اجتماعات الوقوف غير المتزامنة: دليل للمديرين

إذا انتقلت مؤخرًا إلى العمل من المنزل ، فقد تعلم أن أحد أكثر التحديات شيوعًا التي يواجهها العمال عن بُعد هو الافتقار إلى الاتصال والتواصل.

عندما لا ترى فريقك في المكتب كل يوم ، قد يكون من الصعب تسجيل الوصول إليهم والبقاء على رأس أولويات الجميع. الحل الذي اعتمده العديد من المديرين وقيادة الفريق هو جدولة اجتماعات الوقوف غير المتزامنة.

في هذه المقالة ، سنغطي خمسة أشياء مهمة يجب أن تعرفها عن المواقف غير المتزامنة ، حتى تتمكن من الاستفادة من هذه الاجتماعات لتعزيز ثقافة التواصل والتعاون المفتوحين:

• ما هي اجتماعات الوقوف غير المتزامن؟
• الاختلافات بين اجتماعات الوقوف غير المتزامنة والمتزامنة
• نصائح لتشغيل اجتماعات غير متزامنة فعالة
• كيفية إعلام الفريق بأنك تدير اجتماعات غير متزامنة
• أدوات لإجراء اجتماعات الوقوف غير المتزامن

قبل الدخول في التفاصيل الجوهرية ، من المهم أن تفهم ماهية اجتماعات الوقوف اليومية (المتزامنة) في المقام الأول.

ما هي اجتماعات الوقوف اليومية؟

الوقوف اليومي (المعروف أيضًا باسم الاجتماع اليومي أو التجمهر اليومي) هو اجتماع حيث يناقش فيه أعضاء الفريق الأولويات والتحديات الأخيرة التي مروا بها. كما يوحي اسمها ، تُعقد هذه الاجتماعات على أساس يومي وغالبًا ما يستخدمها المديرون وقواد الفريق للبقاء على اطلاع دائم بعمل كل فرد ومستوى مشاركته.

وفقًا لـ Jason Yip ، كبير المدربين Agile في Spotify ، يمكن أن تساعدك اجتماعات الوقوف على فهم ما إذا كان فريقك يشعر بالراحة في مشاركة التحديات وطلب المساعدة من بعضهم البعض:

"إحدى الفوائد الأساسية للفريق مقابل العمل بمفرده ، هي أن أعضاء الفريق يمكنهم مساعدة بعضهم البعض عندما يواجه شخص ما مشكلة أو يكتشف طريقة أفضل للقيام بشيء ما. يميل "الفريق" الذي لا يشعر فيه أعضاء الفريق بالراحة في مشاركة المشاكل و / أو لا يساعدون بعضهم البعض إلى أن يكون غير فعال ".

ما الذي يجب أن تتحدث عنه؟

جدول أعمال اجتماع الوقوف بسيط. بصفتك مديرًا أو ميسرًا للاجتماعات ، فإن دورك هو أن تسأل الأشخاص الأسئلة الثلاثة التالية:

• ماذا فعلت البارحة؟
• ما الذي تخطط لإنجازه اليوم؟
• ما هي العقبات التي تعيق تقدمك؟

أصبحت الاجتماعات اليومية الاحتياطية من الطقوس الشائعة بين العديد من الفرق البعيدة ، لأنها أداة رائعة لتتبع التقدم وإزالة الحواجز والبقاء على اطلاع بأولويات الجميع. ومع ذلك ، تجد بعض الفرق أن حضور مكالمة فيديو من 15 إلى 20 دقيقة كل صباح يمكن أن يكون مضيعة للوقت ومشكلة بعض الشيء للفرق التي تغطي مناطق زمنية متعددة.

لهذا السبب ، تحولت بعض الفرق إلى اجتماعات الوقوف غير المتزامنة ، وهو بالضبط ما سنتحدث عنه اليوم.

ما هي اجتماعات الوقوف غير المتزامن؟

الاجتماعات الاحتياطية غير المتزامنة هي اجتماعات قائمة بذاتها يتم إجراؤها دون الحاجة إلى الاتصال في الوقت الفعلي. بمعنى آخر ، لا يحتاج أي شخص إلى القفز إلى مكالمة فيديو أو تحديد فترة زمنية محددة في التقويم الخاص به للمشاركة ومشاركة تحديثات الحالة الخاصة به.

تتبع هذه الاجتماعات نفس جدول الأعمال مثل الوقفات المتزامنة. ومع ذلك ، نظرًا لأنها لا تحدث في الوقت الفعلي ، فهي خيار رائع للفرق التي ترغب في توفير بعض الوقت في التقويمات الخاصة بهم.

فيما يلي ثلاث خطوات سهلة لتنفيذ مواقف غير متزامنة مع فريقك:

• ابدأ الأسبوع بمناقشة أولويات الجميع في اجتماع فريقك الأسبوعي (يجب عقد هذا الاجتماع في الوقت الفعلي).
• قم بإعداد منصة مخصصة للأشخاص للإجابة على أسئلة الاجتماع الاحتياطية الثلاثة:
• ماذا فعلت البارحة؟
• ما الذي أخطط لإنجازه اليوم؟
• ما هي العقبات التي تعيق تقدمي؟
• امنح الأشخاص إطارًا زمنيًا محددًا لكتابة إجاباتهم. على سبيل المثال ، يمكنك تشجيع الجميع على ملء جدول الأعمال بحلول الساعة 10 صباحًا كل صباح.

الاختلافات بين اجتماعات الوقوف غير المتزامنة والمتزامنة

تعد اجتماعات الوقوف المتزامن أداة رائعة لتشجيع التفاعلات في الوقت الفعلي والمناقشات ذهابًا وإيابًا بين فريقك. يمكن لهذه الاجتماعات ، التي تُعقد بشكل عام في بداية اليوم ، أن تساعد فريقك على البقاء متسقًا ومشاركة التحديثات المهمة وبدء اليوم بشكل إيجابي.

إذا كنت تعتقد أن فريقك يمكنه استخدام بعض التفاعل والتحفيز المبكر ، يمكن أن تكون اجتماعات الوقوف المتزامنة طريقة جيدة لاستشعار مستوى مشاركة الجميع والاستماع إلى التحديثات مباشرة من كل شخص في بداية كل يوم.

يتمثل الجانب السلبي في الاجتماعات الاحتياطية المتزامنة في أنها تتطلب من الجميع أن يكونوا متصلين بالإنترنت في وقت محدد ، وهو ما قد يكون صعبًا على العاملين عن بُعد وأعضاء الفريق في مناطق زمنية مختلفة. وبالمثل ، قد يحتاج بعض الأشخاص إلى توصيل أطفالهم إلى المدرسة في الصباح ، أو استخدام الساعات الأولى من اليوم للقيام بعمل عميق. في هذه الحالة ، تعد الاجتماعات غير المتزامنة بديلاً مثيرًا للاهتمام لمكالمات الفيديو في الوقت الفعلي.

تخدم المواقف غير المتزامنة نفس الغرض مثل المواقف المتزامنة (إبقاء بعضها محدثًا بشأن الأولويات والتحديات) ، دون الحاجة إلى الاجتماع في وقت محدد. تمامًا مثل الاجتماع العادي ، يجب أن يكون للوضعيات الاحتياطية غير المتزامنة جدول أعمال اجتماع وهدف محدد للاجتماع. ومع ذلك ، فهم لا يطلبون من الأشخاص أن يكونوا متصلين بالإنترنت أو في نفس الغرفة.

يتمثل الجانب السلبي في الاجتماعات الاحتياطية غير المتزامنة في أنه نظرًا لأنها لا تحدث في الوقت الفعلي ، فلا يوجد الكثير من التفاعل المتبادل بين أعضاء الفريق ، مما يزيد من صعوبة مناقشة المشكلة بعمق أو التوصل إلى حل لها. حل لمشكلة. ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن طريقة سريعة وملائمة لمعرفة ما يعمل عليه كل فرد في الفريق (دون مقاطعة سير العمل) ، فقد تكون الاجتماعات الاحتياطية غير المتزامنة حلاً مناسبًا لك!

إليك رسم يلخص المعلومات التي غطيناها أعلاه. سيساعدك على فهم ما إذا كان الاتصال غير المتزامن أمرًا يمكن لفريقك الاستفادة منه:

5 نصائح لتشغيل اجتماعات الوقوف غير المتزامنة الفعالة

تمامًا مثل الاجتماع الشخصي ، يتضمن الموقف غير المتزامن الناجح التحضير والمتابعة. دعنا ننتقل إلى خمس نصائح رئيسية يجب عليك اتباعها لإجراء اجتماعات قائمة بذاتها غير متزامنة تساعد فريقك البعيد على البقاء على اتصال ومنتج ومتحفز!

1. اشرح فوائد الاجتماعات غير المتزامنة لفريقك

ابدأ بمساعدة فريقك على فهم الفرق بين الاتصال المتزامن وغير المتزامن. الكثير منا جديد في عالم العمل عن بُعد ، لذا فمن المحتمل أن بعض الأشخاص في فريقك لم يسمعوا مطلقًا بمفهوم "الاجتماعات غير المتزامنة".

إحدى الفوائد المهمة التي يمكنك إبرازها هي أن الاتصال غير المتزامن يمنح الأشخاص مزيدًا من الوقت والمرونة! نظرًا لأن هذه الاجتماعات لا تحدث في الوقت الفعلي ، فمن المحتمل أن يقدر فريقك وقت الفراغ الإضافي في التقويمات الخاصة بهم.

أخيرًا ، إذا لم تكن قد نفذت اجتماعات الوقوف في الماضي ، فيمكنك إبراز أن هذه الاجتماعات (أو أسلوب الاتصال) ستكون فرصة للفريق للبقاء على اتصال وتحديث أثناء العمل من المنزل - لذلك لا أحد يشعر بأنه " إعادة العمل في صومعة.

2. تحديد موعد نهائي لملء جدول الأعمال

تتمثل الخطوة الثانية لإجراء اجتماع غير متزامن فعّال في وضع توقعات واضحة حول موعد مشاركة الفريق لتحديثاته. كما ذكرنا سابقًا ، يمكنك أن تطلب من الجميع ملء جدول الأعمال بحلول الساعة 10 صباحًا كل صباح (بالطبع ، قد يختلف هذا الوقت إذا كان بعض زملائك في الفريق يعملون من مناطق زمنية مختلفة).

سيؤدي تحديد موعد نهائي لملء جدول أعمال اجتماع الوقوف إلى إبقاء زملائك في الفريق مسؤولين عن مشاركة أولوياتهم والتواصل مع بعضهم البعض بشكل مستمر. إذا كنت تستخدم تطبيقًا لإدارة الاجتماعات للقيام بذلك ، فيمكنك تشجيع الأشخاص على كتابة التعليقات والأسئلة ضمن نقاط حديث الآخرين ، بدلاً من مقاطعة بعضهم البعض برسائل عشوائية على مدار اليوم.

سيكون تشجيع الأشخاص على كتابة أولوياتهم وتعليقاتهم وأسئلتهم في جدول أعمال الاجتماع أيضًا طريقة رائعة لتوثيق تقدم الفريق وعمليات التفكير على مدار الأسبوع.

3. متابعة العقبات التي يواجهها فريقك

بمجرد أن يملأ الجميع جدول أعمال الاجتماع التحفظي بالتحديثات والأولويات ، سيكون لديك فهم واضح لما سيعمل عليه كل عضو في الفريق في ذلك اليوم.

نظرًا لأن نموذج الاجتماع الاحتياطي يشتمل على سؤال حول التحديات والعقبات ، فستعرف أيضًا ما إذا كان هناك أي شيء يحتاج أحد زملائك في الفريق إلى المساعدة أو الدعم.

تتمثل إحدى مسؤولياتك الرئيسية كمدير في إزالة الحواجز والعقبات أمام فريقك. لهذا السبب ، من المهم أن تأخذ بعض الوقت للمتابعة مع الشخص الذي كتب تحدياته في جدول الأعمال (إما في اجتماع فردي أو عن طريق مراسلته مباشرة).

إن منح فريقك مساحة مخصصة لكتابة تحدياتهم سيساعدك على بناء ثقافة التواصل المفتوح ، بالإضافة إلى توثيق وتحديد أي أنماط إشكالية (لكن قابلة للإصلاح).

4. خلق توازن بين الاتصال المتزامن وغير المتزامن

الحقيقة هي أنه لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لتشغيل اجتماعات الوقوف غير المتزامنة. بينما تديرها بعض الفرق على أساس يومي ، تفضل الفرق الأخرى القيام بذلك عدة مرات في الأسبوع.

من أجل تحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك الاحتياطية غير المتزامنة ، نوصي بإيجاد توازن بين الاتصال المتزامن وغير المتزامن. هذا يعني أنه يجب عقد اجتماعات فريقك الأسبوعية في الوقت الفعلي (بشكل متزامن) ، بحيث يمكن للأشخاص التفاعل مع بعضهم البعض ومناقشة المشكلات ومشاركة الصيحات لتسليط الضوء على ما يعمل عليه باقي الفريق.

من ناحية أخرى ، يمكن عقد اجتماعاتك الاحتياطية بشكل غير متزامن وليس بالضرورة كل يوم من أيام الأسبوع. على سبيل المثال ، تفضل بعض الفرق جدولة اجتماع فريق متزامن (يوم الاثنين) واجتماعين غير متزامنين في وضع الوقوف (يومي الأربعاء والجمعة).

المغزى من القصة هو أنه يجب عليك معرفة ما هو الأفضل لفريقك ، وطلب التعليقات المستمرة ، واستمر في التكرار للتأكد من أن جميع اجتماعاتك وعملياتك تتحسن دائمًا.

5. اسأل فريقك عن آرائهم

تبدأ ثقافة الفريق الصحية والإيجابية بالتغذية الراجعة. إذا كنت ترغب في تشجيع زملائك في الفريق على تبادل التعليقات بشكل مستمر ، فابدأ بطلب التعليقات حول اجتماعاتك. على عكس تعليقات الأداء ، تبدو التعليقات غير شخصية للغاية ويمكن أن تكون خطوة أولى سهلة لبناء ثقافة يتم فيها الترحيب بالتعليقات وتشجيعها.

في كتاب The Making of a Manager (كتاب رائع للمديرين والقادة!) ، تتحدث Julie Zhuo عن الوقت الذي أخبرها فيه الموظف أن اجتماعاتهم اليومية يمكن استبدالها بسهولة بالبريد الإلكتروني. هذه القصة هي تذكير رائع لسؤال زملائك في الفريق عن التعليقات وتشجيعهم على الصدق والانفتاح لتحسين كل عملية جماعية:

يقول Zhuo: "خطوة جريئة ، لإخبار مديرك أن اجتماعها سيء". "لكن ردود الفعل كانت فورية. لقد غادرت مع تقدير أعمق لكل من أهمية التخطيط للاجتماعات الجيدة وقيمة إعطاء الملاحظات لتحسين الاجتماعات السيئة ".

إذا قررت تجربة المواقف اليومية غير المتزامنة مع فريقك ، فتأكد من إرسال نموذج ملاحظات أو بريد إلكتروني سريع يسأل عن أفكارهم حول العملية ، ربما بعد أسبوع أو أسبوعين من تجربة هذه الاجتماعات.

هذه بعض الأسئلة التي يمكنك أن تطرحها على أعضاء فريقك لفهم ما إذا كانت اجتماعات الوقوف غير المتزامنة تعمل لصالحهم:

• ما رأيك في هذه الطريقة الجديدة لعقد اجتماعات الوقوف؟
• هل تشعر أن الفريق لديه ما يكفي من الوقت "وجهاً لوجه"؟
• هل يجب أن يتم عقد بعض وضعياتنا بشكل متزامن بينما يكون البعض الآخر غير متزامن؟
• هل تفضل العودة إلى تشغيل وضع الوقوف اليومي بشكل متزامن؟

كيفية إعلام الفريق بأنك تدير اجتماعات غير متزامنة

من أجل مساعدتك في تنفيذ هذه الاجتماعات بأكثر الطرق فاعلية ، كتبنا نموذجًا سهل الاستخدام يمكنك استخدامه لمراسلة زملائك في الفريق أو إرسال بريد إلكتروني إليهم.

إذا كنت تريد القيام بذلك بأسلوبك الخاص ، فتذكر أن تشرح فوائد الاتصال المتزامن ، وحدد موعدًا نهائيًا لملء جدول أعمال الاجتماع ، وشجع فريقك على مشاركة التعليقات معك.

مرحبًا أيها الفريق ،

لقد كنت أبحث في طرق مختلفة لمساعدتك على أداء أفضل أعمالك ، وشيء صادفته مؤخرًا هو مفهوم الاجتماعات الاحتياطية غير المتزامنة.

إذا لم تكن قد سمعت عن الاتصال غير المتزامن من قبل ، فهو في الأساس أي شكل من أشكال الاتصال لا يحدث في الوقت الفعلي. بمعنى آخر ، لن نحتاج إلى تحديد موعد لمكالمة فيديو - والتي ستكون مفيدة جدًا لأي شخص يتطلع إلى توفير بعض الوقت في تقويمه!

أود أن أحاول إجراء اجتماعاتنا اليومية الاحتياطية بشكل غير متزامن ، مما يعني أن الجميع سيجيبون على نفس الأسئلة الثلاثة التي كنا نجيب عليها شخصيًا ، ولكن عبر [أضف قناة هنا].

• ماذا فعلت البارحة؟
• ما الذي أخطط لإنجازه اليوم؟
• ما هي العقبات التي تعيق تقدمي؟

أتوقع أن يملأ الجميع جدول الأعمال بحلول الساعة 10 صباحًا بالتوقيت الشرقي كل صباح.

سوف أقرأ جميع نقاط حديثك - وبالطبع سأحرص على متابعة التحديات و / أو العوائق المذكورة في جدول الأعمال.

أخيرًا وليس آخرًا ، أود أن تكون صادقًا ومنفتحًا قدر الإمكان. إذا كان هناك أي شيء تريد منا القيام به لتحسين هذه الاجتماعات ، فأنا دائمًا منفتح على التعليقات والاقتراحات.

نتطلع إلى تجربة اجتماعات الوقوف غير المتزامنة معك!

[اسم]

أدوات لإجراء اجتماعات الوقوف غير المتزامن

يمكن أن تكون التكنولوجيا أفضل صديق لك عندما يتعلق الأمر بإدارة اجتماعات عن بعد مثمرة. هناك نوعان من البرامج نوصي بالبحث فيهما إذا كنت ترغب في إجراء اجتماعات قائمة بذاتها غير متزامنة:

برنامج المراسلة الفورية

هناك العديد من تطبيقات المراسلة الفورية التي يمكن أن تساعد فريقك في البقاء على اتصال وإطلاع دائم أثناء العمل عن بُعد. إذا قررت استخدام نظام الاتصالات الداخلية الخاص بك لتشغيل اجتماعات غير متزامنة ، فإن الخطوة الأولى التي يمكنك اتخاذها هي إعداد قناة أو مجموعة معينة لهذه المحادثات. بعد ذلك ، يمكنك أن تطلب من كل عضو في فريقك أن يرسل رسالة إلى كل شخص يجيب على الأسئلة الثلاثة الخاصة باجتماع الوقوف كل صباح.

يحب بعض المديرين القدرة على الاستجابة لأولويات وتحديات زملائهم في الفريق على الفور ، واستخدام منصة الرسائل الفورية للقيام بذلك هو بديل رائع.

برنامج إدارة الاجتماعات

يمكنك تشجيع فريقك على استخدام تطبيق إدارة الاجتماعات كمستودع مركزي لأجندات اجتماعاتك الاحتياطية. على عكس تطبيقات المراسلة الفورية ، تتيح منصات إدارة الاجتماعات للجميع المساهمة في جدول الأعمال دون إخطار الأشخاص الآخرين في الفريق أو خلق شعور بالإلحاح للاستجابة.

فائدة أخرى لاستخدام تطبيق جدول أعمال الاجتماع هي القدرة على إنشاء وحفظ قالب يمكن للفريق ملؤه على أساس يومي. بصفتك مديرًا ، يمكنك بعد ذلك الرجوع وقراءة جميع ملاحظات الاجتماع السابقة - الاحتفاظ بسجل لأولويات وتحديات الجميع في مكان واحد. قد يكون هذا مفيدًا جدًا عند التحضير لاجتماعاتك الفردية ومراجعات الأداء.

الوجبات الجاهزة

تجلب المواقف غير المتزامنة الكثير من الفوائد للفرق البعيدة. إنهم يمكّنون المديرين من الاحتفاظ بسجل لأولويات الفريق وتعزيز ثقافة التعاون والتواصل.

تتضمن مزايا الاجتماعات غير المتزامنة مرونة أعلى للفرق البعيدة ، فضلاً عن قضاء وقت أقل في الاجتماعات - مما يمنح زملائك في الفريق مزيدًا من الوقت للعمل العميق والتأمل.

إذا كنت تفكر في هذا النوع من الاتصال ، فتذكر اتباع هذه الخطوات الخمس الرئيسية:

• اشرح فوائد الاجتماعات غير المتزامنة لفريقك: الوقت والمرونة والشمولية للأشخاص الذين لا يستطيعون الاجتماع في الصباح.
• حدد موعدًا نهائيًا لنشر جدول الأعمال (على سبيل المثال ، الساعة 10 صباحًا كل صباح).
• تابع عقبات فريقك في اجتماعاتك الفردية أو عن طريق مراسلتهم مباشرة.
• خلق توازن بين الاتصال المتزامن وغير المتزامن.
• اسأل فريقك عن أفكارهم حول كيفية تحسين ليس فقط اجتماعات الوقوف ، ولكن جميع عمليات فريقك.

في نهاية اليوم ، يتمثل الجزء الأكثر أهمية في دورك كمدير في تمكين الأشخاص من القيام بعملهم على أكمل وجه. يمكن أن تكون الاجتماعات الاحتياطية غير المتزامنة بديلاً رائعًا إذا كنت تبحث عن طريقة للبقاء على اطلاع بأولويات الجميع دون قضاء الكثير من الوقت في جدول فريقك.

جرّب اجتماعات الوقوف غير المتزامنة. فريقك سوف يشكرك!