Riunioni asincrone in piedi: una guida per i manager

Se sei passato di recente al lavoro da casa, potresti sapere che una delle sfide più comuni affrontate dai lavoratori a distanza è la mancanza di connessione e comunicazione.

Quando non vedi il tuo team in ufficio tutti i giorni, può essere difficile controllarlo e rimanere al passo con le priorità di tutti. Una soluzione adottata da molti manager e team leader è la pianificazione di riunioni stand-up asincrone.

In questo articolo tratteremo cinque cose importanti che dovresti sapere sugli stand-up asincroni, in modo da poter sfruttare questi incontri per promuovere una cultura di comunicazione aperta e collaborazione:

• Cosa sono le riunioni stand-up asincrone?
• Differenze tra riunioni stand-up asincrone e sincrone
• Suggerimenti per eseguire riunioni stand-up asincrone efficaci
• Come far sapere al team che stai eseguendo riunioni asincrone
• Strumenti per condurre riunioni asincrone in piedi

Prima di entrare nel nocciolo della questione, è importante capire in primo luogo cosa sono le riunioni quotidiane (sincrone) in piedi.

Cosa sono le riunioni quotidiane in piedi?

Un daily stand-up (noto anche come daily scrum o daily huddle) è un incontro in cui i compagni di squadra discutono delle priorità e delle sfide recenti che hanno affrontato. Come suggerisce il nome, questi incontri si svolgono quotidianamente e sono spesso utilizzati dai manager e dai team leader per rimanere aggiornati sul lavoro di tutti e sul livello di coinvolgimento.

Secondo Jason Yip, Senior Agile Coach di Spotify, le riunioni in piedi possono aiutarti a capire se il tuo team si sente a proprio agio nel condividere le sfide e nel chiedersi aiuto a vicenda:

“Uno dei principali vantaggi di un team rispetto al lavoro da soli è che i membri del team possono aiutarsi a vicenda quando qualcuno incontra un problema o scopre un modo migliore per fare qualcosa. Un "team" in cui i membri del team non si sentono a proprio agio nel condividere problemi e/o non si aiutano a vicenda tende a essere inefficace".

Di cosa dovresti parlare?

L'agenda della riunione in piedi è semplice. In qualità di manager o facilitatore di riunioni, è tuo ruolo porre alle persone le seguenti tre domande:

• Cosa hai fatto ieri?
• Cosa hai intenzione di realizzare oggi?
• Quali ostacoli ostacolano i tuoi progressi?

Le riunioni quotidiane in piedi sono diventate un rituale comune tra molti team remoti, poiché sono un ottimo strumento per tenere traccia dei progressi, rimuovere i blocchi e rimanere aggiornati sulle priorità di tutti. Tuttavia, alcuni team ritengono che partecipare a una videochiamata di 15-20 minuti ogni mattina possa richiedere molto tempo e un po' problematico per i team che si estendono su più fusi orari.

Per questo motivo, alcuni team sono passati a riunioni stand-up asincrone , che è esattamente ciò di cui parleremo oggi.

Cosa sono le riunioni stand-up asincrone?

Le riunioni stand-up asincrone sono stand-up che si svolgono senza la necessità di comunicazioni in tempo reale. In altre parole, nessuno ha bisogno di saltare a una videochiamata o programmare una fascia oraria specifica nel proprio calendario per partecipare e condividere i propri aggiornamenti di stato.

Questi incontri seguono lo stesso ordine del giorno degli standup sincroni. Tuttavia, poiché non si verificano in tempo reale, sono un'ottima opzione per i team che vogliono liberare un po' di tempo nei loro calendari.

Ecco tre semplici passaggi per implementare gli stand-up asincroni con il tuo team:

• Inizia la settimana discutendo le priorità di tutti durante la riunione settimanale del team (questa dovrebbe tenersi in tempo reale).
• Crea una piattaforma designata per consentire alle persone di rispondere alle tre domande sulla riunione in piedi:
• Cosa ho fatto ieri?
• Cosa ho intenzione di realizzare oggi?
• Quali ostacoli ostacolano i miei progressi?
• Dai alle persone un lasso di tempo specifico entro il quale scrivere le loro risposte. Ad esempio, potresti incoraggiare tutti a compilare l'agenda entro le 10:00 ogni mattina.

Differenze tra riunioni stand-up asincrone e sincrone

Le riunioni sincrone in piedi sono un ottimo strumento per incoraggiare interazioni in tempo reale e discussioni avanti e indietro tra il tuo team. Generalmente tenuti all'inizio della giornata, questi incontri possono aiutare il tuo team a rimanere allineato, condividere aggiornamenti importanti e iniziare la giornata con una nota positiva.

Se ritieni che il tuo team possa utilizzare un po' di interazione e motivazione precoci, le riunioni in piedi sincrone possono essere un buon modo per percepire il livello di coinvolgimento di tutti e ascoltare gli aggiornamenti direttamente da ogni persona all'inizio di ogni giornata.

Lo svantaggio delle riunioni stand-up sincrone è che richiedono che tutti siano online a un'ora specifica, il che può essere difficile per i lavoratori remoti e i membri del team in fusi orari diversi. Allo stesso modo, alcune persone potrebbero aver bisogno di accompagnare i propri figli a scuola la mattina, o usare le prime ore della giornata per fare un lavoro profondo. In questo caso, le riunioni asincrone sono un'interessante alternativa alle videochiamate in tempo reale.

Gli stand-up asincroni hanno lo stesso scopo degli stand-up sincroni (mantenersi aggiornati a vicenda su priorità e sfide), senza la necessità di incontrarsi in un momento specifico. Proprio come una riunione normale, gli stand-up asincroni dovrebbero avere un'agenda della riunione e un obiettivo specifico della riunione. Tuttavia, non richiedono che le persone siano online o nella stessa stanza.

Lo svantaggio delle riunioni asincrone in piedi è che, poiché non si svolgono in tempo reale, non c'è molta interazione avanti e indietro tra i compagni di squadra, il che rende più difficile discutere in modo approfondito un problema o elaborare una soluzione a un problema. Tuttavia, se stai cercando un modo rapido e conveniente per sapere a cosa stanno lavorando tutti i membri del team (senza interrompere il flusso di lavoro), le riunioni asincrone in piedi potrebbero essere una soluzione conveniente per te!

Ecco un grafico che riassume le informazioni che abbiamo trattato sopra. Ti aiuterà a capire se la comunicazione asincrona è qualcosa di cui il tuo team potrebbe trarre vantaggio:

5 suggerimenti per l'esecuzione di riunioni stand-up asincrone efficaci

Proprio come una riunione di persona, un'esibizione asincrona di successo implica preparazione e follow-up. Esaminiamo cinque suggerimenti chiave che dovresti seguire per condurre riunioni asincrone in piedi che aiutano il tuo team remoto a rimanere connesso, produttivo e motivato!

1. Spiega al tuo team i vantaggi delle riunioni asincrone

Inizia aiutando il tuo team a capire la differenza tra comunicazione sincrona e asincrona. Molti di noi sono nuovi nel mondo del lavoro a distanza, quindi è probabile che alcune persone del tuo team non abbiano mai sentito parlare del concetto di "riunioni asincrone".

Un importante vantaggio che puoi evidenziare è che la comunicazione asincrona offre alle persone più tempo e flessibilità! Poiché queste riunioni non si svolgono in tempo reale, il tuo team probabilmente apprezzerà il tempo libero extra sui propri calendari.

Infine, se in passato non hai implementato riunioni stand-up, puoi evidenziare che queste riunioni (o stile di comunicazione) saranno un'opportunità per il team di rimanere connesso e aggiornato mentre lavora da casa, quindi nessuno si sentirà come loro" stai lavorando in un silo.

2. Stabilire una scadenza per compilare l'agenda

Il secondo passaggio per eseguire un'efficace riunione stand-up asincrona consiste nel definire aspettative chiare su quando il team dovrebbe condividere i propri aggiornamenti. Come accennato in precedenza, potresti chiedere a tutti di compilare l'agenda entro le 10:00 ogni mattina (ovviamente, questo orario varierebbe se alcuni dei tuoi compagni di squadra lavorano con fusi orari diversi).

L'impostazione di una scadenza per popolare l'agenda della riunione in piedi manterrà i tuoi compagni di squadra responsabili per condividere le loro priorità e comunicare tra loro su base continuativa. Se stai utilizzando un'app di gestione delle riunioni per farlo, puoi incoraggiare le persone a scrivere commenti e domande sotto i punti di discussione di altre persone, invece di interrompersi a vicenda con messaggi casuali durante il giorno.

Incoraggiare le persone a scrivere le loro priorità, commenti e domande nell'ordine del giorno della riunione sarà anche un ottimo modo per documentare i progressi del team e i processi di pensiero durante la settimana.

3. Segui gli ostacoli della tua squadra

Una volta che tutti avranno popolato l'agenda della riunione in piedi con i loro aggiornamenti e priorità, avrai una chiara comprensione di ciò su cui ogni membro del team lavorerà quel giorno.

Poiché il modello di riunione in piedi include una domanda su sfide e blocchi stradali, saprai anche se c'è qualcosa per cui uno dei tuoi compagni di squadra ha bisogno di aiuto o supporto.

Una delle tue principali responsabilità come manager è rimuovere i blocchi stradali e gli ostacoli per la tua squadra. Per questo motivo, è importante prendersi del tempo per seguire la persona che ha scritto le proprie sfide nell'agenda (in un incontro individuale o inviando un messaggio direttamente).

Dare al tuo team uno spazio dedicato per scrivere le sue sfide ti aiuterà a costruire una cultura di comunicazione aperta, oltre a documentare e identificare eventuali schemi problematici (ma risolvibili).

4. Creare un equilibrio tra comunicazione sincrona e asincrona

La verità è che non esiste un approccio unico per l'esecuzione di riunioni stand-up asincrone. Mentre alcune squadre li gestiscono quotidianamente, altre squadre preferiscono farlo alcune volte a settimana.

Per sfruttare al meglio le tue riunioni asincrone in piedi, ti consigliamo di trovare un equilibrio tra comunicazione sincrona e asincrona. Ciò significa che le riunioni settimanali del tuo team dovrebbero svolgersi in tempo reale (in modo sincrono), in modo che le persone possano interagire tra loro, discutere problemi e condividere commenti per evidenziare su cosa sta lavorando il resto del team.

D'altra parte, le tue riunioni in piedi possono essere tenute in modo asincrono e non necessariamente tutti i giorni della settimana. Ad esempio, ad alcuni team piace programmare una riunione sincrona (il lunedì) e due riunioni asincrone in piedi (il mercoledì e il venerdì).

La morale della storia è che dovresti capire cosa funziona bene per il tuo team, chiedere un feedback continuo e continuare a ripetere per assicurarti che tutte le tue riunioni e i tuoi processi migliorino sempre.

5. Chiedi al tuo team il loro feedback

Una cultura di squadra sana e positiva inizia con il feedback. Se vuoi incoraggiare i tuoi compagni di squadra a scambiarsi feedback su base continuativa, inizia chiedendo feedback sulle tue riunioni. A differenza del feedback sulle prestazioni, il feedback sull'incontro sembra molto impersonale e può essere un primo passo facile per costruire una cultura in cui il feedback sia benvenuto e incoraggiato.

In The Making of a Manager (un ottimo libro per manager e leader!), Julie Zhuo parla di un'occasione in cui un dipendente le ha fatto sapere che le loro riunioni quotidiane in piedi potevano essere facilmente sostituite con un'e-mail. Questa storia è un ottimo promemoria per chiedere feedback ai tuoi compagni di squadra e incoraggiare la loro onestà e apertura a migliorare ogni processo di squadra:

"Mossa coraggiosa, dicendo al tuo manager che la sua riunione fa schifo", dice Zhuo. “Ma il feedback è stato azzeccato. Ho lasciato con un apprezzamento più profondo sia l'importanza di pianificare buoni incontri sia il valore di dare un feedback per migliorare gli incontri cattivi".

Se decidi di provare gli stand-up giornalieri asincroni con il tuo team, assicurati di inviare loro un modulo di feedback o una rapida e-mail per chiedere i loro pensieri sul processo, forse una o due settimane dopo aver provato questi incontri.

Queste sono alcune delle domande che puoi porre ai membri del tuo team per capire se le riunioni asincrone in piedi funzionano per loro:

• Cosa ne pensi di questo nuovo modo di tenere riunioni in piedi?
• Ritieni che la squadra abbia abbastanza tempo "faccia a faccia"?
• Alcuni dei nostri stand-up dovrebbero essere tenuti in modo sincrono, mentre altri sono asincroni?
• Preferiresti tornare a eseguire gli stand-up giornalieri in modo sincrono?

Come far sapere al team che stai eseguendo riunioni asincrone

Per aiutarti a implementare queste riunioni nel modo più efficiente, abbiamo scritto un pratico modello che puoi utilizzare per inviare messaggi o e-mail ai tuoi compagni di squadra.

Se vuoi farlo con parole tue, ricorda di spiegare i vantaggi della comunicazione sincrona, fissare una scadenza per popolare l'agenda della riunione in piedi e incoraggiare il tuo team a condividere feedback con te.

Ehi squadra,

Ho cercato diversi modi per aiutarti a fare il tuo lavoro migliore e qualcosa che mi sono imbattuto di recente è il concetto di riunioni asincrone in piedi.

Se non hai mai sentito parlare di comunicazione asincrona, è fondamentalmente qualsiasi forma di comunicazione che non avviene in tempo reale. In altre parole, non avremmo bisogno di programmare una videochiamata, il che sarà molto utile per chiunque cerchi di liberare un po' di tempo nel proprio calendario!

Vorrei provare a fare le nostre riunioni quotidiane in piedi in modo asincrono, il che significa che tutti risponderanno alle stesse 3 domande a cui abbiamo risposto di persona, ma tramite [aggiungi canale qui].

• Cosa ho fatto ieri?
• Cosa ho intenzione di realizzare oggi?
• Quali ostacoli ostacolano i miei progressi?

La mia aspettativa è che tutti popoleranno l'agenda entro le 10:00 ET ogni mattina.

Leggerò tutti i tuoi punti di discussione e, naturalmente, mi assicurerò di dare seguito alle sfide e/o agli ostacoli menzionati nell'ordine del giorno.

Ultimo ma non meno importante, vorrei che tu fossi il più onesto e aperto possibile. Se c'è qualcosa che vorresti che facessimo per migliorare questi incontri, sono sempre aperto a feedback e suggerimenti.

Non vedo l'ora di provare con te riunioni asincrone in piedi!

[Nome]

Strumenti per condurre riunioni asincrone in piedi

La tecnologia può essere la tua migliore amica quando si tratta di gestire riunioni remote produttive. Esistono due tipi di software che consigliamo di esaminare se desideri eseguire riunioni stand-up asincrone:

Software di messaggistica istantanea

Esistono molte app di messaggistica istantanea che possono aiutare il tuo team a rimanere connesso e informato mentre lavora in remoto. Se decidi di utilizzare la tua piattaforma di comunicazione interna per eseguire riunioni stand-up asincrone, il primo passo che puoi fare è impostare un canale o un gruppo specifico per queste conversazioni. Quindi, puoi chiedere a ciascun membro del tuo team di inviare messaggi a tutti coloro che rispondono alle tre domande sulla riunione in piedi ogni mattina.

Ad alcuni manager piace la capacità di rispondere alle priorità e alle sfide dei loro compagni di squadra sul posto e l'utilizzo di una piattaforma di messaggistica istantanea per farlo è un'ottima alternativa.

Software per la gestione delle riunioni

Puoi incoraggiare il tuo team a utilizzare un'app di gestione delle riunioni come repository centrale per i tuoi ordini del giorno delle riunioni stand-up. A differenza delle app di messaggistica istantanea, le piattaforme di gestione delle riunioni consentono a tutti di contribuire all'agenda senza avvisare le altre persone del team o creare un senso di urgenza per rispondere.

Un altro vantaggio dell'utilizzo di un'app per l'agenda delle riunioni è la possibilità di creare e salvare un modello che il team può popolare quotidianamente. In qualità di manager, puoi quindi tornare indietro e leggere tutte le note della riunione precedente, tenendo un registro delle priorità e delle sfide di tutti in un unico posto. Questo potrebbe essere molto utile quando ti prepari per le tue riunioni individuali e le revisioni delle prestazioni.

Asporto

Gli stand-up asincroni portano molti vantaggi ai team remoti. Consentono ai manager di tenere traccia delle priorità del team e di promuovere una cultura di collaborazione e comunicazione.

I vantaggi delle riunioni asincrone implicano una maggiore flessibilità per i team remoti, nonché meno tempo dedicato alle riunioni, il che offre ai tuoi compagni di squadra più tempo per un lavoro profondo e riflessivo.

Se stai considerando questo tipo di comunicazione, ricorda di seguire questi cinque passaggi chiave:

• Spiega al tuo team i vantaggi delle riunioni asincrone: tempo, flessibilità, inclusività per le persone che non possono incontrarsi al mattino.
• Stabilisci una scadenza per compilare l'agenda (ad esempio, ogni mattina alle 10).
• Segui gli ostacoli del tuo team durante le tue riunioni individuali o inviando loro messaggi direttamente.
• Crea un equilibrio tra comunicazione sincrona e asincrona.
• Chiedi al tuo team le loro opinioni su come potresti migliorare ulteriormente non solo le tue riunioni stand-up, ma tutti i processi del tuo team.

Alla fine della giornata, la parte più importante del tuo ruolo di manager è consentire alle persone di svolgere al meglio il proprio lavoro. Le riunioni asincrone in piedi possono essere un'ottima alternativa se stai cercando un modo per rimanere informato sulle priorità di tutti senza perdere troppo tempo dalla pianificazione del tuo team.

Prova le riunioni asincrone in piedi. La tua squadra ti ringrazierà!