비동기식 스탠드업 미팅: 관리자를 위한 가이드

최근에 재택 근무로 전환한 경우 원격 작업자가 직면하는 가장 일반적인 문제 중 하나가 연결 및 통신 부족이라는 것을 알 수 있습니다.

매일 사무실에서 팀을 보지 않을 때 팀을 확인하고 모든 사람의 우선 순위를 파악하는 것이 어려울 수 있습니다. 많은 관리자와 팀 리더가 채택한 솔루션은 비동기식 대기 회의 일정을 잡는 것입니다.

이 기사에서는 비동기식 스탠드업에 대해 알아야 할 5가지 중요한 사항을 다루므로 이러한 회의를 활용하여 열린 커뮤니케이션 및 협업 문화를 조성할 수 있습니다.

• 비동기식 스탠드업 미팅이란 무엇입니까?
• 비동기식 스탠드업 미팅과 동기식 스탠드업 미팅의 차이점
• 효과적인 비동기식 스탠드업 미팅을 실행하기 위한 팁
• 팀에 비동기식 회의를 진행 중임을 알리는 방법
• 비동기식 스탠드업 미팅을 수행하기 위한 도구

본론으로 들어가기 전에 먼저 (동기식) 일일 스탠드업 미팅이 무엇인지 이해하는 것이 중요합니다.

일일 스탠드업 미팅은 무엇입니까?

일일 스탠드업(일일 스크럼 또는 일일 허들이라고도 함)은 팀원들이 우선 순위와 경험한 최근 과제에 대해 논의하는 회의입니다. 이름에서 알 수 있듯이 이러한 회의는 매일 열리며 관리자와 팀 리더가 자주 사용하여 모든 사람의 작업과 참여 수준에 대한 루프를 유지합니다.

Spotify의 수석 애자일 코치인 Jason Yip에 따르면, 스탠드업 회의는 팀이 어려움을 공유하고 서로 도움을 요청하는 것이 편안하다고 느끼는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

“혼자 작업하는 것과 비교하여 팀의 주요 이점 중 하나는 누군가가 문제에 직면하거나 더 나은 방법을 발견할 때 팀원들이 서로를 도울 수 있다는 것입니다. 팀원들이 문제를 공유하는 것이 불편하거나 서로 돕지 않는 '팀'은 비효율적인 경향이 있습니다.”

어떤 이야기를 해야 할까요?

스탠드업 회의 의제는 간단합니다. 관리자 또는 회의 진행자는 사람들에게 다음 세 가지 질문을 하는 것이 귀하의 역할입니다.

• 어제 뭐했어?
• 오늘 무엇을 성취할 계획입니까?
• 진행을 방해하는 장애물은 무엇입니까?

일일 스탠드업 회의는 진행 상황을 추적하고 방해 요소를 제거하며 모든 사람의 우선 순위에 대한 최신 정보를 얻을 수 있는 훌륭한 도구이기 때문에 많은 원격 팀에서 일반적인 의식이 되었습니다. 그러나 일부 팀에서는 매일 아침 15-20분 화상 통화에 참석하는 것이 시간이 많이 소요될 수 있고 여러 시간대에 걸쳐 있는 팀에게 약간 문제가 될 수 있다는 것을 알게 되었습니다.

이러한 이유로 일부 팀은 비동기식 스탠드업 미팅 으로 전환했습니다. 이것이 바로 오늘 우리가 이야기할 내용입니다.

비동기식 스탠드업 미팅이란 무엇입니까?

비동기식 스탠드업 미팅은 실시간 커뮤니케이션 없이 진행되는 스탠드업입니다. 즉, 아무도 화상 통화에 뛰어들거나 캘린더의 특정 시간대를 예약하여 참여하고 상태 업데이트를 공유할 필요가 없습니다.

이러한 회의는 동기식 스탠드업과 동일한 의제를 따릅니다. 그러나 실시간으로 발생하지 않기 때문에 일정에서 시간을 확보하려는 팀에게 훌륭한 옵션입니다.

다음은 팀과 함께 비동기식 스탠드업을 구현하는 세 가지 쉬운 단계입니다.

• 주간 팀 회의에서 모든 사람의 우선 순위에 대해 논의하여 한 주를 시작합니다(이 회의는 실시간으로 진행되어야 함).
• 사람들이 다음 세 가지 스탠드업 회의 질문에 답할 수 있는 지정된 플랫폼을 설정합니다.
• 나는 어제 무엇을 했는가?
• 나는 오늘 무엇을 성취할 계획인가?
• 나의 발전을 방해하는 장애물은 무엇입니까?
• 사람들이 답변을 작성할 수 있는 특정 시간 프레임을 제공합니다. 예를 들어, 모든 사람이 매일 아침 오전 10시까지 의제를 채우도록 권장할 수 있습니다.

비동기식 스탠드업 미팅과 동기식 스탠드업 미팅의 차이점

동기식 스탠드업 미팅은 팀 간의 실시간 상호 작용과 토론을 주고받는 훌륭한 도구입니다. 일반적으로 하루가 시작될 때 열리는 이러한 회의는 팀이 일관성을 유지하고 중요한 업데이트를 공유하며 긍정적인 분위기로 하루를 시작하는 데 도움이 됩니다.

팀이 초기 상호 작용과 동기 부여를 사용할 수 있다고 생각한다면 동기식 스탠드업 미팅은 모든 사람의 참여 수준을 감지하고 매일 시작하는 각 사람의 업데이트를 직접 들을 수 있는 좋은 방법이 될 수 있습니다.

동기식 스탠드업 회의의 단점은 모든 사람이 특정 시간에 온라인 상태여야 한다는 점이며, 이는 다른 시간대에 있는 원격 작업자와 팀 구성원에게 어려울 수 있습니다. 유사하게, 어떤 사람들은 아침에 자녀를 학교에 데려다 주거나 하루 중 이른 시간에 심도 있는 일을 해야 할 수도 있습니다. 이 경우 비동기식 회의는 실시간 화상 통화에 대한 흥미로운 대안입니다.

비동기식 스탠드업은 특정 시간에 만날 필요 없이 동기식 스탠드업(우선순위 및 과제에 대해 서로를 최신 상태로 유지)과 동일한 목적을 수행합니다. 일반 회의와 마찬가지로 비동기식 스탠드업에는 회의 안건과 구체적인 회의 목표가 있어야 합니다. 그러나 사람들이 온라인이나 같은 방에 있을 필요는 없습니다.

비동기식 스탠드업 미팅의 단점은 실시간으로 진행되지 않기 때문에 팀원들 사이에 오가는 상호작용이 많지 않아 문제를 깊이 있게 논의하거나 제안하기가 더 어렵다는 것입니다. 문제에 대한 해결책. 그러나 팀의 모든 사람이 작업 흐름을 방해하지 않고 무엇을 하고 있는지 빠르고 편리한 방법을 찾고 있다면 비동기식 스탠드업 회의가 편리한 솔루션이 될 수 있습니다!

다음은 위에서 다룬 정보를 요약한 그래픽입니다. 비동기 통신이 팀에서 다음과 같은 이점을 얻을 수 있는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

효과적인 비동기식 스탠드업 미팅을 실행하기 위한 5가지 팁

대면 회의와 마찬가지로 성공적인 비동기식 스탠드업에는 준비와 후속 조치가 포함됩니다. 원격 팀이 연결, 생산성 및 동기 부여를 유지하는 데 도움이 되는 비동기식 대기 회의를 수행하기 위해 따라야 하는 5가지 핵심 팁을 살펴보겠습니다!

1. 비동기식 회의의 이점을 팀에 설명

팀이 동기 통신과 비동기 통신의 차이점을 이해하도록 돕는 것부터 시작하십시오. 우리 중 많은 사람들이 원격 작업의 세계에 익숙하지 않기 때문에 팀의 일부 사람들은 "비동기식 회의"의 개념에 대해 들어본 적이 없을 것입니다.

강조할 수 있는 한 가지 중요한 이점은 비동기식 통신이 사람들에게 더 많은 시간과 유연성을 제공한다는 것입니다! 이러한 회의는 실시간으로 진행되지 않기 때문에 팀은 일정에 추가 여가 시간을 감사하게 생각할 것입니다.

마지막으로, 과거에 스탠드업 회의를 구현한 적이 없다면 이러한 회의(또는 커뮤니케이션 스타일)가 팀이 집에서 일하는 동안 연결 상태를 유지하고 최신 정보를 업데이트할 수 있는 기회가 될 것이라는 점을 강조할 수 있습니다. 다시 사일로에서 일하고 있습니다.

2. 의제 작성 마감일 설정

효과적인 비동기식 스탠드업 회의를 실행하기 위한 2단계는 팀이 업데이트를 공유해야 하는 시기에 대해 명확한 기대치를 설정하는 것입니다. 앞서 언급했듯이 모든 사람에게 매일 아침 오전 10시까지 일정을 채우도록 요청할 수 있습니다(물론 팀원 중 일부가 다른 시간대에서 일하는 경우 이 시간은 달라질 수 있음).

스탠드업 회의 의제를 채우기 위해 기한을 설정하면 팀원들이 우선 순위를 공유하고 지속적으로 서로 의사 소통할 책임이 있습니다. 그렇게 하기 위해 회의 관리 앱을 사용하는 경우 사람들이 하루 종일 무작위 메시지로 서로를 방해하는 대신 다른 사람들의 화두 아래에 댓글과 질문을 작성하도록 권장할 수 있습니다.

사람들이 회의 의제에 우선 순위, 의견 및 질문을 작성하도록 권장하는 것도 한 주 동안 팀의 진행 상황과 사고 프로세스를 문서화하는 좋은 방법이 될 것입니다.

3. 팀의 장애물에 대한 후속 조치

모든 사람이 업데이트 및 우선 순위로 스탠드업 회의 의제를 채우면 각 팀원이 그날 작업할 내용을 명확하게 이해할 수 있습니다.

스탠드업 미팅 템플릿에는 도전과제 및 장애물에 대한 질문이 포함되어 있으므로 팀원 중 한 명이 도움이나 지원이 필요한 사항이 있는지도 알 수 있습니다.

관리자로서의 주요 책임 중 하나는 팀의 장애물과 장애물을 제거하는 것입니다. 이러한 이유로 일정에 자신의 도전 과제를 작성한 사람에게 시간을 내어 후속 조치를 취하는 것이 중요합니다(일대일 회의에서 또는 직접 메시지를 통해).

팀에 문제를 기록할 수 있는 전용 공간을 제공하면 열린 의사 소통 문화를 구축하고 문제가 있는(하지만 고칠 수 있는) 패턴을 문서화하고 식별하는 데 도움이 됩니다.

4. 동기 및 비동기 통신 간의 균형 만들기

진실은 비동기식 스탠드업 미팅을 실행하는 일률적인 접근 방식이 없다는 것입니다. 일부 팀은 매일 실행하지만 다른 팀은 일주일에 몇 번 실행하는 것을 선호합니다.

비동기식 스탠드업 미팅을 최대한 활용하려면 동기식 통신과 비동기식 통신 간의 균형을 찾는 것이 좋습니다. 즉, 주간 팀 회의가 실시간으로(동기식으로) 개최되어 사람들이 서로 상호 작용하고, 문제에 대해 토론하고, 나머지 팀이 작업 중인 내용을 강조하기 위해 외침을 공유할 수 있어야 합니다.

반면에 스탠드업 회의는 비동기식으로 열릴 수 있으며 반드시 매일 열릴 필요는 없습니다. 예를 들어, 일부 팀은 동기식 팀 회의(월요일)와 두 개의 비동기식 스탠드업 회의(수요일과 금요일)를 예약하는 것을 좋아합니다.

이 이야기의 교훈은 팀에 잘 맞는 것이 무엇인지 파악하고, 지속적인 피드백을 요청하고, 모든 회의와 프로세스가 항상 개선되고 있는지 확인하기 위해 계속 반복해야 한다는 것입니다.

5. 팀에 피드백을 요청하세요.

건강하고 긍정적인 팀 문화는 피드백에서 시작됩니다. 팀원들이 지속적으로 피드백을 교환하도록 독려하려면 먼저 회의에 대한 피드백을 요청하세요. 성과 피드백과 달리 피드백을 만나는 것은 매우 비인간적이며 피드백을 환영하고 장려하는 문화를 구축하기 위한 쉬운 첫 번째 단계가 될 수 있습니다.

'매니저 만들기'(매니저와 리더를 위한 훌륭한 책!)에서 Julie Zhuo는 직원이 일일 스탠드업 회의를 이메일로 쉽게 대체할 수 있다는 것을 직원에게 알린 때를 이야기합니다. 이 이야기는 팀원들에게 피드백을 요청하고 모든 팀 프로세스를 개선하기 위해 정직성과 개방성을 장려해야 한다는 것을 상기시켜줍니다.

Zhuo는 "대담하게 움직여서 상사에게 회의가 형편없다고 말합니다."라고 말합니다. “하지만 피드백은 즉각적이었습니다. 좋은 회의를 계획하는 것의 중요성과 나쁜 회의를 개선하기 위해 피드백을 제공하는 것의 가치에 대해 더 깊이 감사하며 떠났습니다."

팀과 함께 비동기식 일일 스탠드업을 시도하기로 결정했다면, 이러한 회의를 시도한 후 1~2주 내에 프로세스에 대한 의견을 묻는 피드백 양식이나 빠른 이메일을 보내야 합니다.

다음은 팀 구성원에게 비동기식 스탠드업 회의가 효과적인지 이해하도록 요청할 수 있는 몇 가지 질문입니다.

• 스탠드업 회의를 개최하는 이 새로운 방식에 대해 어떻게 생각하십니까?
• 팀에 "대면" 시간이 충분하다고 생각하십니까?
• 일부 스탠드업은 동기식으로 개최되어야 하고 다른 스탠드업은 비동기식으로 개최되어야 합니까?
• 일일 스탠드업을 동기식으로 실행하는 것으로 돌아가시겠습니까?

팀에 비동기식 회의를 진행 중임을 알리는 방법

이러한 회의를 가장 효율적인 방법으로 구현하는 데 도움이 되도록 팀원에게 메시지를 보내거나 이메일을 보낼 때 사용할 수 있는 편리한 템플릿을 작성했습니다.

자신의 말로 이 작업을 수행하려면 동기식 커뮤니케이션의 이점을 설명하고, 스탠드업 회의 의제를 채우는 데드라인을 설정하고, 팀이 피드백을 공유하도록 권장하십시오.

이봐 팀,

나는 당신이 최선을 다할 수 있도록 다양한 방법을 찾고 있었는데 최근에 알게 된 것은 비동기식 스탠드업 미팅의 개념입니다.

이전에 비동기식 통신에 대해 들어본 적이 없다면 기본적으로 실시간으로 발생하지 않는 모든 형태의 통신입니다. 즉, 화상 통화를 예약할 필요가 없습니다. 일정에서 시간을 확보하려는 모든 사람에게 매우 도움이 될 것입니다!

일일 스탠드업 미팅을 비동기식으로 진행하려고 합니다. 즉, [여기에 채널 추가]를 통해 모든 사람이 직접 답변한 것과 동일한 3가지 질문에 답변하게 됩니다.

• 나는 어제 무엇을 했는가?
• 나는 오늘 무엇을 성취할 계획인가?
• 나의 발전을 방해하는 장애물은 무엇입니까?

내 예상은 모든 사람이 매일 아침 동부 표준시 기준 오전 10시까지 의제를 채우는 것입니다.

나는 귀하의 모든 요점을 읽을 것이며 물론 의제에 언급된 과제 및/또는 장애물에 대해 후속 조치를 취할 것입니다.

마지막으로 최대한 솔직하고 열린 마음을 가지셨으면 합니다. 이러한 회의를 개선하기 위해 우리가 하기를 바라는 것이 있다면, 저는 항상 피드백과 제안에 열려 있습니다.

당신과 함께 비동기식 스탠드업 미팅을 시도하기를 기대합니다!

[이름]

비동기식 스탠드업 미팅을 수행하기 위한 도구

생산적인 원격 회의를 운영하는 데 있어 기술은 가장 친한 친구가 될 수 있습니다. 비동기식 스탠드업 미팅을 실행하려면 두 가지 유형의 소프트웨어를 살펴보는 것이 좋습니다.

인스턴트 메시징 소프트웨어

원격으로 작업하는 동안 팀이 연결 상태를 유지하고 정보를 제공하는 데 도움이 되는 많은 인스턴트 메시징 앱이 있습니다. 내부 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하여 비동기식 스탠드업 미팅을 실행하기로 결정한 경우 취할 수 있는 첫 번째 단계는 이러한 대화를 위한 특정 채널 또는 그룹을 설정하는 것입니다. 그런 다음 팀의 각 구성원에게 매일 아침 3개의 스탠드업 회의 질문에 답하는 모든 사람에게 메시지를 보내도록 요청할 수 있습니다.

일부 관리자는 팀원의 우선 순위와 과제에 즉석에서 응답하는 기능을 좋아하며 이를 위해 인스턴트 메시징 플랫폼을 사용하는 것이 훌륭한 대안입니다.

회의 관리 소프트웨어

팀이 회의 관리 앱을 스탠드업 회의 의제를 위한 중앙 저장소로 사용하도록 권장할 수 있습니다. 인스턴트 메시징 앱과 달리 회의 관리 플랫폼을 사용하면 팀의 다른 사람에게 알리거나 응답해야 하는 긴박감을 조성하지 않고도 모든 사람이 의제에 기여할 수 있습니다.

회의 의제 앱 사용의 또 다른 이점은 팀이 매일 채울 수 있는 템플릿을 만들고 저장할 수 있다는 것입니다. 그런 다음 관리자는 모든 사람의 우선 순위와 과제를 한 곳에 기록하여 이전 회의록을 모두 읽을 수 있습니다. 이것은 일대일 회의 및 성과 검토를 준비할 때 매우 유용할 수 있습니다.

테이크아웃

비동기식 스탠드업은 원격 팀에 많은 이점을 제공합니다. 이를 통해 관리자는 팀의 우선 순위를 기록하고 협업 및 커뮤니케이션 문화를 조성할 수 있습니다.

비동기식 회의의 장점에는 원격 팀의 유연성이 향상되고 회의에 소요되는 시간이 줄어들어 팀원들이 깊이 있고 숙고하는 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

이러한 유형의 커뮤니케이션을 고려하고 있다면 다음 5가지 주요 단계를 따르십시오.

• 오전에 만날 수 없는 사람들을 위한 시간, 유연성, 포괄성 등 비동기식 회의의 이점을 팀에 설명합니다.
• 의제를 채우는 데드라인을 설정합니다(예: 매일 아침 오전 10시).
• 일대일 회의에서 또는 직접 메시지를 보내 팀의 장애물에 대한 후속 조치를 취하십시오.
• 동기 및 비동기 통신 간의 균형을 만듭니다.
• 스탠드업 회의뿐만 아니라 모든 팀 프로세스를 개선할 수 있는 방법에 대한 팀의 생각을 물어보십시오.

하루가 끝나면 관리자 역할의 가장 중요한 부분은 사람들이 최선을 다할 수 있도록 권한을 부여하는 것입니다. 팀 일정에서 너무 많은 시간을 들이지 않고 모든 사람의 우선 순위에 대한 정보를 얻을 수 있는 방법을 찾고 있다면 비동기식 스탠드업 회의가 훌륭한 대안이 될 수 있습니다.

비동기식 스탠드업 미팅을 시도해 보십시오. 당신의 팀은 감사할 것입니다!