Asynchroniczne spotkania na stojąco: przewodnik dla menedżerów

Jeśli niedawno przeszedłeś do pracy w domu, być może wiesz, że jednym z najczęstszych wyzwań, przed jakimi stają pracownicy zdalni, jest brak połączenia i komunikacji.

Kiedy nie widzisz swojego zespołu codziennie w biurze, może być trudno sprawdzić go i pozostać na szczycie priorytetów wszystkich. Rozwiązaniem, które przyjęło wielu menedżerów i kierowników zespołów, jest planowanie asynchronicznych spotkań stand-up.

W tym artykule omówimy pięć ważnych rzeczy, które powinieneś wiedzieć o asynchronicznych stand-upach, abyś mógł wykorzystać te spotkania do wspierania kultury otwartej komunikacji i współpracy:

• Czym są asynchroniczne spotkania na stojąco?
• Różnice między asynchronicznymi a synchronicznymi spotkaniami stand-up
• Wskazówki dotyczące prowadzenia skutecznych asynchronicznych spotkań na stojąco
• Jak poinformować zespół, że prowadzisz spotkania asynchroniczne
• Narzędzia do prowadzenia asynchronicznych spotkań na stojąco

Zanim przejdziesz do sedna sprawy, ważne jest, aby zrozumieć, czym są (synchroniczne) codzienne spotkania stand-up.

Czym są codzienne spotkania stand-up?

Codzienny stand-up (znany również jako codzienny scrum lub codzienna narada) to spotkanie, podczas którego członkowie zespołu omawiają priorytety i ostatnie wyzwania, których doświadczyli. Jak sama nazwa wskazuje, spotkania te odbywają się codziennie i są często wykorzystywane przez menedżerów i kierowników zespołów, aby być na bieżąco z pracą wszystkich i poziomem zaangażowania.

Według Jasona Yipa, starszego trenera Agile w Spotify, spotkania na stojąco mogą pomóc Ci zrozumieć, czy Twój zespół czuje się komfortowo, dzieląc się wyzwaniami i prosząc się o pomoc:

„Jedną z głównych zalet zespołu w porównaniu z pracą w pojedynkę jest to, że członkowie zespołu mogą sobie nawzajem pomagać, gdy ktoś napotka problem lub odkryje lepszy sposób na zrobienie czegoś. „Zespół”, w którym członkowie zespołu nie czują się komfortowo dzieląc się problemami i/lub nie pomagają sobie nawzajem, bywa nieefektywny”.

O czym powinieneś porozmawiać?

Program spotkania stand-up jest prosty. Jako menedżer lub moderator spotkań, Twoim zadaniem jest zadawanie ludziom następujących trzech pytań:

• Co robiłeś wczoraj?
• Co planujesz dzisiaj osiągnąć?
• Jakie przeszkody utrudniają ci postęp?

Codzienne spotkania stand-up stały się powszechnym rytuałem wielu zdalnych zespołów, ponieważ są doskonałym narzędziem do śledzenia postępów, usuwania blokad i bycia na bieżąco z priorytetami wszystkich. Jednak niektóre zespoły uważają, że uczestnictwo w 15-20-minutowej rozmowie wideo każdego ranka może być czasochłonne i nieco problematyczne dla zespołów obejmujących wiele stref czasowych.

Z tego powodu niektóre zespoły przestawiły się na asynchroniczne spotkania stand-up , o czym dokładnie będziemy dzisiaj mówić.

Czym są asynchroniczne spotkania na stojąco?

Asynchroniczne spotkania stand-up to stand-upy, które odbywają się bez potrzeby komunikacji w czasie rzeczywistym. Innymi słowy, nikt nie musi wskakiwać na rozmowę wideo ani planować określonego przedziału czasowego w swoim kalendarzu, aby uczestniczyć i udostępniać aktualizacje swojego statusu.

Spotkania te mają ten sam program, co standupy synchroniczne. Ponieważ jednak nie odbywają się one w czasie rzeczywistym, są świetną opcją dla zespołów, które chcą zwolnić trochę czasu w swoich kalendarzach.

Oto trzy proste kroki, aby wdrożyć asynchroniczne stand-upy ze swoim zespołem:

• Rozpocznij tydzień od omówienia priorytetów wszystkich na cotygodniowym spotkaniu zespołu (to powinno odbywać się w czasie rzeczywistym).
• Skonfiguruj wyznaczoną platformę, na której ludzie będą odpowiadać na trzy pytania ze spotkań stand-up:
• Co zrobiłem wczoraj?
• Co planuję dzisiaj osiągnąć?
• Jakie przeszkody utrudniają mój postęp?
• Daj ludziom określony czas na zapisanie odpowiedzi. Na przykład możesz zachęcić wszystkich do wypełniania agendy każdego ranka do godziny 10 rano.

Różnice między asynchronicznymi a synchronicznymi spotkaniami stand-up

Synchroniczne spotkania stand-up są doskonałym narzędziem zachęcającym do interakcji w czasie rzeczywistym oraz dyskusji w obie strony w zespole. Te spotkania, które zwykle odbywają się na początku dnia, mogą pomóc Twojemu zespołowi w utrzymaniu równowagi, dzieleniu się ważnymi aktualizacjami i pozytywnym rozpoczęciu dnia.

Jeśli uważasz, że Twojemu zespołowi przydałaby się wczesna interakcja i motywacja, synchroniczne spotkania na stojąco mogą być dobrym sposobem na wyczuwanie poziomu zaangażowania wszystkich osób i słuchanie aktualizacji bezpośrednio od każdej osoby na początku każdego dnia.

Wadą synchronicznych spotkań na stojąco jest to, że wymagają one, aby wszyscy byli online w określonym czasie, co może być trudne dla pracowników zdalnych i członków zespołu w różnych strefach czasowych. Podobnie niektórzy ludzie mogą potrzebować podrzucić swoje dzieci rano do szkoły lub wykorzystać wczesne godziny do wykonywania głębokiej pracy. W tym przypadku spotkania asynchroniczne są ciekawą alternatywą dla rozmów wideo w czasie rzeczywistym.

Asynchroniczne stand-upy służą temu samemu celowi, co synchroniczne stand-upy (utrzymywanie się nawzajem na bieżąco o priorytetach i wyzwaniach), bez konieczności spotykania się w określonym czasie. Podobnie jak zwykłe spotkanie, asynchroniczne stand-upy powinny mieć plan spotkania i konkretny cel spotkania. Nie wymagają jednak, aby ludzie byli online lub przebywali w tym samym pokoju.

Wadą asynchronicznych spotkań na stojąco jest to, że ponieważ nie odbywają się one w czasie rzeczywistym, nie ma zbyt wielu interakcji między członkami zespołu, co utrudnia dogłębne omówienie problemu lub wymyślenie rozwiązanie problemu. Jeśli jednak szukasz szybkiego i wygodnego sposobu, aby dowiedzieć się, nad czym pracują wszyscy członkowie zespołu (bez przerywania ich pracy), asynchroniczne spotkania na stojąco mogą być dla Ciebie wygodnym rozwiązaniem!

Oto grafika podsumowująca informacje, które omówiliśmy powyżej. Pomoże Ci zrozumieć, czy komunikacja asynchroniczna jest czymś, z czego Twój zespół może skorzystać:

5 wskazówek dotyczących prowadzenia skutecznych asynchronicznych spotkań na stojąco

Podobnie jak spotkanie osobiste, udane asynchroniczne wstawanie obejmuje przygotowanie i kontynuację. Przeanalizujmy pięć kluczowych wskazówek, których należy przestrzegać, aby prowadzić asynchroniczne spotkania stand-up, które pomogą Twojemu zespołowi zdalnemu pozostać w kontakcie, produktywnym i zmotywowanym!

1. Wyjaśnij swojemu zespołowi korzyści płynące z asynchronicznych spotkań

Zacznij od pomocy swojemu zespołowi w zrozumieniu różnicy między komunikacją synchroniczną a asynchroniczną. Wielu z nas jest nowych w świecie pracy zdalnej, więc jest prawdopodobne, że niektóre osoby z Twojego zespołu nigdy nie słyszały o koncepcji „spotkań asynchronicznych”.

Jedną z ważnych korzyści, które możesz podkreślić, jest to, że komunikacja asynchroniczna daje ludziom więcej czasu i elastyczności! Ponieważ te spotkania nie odbywają się w czasie rzeczywistym, Twój zespół prawdopodobnie doceni dodatkowy czas wolny w swoich kalendarzach.

Wreszcie, jeśli w przeszłości nie wdrażałeś spotkań stand-up, możesz podkreślić, że te spotkania (lub styl komunikacji) będą okazją dla zespołu do pozostania w kontakcie i na bieżąco podczas pracy w domu – aby nikt nie miał ochoty”. ponownie pracuje w silosie.

2. Ustal termin wypełnienia porządku obrad

Krok drugi, aby przeprowadzić efektywne asynchroniczne spotkanie stand-up, polega na określeniu jasnych oczekiwań dotyczących tego, kiedy zespół powinien udostępniać swoje aktualizacje. Jak wspomniano wcześniej, możesz poprosić wszystkich o wypełnienie harmonogramu każdego ranka do 10 rano (oczywiście ten czas będzie się różnić, jeśli niektórzy z twoich kolegów z drużyny pracują w różnych strefach czasowych).

Ustalenie terminu wypełnienia programu spotkania stand-up sprawi, że twoi koledzy z zespołu będą odpowiedzialni za dzielenie się swoimi priorytetami i komunikowanie się ze sobą na bieżąco. Jeśli używasz w tym celu aplikacji do zarządzania spotkaniami, możesz zachęcać ludzi do pisania komentarzy i pytań pod tematami rozmów innych osób, zamiast przerywać sobie nawzajem losowymi wiadomościami w ciągu dnia.

Zachęcanie ludzi do zapisywania swoich priorytetów, komentarzy i pytań w programie spotkania będzie również świetnym sposobem na udokumentowanie postępów zespołu i procesów myślowych w ciągu tygodnia.

3. Śledź przeszkody swojego zespołu

Gdy wszyscy wypełnią agendę spotkania stand-up swoimi aktualizacjami i priorytetami, będziesz miał jasne zrozumienie tego, nad czym każdy członek zespołu będzie pracował tego dnia.

Ponieważ szablon spotkania stand-up zawiera pytanie o wyzwania i przeszkody, będziesz również wiedział, czy jest coś, w czym jeden z członków Twojego zespołu potrzebuje pomocy lub wsparcia.

Jednym z Twoich głównych obowiązków jako menedżera jest usuwanie blokad i przeszkód dla Twojego zespołu. Z tego powodu ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na skontaktowanie się z osobą, która zapisała swoje wyzwania w agendzie (albo na spotkaniu jeden na jeden, albo wysyłając do niej bezpośrednią wiadomość).

Zapewnienie swojemu zespołowi dedykowanej przestrzeni do zapisywania wyzwań pomoże Ci zbudować kulturę otwartej komunikacji, a także udokumentować i zidentyfikować wszelkie problematyczne (ale możliwe do naprawienia) wzorce.

4. Stwórz równowagę między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną

Prawda jest taka, że ​​nie ma jednego uniwersalnego podejścia do prowadzenia asynchronicznych spotkań na stojąco. Podczas gdy niektóre zespoły prowadzą je codziennie, inne wolą robić to kilka razy w tygodniu.

Aby jak najlepiej wykorzystać asynchroniczne spotkania na stojąco, zalecamy znalezienie równowagi między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną. Oznacza to, że cotygodniowe spotkania zespołu powinny odbywać się w czasie rzeczywistym (synchronicznie), aby ludzie mogli wchodzić ze sobą w interakcje, omawiać problemy i dzielić się okrzykami, aby podkreślić, nad czym pracuje reszta zespołu.

Z drugiej strony Twoje spotkania na stojąco mogą odbywać się asynchronicznie i niekoniecznie każdego dnia tygodnia. Na przykład, niektóre zespoły lubią planować synchroniczne spotkanie zespołu (w poniedziałki) i dwa asynchroniczne spotkania stand-up (w środy i piątki).

Morał z tej historii jest taki, że powinieneś dowiedzieć się, co działa dobrze dla twojego zespołu, prosić o ciągłe informacje zwrotne i ciągle powtarzać, aby upewnić się, że wszystkie twoje spotkania i procesy zawsze się poprawiają.

5. Poproś swój zespół o opinię

Zdrowa i pozytywna kultura zespołowa zaczyna się od informacji zwrotnej. Jeśli chcesz zachęcić członków swojego zespołu do ciągłej wymiany opinii, zacznij od poproszenia o opinie na temat swoich spotkań. W przeciwieństwie do informacji zwrotnych na temat wyników, informacje zwrotne ze spotkań są bardzo bezosobowe i mogą być łatwym pierwszym krokiem do zbudowania kultury, w której informacje zwrotne są mile widziane i zachęcane.

W The Making of a Manager (świetna książka dla menedżerów i liderów!) Julie Zhuo opowiada o czasach, gdy pracownik poinformował ją, że codzienne spotkania stand-up można łatwo zastąpić e-mailem. Ta historia jest świetnym przypomnieniem, aby poprosić członków zespołu o opinie i zachęcić ich do uczciwości i otwartości, aby ulepszyć każdy proces zespołowy:

„Odważny ruch, mówiący menedżerowi, że jej spotkanie jest do bani”, mówi Zhuo. „Ale opinie były trafne. Wyszedłem z głębszym uznaniem zarówno wagi planowania dobrych spotkań, jak i wartości udzielania informacji zwrotnych w celu poprawy złych spotkań”.

Jeśli zdecydujesz się wypróbować asynchroniczne codzienne stand-upy ze swoim zespołem, wyślij im formularz opinii lub krótki e-mail z prośbą o przemyślenia na temat procesu, być może tydzień lub dwa po wypróbowaniu tych spotkań.

Oto niektóre z pytań, które możesz zadać członkom zespołu, aby zrozumieli, czy asynchroniczne spotkania stand-up się dla nich sprawdzają:

• Co myślisz o tym nowym sposobie prowadzenia spotkań na stojąco?
• Czy czujesz, że zespół ma wystarczająco dużo czasu „twarzą w twarz”?
• Czy niektóre z naszych stand-upów powinny odbywać się synchronicznie, a inne asynchronicznie?
• Czy wolisz wrócić do synchronicznego wykonywania codziennych stand-upów?

Jak poinformować zespół, że prowadzisz spotkania asynchroniczne

Aby pomóc Ci wdrożyć te spotkania w najbardziej efektywny sposób, napisaliśmy przydatny szablon, którego możesz użyć do wysyłania wiadomości lub e-maili do kolegów z zespołu.

Jeśli chcesz to zrobić własnymi słowami, pamiętaj o wyjaśnieniu korzyści płynących z komunikacji synchronicznej, ustal termin wypełnienia programu spotkania stand-up i zachęć swój zespół do podzielenia się z Tobą opiniami.

Hej zespół,

Szukałem różnych sposobów, aby pomóc Ci wykonywać jak najlepszą pracę i ostatnio natknąłem się na koncepcję asynchronicznych spotkań na stojąco.

Jeśli nie słyszałeś wcześniej o komunikacji asynchronicznej, jest to w zasadzie każda forma komunikacji, która nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Innymi słowy, nie musielibyśmy planować rozmowy wideo – co będzie bardzo pomocne dla każdego, kto chce zwolnić trochę czasu w swoim kalendarzu!

Chciałbym spróbować robić nasze codzienne spotkania stand-up asynchronicznie, co oznacza, że ​​każdy odpowie na te same 3 pytania, na które odpowiadaliśmy osobiście, ale przez [dodaj kanał tutaj].

• Co zrobiłem wczoraj?
• Co planuję dzisiaj osiągnąć?
• Jakie przeszkody utrudniają mój postęp?

Oczekuję, że każdy będzie wypełniał program każdego ranka o godzinie 10 rano ET.

Przeczytam wszystkie Wasze punkty do dyskusji – i oczywiście dopilnuję, aby podążać za wyzwaniami i/lub przeszkodami wymienionymi w porządku obrad.

Na koniec chciałbym, abyś był tak szczery i otwarty, jak to tylko możliwe. Jeśli jest coś, co chciałbyś, abyśmy zrobili, aby ulepszyć te spotkania, zawsze jestem otwarty na opinie i sugestie.

Nie możemy się doczekać, aby wypróbować z Tobą asynchroniczne spotkania na stojąco!

[Nazwa]

Narzędzia do prowadzenia asynchronicznych spotkań na stojąco

Technologia może być Twoim najlepszym przyjacielem, jeśli chodzi o prowadzenie produktywnych spotkań zdalnych. Jeśli chcesz prowadzić asynchroniczne spotkania stand-up, zalecamy przyjrzeć się dwóm rodzajom oprogramowania:

Oprogramowanie do obsługi wiadomości błyskawicznych

Istnieje wiele aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych, które mogą pomóc Twojemu zespołowi pozostać w kontakcie i uzyskać informacje podczas pracy zdalnej. Jeśli zdecydujesz się korzystać z platformy komunikacji wewnętrznej do prowadzenia asynchronicznych spotkań stand-up, pierwszym krokiem, jaki możesz wykonać, jest skonfigurowanie określonego kanału lub grupy dla tych rozmów. Następnie możesz poprosić każdego członka swojego zespołu, aby każdego ranka wysyłał wiadomość do wszystkich, którzy odpowiadają na trzy pytania ze spotkania stand-up.

Niektórzy menedżerowie lubią możliwość natychmiastowego reagowania na priorytety i wyzwania swoich kolegów z zespołu, a korzystanie z platformy do obsługi wiadomości błyskawicznych jest świetną alternatywą.

Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami

Możesz zachęcić swój zespół do korzystania z aplikacji do zarządzania spotkaniami jako centralnego repozytorium planów spotkań stand-up. W przeciwieństwie do aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych, platformy do zarządzania spotkaniami umożliwiają każdemu udział w programie bez powiadamiania innych osób w zespole lub stwarzania poczucia, że ​​należy pilnie odpowiedzieć.

Kolejną korzyścią płynącą z korzystania z aplikacji do planowania spotkań jest możliwość tworzenia i zapisywania szablonu, który zespół może codziennie wypełniać. Jako kierownik możesz wtedy wrócić i przeczytać wszystkie notatki z poprzednich spotkań – przechowując w jednym miejscu rejestr priorytetów i wyzwań wszystkich osób. Może to być bardzo przydatne podczas przygotowywania się do indywidualnych spotkań i przeglądów wyników.

Na wynos

Asynchroniczne stand-upy przynoszą wiele korzyści zespołom zdalnym. Umożliwiają menedżerom prowadzenie rejestru priorytetów zespołu i wspieranie kultury współpracy i komunikacji.

Zalety spotkań asynchronicznych obejmują większą elastyczność zespołów zdalnych, a także mniej czasu spędzanego na spotkaniach – co daje członkom zespołu więcej czasu na głęboką i refleksyjną pracę.

Jeśli rozważasz ten rodzaj komunikacji, pamiętaj o wykonaniu tych pięciu kluczowych kroków:

• Przedstaw swojemu zespołowi korzyści płynące z asynchronicznych spotkań: czas, elastyczność, otwartość na osoby, które nie mogą spotkać się rano.
• Ustal termin wypełnienia programu (na przykład o 10 rano każdego ranka).
• Śledź przeszkody swojego zespołu na spotkaniach jeden na jednego lub wysyłając im bezpośrednie wiadomości.
• Stwórz równowagę między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną.
• Zapytaj swój zespół o przemyślenia, w jaki sposób możesz jeszcze bardziej ulepszyć nie tylko swoje spotkania stand-up, ale wszystkie procesy zespołu.

Ostatecznie najważniejszą częścią twojej roli jako menedżera jest umożliwienie ludziom wykonywania ich najlepszej pracy. Asynchroniczne spotkania na stojąco mogą być świetną alternatywą, jeśli szukasz sposobu na informowanie o priorytetach wszystkich bez poświęcania zbyt wiele czasu harmonogramowi zespołu.

Wypróbuj asynchroniczne spotkania na stojąco. Twój zespół Ci podziękuje!