Asenkron Stand-Up Toplantıları: Yöneticiler İçin Bir Kılavuz

Yakın zamanda evden çalışmaya geçtiyseniz, uzaktan çalışanların karşılaştığı en yaygın zorluklardan birinin bağlantı ve iletişim eksikliği olduğunu biliyor olabilirsiniz.

Ekibinizi her gün ofiste görmediğinizde, onları kontrol etmek ve herkesin önceliklerini takip etmek zor olabilir. Birçok yöneticinin ve ekip liderinin benimsediği bir çözüm, eşzamansız stand-up toplantıları planlamaktır.

Bu makalede, açık iletişim ve işbirliği kültürünü geliştirmek için bu toplantılardan yararlanabilmeniz için eşzamansız stand-up'lar hakkında bilmeniz gereken beş önemli şeyi ele alacağız:

• Eşzamansız stand-up toplantıları nelerdir?
• Asenkron ve senkronize stand-up toplantıları arasındaki farklar
• Etkili asenkron stand-up toplantıları yürütmek için ipuçları
• Eşzamansız toplantılar düzenlediğinizi ekibe nasıl bildirirsiniz?
• Eşzamansız stand-up toplantıları yürütmek için araçlar

İşin özüne girmeden önce, ilk etapta (eşzamanlı) günlük stand-up toplantılarının ne olduğunu anlamak önemlidir.

Günlük stand-up toplantıları nelerdir?

Günlük bir stand-up (günlük kavga veya günlük toplanma olarak da bilinir), takım arkadaşlarının öncelikleri ve yaşadıkları son zorlukları tartıştığı bir toplantıdır. Adından da anlaşılacağı gibi, bu toplantılar günlük olarak gerçekleşir ve genellikle yöneticiler ve ekip liderleri tarafından herkesin işi ve katılım düzeyi hakkında döngüde kalmak için kullanılır.

Spotify Kıdemli Çevik Koçu Jason Yip'e göre, stand-up toplantıları, ekibinizin zorlukları paylaşmak ve birbirlerinden yardım istemek konusunda rahat olup olmadığını anlamanıza yardımcı olabilir:

“Tek başına çalışmaya kıyasla bir ekibin birincil faydalarından biri, biri bir sorunla karşılaştığında veya bir şeyi yapmanın daha iyi bir yolunu keşfettiğinde ekip üyelerinin birbirlerine yardım edebilmeleridir. Ekip üyelerinin sorunları paylaşmaktan çekindiği ve/veya birbirlerine yardım etmediği bir 'ekip' etkisiz olma eğilimindedir.”

Ne hakkında konuşmalısın?

Stand-up toplantı gündemi basittir. Bir yönetici veya toplantı kolaylaştırıcısı olarak, insanlara aşağıdaki üç soruyu sormak sizin görevinizdir:

• Dün ne yaptın?
• Bugün neyi başarmayı planlıyorsun?
• İlerlemenizi engelleyen engeller nelerdir?

Günlük stand-up toplantıları, ilerlemeyi izlemek, engelleyicileri kaldırmak ve herkesin öncelikleri konusunda güncel kalmak için harika bir araç olduklarından, birçok uzak ekip arasında ortak bir ritüel haline geldi. Ancak bazı ekipler, her sabah 15-20 dakikalık bir görüntülü görüşmeye katılmanın, birden fazla saat dilimini kapsayan ekipler için zaman alıcı ve biraz sorunlu olabileceğini düşünüyor.

Bu nedenle, bazı ekipler asenkron stand-up toplantılarına geçtiler , bugün tam olarak bundan bahsedeceğiz.

Eşzamansız stand-up toplantıları nelerdir?

Asenkron stand-up toplantıları, gerçek zamanlı iletişime ihtiyaç duymadan gerçekleşen stand-up'lardır. Başka bir deyişle, kimsenin durum güncellemelerine katılmak ve paylaşmak için bir video görüşmesine atlamasına veya takviminde belirli bir zaman aralığı planlamasına gerek yoktur.

Bu toplantılar, senkron stand-up'larla aynı gündemi takip eder. Ancak, gerçek zamanlı olmadıkları için takvimlerinde biraz zaman kazanmak isteyen ekipler için harika bir seçenektir.

Ekibinizle eşzamansız stand-up'ları uygulamak için üç kolay adım:

• Haftalık ekip toplantınızda herkesin önceliklerini tartışarak haftaya başlayın (bu toplantı gerçek zamanlı olarak yapılmalıdır).
• İnsanların üç stand-up toplantı sorusunu yanıtlaması için belirlenmiş bir platform kurun:
• Dün ne yaptım?
• Bugün neyi başarmayı planlıyorum?
• Hangi engeller ilerlememi engelliyor?
• İnsanlara cevaplarını yazmaları için belirli bir zaman çerçevesi verin. Örneğin, herkesi gündemi her sabah 10.00'a kadar doldurmaya teşvik edebilirsiniz.

Asenkron ve senkronize stand-up toplantıları arasındaki farklar

Eşzamanlı stand-up toplantıları, ekibiniz arasında gerçek zamanlı etkileşimleri ve ileri geri tartışmaları teşvik etmek için harika bir araçtır. Genellikle günün başında yapılan bu toplantılar, ekibinizin uyumlu kalmasına, önemli güncellemeleri paylaşmasına ve güne olumlu bir notla başlamasına yardımcı olabilir.

Ekibinizin erken etkileşim ve motivasyondan yararlanabileceğini düşünüyorsanız, senkronize stand-up toplantıları herkesin katılım düzeyini algılamanın ve her günün başında her bir kişiden doğrudan güncellemeleri duymanın iyi bir yolu olabilir.

Eşzamanlı stand-up toplantılarının dezavantajı, herkesin belirli bir zamanda çevrimiçi olmasını gerektirmesidir; bu, farklı saat dilimlerindeki uzak çalışanlar ve ekip üyeleri için zor olabilir. Benzer şekilde, bazı insanların sabahları çocuklarını okula bırakmaları veya günün erken saatlerini derin işler yapmak için kullanmaları gerekebilir. Bu durumda, eşzamansız toplantılar, gerçek zamanlı görüntülü aramalara ilginç bir alternatiftir.

Asenkron stand-up'lar, belirli bir zamanda buluşmaya gerek kalmadan, senkronize stand-up'larla aynı amaca hizmet eder (öncelikler ve zorluklar hakkında birbirlerini güncel tutar). Normal bir toplantı gibi, asenkron stand-up'ların da bir toplantı gündemi ve belirli bir toplantı hedefi olmalıdır. Ancak, insanların çevrimiçi veya aynı odada olmalarını gerektirmezler.

Eşzamansız stand-up toplantılarının dezavantajı, gerçek zamanlı olarak gerçekleşmedikleri için ekip arkadaşları arasında çok fazla ileri geri etkileşim olmamasıdır, bu da bir konuyu derinlemesine tartışmayı veya ortaya çıkmayı zorlaştırır. bir soruna bir çözüm. Ancak, ekipteki herkesin ne üzerinde çalıştığını (iş akışlarını kesintiye uğratmadan) bilmenin hızlı ve kolay bir yolunu arıyorsanız, asenkron stand-up toplantıları sizin için uygun bir çözüm olabilir!

İşte yukarıda ele aldığımız bilgileri özetleyen bir grafik. Eşzamansız iletişimin ekibinizin yararlanabileceği bir şey olup olmadığını anlamanıza yardımcı olacaktır:

Etkili asenkron stand-up toplantıları yürütmek için 5 ipucu

Tıpkı bir yüz yüze görüşme gibi, başarılı bir asenkron stand-up da hazırlık ve takip gerektirir. Uzak ekibinizin bağlantıda kalmasına, üretken kalmasına ve motive olmasına yardımcı olacak eşzamansız stand-up toplantıları yürütmek için izlemeniz gereken beş önemli ipucunu gözden geçirelim!

1. Eşzamansız toplantıların faydalarını ekibinize açıklayın

Ekibinizin eşzamanlı ve eşzamansız iletişim arasındaki farkı anlamasına yardımcı olarak başlayın. Birçoğumuz uzaktan çalışma dünyasında yeniyiz, bu nedenle ekibinizdeki bazı kişilerin “eşzamansız toplantılar” kavramını hiç duymamış olması muhtemeldir.

Vurgulayabileceğiniz önemli bir fayda, asenkron iletişimin insanlara daha fazla zaman ve esneklik kazandırmasıdır! Bu toplantılar gerçek zamanlı olarak gerçekleşmediğinden, ekibiniz muhtemelen takvimlerindeki fazladan boş zamanı takdir edecektir.

Son olarak, geçmişte stand-up toplantıları uygulamadıysanız, bu toplantıların (veya iletişim tarzının) ekibin evden çalışırken bağlantıda kalması ve güncel kalması için bir fırsat olacağını vurgulayabilirsiniz. bir siloda yeniden çalışıyoruz.

2. Gündemi doldurmak için bir son tarih belirleyin

Etkili bir eşzamansız stand-up toplantısı yürütmenin ikinci adımı, ekibin güncellemelerini ne zaman paylaşacağı konusunda net beklentiler belirlemektir. Daha önce de belirtildiği gibi, herkesten gündemi her sabah 10:00'a kadar doldurmasını isteyebilirsiniz (elbette bu süre, takım arkadaşlarınızdan bazıları farklı saat dilimlerinde çalışıyorsa değişebilir).

Stand-up toplantı gündemini doldurmak için bir son tarih belirlemek, ekip arkadaşlarınızın önceliklerini paylaşma ve sürekli olarak birbirleriyle iletişim kurma konusunda sorumlu olmasını sağlayacaktır. Bunu yapmak için bir toplantı yönetimi uygulaması kullanıyorsanız, gün boyunca rastgele mesajlarla birbirinizi bölmek yerine, insanları diğer insanların konuştuğu noktalara yorum ve soru yazmaya teşvik edebilirsiniz.

İnsanları toplantı gündemine önceliklerini, yorumlarını ve sorularını yazmaya teşvik etmek, ekibin hafta boyunca kaydettiği ilerlemeyi ve düşünce süreçlerini belgelemek için de harika bir yol olacaktır.

3. Takımınızın engellerini takip edin

Herkes stand-up toplantısı gündemini güncellemeleri ve öncelikleriyle doldurduktan sonra, her bir ekip üyesinin o gün ne üzerinde çalışacağını net bir şekilde anlayacaksınız.

Stand-up toplantısı şablonu zorluklar ve engeller hakkında bir soru içerdiğinden, takım arkadaşlarınızdan birinin yardıma veya desteğe ihtiyaç duyduğu herhangi bir şey olup olmadığını da bileceksiniz.

Bir yönetici olarak ana sorumluluklarınızdan biri, ekibiniz için engelleri ve engelleri kaldırmaktır. Bu nedenle, gündemdeki zorluklarını yazan kişiyle (bire bir toplantıda veya doğrudan mesajlaşarak) takip etmek için biraz zaman ayırmanız önemlidir.

Ekibinize zorluklarını yazmaları için özel bir alan vermek, açık iletişim kültürü oluşturmanıza ve sorunlu (ancak düzeltilebilir) kalıpları belgelemenize ve belirlemenize yardımcı olacaktır.

4. Senkron ve asenkron iletişim arasında bir denge oluşturun

Gerçek şu ki, eşzamansız stand-up toplantıları yürütmek için herkese uyan tek bir yaklaşım yoktur. Bazı takımlar günlük olarak çalıştırırken, diğer takımlar haftada birkaç kez yapmayı tercih ediyor.

Asenkron stand-up toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için, senkronize ve asenkron iletişim arasında bir denge bulmanızı öneririz. Bu, haftalık ekip toplantılarınızın gerçek zamanlı olarak (eşzamanlı olarak) yapılması gerektiği anlamına gelir, böylece insanlar birbirleriyle etkileşim kurabilir, sorunları tartışabilir ve ekibin geri kalanının üzerinde çalıştığı şeyi vurgulamak için duyuruları paylaşabilir.

Öte yandan, stand-up toplantılarınız asenkron olarak ve mutlaka haftanın her günü gerçekleştirilebilir. Örneğin, bazı ekipler eşzamanlı bir ekip toplantısı (Pazartesi günleri) ve iki eşzamansız stand-up toplantısı (Çarşamba ve Cuma günleri) planlamayı sever.

Hikayenin ahlaki yönü, ekibiniz için neyin iyi çalıştığını bulmanız, sürekli geri bildirim istemeniz ve tüm toplantılarınızın ve süreçlerinizin her zaman iyileştiğinden emin olmak için yinelemeye devam etmenizdir.

5. Ekibinizden geri bildirimlerini isteyin

Sağlıklı ve pozitif bir ekip kültürü geri bildirimle başlar. Takım arkadaşlarınızı sürekli olarak geri bildirim alışverişinde bulunmaya teşvik etmek istiyorsanız, toplantılarınız hakkında geri bildirim isteyerek başlayın. Performans geri bildiriminin aksine, toplantı geri bildirimi çok kişisel değildir ve geri bildirimin hoş karşılandığı ve teşvik edildiği bir kültür oluşturmak için kolay bir ilk adım olabilir.

Julie Zhuo, The Making of a Manager'da (yöneticiler ve liderler için harika bir kitap!), bir çalışanın kendisine günlük stand-up toplantılarının kolayca bir e-posta ile değiştirilebileceğini bildirdiği bir zamandan bahsediyor. Bu hikaye, ekip arkadaşlarınızdan geri bildirim istemeniz ve her ekip sürecini iyileştirmeleri için dürüstlüklerini ve açıklıklarını teşvik etmeniz için harika bir hatırlatmadır:

Zhuo, "Yöneticinize toplantısının berbat olduğunu söyleyerek cesurca hareket edin" diyor. “Ama geri bildirim yerinde oldu. Hem iyi toplantılar planlamanın önemini hem de kötü toplantıları iyileştirmek için geri bildirim vermenin değerini daha derinden takdir ederek ayrıldım."

Ekibinizle eşzamansız günlük stand-up'ları denemeye karar verirseniz, bu toplantıları denedikten bir veya iki hafta sonra, onlara süreçle ilgili düşüncelerini soran bir geri bildirim formu veya hızlı bir e-posta gönderdiğinizden emin olun.

Ekip üyelerinizden eşzamansız stand-up toplantılarının onlar için işe yarayıp yaramadığını anlamalarını isteyebileceğiniz sorulardan bazıları şunlardır:

• Stand-up toplantıları düzenlemenin bu yeni yolu hakkında ne düşünüyorsunuz?
• Ekibin yeterli “yüz yüze” zamana sahip olduğunu düşünüyor musunuz?
• Stand-up'larımızdan bazıları senkron, diğerleri asenkron olarak mı yapılmalı?
• Günlük stand-up'ları eşzamanlı olarak çalıştırmaya geri dönmeyi mi tercih edersiniz?

Eşzamansız toplantılar düzenlediğinizi ekibe nasıl bildirirsiniz?

Bu toplantıları en verimli şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olmak için, ekip arkadaşlarınıza mesaj göndermek veya e-posta göndermek için kullanabileceğiniz kullanışlı bir şablon yazdık.

Bunu kendi kelimelerinizle yapmak istiyorsanız, eşzamanlı iletişimin faydalarını açıklamayı, stand-up toplantı gündemini doldurmak için bir son tarih belirlemeyi ve ekibinizi sizinle geri bildirim paylaşmaya teşvik etmeyi unutmayın.

Hey takım,

En iyi işinizi yapmanıza yardımcı olacak farklı yollar araştırıyordum ve son zamanlarda karşılaştığım bir şey asenkron stand-up toplantıları konsepti.

Asenkron iletişimi daha önce duymadıysanız, temelde gerçek zamanlı olmayan herhangi bir iletişim şeklidir. Başka bir deyişle, bir görüntülü arama planlamamız gerekmez - bu, takviminde biraz zaman kazanmak isteyen herkes için çok yararlı olacaktır!

Günlük stand-up toplantılarımızı eşzamansız olarak yapmayı denemek istiyorum, bu da herkesin yanıtladığımız aynı 3 soruyu yüz yüze, ancak [kanalı buraya ekleyin] aracılığıyla yanıtlayacağı anlamına geliyor.

• Dün ne yaptım?
• Bugün neyi başarmayı planlıyorum?
• Hangi engeller ilerlememi engelliyor?

Benim beklentim, herkesin gündemi her sabah 10.00 ET'ye kadar doldurması.

Konuştuğunuz tüm noktaları okuyacağım - ve elbette gündemde belirtilen zorlukları ve/veya engelleri takip ettiğinizden emin olacağım.

Son olarak, mümkün olduğunca dürüst ve açık olmanızı istiyorum. Bu toplantıları daha iyi hale getirmek için yapmamızı istediğiniz bir şey varsa her zaman geri bildirim ve önerilere açığım.

Sizinle eşzamansız stand-up toplantılarını denemek için sabırsızlanıyoruz!

[İsim]

Eşzamansız stand-up toplantıları yürütmek için araçlar

Verimli uzaktan toplantılar yapmak söz konusu olduğunda teknoloji en iyi arkadaşınız olabilir. Eşzamansız stand-up toplantıları yapmak istiyorsanız incelemenizi önerdiğimiz iki tür yazılım vardır:

Anında mesajlaşma yazılımı

Uzaktan çalışırken ekibinizin bağlantıda kalmasına ve bilgi sahibi olmasına yardımcı olabilecek birçok anlık mesajlaşma uygulaması vardır. Asenkron stand-up toplantıları yürütmek için dahili iletişim platformunuzu kullanmaya karar verirseniz, atabileceğiniz ilk adım bu konuşmalar için belirli bir kanal veya grup oluşturmaktır. Ardından, ekibinizin her bir üyesinden, her sabah üç stand-up toplantı sorusunu yanıtlayan herkese mesaj göndermesini isteyebilirsiniz.

Bazı yöneticiler, takım arkadaşlarının önceliklerine ve zorluklarına anında yanıt verebilmeyi sever ve bunu yapmak için bir anlık mesajlaşma platformu kullanmak harika bir alternatiftir.

Toplantı yönetim yazılımı

Ekibinizi, stand-up toplantı gündemleriniz için merkezi bir veri havuzu olarak bir toplantı yönetimi uygulaması kullanmaya teşvik edebilirsiniz. Anlık mesajlaşma uygulamalarından farklı olarak, toplantı yönetim platformları, ekipteki diğer kişileri bilgilendirmeden veya yanıt vermek için aciliyet duygusu yaratmadan herkesin gündeme katkıda bulunmasına olanak tanır.

Toplantı gündemi uygulaması kullanmanın bir başka yararı da, ekibin günlük olarak doldurabileceği bir şablon oluşturup kaydetme yeteneğidir. Bir yönetici olarak, daha sonra geri dönüp önceki tüm toplantı notlarını okuyabilir ve herkesin önceliklerini ve zorluklarını tek bir yerde tutabilirsiniz. Bu, bire bir toplantılarınız ve performans değerlendirmeleriniz için hazırlanırken çok kullanışlı olabilir.

paket servisler

Asenkron stand-up'lar, uzak ekiplere birçok fayda sağlar. Yöneticilere, ekibin önceliklerinin kaydını tutma ve bir işbirliği ve iletişim kültürünü teşvik etme yetkisi verirler.

Eşzamansız toplantıların avantajları, uzaktaki ekipler için daha yüksek esnekliğin yanı sıra toplantılarda daha az zaman harcanmasını içerir; bu da ekip arkadaşlarınıza derin ve derinlemesine çalışma için daha fazla zaman verir.

Bu tür bir iletişimi düşünüyorsanız, şu beş temel adımı izlemeyi unutmayın:

• Eşzamansız toplantıların faydalarını ekibinize açıklayın: zaman, esneklik, sabah buluşamayan insanlar için kapsayıcılık.
• Gündemi doldurmak için bir son tarih belirleyin (örneğin, her sabah 10:00).
• Bire bir toplantılarınızda veya doğrudan mesajlaşarak ekibinizin engellerini takip edin.
• Senkron ve asenkron iletişim arasında bir denge oluşturun.
• Yalnızca stand-up toplantılarınızı değil, tüm ekip süreçlerinizi nasıl daha da iyileştirebileceğiniz konusunda ekibinize fikirlerini sorun.

Günün sonunda, bir yönetici olarak rolünüzün en önemli kısmı, insanlara ellerinden gelenin en iyisini yapmaları için yetki vermektir. Ekibinizin programından çok fazla zaman ayırmadan herkesin öncelikleri hakkında bilgi sahibi olmanın bir yolunu arıyorsanız, eşzamansız stand-up toplantıları harika bir alternatif olabilir.

Eşzamansız stand-up toplantılarını deneyin. Ekibiniz size teşekkür edecek!