非同期スタンドアップ ミーティング: マネージャー向けガイド

最近在宅勤務に移行した場合、リモート ワーカーが直面する最も一般的な課題の 1 つは、接続とコミュニケーションの欠如であることをご存知かもしれません。

毎日オフィスでチームに会っていない場合、チームをチェックインして全員の優先順位を把握するのは難しい場合があります。 多くのマネージャーやチーム リーダーが採用している解決策は、非同期のスタンドアップ ミーティングをスケジュールすることです。

この記事では、非同期スタンドアップについて知っておくべき 5 つの重要事項について説明します。これらのミーティングを活用して、オープンなコミュニケーションとコラボレーションの文化を育むことができます。

• 非同期スタンドアップ ミーティングとは何ですか?
• 非同期スタンドアップ ミーティングと同期スタンドアップ ミーティングの違い
• 効果的な非同期スタンドアップ ミーティングを実施するためのヒント
• 非同期ミーティングを実行していることをチームに知らせる方法
• 非同期スタンドアップ ミーティングを実施するためのツール

本題に入る前に、そもそも (同期の) デイリー スタンドアップ ミーティングとは何かを理解することが重要です。

デイリースタンドアップミーティングとは？

デイリー スタンドアップ (デイリー スクラムまたはデイリー ハドルとも呼ばれます) は、チームメイトが優先順位と最近経験した課題について話し合うミーティングです。 その名前が示すように、これらの会議は毎日開催され、マネージャーやチーム リーダーが全員の仕事や関与のレベルについて最新情報を把握するためによく使用されます。

Spotify のシニア アジャイル コーチである Jason Yip 氏によると、スタンドアップ ミーティングは、チームが課題を共有し、お互いに助けを求めることに抵抗がないかどうかを理解するのに役立ちます。

「単独で作業する場合と比べて、チームの主な利点の 1 つは、誰かが問題に遭遇したり、何かを行うためのより良い方法を発見したりしたときに、チーム メンバーが互いに助け合うことができることです。 チーム メンバーが問題を共有することに不安を感じたり、互いに助け合ったりしない「チーム」は、効果的ではない傾向があります。」

あなたは何について話すべきですか？

スタンドアップ ミーティングの議題はシンプルです。 マネージャーまたは会議のファシリテーターとして、次の 3 つの質問をするのはあなたの役割です。

• 昨日何をしましたか。
• 今日は何を達成する予定ですか？
• あなたの進歩を妨げている障害は何ですか？

毎日のスタンドアップ ミーティングは、進捗状況を追跡し、障害を取り除き、全員の優先事項を最新の状態に保つための優れたツールであるため、多くのリモート チームの間で一般的な儀式になっています。 ただし、複数のタイム ゾーンにまたがるチームにとって、毎朝 15 ～ 20 分のビデオ通話に参加するのは時間がかかり、少し問題があると感じるチームもあります。

このため、一部のチームは非同期スタンドアップ ミーティングに移行しています。これは、まさに今日お話しすることです。

非同期スタンドアップ ミーティングとは何ですか?

非同期スタンドアップ ミーティングは、リアルタイム コミュニケーションを必要とせずに行われるスタンドアップ ミーティングです。 つまり、ビデオ通話に飛び乗ったり、カレンダーで特定の時間枠をスケジュールしたりして、参加してステータスの更新を共有する必要はありません。

これらの会議は、同期スタンドアップと同じ議題に従います。 ただし、これらはリアルタイムで行われるわけではないため、カレンダーの時間を解放したいチームにとっては優れたオプションです。

チームで非同期スタンドアップを実装するための 3 つの簡単な手順を次に示します。

• 毎週のチーム ミーティングで全員の優先事項について話し合うことから 1 週間を始めます (これはリアルタイムで開催する必要があります)。
• スタンドアップ ミーティングの 3 つの質問に回答するための専用プラットフォームを設定します。
• 私は昨日何をしましたか？
• 今日は何を達成する予定ですか？
• 私の進歩を妨げているのはどのような障害ですか?
• 回答を書いてもらう特定の時間枠を人々に与えます。 たとえば、毎朝 10 時までに議題を作成するよう全員に勧めることができます。

非同期スタンドアップ ミーティングと同期スタンドアップ ミーティングの違い

同期スタンドアップ ミーティングは、チーム内でのリアルタイムのやり取りや議論のやり取りを促進する優れたツールです。 通常、これらの会議は 1 日の初めに開催され、チームの足並みをそろえ、重要な最新情報を共有し、1 日を前向きな気持ちで始めるのに役立ちます。

チームが初期の対話と動機付けを使用できると思われる場合、同期スタンドアップ ミーティングは、全員の関与のレベルを感知し、毎日の初めに各人から直接最新情報を聞く良い方法です。

同期スタンドアップ ミーティングの欠点は、全員が特定の時間にオンラインである必要があることです。これは、異なるタイム ゾーンにいるリモート ワーカーやチーム メンバーにとっては困難な場合があります。 同様に、午前中に子供を学校に送り届けたり、早い時間を使って深い仕事をしたりする必要がある人もいます。 この場合、非同期会議はリアルタイムのビデオ通話に代わる興味深い方法です。

非同期スタンドアップは、特定の時間に会う必要がなく、同期スタンドアップと同じ目的を果たします (優先順位と課題についてお互いに最新情報を共有します)。 通常の会議と同様に、非同期スタンドアップには、会議の議題と特定の会議の目標が必要です。 ただし、人々がオンラインであったり、同じ部屋にいる必要はありません。

非同期スタンドアップ ミーティングの欠点は、リアルタイムで行われないため、チームメイト間のやり取りがあまりないことです。これにより、問題について詳細に議論したり、アイデアを出したりすることが難しくなります。問題の解決策。 ただし、チームの全員が (ワークフローを中断することなく) 何に取り組んでいるのかをすばやく便利に知る方法を探している場合は、非同期スタンドアップ ミーティングが便利なソリューションになる可能性があります。

上記の情報を要約した図を次に示します。 非同期通信がチームにとってメリットがあるかどうかを理解するのに役立ちます。

効果的な非同期スタンドアップ ミーティングを実施するための 5 つのヒント

対面式の会議と同様に、非同期スタンドアップを成功させるには、準備とフォローアップが必要です。 リモート チームのつながり、生産性、モチベーションを維持するのに役立つ、非同期スタンドアップ ミーティングを実施するために従うべき 5 つの重要なヒントを見ていきましょう!

1. 非同期ミーティングのメリットをチームに説明する

チームが同期通信と非同期通信の違いを理解できるようにすることから始めます。 私たちの多くはリモートワークの世界に慣れていないため、チームの一部の人々は「非同期会議」の概念について聞いたことがない可能性があります.

強調できる重要な利点の 1 つは、非同期通信により時間と柔軟性が増えることです。 これらの会議はリアルタイムで行われるわけではないため、チームは予定表に追加された自由時間に感謝するでしょう。

最後に、これまでスタンドアップ ミーティングを実施したことがない場合は、これらのミーティング (またはコミュニケーション スタイル) が、在宅勤務中にチームがつながりを保ち、最新情報を入手する機会になることを強調できます。サイロで働いています。

2. 議題に入力する締め切りを設定する

効果的な非同期スタンドアップ ミーティングを実施するためのステップ 2 は、チームが最新情報をいつ共有する必要があるかについて、明確な期待値を設定することです。 前述のように、全員に毎朝 10 時までに議題を入力するように依頼することもできます (もちろん、チーム メンバーの一部が別のタイム ゾーンで働いている場合、この時間は異なります)。

スタンドアップ ミーティングの議題を入力する期限を設定することで、チームメイトは優先事項を共有し、継続的に互いにコミュニケーションを取る責任を負います。 会議管理アプリを使用している場合は、1 日を通してランダムなメッセージでお互いを邪魔するのではなく、他の人の話の要点にコメントや質問を書くように人々を励ますことができます。

会議の議題に優先事項、コメント、質問を書くよう人々に奨励することも、チームの進捗状況と 1 週間の思考プロセスを文書化する優れた方法です。

3. チームの障害をフォローアップする

全員がスタンドアップ ミーティングの議題に最新情報と優先順位を入力すると、各チーム メンバーがその日に何をするかを明確に理解できます。

スタンドアップ ミーティングのテンプレートには、課題と障害物に関する質問が含まれているため、チームメイトの 1 人が助けやサポートを必要としているかどうかもわかります。

マネージャーとしての主な責任の 1 つは、チームの障害や障害を取り除くことです。 このため、アジェンダに課題を書いた人に (1 対 1 のミーティングで、または直接メッセージを送信して) フォローアップする時間を取ることが重要です。

チームに課題を書き留める専用のスペースを与えることで、オープンなコミュニケーションの文化を構築し、問題のある (ただし修正可能な) パターンを文書化して特定するのに役立ちます。

4. 同期通信と非同期通信のバランスを取る

真実は、非同期スタンドアップ ミーティングを実行するための画一的なアプローチは存在しないということです。 毎日実行するチームもあれば、週に数回実行することを好むチームもあります。

非同期スタンドアップ ミーティングを最大限に活用するには、同期通信と非同期通信のバランスを取ることをお勧めします。 これは、毎週のチーム ミーティングをリアルタイムで (同期的に) 開催する必要があることを意味します。これにより、人々は相互にやり取りし、問題について話し合い、叫び声を共有して、チームの他のメンバーが取り組んでいることを強調することができます。

一方、スタンドアップ ミーティングは、必ずしも毎日ではなく、非同期で開催できます。 たとえば、一部のチームは、同期チーム ミーティング (月曜日) と 2 つの非同期スタンドアップ ミーティング (水曜日と金曜日) をスケジュールしたいと考えています。

この話の教訓は、チームにとって何がうまくいくかを理解し、継続的なフィードバックを求め、すべての会議とプロセスが常に改善されていることを確認するために反復を続ける必要があるということです。

5. チームにフィードバックを求める

健全で前向きなチーム文化は、フィードバックから始まります。 チームメイトが継続的にフィードバックを交換することを奨励したい場合は、ミーティングに関するフィードバックを求めることから始めます。 パフォーマンス フィードバックとは異なり、会議でのフィードバックは非常に非個人的なものであり、フィードバックを歓迎し、奨励する文化を構築するための簡単な第一歩となる可能性があります。

The Making of a Manager (マネージャーとリーダーのための素晴らしい本です!) の中で、Julie Zhuo は、従業員が毎日のスタンドアップ ミーティングを電子メールに簡単に置き換えることができると彼女に知らせたときについて語っています。 このストーリーは、チームメイトにフィードバックを求め、すべてのチーム プロセスを改善するために彼らの誠実さと率直さを奨励することを思い出させるものです。

「気の利いた動きです。マネージャーに、彼女の会議は最悪だと伝えてください」と Zhuo 氏は言います。 「しかし、フィードバックは的を射ていました。 良い会議を計画することの重要性と、悪い会議を改善するためのフィードバックを提供することの価値の両方をより深く理解して帰りました。」

チームで非同期のデイリー スタンドアップを試すことにした場合は、これらのミーティングを試してから 1 週間か 2 週間後に、フィードバック フォームを送信するか、プロセスに関する考えを尋ねる簡単なメールを送信してください。

以下は、非同期のスタンドアップ ミーティングが機能しているかどうかを理解するために、チーム メンバーに尋ねることができる質問の一部です。

• スタンドアップ ミーティングを開催するこの新しい方法についてどう思いますか?
• チームには十分な「対面」の時間があると思いますか?
• 一部のスタンドアップは同期的に開催し、他のものは非同期で開催する必要がありますか?
• 毎日のスタンドアップを同期的に実行することに戻りたいですか?

非同期ミーティングを実行していることをチームに知らせる方法

これらの会議を最も効率的な方法で実装できるように、チームメイトにメッセージやメールを送信するために使用できる便利なテンプレートを作成しました。

自分の言葉でこれを行いたい場合は、同期コミュニケーションの利点を説明し、スタンドアップ ミーティングの議題を入力する期限を設定し、チームにフィードバックを共有するように促してください。

チームさん、

私は、あなたが最高の仕事をするのを助けるためのさまざまな方法を調べてきましたが、最近出会ったのは、非同期スタンドアップ ミーティングの概念です。

非同期通信について聞いたことがない場合、それは基本的に、リアルタイムで発生しないあらゆる形式の通信です。 つまり、ビデオ通話をスケジュールする必要はありません。これは、カレンダーの時間を空けたい人にとって非常に役立ちます!

毎日のスタンドアップ ミーティングを非同期で行ってみたいと思います。つまり、対面で回答してきたのと同じ 3 つの質問に全員が [ここにチャネルを追加] 経由で回答します。

• 私は昨日何をしましたか？
• 今日は何を達成する予定ですか？
• 私の進歩を妨げているのはどのような障害ですか?

私の予想では、全員が毎朝午前 10 時 (米国東部時間) までに議題にデータを入力する予定です。

あなたの話のポイントをすべて読みます。もちろん、議題に記載されている課題や障害についてもフォローアップします。

最後になりましたが、できる限り正直でオープンになっていただきたいと思います。 これらの会議を改善するために何かしてほしいことがあれば、いつでもフィードバックや提案を受け付けています。

非同期スタンドアップ ミーティングをお試しいただけることを楽しみにしています。

[名前]

非同期スタンドアップ ミーティングを実施するためのツール

生産的なリモート会議の運営に関して言えば、テクノロジーはあなたの親友になることができます。 非同期のスタンドアップ ミーティングを実行する場合は、次の 2 種類のソフトウェアを検討することをお勧めします。

インスタント メッセージング ソフトウェア

リモートで作業している間、チームがつながりを保ち、情報を得るのに役立つインスタント メッセージング アプリは数多くあります。 社内コミュニケーション プラットフォームを使用して非同期スタンドアップ ミーティングを実施することにした場合、最初に実行できるステップは、これらの会話用に特定のチャネルまたはグループを設定することです。 次に、チームの各メンバーに、毎朝、スタンドアップ ミーティングの 3 つの質問に答える全員にメッセージを送るように依頼できます。

一部のマネージャーは、チームメイトの優先事項や課題にその場で対応できることを好み、これを行うためにインスタント メッセージング プラットフォームを使用することは優れた代替手段です。

会議管理ソフトウェア

スタンドアップ ミーティングの議題の中央レポジトリとしてミーティング管理アプリを使用するようチームに勧めることができます。 インスタント メッセージング アプリとは異なり、会議管理プラットフォームを使用すると、チームの他のメンバーに通知したり、応答する緊急性を感じさせたりすることなく、全員が議題に貢献できます。

会議アジェンダ アプリを使用するもう 1 つの利点は、チームが毎日入力できるテンプレートを作成して保存できることです。 マネージャーは、以前の会議メモをすべて読み返し、全員の優先事項と課題を 1 か所に記録することができます。 これは、1 対 1 のミーティングやパフォーマンス レビューの準備をするときに非常に便利です。

お持ち帰り

非同期スタンドアップは、リモート チームに多くの利点をもたらします。 マネージャーは、チームの優先事項を記録し、コラボレーションとコミュニケーションの文化を育むことができます。

非同期会議の利点には、リモート チームの柔軟性が高くなるだけでなく、会議に費やされる時間が短縮されるため、チーム メンバーはより深く熟考する作業により多くの時間を割くことができます。

このタイプのコミュニケーションを検討している場合は、次の 5 つの重要な手順に従うことを忘れないでください。

• 非同期会議の利点をチームに説明します。時間、柔軟性、朝に会えない人々の包括性などです。
• 議題を入力する期限を設定します (たとえば、毎朝 10 時)。
• 1 対 1 のミーティングで、または直接メッセージを送信して、チームの障害についてフォローアップします。
• 同期通信と非同期通信のバランスをとります。
• スタンドアップ ミーティングだけでなく、すべてのチーム プロセスをさらに改善する方法について、チームに意見を求めてください。

結局のところ、マネージャーとしてのあなたの役割の最も重要な部分は、従業員が最高の仕事をできるようにすることです。 チームのスケジュールにあまり時間をかけずに、全員の優先事項について常に情報を得る方法を探している場合は、非同期スタンドアップ ミーティングが優れた代替手段となります。

非同期のスタンドアップ ミーティングを試してみてください。 あなたのチームはあなたに感謝します!