異步站立會議：經理指南

如果您最近過渡到在家工作，您可能知道遠程工作者面臨的最常見挑戰之一是缺乏聯繫和溝通。

如果您不是每天都在辦公室見到您的團隊，則可能很難檢查他們並掌握每個人的優先事項。 許多經理和團隊領導採用的解決方案是安排異步站立會議。

在本文中，我們將介紹您應該了解的關於異步站立會議的五個重要事項，以便您可以利用這些會議來培養開放式溝通和協作的文化：

• 什麼是異步站立會議？
• 異步站立會議與同步站立會議的區別
• 運行有效的異步站立會議的技巧
• 如何讓團隊知道您正在運行異步會議
• 進行異步站立會議的工具

在深入了解細節之前，首先要了解（同步）每日站立會議是什麼，這一點很重要。

什麼是每日站立會議？

每日站立會議（也稱為每日站會或每日會議）是團隊成員討論優先事項和最近遇到的挑戰的會議。 正如他們的名字所暗示的那樣，這些會議每天都在舉行，經理和團隊領導經常使用這些會議來了解每個人的工作和參與程度。

根據 Spotify 高級敏捷教練 Jason Yip 的說法，站立會議可以幫助您了解您的團隊是否願意分享挑戰並互相尋求幫助：

“與單獨工作相比，團隊合作的主要好處之一是，當有人遇到問題或發現更好的做事方式時，團隊成員可以互相幫助。 一個團隊成員不願意分享問題和/或不互相幫助的‘團隊’往往是無效的。”

你應該談什麼？

站立會議議程很簡單。 作為經理或會議主持人，您的職責是向人們提出以下三個問題：

• 你昨天做了什麼？
• 你今天打算完成什麼？
• 哪些障礙阻礙了你的進步？

每日站立會議已成為許多遠程團隊的常見儀式，因為它們是跟踪進度、消除障礙並及時了解每個人的優先事項的絕佳工具。 但是，一些團隊發現，每天早上參加 15-20 分鐘的視頻通話可能很耗時，而且對於跨越多個時區的團隊來說有點問題。

出於這個原因，一些團隊已經轉向異步站立會議，這正是我們今天要討論的內容。

什麼是異步站立會議？

異步站立會議是無需實時通信即可召開的站立會議。 換句話說，沒有人需要加入視頻通話或在他們的日曆中安排一個特定的時間段來參與和分享他們的狀態更新。

這些會議遵循與同步站立會議相同的議程。 但是，由於它們不是實時發生的，因此對於希望在日曆中騰出一些時間的團隊來說，它們是一個不錯的選擇。

以下是與您的團隊實施異步站立會議的三個簡單步驟：

• 通過在每週的團隊會議上討論每個人的優先事項來開始新的一周（這次會議應該實時舉行）。
• 設置一個指定平台，讓人們回答三個站立會議的問題：
• 我昨天做了什麼？
• 我今天打算完成什麼？
• 哪些障礙阻礙了我的進步？
• 給人們一個特定的時間框架來寫下他們的答案。 例如，您可以鼓勵每個人在每天早上 10 點之前填寫議程。

異步站立會議與同步站立會議的區別

同步站立會議是鼓勵團隊之間進行實時互動和來回討論的好工具。 通常在一天的開始舉行，這些會議可以幫助您的團隊保持一致，分享重要的更新，並以積極的態度開始新的一天。

如果您認為您的團隊可以使用一些早期的互動和激勵，那麼同步站立會議可能是一種很好的方式來感知每個人的參與程度並在每天開始時直接聽取每個人的更新。

同步站立會議的缺點是它們要求每個人都在特定時間在線，這對於不同時區的遠程工作人員和團隊成員來說可能很困難。 同樣，有些人可能需要早上送孩子去學校，或者利用一天中的早起做深度工作。 在這種情況下，異步會議是實時視頻通話的有趣替代方案。

異步站立會議的目的與同步站立會議的目的相同（讓彼此了解優先事項和挑戰），而無需在特定時間開會。 就像常規會議一樣，異步站立會議應該有一個會議議程和具體的會議目標。 但是，它們不要求人們在線或在同一個房間。

異步站立會議的缺點是由於它們不是實時發生的，因此隊友之間沒有太多的來回互動，這使得深入討論或提出問題變得更加困難一個問題的解決方案。 但是，如果您正在尋找一種快速便捷的方式來了解團隊中的每個人都在做什麼（不中斷他們的工作流程）異步站立會議可能是一個方便的解決方案！

這是一張總結我們上面介紹的信息的圖表。 它將幫助您了解異步通信是否可以讓您的團隊受益：

運行有效的異步站立會議的 5 個技巧

就像面對面的會議一樣，成功的異步站立會涉及準備和跟進。 讓我們通過五個關鍵提示來進行異步站立會議，幫助您的遠程團隊保持聯繫、高效和積極！

1. 向您的團隊解釋異步會議的好處

首先幫助您的團隊了解同步和異步通信之間的區別。 我們中的很多人都是遠程工作領域的新手，因此您團隊中的某些人可能從未聽說過“異步會議”的概念。

您可以強調的一個重要好處是異步通信為人們提供了更多的時間和靈活性！ 因為這些會議不是實時進行的，所以您的團隊可能會喜歡他們日曆上的額外空閒時間。

最後，如果您過去沒有實施站立會議，您可以強調這些會議（或溝通方式）將是團隊在家工作時保持聯繫和更新的機會——所以沒有人覺得他們像他們重新在筒倉中工作。

2. 設定填寫議程的最後期限

運行有效的異步站立會議的第二步是圍繞團隊何時應該分享他們的更新設定明確的期望。 如前所述，您可以要求每個人在每天早上 10 點之前填寫議程（當然，如果您的一些隊友在不同的時區工作，這個時間會有所不同）。

為站立會議議程設置截止日期將使您的團隊成員有責任分享他們的優先事項並持續相互溝通。 如果您使用會議管理應用程序來執行此操作，則可以鼓勵人們在其他人的談話要點下寫評論和問題，而不是整天用隨機消息打斷對方。

鼓勵人們在會議議程中寫下他們的優先事項、評論和問題也將是記錄團隊在一周內的進展和思考過程的好方法。

3. 跟進團隊的障礙

一旦每個人都在站立會議議程中填寫了他們的更新和優先事項，您就會清楚地了解每個團隊成員當天的工作內容。

由於站立會議模板包含有關挑戰和障礙的問題，因此您還將知道您的隊友是否需要幫助或支持。

作為經理，您的主要職責之一是為您的團隊消除障礙和障礙。 出於這個原因，重要的是要花一些時間跟進在議程中寫下挑戰的人（在一對一的會議上或直接向他們發送消息）。

給你的團隊一個專門的空間來寫下他們的挑戰將幫助你建立一種開放式溝通的文化，以及記錄和識別任何有問題的（但可修復的）模式。

4. 在同步和異步通信之間建立平衡

事實是，沒有一種萬能的方法來運行異步站立會議。 雖然有些團隊每天都運行它們，但其他團隊更喜歡每週運行幾次。

為了充分利用異步站立會議，我們建議在同步和異步通信之間找到平衡點。 這意味著您的每週團隊會議應該實時（同步）舉行，以便人們可以相互交流、討論問題並分享留言，以突出團隊其他成員的工作。

另一方面，您的站立會議可以異步舉行，不一定是一周中的每一天。 例如，一些團隊喜歡安排一次同步的團隊會議（週一）和兩次異步的站立會議（週三和周五）。

這個故事的寓意是，您應該找出對您的團隊有效的方法，尋求持續的反饋，並不斷迭代以確保您的所有會議和流程始終在改進。

5. 詢問你的團隊的反饋

健康和積極的團隊文化始於反饋。 如果您想鼓勵您的團隊成員持續交流反饋，請先詢問有關您的會議的反饋。 與績效反饋不同，會議反饋讓人感覺非常客觀，並且可以是建立歡迎和鼓勵反饋的文化的簡單第一步。

在 The Making of a Manager（一本適合經理和領導者的好書！）中，Julie Zhuo 談到有一次員工讓她知道他們的日常站立會議可以很容易地被電子郵件取代。 這個故事很好地提醒你，向你的隊友徵求反饋意見，並鼓勵他們誠實和開放，以改進每個團隊流程：

“大膽的舉動，告訴你的經理她的會議很糟糕，”卓說。 “但反饋是準確的。 我對策劃好的會議的重要性和提供反饋以改善糟糕的會議的價值有了更深的理解。”

如果您決定嘗試與您的團隊進行異步每日站立會議，請確保在嘗試這些會議後一兩周向他們發送反饋表或快速電子郵件，詢問他們對流程的想法。

以下是您可以詢問您的團隊成員以了解異步站立會議是否對他們有用的一些問題：

• 您如何看待這種舉行站立會議的新方式？
• 你覺得團隊有足夠的“面對面”時間嗎？
• 我們的站立會議是否應該同步舉行，而其他站會是異步的？
• 您願意回到同步運行每日站立會議嗎？

如何讓團隊知道您正在運行異步會議

為了幫助您以最有效的方式實施這些會議，我們編寫了一個方便的模板，您可以使用該模板向您的隊友發送消息或發送電子郵件。

如果您想用自己的話來做到這一點，請記住解釋同步溝通的好處，設置一個截止日期來填寫站立會議議程，並鼓勵您的團隊與您分享反饋。

嘿團隊，

我一直在尋找不同的方法來幫助你做到最好，我最近遇到的事情是異步站立會議的概念。

如果您以前沒有聽說過異步通信，那麼它基本上是任何形式的非實時通信。 換句話說，我們不需要安排視頻通話——這對於希望在日曆中騰出一些時間的人來說非常有幫助！

我想嘗試以異步方式召開我們的日常站立會議，這意味著每個人都將通過 [在此處添加頻道] 來回答​​我們一直親自回答的 3 個問題。

• 我昨天做了什麼？
• 我今天打算完成什麼？
• 哪些障礙阻礙了我的進步？

我的期望是每個人都會在美國東部時間每天早上 10 點之前填寫議程。

我會閱讀你所有的談話要點——當然，我會確保跟進議程中提到的挑戰和/或障礙。

最後但並非最不重要的一點是，我希望您盡可能誠實和開放。 如果您希望我們做些什麼來改進這些會議，我總是願意接受反饋和建議。

期待與您一起嘗試異步站立會議！

[姓名]

進行異步站立會議的工具

在進行高效的遠程會議時，技術可以成為您最好的朋友。 如果您想運行異步站立會議，我們建議您研究兩種類型的軟件：

即時通訊軟件

有許多即時消息應用程序可以幫助您的團隊在遠程工作時保持聯繫和了解情況。 如果您決定使用內部通信平台來運行異步站立會議，您可以採取的第一步是為這些對話設置特定的頻道或群組。 然後，您可以要求團隊中的每個成員每天早上向每個人發送消息，以回答三個站立會議的問題。

一些經理喜歡當場回應隊友的優先事項和挑戰的能力，使用即時消息平台來做到這一點是一個很好的選擇。

會議管理軟件

您可以鼓勵您的團隊使用會議管理應用程序作為站立會議議程的中央存儲庫。 與即時消息應用程序不同，會議管理平台允許每個人為議程做出貢獻，而無需通知團隊中的其他人或產生響應的緊迫感。

使用會議議程應用程序的另一個好處是能夠創建和保存團隊可以每天填充的模板。 作為經理，您可以返回並閱讀之前的所有會議記錄——將每個人的優先事項和挑戰記錄在一個地方。 在準備一對一會議和績效評估時，這可能非常方便。

外賣

異步站立會為遠程團隊帶來很多好處。 它們使管理人員能夠記錄團隊的優先事項並培養協作和溝通的文化。

異步會議的優勢包括為遠程團隊提供更高的靈活性，以及​​更少的會議時間——這讓您的團隊成員有更多時間進行深入和反思的工作。

如果您正在考慮這種類型的溝通，請記住遵循以下五個關鍵步驟：

• 向您的團隊解釋異步會議的好處：時間、靈活性和包容性，讓無法在早上開會的人。
• 設置填寫議程的最後期限（例如，每天早上 10 點）。
• 在一對一的會議上跟進團隊的障礙，或直接向他們發送消息。
• 在同步和異步通信之間建立平衡。
• 詢問您的團隊對如何進一步改進站立會議以及所有團隊流程的想法。

歸根結底，作為經理，你最重要的角色就是讓人們能夠做到最好。 如果您正在尋找一種方法來隨時了解每個人的優先事項，而又不佔用團隊日程安排的太多時間，那麼異步站立會議可能是一個很好的選擇。

嘗試異步站立會議。 你的團隊會感謝你的！