клиентов и пятизвездочный корпоративный опыт больше не являются обязательными для организаций. Впереди те, кто проявляет особую заботу о своих клиентах.