面向未來的員工和辦公室指南

看任何一部老科幻電影，你至少會得出兩個結論：沒有人知道未來會怎樣，而未來就是現在。

我們今天認為理所當然的許多發展甚至是科幻作家都做夢也想不到的事情。 從手機到無人駕駛汽車，我們繼續跨越式地向未知領域前進。

在過去的幾十年中，技術發生瞭如此多的變化，當您不知道接下來會發生什麼時，您可能想知道如何讓自己和您的業務面向未來。

別擔心——有辦法讓自己為未知做好準備。 歷史偏愛那些樂於改變的人。 緊跟新技術和新興文化的脈搏，不僅可以幫助您在未來生存，而且可以在未來中茁壯成長。

面向未來的員工隊伍

在過去的一年中，許多組織的工作方式和工作地點都發生了巨大變化。 工作場所不再只是一個實體結構，旨在為朝九晚五的工作人員提供臨時住所； 相反，在可持續性和可擴展性方面，工作場所正在成為創新的容器。

隨著技術的不斷發展，您在工作中感到不安全是很自然的。 工作變得多餘，人們因為被機器排擠而失去工作。 然而，與技術的競爭並不是什麼新鮮事。

由於過去幾個世紀不斷增加的創新，一些工作職責一直在變化。 雖然有些人在角色過時時能夠適應，但其他人就沒有那麼幸運了。 儘管如此，這仍為未來的工作帶來了更多創新。

讓工作適應未來的方法不是緊緊抓住你的行業。 相反，隨著時間的推移和工作職能的變化，您需要找到靈活的方法。 儘管某些工作職能變得多餘，但今天進入小學的兒童中有 33%將從事尚未發明的工作。

為什麼有些人發現自己很快就失業了，而另一些人似乎總是有新的機會和更多的工作超出他們的處理能力？ 答案是，有些人會在未來證明自己的工作技能，而另一些人則試圖與未來作鬥爭。

如果你有合適的技能，你可以為任何工作做好準備。 如果您擁有一家企業，您可以通過選擇具有這些面向未來技能的員工並鼓勵其他人採用相同的心態來幫助您的員工做好準備。 讓我們討論一些方法來做到這一點。

培養人際交往能力

技術可以接管大多數重複性任務，但不能取代情商。 企業領導者需要選擇具有軟技能的人，使他們變得有價值。 傾聽技巧、同理心、反應能力和自我意識都是情商的標誌。

發揮創意

如果您當前的大部分工作是重複性的，那麼它很可能最終會被替換。 雖然機器可以輕鬆承擔某些工作職能——尤其是那些多餘的職能——但創造力是機器無法複製的。 這使得人類團隊成員對他們的公司不可或缺。

鼓勵您的團隊培養批判性思維技能，成為勞動力的長期資產。 培養決策和解決問題的能力，以收集和評估複雜情況的信息。

即使技術取代了他們目前的角色，那些不斷提出創新和創造性解決方案來為您的公司增加價值的員工也將能夠適應。

創造力和批判性思維是即使有工作也不會過時的工作技能。 工作場所的創意職稱甚至有好處，因為我們每天都看到新的角色出現，以適應勞動力不斷變化的需求。

擁抱靈活性

有句名言：“目標固執，方法靈活。” 未來的員工需要變得更加開放，以適應變化和適應情況。

為了適應新的工作職能，員工必須能夠學習新技能並相應地擴展他們的知識庫。 要做到這一點，未來的工人必須願意以任何可能的方式提高技能和重新技能。 課程、自學和指導只是成為公司不可或缺的幾種方式。

辦公室和工作場所設計趨勢

如果您曾經看過2001：太空漫遊，那麼您會認為此時辦公室已經在太空中了。 現代辦公室在技術上非常先進，即使它們缺乏飛行能力。

面向未來的員工隊伍需要在一個設計時也考慮到未來的地方。 如果他們的工作場所缺乏啟發性和過時，員工就不可能有生產力和著眼於未來。 讓我們討論如何讓您的辦公室設計適應未來，以確保您的業務與時俱進。

改變您的辦公室接待

從您走進大門的那一刻起，您設計辦公室的效果就顯而易見了。 您的辦公室接待處為您的整個工作環境定下了基調。 創建一個安全可靠的面向未來的接待區，以提供更好的客戶服務和更有效的會見客戶的方式。

辦公室內

值得慶幸的是，無菌白色辦公室電影對未來的設想與現實相去甚遠。 今天的辦公室很時尚，但也將自然帶入室內並提供更溫暖的觸感。

工作場所趨勢不僅僅是讓您的公司從內部看起來很棒的一種方式。 它們還有助於解決辦公空間難題。 從提高生產力、鼓勵協作到啟用技術，面向未來的辦公室設計可以打造更好的公司。

一些需要注意的辦公室趨勢包括：

• 擺脫一刀切的混合模型
• 放棄短期思維以獲得更廣泛的解決方案
• 跨職能合作與解決方案
• 租戶體驗
• 注重企業文化
• 遠離生產力以專注於創造力
• 以健康為中心的環境
• 智能入住
• 集成同類最佳軟件以獲得前所未有的解決方案

通過關注設計的未來，您可以確保您的空間繼續激發您最深刻的核心價值觀並推動您的公司發展。

無紙化辦公室

面向未來的辦公室遠離紙張。 它是無效的，混亂的，不環保的。 另外，從紙上過渡並不像您想像的那麼艱鉅。 以下是您可能要考慮成為無紙化辦公室的一些原因。

有效的組織

平均而言，人們花費六個月的時間尋找丟失的物品。 通過切換到無紙化辦公模式，停止尋找丟失的文件和重要文件。 在數字平台中，您將擁有觸手可及的一切。

更好的分享

無論是與同事還是客戶共享文檔和文書工作，當您實現無紙化時都會變得更加輕鬆。 如果有人請病假或不在辦公室，您仍然可以輕鬆訪問所需的任何文書工作。 此外，您還可以省去客戶來回傳真、掃描或郵寄文件的麻煩。

增強的辦公室設計

辦公室設計有助於創造更好的工作環境，並為潛在客戶定下基調。 成堆的文件和雜亂無章的東西傳達出你落後於時代並且可能雜亂無章的信息。 沒有客戶願意與無法保持其文件直截了當的組織合作。

提高效率

無紙化可以更輕鬆地簽署文件、節省歸檔和整理時間以及查找文件。 無紙化工作場所讓您和您的團隊比以往更快、更高效地工作。

降低業務成本

無紙化辦公室還可以節省更多的錢，而不僅僅是紙張成本。 它節省了員工的時間，這對公司來說是有代價的。 它還通過減少您需要購買的材料（紙張、墨水等）來節省存儲和組織文件的成本。

增強的生態友好性

您可以產生積極影響的一種方法是放棄紙張。 它不僅可以節省製造紙張對環境的破壞，而且墨盒和打印機也可能有害。 您知道製作每個墨盒需要三夸脫油嗎？ 無紙化不僅有助於保護環境，還能為您的公司和品牌樹立更好的形象。

為未來提高生產力

未來是終極生產力。 事實上，僅在 2019 年第一季度，勞動生產率就增長了 6%。 為了跟上步伐，公司需要找到方法來提高員工的生產力。

您的辦公室設計有助於提高員工的工作效率。 鼓舞人心的環境可以幫助緩解焦慮、重新激發團隊活力並鼓勵公司價值觀。

提高設計效率的一些方法：

• 反映企業DNA。 您的設計應該反映您的公司。 向你的根源致敬，並在你的辦公室設計中融入有趣的提醒，提醒你所做的事情應該是固有的。
• 非傳統的辦公室設計。 在您設計辦公室的過程中，讓員工走出他們的舒適區。 辦公桌輪用、頭腦風暴和公用桌子都開啟了協作並提高了生產力。
• 基於科學的設計。 生產力不一定是在黑暗中的鏡頭。 有很多關於什麼使人們更有效率的研究。 例如，站立開會可以減少 34% 的非生產時間。
• 整合技術。 將充電站等技術融入辦公室的整體設計。 它將有助於改善審美，同時讓工作更有效地完成。
• 以自然為靈感。 將戶外活動帶入可以對工人的幸福感和情緒產生積極影響。 自然有助於帶來員工高效工作所需的平靜。

技術證明的生產力

然而，面向未來的生產力超越了技術。 在沒有技術的情況下掌握基礎知識意味著無論未來如何，您都可以高效工作。

儘管應用程序和其他技術當然可以提高生產力，但首先要做到最高效。 讓您的生活在最短的時間內充分利用您的工作：

• 分層工作。 停止試圖劃分你的生活。 相反，請使用每個部分來激發其餘部分。
• 休息一下。 番茄工作法之所以流行是有原因的：它很有效。 通過提前計劃休息時間，您將在工作時提高動力和速度。
• 走出來。 步行可以給你的創造力帶來急需的提升。 如果您正在計劃休息時間，還可以考慮散步以提高工作效率。
• 5分鐘規則。 給自己五分鐘的時間來開始一項任務。 這條規則有助於克服拖延和心理阻力。
• 休息一下。 睡眠對生產力至關重要。 它還可以幫助您解決問題並做出更好的決定。
• 遊戲。 遊戲有助於放鬆。 焦慮會損害生產力。 遊戲還可以培養注意力和批判性思維，這對於提高生產力至關重要。

辦公室管理工具

辦公室管理工具可以成就或破壞公司。 管理層是大多數客戶的領導面，並為辦公室定下了基調。 通過為您的辦公室管理人員提供他們未來所需的工具，您可以為辦公室的其他人創造連鎖反應。

未來的勞動力

如果組織認真考慮讓員工保持快樂、健康和高效，那麼員工體驗將比以往任何時候都更加重要。 這將觸及從旨在讓員工生活更輕鬆的工作場所技術到培養包容性和目標性文化的方方面面。 新的工作世界就在我們身邊，而且真的沒有停止。 這是商業領袖應該擁抱的激動人心和非凡的時代。

下一代工作場所通信

儘管人們上班的方式發生了變化，但有效的溝通仍然是重中之重。 然而，技術繼續改變我們相互交流的方式。 它使我們可以隨時隨地聊天。 從電子郵件到應用程序，下一代工作場所通信就在這裡：

• 智能電子郵件現在不僅僅是電子消息。 有日曆 evites、應用程序集成、Boomerang 等等，使其更加連接。
• Messenger 平台是通信的未來。 Slack 改變了辦公室聊天的方式，但它們現在遠非唯一的選擇。
• 雲計算讓員工可以遠程協作和發送信息。
• 視頻會議允許團隊在任何地方面對面地開會和協作。
• Customer AI可幫助員工在您的網站上更有效地與客戶溝通。

然而，所有這些技術都意味著有新的地形可供導航。 您如何最有效地利用這項技術？

遠程工作適合您嗎？

遠程工作是工作文化的最新趨勢。 事實上，36% 的員工會選擇遠程工作而不是加薪。 公司很樂意提供不花更多錢的福利。 雙贏對吧？

沒那麼快。 在許多情況下，遠程工作可能並不理想。 一些障礙包括：

• 加強自律
• 隔離
• 工作生活不平衡
• 分心增加
• 更有意的工作關係

遠程工作比大多數人意識到的要多得多。 公司需要製定指導方針來幫助員工有效地工作。

在大多數情況下，靈活性可能比遠程工作更理想。 例如，一些公司要求每個人從上午 11 點到下午 4 點都在辦公室，工作 8 小時，但對人們何時進出有靈活的規定。

成功舉辦虛擬會議

大多數科幻電影都做對了一件事？ 會議不必讓每個人都親自出席。 虛擬會議是工作場所溝通的重要組成部分。 它們在與客戶和遠程工作人員進行溝通方面具有成本效益和效率。 此外，他們鼓勵更好的協作：87% 的遠程團隊成員感覺通過視頻會議與他們的團隊聯繫更緊密。

然而，視頻會議仍然讓許多員工和領導感到不舒服。 稍作準備，將確保它成功。 下一次虛擬會議的一些提示包括：

• 尋找合適的在線平台。
• 弄清楚是純音頻好還是視頻更合適。
• 提前發送會議議程。
• 在會議前一天測試所有內容。
• 確保您有隱私。
• 錄製您的會議。

2. 多元文化客戶群

技術的進步使世界變得比以往任何時候都小。 隨著技術使世界各地的人們比以往任何時候都更容易獲得，國際流動性正在上升。 因此，為了跟上未來的步伐，您需要徹底了解您的客戶群和任何文化差異。 關於如何發展多元文化客戶群的一些技巧包括：

利用團隊的語言能力

客戶更願意說自己的語言，因此您可以提供更好的客戶服務。 例如，客戶更傾向於用他們的母語抱怨。

了解客戶服務中的文化差異

不同的文化對優質的客戶服務有著不同的期望。 例如，在美國，速度是關鍵。 然而，對於許多歐洲國家來說，他們可能更關心準確性，而不是你回复的速度。

需要考慮的其他差異包括使用非正式的方式，是否使用他們的名字或姓氏來稱呼他們，或者如何稱呼他們的性別。 文化就像水中的魚：我們認為它是理所當然的。 獲得與您的客戶群具有相同文化的人的觀點和運作。 您可能會對這些差異感到驚訝。

考慮產品開發

您如何在另一個國家開發產​​品是需要考慮的事情。 例如，美國人喜歡走在技術的前沿，並且樂於進行 beta 測試。 其他文化寧願擁有已經充實的東西。 同樣，多語言功能對多文化客戶也很有幫助。 如果他們能以母語閱讀，他們將能夠更好地理解您和您的產品。

3、五星級企業體驗

大多數科幻電影都描繪了一個反烏托邦的未來，強硬的英雄必須為生存而戰。 然而，現實卻恰恰相反。 人們期望比以往任何時候都更加舒適和技術來幫助他們過上最好的生活，而不是崎嶇不平的世界。

未來是個性化。 客戶現在期望根據他們的需求獲得個性化的體驗。 那麼，我們可以從這一切的始作俑者那裡得到一頁：五星級酒店。 他們在客戶服務中提供個性化體驗方面有著悠久的歷史，這使他們脫穎而出。

五星級的企業體驗對您的企業有很大的優勢：

• 客戶忠誠度
• 推薦人
• 更好的企業文化

有幾種方法可以為您的客戶提供五星級體驗。 首先，詳細記錄每個客戶。 數據使這比以往任何時候都更容易，因為我們可以輕鬆地密切關注我們的客戶。

接下來，利用技術發送有關約會和更新的提醒。 諸如提醒之類的小細節將良好的客戶體驗與五星級的體驗區分開來。 最後，保持友好的第一印象。 風度翩翩的門衛或接待員將對客戶對貴公司的看法產生深遠的影響。

客戶服務和五星級企業體驗不再是組織的可選項。 那些領先的是那些特別照顧他們的客戶的人。