Reuniões stand-up assíncronas: um guia para gerentes

Se você fez a transição recentemente para trabalhar em casa, deve saber que um dos desafios mais comuns enfrentados pelos trabalhadores remotos é a falta de conexão e comunicação.

Quando você não vê sua equipe no escritório todos os dias, pode ser difícil checá-los e acompanhar as prioridades de todos. Uma solução que muitos gerentes e líderes de equipe adotaram é agendar reuniões stand-up assíncronas.

Neste artigo, abordaremos cinco coisas importantes que você deve saber sobre stand-ups assíncronos, para que você possa aproveitar essas reuniões para promover uma cultura de comunicação e colaboração aberta:

• O que são reuniões stand-up assíncronas?
• Diferenças entre reuniões stand-up assíncronas e síncronas
• Dicas para realizar reuniões stand-up assíncronas eficazes
• Como informar a equipe que você está realizando reuniões assíncronas
• Ferramentas para realizar reuniões stand-up assíncronas

Antes de entrar no âmago da questão, é importante entender o que são reuniões diárias (síncronas) em pé.

O que são reuniões diárias em pé?

Uma reunião diária (também conhecida como reunião diária ou reunião diária) é uma reunião em que os colegas de equipe discutem prioridades e desafios recentes que enfrentaram. Como o próprio nome sugere, essas reuniões ocorrem diariamente e são frequentemente usadas por gerentes e líderes de equipe para se manterem informados sobre o trabalho e o nível de envolvimento de todos.

De acordo com Jason Yip, Senior Agile Coach do Spotify, as reuniões em pé podem ajudá-lo a entender se sua equipe se sente à vontade para compartilhar desafios e pedir ajuda uns aos outros:

“Um dos principais benefícios de uma equipe versus trabalhar sozinho é que os membros da equipe podem ajudar uns aos outros quando alguém encontra um problema ou descobre uma maneira melhor de fazer algo. Uma 'equipe' em que os membros da equipe não se sentem à vontade para compartilhar problemas e/ou não ajudam uns aos outros tende a ser ineficaz.”

Sobre o que você deve falar?

A agenda da reunião em pé é simples. Como gerente ou facilitador de reuniões, é seu papel fazer às pessoas as três perguntas a seguir:

• O que você fez ontem?
• O que você está planejando realizar hoje?
• Que obstáculos estão impedindo seu progresso?

Reuniões diárias se tornaram um ritual comum entre muitas equipes remotas, pois são uma ótima ferramenta para acompanhar o progresso, remover bloqueios e manter-se atualizado sobre as prioridades de todos. No entanto, algumas equipes acham que participar de uma videochamada de 15 a 20 minutos todas as manhãs pode ser demorado e um pouco problemático para equipes que abrangem vários fusos horários.

Por esse motivo, algumas equipes mudaram para reuniões stand-up assíncronas , que é exatamente sobre o que vamos falar hoje.

O que são reuniões stand-up assíncronas?

As reuniões stand-up assíncronas são stand-ups que ocorrem sem a necessidade de comunicação em tempo real. Em outras palavras, ninguém precisa fazer uma videochamada ou agendar um horário específico em sua agenda para participar e compartilhar suas atualizações de status.

Essas reuniões seguem a mesma agenda das reuniões síncronas. No entanto, como não acontecem em tempo real, são uma ótima opção para equipes que desejam liberar algum tempo em seus calendários.

Aqui estão três etapas fáceis para implementar stand-ups assíncronos com sua equipe:

• Comece a semana discutindo as prioridades de todos em sua reunião semanal de equipe (esta deve ser realizada em tempo real).
• Configure uma plataforma designada para as pessoas responderem às três perguntas da reunião em pé:
• O que eu fiz ontem?
• O que estou planejando realizar hoje?
• Que obstáculos estão impedindo meu progresso?
• Dê às pessoas um prazo específico para que suas respostas sejam escritas. Por exemplo, você pode encorajar todos a preencher a agenda até as 10 da manhã todas as manhãs.

Diferenças entre reuniões stand-up assíncronas e síncronas

Reuniões stand-up síncronas são uma ótima ferramenta para incentivar interações em tempo real e discussões entre sua equipe. Geralmente realizadas no início do dia, essas reuniões podem ajudar sua equipe a ficar alinhada, compartilhar atualizações importantes e começar o dia com uma nota positiva.

Se você acha que sua equipe precisa de alguma interação e motivação precoces, as reuniões stand-up síncronas podem ser uma boa maneira de sentir o nível de envolvimento de todos e ouvir as atualizações diretamente de cada pessoa no início de cada dia.

A desvantagem das reuniões stand-up síncronas é que elas exigem que todos estejam online em um horário específico, o que pode ser difícil para trabalhadores remotos e membros da equipe em fusos horários diferentes. Da mesma forma, algumas pessoas podem precisar deixar seus filhos na escola pela manhã ou usar as primeiras horas do dia para fazer um trabalho profundo. Nesse caso, as reuniões assíncronas são uma alternativa interessante às videochamadas em tempo real.

Os stand-ups assíncronos têm a mesma finalidade que os stand-ups síncronos (manter-se atualizado sobre prioridades e desafios), sem a necessidade de se reunir em um horário específico. Assim como uma reunião regular, as reuniões stand-ups assíncronas devem ter uma agenda de reuniões e um objetivo específico da reunião. No entanto, eles não exigem que as pessoas estejam online ou na mesma sala.

A desvantagem das reuniões em pé assíncronas é que, como elas não acontecem em tempo real, não há muita interação entre os colegas de equipe, o que torna mais difícil discutir um problema em profundidade ou chegar a uma conclusão. uma solução para um problema. No entanto, se você estiver procurando uma maneira rápida e conveniente de saber no que todos da equipe estão trabalhando (sem interromper o fluxo de trabalho), as reuniões stand-up assíncronas podem ser uma solução conveniente para você!

Aqui está um gráfico resumindo as informações que abordamos acima. Isso ajudará você a entender se a comunicação assíncrona é algo que sua equipe pode se beneficiar:

5 dicas para realizar reuniões stand-up assíncronas eficazes

Assim como uma reunião presencial, um stand-up assíncrono bem-sucedido envolve preparação e acompanhamento. Vamos passar por cinco dicas importantes que você deve seguir para realizar reuniões stand-up assíncronas que ajudam sua equipe remota a permanecer conectada, produtiva e motivada!

1. Explique os benefícios das reuniões assíncronas para sua equipe

Comece ajudando sua equipe a entender a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona. Muitos de nós somos novos no mundo do trabalho remoto, então é provável que algumas pessoas da sua equipe nunca tenham ouvido falar sobre o conceito de “reuniões assíncronas”.

Um benefício importante que você pode destacar é que a comunicação assíncrona dá às pessoas mais tempo e flexibilidade! Como essas reuniões não acontecem em tempo real, sua equipe provavelmente apreciará o tempo livre extra em seus calendários.

Por fim, se você não implementou reuniões em pé no passado, pode destacar que essas reuniões (ou estilo de comunicação) serão uma oportunidade para a equipe permanecer conectada e atualizada enquanto trabalha em casa - para que ninguém se sinta como se estivesse está trabalhando em um silo.

2. Defina um prazo para preencher a agenda

O segundo passo para realizar uma reunião stand-up assíncrona eficaz é definir expectativas claras sobre quando a equipe deve compartilhar suas atualizações. Como mencionado anteriormente, você pode pedir a todos para preencher a agenda até as 10h todas as manhãs (é claro que esse horário varia se alguns de seus colegas de equipe trabalharem em fusos horários diferentes).

Definir um prazo para preencher a agenda da reunião em pé manterá seus colegas de equipe responsáveis ​​por compartilhar suas prioridades e se comunicarem continuamente. Se você estiver usando um aplicativo de gerenciamento de reuniões para fazer isso, poderá incentivar as pessoas a escrever comentários e perguntas sob os pontos de discussão de outras pessoas, em vez de interromper umas às outras com mensagens aleatórias ao longo do dia.

Incentivar as pessoas a escrever suas prioridades, comentários e perguntas na agenda da reunião também será uma ótima maneira de documentar o progresso da equipe e os processos de pensamento ao longo da semana.

3. Acompanhe os obstáculos da sua equipe

Uma vez que todos tenham preenchido a agenda da reunião stand-up com suas atualizações e prioridades, você terá uma compreensão clara do que cada membro da equipe estará trabalhando naquele dia.

Como o modelo de reunião em pé inclui uma pergunta sobre desafios e obstáculos, você também saberá se há algo em que um de seus colegas de equipe precisa de ajuda ou suporte.

Uma de suas principais responsabilidades como gerente é remover barreiras e obstáculos para sua equipe. Por esse motivo, é importante dedicar algum tempo para acompanhar a pessoa que escreveu seus desafios na agenda (em uma reunião individual ou enviando mensagens diretamente).

Dar à sua equipe um espaço dedicado para anotar seus desafios ajudará você a construir uma cultura de comunicação aberta, bem como documentar e identificar quaisquer padrões problemáticos (mas corrigíveis).

4. Crie um equilíbrio entre comunicação síncrona e assíncrona

A verdade é que não existe uma abordagem única para a realização de reuniões stand-up assíncronas. Enquanto algumas equipes os executam diariamente, outras equipes preferem fazê-lo algumas vezes por semana.

Para aproveitar ao máximo suas reuniões stand-up assíncronas, recomendamos encontrar um equilíbrio entre comunicação síncrona e assíncrona. Isso significa que suas reuniões semanais de equipe devem ser realizadas em tempo real (de forma síncrona), para que as pessoas possam interagir umas com as outras, discutir problemas e compartilhar mensagens para destacar no que o restante da equipe está trabalhando.

Por outro lado, suas reuniões stand-up podem ser realizadas de forma assíncrona e não necessariamente todos os dias da semana. Por exemplo, algumas equipes gostam de agendar uma reunião de equipe síncrona (às segundas-feiras) e duas reuniões stand-up assíncronas (às quartas e sextas-feiras).

A moral da história é que você deve descobrir o que funciona bem para sua equipe, pedir feedback contínuo e continuar repetindo para garantir que todas as suas reuniões e processos estejam sempre melhorando.

5. Peça feedback à sua equipe

Uma cultura de equipe saudável e positiva começa com feedback. Se você quiser incentivar seus colegas de equipe a trocarem feedback continuamente, comece pedindo feedback sobre suas reuniões. Ao contrário do feedback de desempenho, o feedback de reunião parece muito impessoal e pode ser um primeiro passo fácil para construir uma cultura em que o feedback seja bem-vindo e incentivado.

Em The Making of a Manager (um ótimo livro para gerentes e líderes!), Julie Zhuo fala sobre uma época em que um funcionário a informou que suas reuniões diárias poderiam ser facilmente substituídas por um e-mail. Esta história é um ótimo lembrete para pedir feedback aos seus colegas de equipe e incentivar sua honestidade e abertura para melhorar todos os processos da equipe:

“Movimento corajoso, dizendo ao seu gerente que a reunião dela é uma droga”, diz Zhuo. “Mas o feedback foi pontual. Saí com uma apreciação mais profunda da importância de planejar boas reuniões e do valor de dar feedback para melhorar as reuniões ruins."

Se você decidir tentar reuniões diárias assíncronas com sua equipe, certifique-se de enviar a eles um formulário de feedback ou um e-mail rápido pedindo suas opiniões sobre o processo, talvez uma ou duas semanas depois de testar essas reuniões.

Estas são algumas das perguntas que você pode fazer aos membros da sua equipe para entender se as reuniões stand-up assíncronas estão funcionando para eles:

• O que você acha dessa nova forma de realizar reuniões stand-up?
• Você sente que a equipe tem tempo suficiente “cara a cara”?
• Alguns de nossos stand-ups devem ser realizados de forma síncrona, enquanto outros são assíncronos?
• Você prefere voltar a fazer stand-ups diários de forma síncrona?

Como informar a equipe que você está realizando reuniões assíncronas

Para ajudá-lo a implementar essas reuniões da maneira mais eficiente, criamos um modelo útil que você pode usar para enviar mensagens ou e-mails para seus colegas de equipe.

Se você quiser fazer isso com suas próprias palavras, lembre-se de explicar os benefícios da comunicação síncrona, defina um prazo para preencher a agenda da reunião em pé e incentive sua equipe a compartilhar feedback com você.

Oi equipe,

Estive procurando maneiras diferentes de ajudá-lo a fazer o seu melhor trabalho e algo que encontrei recentemente é o conceito de reuniões stand-up assíncronas.

Se você nunca ouviu falar sobre comunicação assíncrona antes, é basicamente qualquer forma de comunicação que não acontece em tempo real. Ou seja, não precisaríamos agendar uma videochamada – o que será muito útil para quem quer liberar algum tempo na agenda!

Gostaria de tentar fazer nossas reuniões diárias de forma assíncrona, o que significa que todos responderão às mesmas 3 perguntas que respondemos pessoalmente, mas via [adicionar canal aqui].

• O que eu fiz ontem?
• O que estou planejando realizar hoje?
• Que obstáculos estão impedindo meu progresso?

Minha expectativa é que todos preencham a agenda até as 10h ET todas as manhãs.

Lerei todos os seus pontos de discussão – e, claro, me certificarei de acompanhar os desafios e/ou obstáculos mencionados na agenda.

Por último, mas não menos importante, gostaria que você fosse o mais honesto e aberto possível. Se houver algo que você gostaria que fizéssemos para melhorar essas reuniões, estou sempre aberto a comentários e sugestões.

Ansioso para tentar reuniões stand-up assíncronas com você!

[Nome]

Ferramentas para realizar reuniões stand-up assíncronas

A tecnologia pode ser sua melhor amiga quando se trata de realizar reuniões remotas produtivas. Existem dois tipos de software que recomendamos analisar se você quiser realizar reuniões stand-up assíncronas:

Software de mensagens instantâneas

Existem muitos aplicativos de mensagens instantâneas que podem ajudar sua equipe a se manter conectada e informada enquanto trabalha remotamente. Se você decidir usar sua plataforma de comunicação interna para realizar reuniões stand-up assíncronas, o primeiro passo a ser dado é configurar um canal ou grupo específico para essas conversas. Em seguida, você pode pedir a cada membro de sua equipe para enviar mensagens a todos respondendo às três perguntas da reunião em pé todas as manhãs.

Alguns gerentes gostam da capacidade de responder às prioridades e desafios de seus colegas de equipe no local, e usar uma plataforma de mensagens instantâneas para fazer isso é uma ótima alternativa.

Software de gerenciamento de reuniões

Você pode incentivar sua equipe a usar um aplicativo de gerenciamento de reuniões como um repositório central para suas agendas de reuniões em pé. Ao contrário dos aplicativos de mensagens instantâneas, as plataformas de gerenciamento de reuniões permitem que todos contribuam com a agenda sem notificar outras pessoas da equipe ou criar um senso de urgência para responder.

Outro benefício de usar um aplicativo de agenda de reuniões é a capacidade de criar e salvar um modelo que a equipe pode preencher diariamente. Como gerente, você pode voltar e ler todas as anotações da reunião anterior – mantendo um registro das prioridades e desafios de todos em um só lugar. Isso pode ser muito útil ao se preparar para suas reuniões individuais e análises de desempenho.

Aprendizado

Stand-ups assíncronos trazem muitos benefícios para equipes remotas. Eles capacitam os gerentes a manter um registro das prioridades da equipe e promover uma cultura de colaboração e comunicação.

As vantagens das reuniões assíncronas envolvem maior flexibilidade para equipes remotas, bem como menos tempo gasto em reuniões – o que dá aos seus colegas de equipe mais tempo para um trabalho profundo e reflexivo.

Se você está considerando esse tipo de comunicação, lembre-se de seguir estas cinco etapas principais:

• Explique os benefícios das reuniões assíncronas para sua equipe: tempo, flexibilidade, inclusão para pessoas que não podem se reunir pela manhã.
• Defina um prazo para preencher a agenda (por exemplo, 10 horas todas as manhãs).
• Acompanhe os obstáculos de sua equipe em suas reuniões individuais ou enviando mensagens diretamente.
• Crie um equilíbrio entre a comunicação síncrona e assíncrona.
• Pergunte à sua equipe sobre como você pode melhorar ainda mais não apenas suas reuniões em pé, mas todos os processos de sua equipe.

No final das contas, a parte mais importante do seu papel como gerente é capacitar as pessoas a fazer o melhor trabalho possível. As reuniões em pé assíncronas podem ser uma ótima alternativa se você estiver procurando uma maneira de se manter informado sobre as prioridades de todos sem perder muito tempo da agenda de sua equipe.

Experimente as reuniões stand-up assíncronas. Sua equipe agradece!