Asynchrone Stand-up-Meetings: Ein Leitfaden für Manager

Wenn Sie kürzlich ins Homeoffice gewechselt sind, wissen Sie vielleicht, dass eine der häufigsten Herausforderungen für Remote-Mitarbeiter ein Mangel an Verbindung und Kommunikation ist.

Wenn Sie Ihr Team nicht jeden Tag im Büro sehen, kann es schwierig sein, nach ihnen zu sehen und die Prioritäten aller im Auge zu behalten. Eine Lösung, die viele Manager und Teamleiter übernommen haben, ist die Planung asynchroner Stand-up-Meetings.

In diesem Artikel behandeln wir fünf wichtige Dinge, die Sie über asynchrone Stand-ups wissen sollten, damit Sie diese Meetings nutzen können, um eine Kultur der offenen Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern:

• Was sind asynchrone Stand-up-Meetings?
• Unterschiede zwischen asynchronen und synchronen Standup-Meetings
• Tipps zur Durchführung effektiver asynchroner Stehmeetings
• So lassen Sie das Team wissen, dass Sie asynchrone Besprechungen durchführen
• Tools zur Durchführung von asynchronen Stand-up-Meetings

Bevor es ans Eingemachte geht, ist es wichtig zu verstehen, was (synchrone) tägliche Stand-up-Meetings überhaupt sind.

Was sind tägliche Stand-up-Meetings?

Ein Daily Stand-up (auch bekannt als Daily Scrum oder Daily Huddle) ist ein Meeting, bei dem Teamkollegen Prioritäten und aktuelle Herausforderungen besprechen. Wie der Name schon sagt, finden diese Meetings täglich statt und werden oft von Managern und Teamleitern genutzt, um über die Arbeit und das Engagement aller auf dem Laufenden zu bleiben.

Laut Jason Yip, Senior Agile Coach bei Spotify, können Stand-up-Meetings Ihnen helfen zu verstehen, ob Ihr Team sich wohl dabei fühlt, Herausforderungen zu teilen und sich gegenseitig um Hilfe zu bitten:

„Einer der Hauptvorteile eines Teams gegenüber der Einzelarbeit besteht darin, dass Teammitglieder sich gegenseitig helfen können, wenn jemand auf ein Problem stößt oder einen besseren Weg findet, etwas zu tun. Ein ‚Team‘, in dem Teammitglieder sich nicht wohl dabei fühlen, Probleme zu teilen und/oder sich gegenseitig nicht helfen, ist tendenziell ineffektiv.“

Worüber sollten Sie sprechen?

Die Tagesordnung für ein Stand-up-Meeting ist einfach. Als Manager oder Meeting-Moderator ist es Ihre Aufgabe, den Leuten die folgenden drei Fragen zu stellen:

• Was hast du gestern gemacht?
• Was hast du heute vor?
• Welche Hindernisse behindern Ihren Fortschritt?

Tägliche Stand-up-Meetings sind bei vielen Remote-Teams zu einem gemeinsamen Ritual geworden, da sie ein großartiges Werkzeug sind, um Fortschritte zu verfolgen, Blockaden zu beseitigen und über die Prioritäten aller auf dem Laufenden zu bleiben. Einige Teams stellen jedoch fest, dass die Teilnahme an einem 15- bis 20-minütigen Videoanruf jeden Morgen zeitaufwändig und für Teams, die mehrere Zeitzonen umfassen, etwas problematisch sein kann.

Aus diesem Grund haben einige Teams auf asynchrone Stand-up-Meetings umgestellt , und genau darüber werden wir heute sprechen.

Was sind asynchrone Stand-up-Meetings?

Asynchrone Stand-up-Meetings sind Stand-ups, die ohne die Notwendigkeit einer Echtzeitkommunikation stattfinden. Mit anderen Worten, niemand muss in einen Videoanruf einsteigen oder ein bestimmtes Zeitfenster in seinem Kalender einplanen, um teilzunehmen und seine Statusaktualisierungen zu teilen.

Diese Meetings folgen der gleichen Agenda wie synchrone Standups. Da sie jedoch nicht in Echtzeit stattfinden, sind sie eine großartige Option für Teams, die etwas Zeit in ihren Kalendern freigeben möchten.

Hier sind drei einfache Schritte, um asynchrone Stand-ups mit Ihrem Team zu implementieren:

• Beginnen Sie die Woche, indem Sie bei Ihrem wöchentlichen Teammeeting (dieses sollte in Echtzeit stattfinden) die Prioritäten aller besprechen.
• Richten Sie eine spezielle Plattform ein, auf der Personen die drei Fragen zum Stand-up-Meeting beantworten können:
• Was habe ich gestern gemacht?
• Was plane ich heute zu erreichen?
• Welche Hindernisse behindern meinen Fortschritt?
• Geben Sie den Leuten einen bestimmten Zeitrahmen, bis zu dem ihre Antworten geschrieben werden. Sie könnten zum Beispiel jeden ermutigen, die Tagesordnung jeden Morgen bis 10 Uhr auszufüllen.

Unterschiede zwischen asynchronen und synchronen Standup-Meetings

Synchrone Stand-up-Meetings sind ein großartiges Werkzeug, um Echtzeit-Interaktionen und Hin- und Her-Diskussionen in Ihrem Team zu fördern. Diese Meetings, die im Allgemeinen zu Beginn des Tages stattfinden, können Ihrem Team helfen, auf dem Laufenden zu bleiben, wichtige Updates auszutauschen und den Tag positiv zu beginnen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Team etwas frühe Interaktion und Motivation gebrauchen könnte, können synchrone Stand-up-Meetings eine gute Möglichkeit sein, das Engagement aller zu erkennen und zu Beginn eines jeden Tages Updates direkt von jeder Person zu hören.

Der Nachteil von synchronen Stand-up-Meetings besteht darin, dass jeder zu einer bestimmten Zeit online sein muss, was für Remote-Mitarbeiter und Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen schwierig sein kann. In ähnlicher Weise müssen manche Menschen ihre Kinder morgens zur Schule bringen oder die frühen Stunden des Tages nutzen, um intensiv zu arbeiten. In diesem Fall sind asynchrone Meetings eine interessante Alternative zu Echtzeit-Videoanrufen.

Asynchrone Stand-ups dienen demselben Zweck wie synchrone Stand-ups (einander über Prioritäten und Herausforderungen auf dem Laufenden halten), ohne dass sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt treffen müssen. Genau wie ein normales Meeting sollten asynchrone Stand-ups eine Meeting-Agenda und ein spezifisches Meeting-Ziel haben. Sie erfordern jedoch nicht, dass Personen online oder im selben Raum sind.

Der Nachteil von asynchronen Stand-up-Meetings besteht darin, dass es nicht viel Hin- und Her-Interaktion zwischen Teamkollegen gibt, da sie nicht in Echtzeit stattfinden, was es schwieriger macht, ein Thema ausführlich zu diskutieren oder zu kommen eine Lösung für ein Problem. Wenn Sie jedoch nach einer schnellen und bequemen Möglichkeit suchen, um zu wissen, woran alle im Team arbeiten (ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen), könnten asynchrone Stand-up-Meetings eine bequeme Lösung für Sie sein!

Hier ist eine Grafik, die die oben behandelten Informationen zusammenfasst. Es wird Ihnen helfen zu verstehen, ob asynchrone Kommunikation etwas ist, von dem Ihr Team profitieren könnte:

5 Tipps für die Durchführung effektiver asynchroner Stand-up-Meetings

Genau wie ein persönliches Treffen umfasst ein erfolgreiches asynchrones Stand-up Vor- und Nachbereitung. Lassen Sie uns fünf wichtige Tipps durchgehen, die Sie befolgen sollten, um asynchrone Stand-up-Meetings durchzuführen, die Ihrem Remote-Team helfen, verbunden, produktiv und motiviert zu bleiben!

1. Erklären Sie Ihrem Team die Vorteile asynchroner Meetings

Beginnen Sie damit, Ihrem Team zu helfen, den Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation zu verstehen. Viele von uns sind neu in der Welt der Fernarbeit, daher ist es wahrscheinlich, dass einige Leute in Ihrem Team noch nie vom Konzept „asynchroner Meetings“ gehört haben.

Ein wichtiger Vorteil, den Sie hervorheben können, ist, dass die asynchrone Kommunikation den Menschen mehr Zeit und Flexibilität gibt! Da diese Besprechungen nicht in Echtzeit stattfinden, wird Ihr Team wahrscheinlich die zusätzliche freie Zeit in ihren Kalendern zu schätzen wissen.

Wenn Sie in der Vergangenheit noch keine Stand-up-Meetings durchgeführt haben, können Sie schließlich hervorheben, dass diese Meetings (oder der Kommunikationsstil) eine Gelegenheit für das Team sind, in Verbindung und auf dem Laufenden zu bleiben, während Sie von zu Hause aus arbeiten – damit sich niemand so fühlt, als würde er es tun. arbeiten in einem Silo.

2. Legen Sie eine Frist fest, um die Agenda zu füllen

Der zweite Schritt zur Durchführung eines effektiven asynchronen Stand-up-Meetings besteht darin, klare Erwartungen zu formulieren, wann das Team seine Updates teilen sollte. Wie bereits erwähnt, könnten Sie alle bitten, die Agenda jeden Morgen bis 10:00 Uhr auszufüllen (diese Zeit würde natürlich variieren, wenn einige Ihrer Teamkollegen aus unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten).

Das Festlegen einer Frist zum Ausfüllen der Tagesordnung für das Stand-up-Meeting hält Ihre Teamkollegen in der Pflicht, ihre Prioritäten mitzuteilen und kontinuierlich miteinander zu kommunizieren. Wenn Sie dazu eine Meeting-Management-App verwenden, können Sie die Leute dazu ermutigen, Kommentare und Fragen unter die Gesprächsthemen anderer Leute zu schreiben, anstatt sich den ganzen Tag über mit willkürlichen Nachrichten zu unterbrechen.

Die Ermutigung der Leute, ihre Prioritäten, Kommentare und Fragen in die Besprechungsagenda zu schreiben, ist auch eine großartige Möglichkeit, die Fortschritte und Denkprozesse des Teams im Laufe der Woche zu dokumentieren.

3. Verfolge die Hindernisse deines Teams

Sobald jeder die Stand-up-Meeting-Agenda mit seinen Updates und Prioritäten gefüllt hat, haben Sie ein klares Verständnis dafür, woran jedes Teammitglied an diesem Tag arbeiten wird.

Da die Stand-up-Meeting-Vorlage eine Frage zu Herausforderungen und Hindernissen enthält, wissen Sie auch, ob einer Ihrer Teamkollegen Hilfe oder Unterstützung benötigt.

Eine Ihrer Hauptaufgaben als Manager besteht darin, Hindernisse und Hindernisse für Ihr Team zu beseitigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich etwas Zeit zu nehmen, um mit der Person, die ihre Herausforderungen in die Agenda geschrieben hat, nachzufassen (entweder in einem Einzelgespräch oder indem Sie ihr direkt eine Nachricht senden).

Wenn Sie Ihrem Team einen eigenen Raum geben, in dem es seine Herausforderungen aufschreiben kann, können Sie eine Kultur der offenen Kommunikation aufbauen und problematische (aber lösbare) Muster dokumentieren und identifizieren.

4. Schaffen Sie eine Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation

Die Wahrheit ist, dass es keinen einheitlichen Ansatz für die Durchführung asynchroner Stand-up-Meetings gibt. Während einige Teams sie täglich ausführen, ziehen es andere Teams vor, dies ein paar Mal pro Woche zu tun.

Um das Beste aus Ihren asynchronen Stehmeetings herauszuholen, empfehlen wir Ihnen, eine Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation zu finden. Das bedeutet, dass Ihre wöchentlichen Team-Meetings in Echtzeit (synchron) abgehalten werden sollten, damit die Leute miteinander interagieren, Probleme diskutieren und Shoutouts teilen können, um hervorzuheben, woran der Rest des Teams arbeitet.

Andererseits können Ihre Stand-up-Meetings auch asynchron und nicht unbedingt an jedem Wochentag stattfinden. Einige Teams planen zum Beispiel gerne ein synchrones Teammeeting (montags) und zwei asynchrone Standup-Meetings (mittwochs und freitags).

Die Moral von der Geschichte ist, dass Sie herausfinden sollten, was für Ihr Team gut funktioniert, um kontinuierliches Feedback bitten und immer wieder iterieren, um sicherzustellen, dass sich alle Ihre Meetings und Prozesse ständig verbessern.

5. Bitten Sie Ihr Team um Feedback

Eine gesunde und positive Teamkultur beginnt mit Feedback. Wenn Sie Ihre Teamkollegen dazu ermutigen möchten, regelmäßig Feedback auszutauschen, fragen Sie zunächst nach Feedback zu Ihren Meetings. Im Gegensatz zu Leistungsfeedback fühlt sich Feedback zu Meetings sehr unpersönlich an und kann ein einfacher erster Schritt sein, um eine Kultur aufzubauen, in der Feedback willkommen und erwünscht ist.

In „The Making of a Manager“ (ein großartiges Buch für Manager und Führungskräfte!) spricht Julie Zhuo über eine Zeit, in der ein Mitarbeiter ihr mitteilte, dass ihre täglichen Stand-up-Meetings leicht durch eine E-Mail ersetzt werden könnten. Diese Geschichte ist eine großartige Erinnerung daran, Ihre Teamkollegen um Feedback zu bitten und ihre Ehrlichkeit und Offenheit zu fördern, um jeden Teamprozess zu verbessern:

„Mutiger Zug, Ihrer Vorgesetzten zu sagen, dass ihr Meeting scheiße ist“, sagt Zhuo. „Aber das Feedback war genau richtig. Ich ging mit einem tieferen Verständnis dafür, wie wichtig es ist, gute Meetings zu planen, und wie wichtig es ist, Feedback zu geben, um schlechte Meetings zu verbessern.“

Wenn Sie sich entscheiden, asynchrone tägliche Stand-ups mit Ihrem Team auszuprobieren, senden Sie ihnen ein Feedback-Formular oder eine kurze E-Mail, in der Sie nach ihrer Meinung zum Prozess fragen, vielleicht ein oder zwei Wochen nach dem Testen dieser Meetings.

Dies sind einige der Fragen, die Sie Ihren Teammitgliedern stellen können, um zu verstehen, ob asynchrone Stand-up-Meetings für sie funktionieren:

• Was halten Sie von dieser neuen Art, Stand-up-Meetings abzuhalten?
• Haben Sie das Gefühl, dass das Team genug „face-to-face“ Zeit hat?
• Sollten einige unserer Stand-Ups synchron abgehalten werden, während andere asynchron sind?
• Würdest du lieber wieder täglich Stand-Ups synchron laufen lassen?

So lassen Sie das Team wissen, dass Sie asynchrone Besprechungen durchführen

Um Ihnen zu helfen, diese Meetings so effizient wie möglich zu implementieren, haben wir eine praktische Vorlage geschrieben, die Sie verwenden können, um Ihren Teamkollegen Nachrichten oder E-Mails zu senden.

Wenn Sie dies in Ihren eigenen Worten tun möchten, denken Sie daran, die Vorteile der synchronen Kommunikation zu erläutern, eine Frist für das Ausfüllen der Tagesordnung für das Stand-up-Meeting festzulegen und Ihr Team zu ermutigen, Feedback mit Ihnen zu teilen.

Hey Team,

Ich habe nach verschiedenen Möglichkeiten gesucht, um Ihnen zu helfen, Ihre beste Arbeit zu leisten, und etwas, auf das ich kürzlich gestoßen bin, ist das Konzept der asynchronen Stand-up-Meetings.

Wenn Sie noch nie von asynchroner Kommunikation gehört haben, handelt es sich im Grunde um jede Form der Kommunikation, die nicht in Echtzeit stattfindet. Mit anderen Worten, wir müssten keinen Videoanruf planen – was sehr hilfreich für alle ist, die etwas Zeit in ihrem Kalender freigeben möchten!

Ich würde gerne versuchen, unsere täglichen Stand-up-Meetings asynchron durchzuführen, was bedeutet, dass jeder die gleichen 3 Fragen beantwortet, die wir persönlich beantwortet haben, aber über [Kanal hier hinzufügen].

• Was habe ich gestern gemacht?
• Was plane ich heute zu erreichen?
• Welche Hindernisse behindern meinen Fortschritt?

Meine Erwartung ist, dass jeder jeden Morgen bis 10:00 Uhr ET die Tagesordnung füllen wird.

Ich werde alle Ihre Gesprächsthemen lesen – und natürlich sicherstellen, dass die in der Agenda erwähnten Herausforderungen und/oder Hindernisse weiterverfolgt werden.

Nicht zuletzt möchte ich, dass Sie so ehrlich und offen wie möglich sind. Wenn Sie möchten, dass wir etwas tun, um diese Meetings zu verbessern, bin ich immer offen für Feedback und Vorschläge.

Ich freue mich darauf, asynchrone Stand-up-Meetings mit Ihnen auszuprobieren!

[Name]

Tools zur Durchführung von asynchronen Stand-up-Meetings

Technologie kann Ihr bester Freund sein, wenn es darum geht, produktive Remote-Meetings durchzuführen. Es gibt zwei Arten von Software, die wir empfehlen, sich anzusehen, wenn Sie asynchrone Steh-Meetings durchführen möchten:

Instant-Messaging-Software

Es gibt viele Instant-Messaging-Apps, die Ihrem Team helfen können, in Verbindung und informiert zu bleiben, während Sie remote arbeiten. Wenn Sie sich entscheiden, Ihre interne Kommunikationsplattform für asynchrone Stand-up-Meetings zu nutzen, können Sie als ersten Schritt einen bestimmten Kanal oder eine bestimmte Gruppe für diese Gespräche einrichten. Dann können Sie jedes Mitglied Ihres Teams bitten, jeden Morgen eine Nachricht an alle zu senden, die die drei Fragen zum Stand-up-Meeting beantworten.

Einige Manager mögen die Möglichkeit, sofort auf die Prioritäten und Herausforderungen ihrer Teamkollegen zu reagieren, und die Verwendung einer Instant-Messaging-Plattform dafür ist eine großartige Alternative.

Meeting-Management-Software

Sie können Ihr Team ermutigen, eine Meeting-Management-App als zentrales Repository für Ihre Tagesordnungen für Stand-up-Meetings zu verwenden. Im Gegensatz zu Instant-Messaging-Apps ermöglichen Meeting-Management-Plattformen jedem, zur Tagesordnung beizutragen, ohne andere Teammitglieder zu benachrichtigen oder ein Gefühl der Dringlichkeit zu erzeugen, um zu antworten.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung einer Meeting-Agenda-App ist die Möglichkeit, eine Vorlage zu erstellen und zu speichern, die das Team täglich ausfüllen kann. Als Manager können Sie dann zurückgehen und alle vorherigen Besprechungsnotizen lesen und so die Prioritäten und Herausforderungen aller an einem Ort festhalten. Dies kann sehr praktisch sein, wenn Sie sich auf Ihre Einzelgespräche und Leistungsbeurteilungen vorbereiten.

Imbiss

Asynchrone Stand-ups bringen Remote-Teams viele Vorteile. Sie befähigen Manager, die Prioritäten des Teams festzuhalten, und fördern eine Kultur der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Zu den Vorteilen asynchroner Meetings gehören eine höhere Flexibilität für Remote-Teams sowie weniger Zeit, die in Meetings verbracht wird – was Ihren Teamkollegen mehr Zeit für tiefgreifende und reflektierende Arbeit gibt.

Wenn Sie diese Art der Kommunikation in Betracht ziehen, denken Sie daran, diese fünf wichtigen Schritte zu befolgen:

• Erklären Sie Ihrem Team die Vorteile asynchroner Meetings: Zeit, Flexibilität, Inklusivität für Menschen, die sich morgens nicht treffen können.
• Legen Sie eine Frist fest, um die Agenda zu füllen (z. B. 10 Uhr jeden Morgen).
• Verfolgen Sie die Hindernisse Ihres Teams bei Ihren Einzelgesprächen oder indem Sie ihnen direkt eine Nachricht senden.
• Schaffen Sie eine Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation.
• Fragen Sie Ihr Team nach seinen Gedanken, wie Sie nicht nur Ihre Stehmeetings, sondern alle Ihre Teamprozesse weiter verbessern könnten.

Letztendlich besteht der wichtigste Teil Ihrer Rolle als Führungskraft darin, Menschen zu befähigen, ihr Bestes zu geben. Asynchrone Besprechungen im Stehen können eine großartige Alternative sein, wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, über die Prioritäten aller auf dem Laufenden zu bleiben, ohne zu viel Zeit aus dem Zeitplan Ihres Teams zu nehmen.

Probieren Sie asynchrone Stand-up-Meetings aus. Ihr Team wird es Ihnen danken!