Reuniones de pie asincrónicas: una guía para gerentes

Si recientemente hizo la transición a trabajar desde casa, es posible que sepa que uno de los desafíos más comunes que enfrentan los trabajadores remotos es la falta de conexión y comunicación.

Cuando no ve a su equipo en la oficina todos los días, puede ser difícil controlarlos y mantenerse al tanto de las prioridades de todos. Una solución que muchos gerentes y líderes de equipo han adoptado es programar reuniones de pie asincrónicas.

En este artículo, cubriremos cinco cosas importantes que debe saber sobre los stand-ups asincrónicos, para que pueda aprovechar estas reuniones para fomentar una cultura de comunicación abierta y colaboración:

• ¿Qué son las reuniones de pie asincrónicas?
• Diferencias entre reuniones de pie asíncronas y sincrónicas
• Consejos para llevar a cabo reuniones de pie asincrónicas efectivas
• Cómo informar al equipo que está organizando reuniones asincrónicas
• Herramientas para realizar reuniones de pie asincrónicas

Antes de entrar en el meollo de la cuestión, es importante entender qué son las reuniones diarias (sincrónicas) en primer lugar.

¿Qué son las reuniones diarias de pie?

Un stand-up diario (también conocido como scrum diario o reunión diaria) es una reunión donde los compañeros de equipo discuten las prioridades y los desafíos recientes que han experimentado. Como sugiere su nombre, estas reuniones se llevan a cabo a diario y, a menudo, los gerentes y líderes de equipo las utilizan para mantenerse al tanto del trabajo y el nivel de compromiso de todos.

Según Jason Yip, Entrenador sénior de Agile en Spotify, las reuniones de pie pueden ayudarlo a comprender si su equipo se siente cómodo compartiendo desafíos y pidiéndose ayuda entre sí:

“Uno de los principales beneficios de un equipo en comparación con trabajar solo, es que los miembros del equipo pueden ayudarse entre sí cuando alguien encuentra un problema o descubre una mejor manera de hacer algo. Un 'equipo' en el que los miembros del equipo no se sienten cómodos compartiendo problemas y/o no se ayudan entre sí tiende a ser ineficaz”.

¿De qué deberías hablar?

La agenda de la reunión de pie es simple. Como gerente o facilitador de reuniones, es su función hacerles a las personas las siguientes tres preguntas:

• ¿Qué hiciste ayer?
• ¿Qué planeas lograr hoy?
• ¿Qué obstáculos están impidiendo su progreso?

Las reuniones diarias se han convertido en un ritual común entre muchos equipos remotos, ya que son una excelente herramienta para realizar un seguimiento del progreso, eliminar obstáculos y mantenerse actualizado sobre las prioridades de todos. Sin embargo, algunos equipos descubren que asistir a una videollamada de 15 a 20 minutos todas las mañanas puede llevar mucho tiempo y ser un poco problemático para los equipos que abarcan varias zonas horarias.

Por esta razón, algunos equipos se han pasado a reuniones de pie asincrónicas , que es exactamente de lo que vamos a hablar hoy.

¿Qué son las reuniones de pie asincrónicas?

Las reuniones de pie asincrónicas son reuniones de pie que tienen lugar sin necesidad de comunicación en tiempo real. En otras palabras, nadie necesita participar en una videollamada o programar un horario específico en su calendario para participar y compartir sus actualizaciones de estado.

Estas reuniones siguen la misma agenda que las reuniones sincrónicas. Sin embargo, dado que no suceden en tiempo real, son una excelente opción para los equipos que desean liberar algo de tiempo en sus calendarios.

Aquí hay tres sencillos pasos para implementar stand-ups asincrónicos con su equipo:

• Comience la semana discutiendo las prioridades de todos en su reunión semanal del equipo (esta debe realizarse en tiempo real).
• Configure una plataforma designada para que las personas respondan las tres preguntas de la reunión de pie:
• ¿Qué hice ayer?
• ¿Qué planeo lograr hoy?
• ¿Qué obstáculos están impidiendo mi progreso?
• Dale a las personas un marco de tiempo específico para que escriban sus respuestas. Por ejemplo, puede alentar a todos a completar la agenda a las 10 a. m. todas las mañanas.

Diferencias entre reuniones de pie asíncronas y sincrónicas

Las reuniones de pie sincrónicas son una gran herramienta para fomentar las interacciones en tiempo real y las discusiones de ida y vuelta entre su equipo. Estas reuniones, que generalmente se llevan a cabo al comienzo del día, pueden ayudar a su equipo a mantenerse alineado, compartir actualizaciones importantes y comenzar el día con una nota positiva.

Si cree que a su equipo le vendría bien una interacción y motivación tempranas, las reuniones de pie sincrónicas pueden ser una buena manera de detectar el nivel de compromiso de todos y escuchar actualizaciones directamente de cada persona al comienzo de cada día.

La desventaja de las reuniones de pie sincrónicas es que requieren que todos estén en línea en un momento específico, lo que puede ser difícil para los trabajadores remotos y los miembros del equipo en diferentes zonas horarias. Del mismo modo, algunas personas pueden necesitar dejar a sus hijos en la escuela por la mañana o usar las primeras horas del día para hacer un trabajo profundo. En este caso, las reuniones asíncronas son una interesante alternativa a las videollamadas en tiempo real.

Los stand-ups asincrónicos tienen el mismo propósito que los stand-ups sincrónicos (mantenerse actualizados sobre prioridades y desafíos), sin la necesidad de reunirse en un momento específico. Al igual que una reunión regular, los stand-ups asincrónicos deben tener una agenda de reunión y un objetivo de reunión específico. Sin embargo, no requieren que las personas estén en línea o en la misma habitación.

La desventaja de las reuniones de pie asincrónicas es que, dado que no ocurren en tiempo real, no hay mucha interacción de ida y vuelta entre los compañeros de equipo, lo que hace que sea más difícil discutir un tema en profundidad o proponer una solución a un problema. Sin embargo, si está buscando una manera rápida y conveniente de saber en qué está trabajando cada miembro del equipo (sin interrumpir su flujo de trabajo), las reuniones de pie asincrónicas pueden ser una solución conveniente para usted.

Aquí hay un gráfico que resume la información que cubrimos anteriormente. Le ayudará a comprender si la comunicación asíncrona es algo de lo que su equipo podría beneficiarse:

5 consejos para llevar a cabo reuniones de pie asincrónicas efectivas

Al igual que una reunión en persona, un stand-up asincrónico exitoso implica preparación y seguimiento. ¡Repasemos cinco consejos clave que debe seguir para realizar reuniones de pie asincrónicas que ayuden a su equipo remoto a mantenerse conectado, productivo y motivado!

1. Explique los beneficios de las reuniones asincrónicas a su equipo

Comience por ayudar a su equipo a comprender la diferencia entre la comunicación sincrónica y asincrónica. Muchos de nosotros somos nuevos en el mundo del trabajo remoto, por lo que es probable que algunas personas de su equipo nunca hayan oído hablar del concepto de "reuniones asíncronas".

¡Un beneficio importante que puede destacar es que la comunicación asincrónica brinda a las personas más tiempo y flexibilidad! Debido a que estas reuniones no ocurren en tiempo real, su equipo probablemente apreciará el tiempo libre adicional en sus calendarios.

Finalmente, si no ha implementado reuniones de pie en el pasado, puede resaltar que estas reuniones (o estilo de comunicación) serán una oportunidad para que el equipo se mantenga conectado y actualizado mientras trabaja desde casa, para que nadie sienta que estoy trabajando en un silo.

2. Establezca una fecha límite para completar la agenda

El segundo paso para llevar a cabo una reunión de pie asincrónica efectiva es establecer expectativas claras sobre cuándo el equipo debe compartir sus actualizaciones. Como se mencionó anteriormente, puede pedirles a todos que completen la agenda a las 10 a.m. todas las mañanas (por supuesto, esta hora variará si algunos de sus compañeros de equipo trabajan en diferentes zonas horarias).

Establecer una fecha límite para llenar la agenda de la reunión de pie hará que sus compañeros de equipo sean responsables de compartir sus prioridades y comunicarse entre sí de manera continua. Si está utilizando una aplicación de gestión de reuniones para hacerlo, puede alentar a las personas a escribir comentarios y preguntas debajo de los puntos de conversación de otras personas, en lugar de interrumpirse entre sí con mensajes aleatorios a lo largo del día.

Animar a las personas a escribir sus prioridades, comentarios y preguntas en la agenda de la reunión también será una excelente manera de documentar el progreso del equipo y los procesos de pensamiento durante la semana.

3. Da seguimiento a los obstáculos de tu equipo

Una vez que todos hayan completado la agenda de la reunión de pie con sus actualizaciones y prioridades, tendrá una idea clara de en qué trabajará cada miembro del equipo ese día.

Dado que la plantilla de reunión de pie incluye una pregunta sobre desafíos y obstáculos, también sabrá si hay algo con lo que uno de sus compañeros de equipo necesite ayuda o apoyo.

Una de sus principales responsabilidades como gerente es eliminar obstáculos y obstáculos para su equipo. Por esta razón, es importante tomarse un tiempo para hacer un seguimiento con la persona que escribió sus desafíos en la agenda (ya sea en una reunión individual o enviándole un mensaje directamente).

Darle a su equipo un espacio dedicado para anotar sus desafíos lo ayudará a construir una cultura de comunicación abierta, así como a documentar e identificar cualquier patrón problemático (pero reparable).

4. Crear un equilibrio entre la comunicación sincrónica y asincrónica

La verdad es que no existe un enfoque único para realizar reuniones de pie asincrónicas. Mientras que algunos equipos los ejecutan a diario, otros equipos prefieren hacerlo varias veces a la semana.

Para aprovechar al máximo sus reuniones de pie asincrónicas, le recomendamos encontrar un equilibrio entre la comunicación sincrónica y asincrónica. Esto significa que las reuniones semanales de su equipo deben realizarse en tiempo real (sincrónicamente), para que las personas puedan interactuar entre sí, discutir problemas y compartir menciones para resaltar en qué está trabajando el resto del equipo.

Por otro lado, sus reuniones de pie se pueden realizar de forma asincrónica y no necesariamente todos los días de la semana. Por ejemplo, a algunos equipos les gusta programar una reunión de equipo sincrónica (los lunes) y dos reuniones de pie asincrónicas (los miércoles y viernes).

La moraleja de la historia es que debe descubrir qué funciona bien para su equipo, solicitar comentarios continuos y seguir iterando para asegurarse de que todas sus reuniones y procesos siempre mejoren.

5. Pídale a su equipo sus comentarios

Una cultura de equipo saludable y positiva comienza con la retroalimentación. Si desea alentar a sus compañeros de equipo a intercambiar comentarios de manera continua, comience por pedir comentarios sobre sus reuniones. A diferencia de la retroalimentación de desempeño, la retroalimentación de la reunión se siente muy impersonal y puede ser un primer paso fácil para construir una cultura donde la retroalimentación sea bienvenida y alentada.

En The Making of a Manager (¡un gran libro para gerentes y líderes!), Julie Zhuo habla sobre un momento en que un empleado le hizo saber que sus reuniones diarias podrían reemplazarse fácilmente con un correo electrónico. Esta historia es un excelente recordatorio para pedir retroalimentación a sus compañeros de equipo y fomentar su honestidad y apertura para mejorar cada proceso del equipo:

“Movimiento valiente, decirle a tu gerente que su reunión apesta”, dice Zhuo. “Pero la respuesta fue acertada. Me fui con una apreciación más profunda tanto de la importancia de planificar buenas reuniones como del valor de dar retroalimentación para mejorar las malas reuniones".

Si decide probar reuniones diarias asincrónicas con su equipo, asegúrese de enviarles un formulario de comentarios o un correo electrónico rápido para pedirles su opinión sobre el proceso, tal vez una o dos semanas después de probar estas reuniones.

Estas son algunas de las preguntas que puede hacerles a los miembros de su equipo para saber si las reuniones de pie asincrónicas les están funcionando:

• ¿Qué opinas de esta nueva forma de realizar reuniones de pie?
• ¿Sientes que el equipo tiene suficiente tiempo “cara a cara”?
• ¿Deberían realizarse algunos de nuestros stand-ups sincrónicamente, mientras que otros son asincrónicos?
• ¿Preferirías volver a ejecutar stand-ups diarios sincrónicamente?

Cómo informar al equipo que está organizando reuniones asincrónicas

Para ayudarlo a implementar estas reuniones de la manera más eficiente, escribimos una plantilla útil que puede usar para enviar mensajes o correos electrónicos a sus compañeros de equipo.

Si desea hacer esto con sus propias palabras, recuerde explicar los beneficios de la comunicación sincrónica, establezca una fecha límite para completar la agenda de la reunión de pie y anime a su equipo a compartir comentarios con usted.

hola equipo,

He estado buscando diferentes formas de ayudarlo a hacer su mejor trabajo y algo que encontré recientemente es el concepto de reuniones asincrónicas de pie.

Si no ha oído hablar antes de la comunicación asíncrona, es básicamente cualquier forma de comunicación que no ocurre en tiempo real. En otras palabras, no necesitaríamos programar una videollamada, ¡lo que será muy útil para cualquiera que busque liberar algo de tiempo en su calendario!

Me gustaría intentar hacer nuestras reuniones diarias de pie de forma asincrónica, lo que significa que todos responderán las mismas 3 preguntas que hemos estado respondiendo en persona, pero a través de [agregar canal aquí].

• ¿Qué hice ayer?
• ¿Qué planeo lograr hoy?
• ¿Qué obstáculos están impidiendo mi progreso?

Mi expectativa es que todos llenen la agenda a las 10 a.m. ET cada mañana.

Leeré todos sus puntos de discusión y, por supuesto, me aseguraré de hacer un seguimiento de los desafíos y/o obstáculos mencionados en la agenda.

Por último, pero no menos importante, me gustaría que fuera lo más honesto y abierto posible. Si hay algo que le gustaría que hiciéramos para mejorar estas reuniones, siempre estoy abierto a comentarios y sugerencias.

¡Estoy ansioso por probar las reuniones de stand-up asincrónicas con usted!

[Nombre]

Herramientas para realizar reuniones de pie asincrónicas

La tecnología puede ser su mejor amigo cuando se trata de realizar reuniones remotas productivas. Hay dos tipos de software que recomendamos analizar si desea realizar reuniones de pie asincrónicas:

software de mensajería instantánea

Existen muchas aplicaciones de mensajería instantánea que pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado mientras trabaja de forma remota. Si decide utilizar su plataforma de comunicaciones internas para realizar reuniones de pie asincrónicas, el primer paso que puede tomar es configurar un canal o grupo específico para estas conversaciones. Luego, puede pedirle a cada miembro de su equipo que envíe un mensaje a todos respondiendo las tres preguntas de la reunión de pie todas las mañanas.

A algunos gerentes les gusta la capacidad de responder a las prioridades y desafíos de sus compañeros de equipo en el acto, y usar una plataforma de mensajería instantánea para hacer esto es una gran alternativa.

Software de gestión de reuniones

Puede animar a su equipo a utilizar una aplicación de gestión de reuniones como depósito central para sus agendas de reuniones de pie. A diferencia de las aplicaciones de mensajería instantánea, las plataformas de gestión de reuniones permiten que todos contribuyan a la agenda sin notificar a otras personas del equipo o crear una sensación de urgencia para responder.

Otro beneficio de usar una aplicación de agenda de reuniones es la capacidad de crear y guardar una plantilla que el equipo puede completar a diario. Como gerente, puede regresar y leer todas las notas de reuniones anteriores, manteniendo un registro de las prioridades y desafíos de todos en un solo lugar. Esto podría ser muy útil al prepararse para sus reuniones individuales y revisiones de desempeño.

comida para llevar

Los stand-ups asincrónicos brindan muchos beneficios a los equipos remotos. Capacitan a los gerentes para llevar un registro de las prioridades del equipo y fomentan una cultura de colaboración y comunicación.

Las ventajas de las reuniones asincrónicas implican una mayor flexibilidad para los equipos remotos, así como menos tiempo dedicado a las reuniones, lo que brinda a sus compañeros de equipo más tiempo para un trabajo profundo y reflexivo.

Si está considerando este tipo de comunicación, recuerde seguir estos cinco pasos clave:

• Explique los beneficios de las reuniones asincrónicas a su equipo: tiempo, flexibilidad, inclusión para las personas que no pueden reunirse por la mañana.
• Establezca una fecha límite para completar la agenda (por ejemplo, a las 10 a. m. todas las mañanas).
• Haga un seguimiento de los obstáculos de su equipo en sus reuniones individuales o enviándoles un mensaje directamente.
• Cree un equilibrio entre la comunicación sincrónica y asincrónica.
• Pídale a su equipo su opinión sobre cómo podría mejorar aún más no solo sus reuniones de pie, sino todos los procesos de su equipo.

Al final del día, la parte más importante de su rol como gerente es capacitar a las personas para que hagan su mejor trabajo. Las reuniones de pie asincrónicas pueden ser una excelente alternativa si está buscando una manera de mantenerse informado sobre las prioridades de todos sin quitar demasiado tiempo de la agenda de su equipo.

Pruebe las reuniones de pie asincrónicas. ¡Tu equipo te lo agradecerá!