Yeni İşe Aldığınız Kişileri Güçlendiren Bir Teklif Mektubu Nasıl Oluşturulur

Doğru işe almak, herhangi bir iş için anahtardır.

İşveren ve çalışan arasında gerçekleşen ilk resmi belge değişimi bir teklif mektubudur . Bu kadar önemli bir belgenin önemini ve hangi bileşenlerin dahil edilmesi gerektiğini tartışalım.

Teklif mektubu nedir?

Bir teklif mektubu, bir iş için onay kanıtıdır. Belge, seçilen adayla iş tekliflerini belirterek paylaşılır. Adayın atanması, toplam tazminat, sosyal haklar ve işe başlama tarihi gibi temel ayrıntıları içerir.

Aday, teklifi kabul ettiğini teyit etmek için mektubu imzalamalıdır.

Çalışanlara teklif mektupları seçme, işe alma ve gönderme sürecinin tamamı, gerekli belgeleri hızlı bir şekilde ve minimum hatayla veya hiç hata yapmadan dağıtmanızı gerektiren zamana bağlı bir faaliyettir. İşte çalışanınıza teklif mektubu göndermeden önce aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey ve yapılmaması gerekenler.

Yapmak:

• Teklif mektuplarınızı paylaşmak için şirketinizin antetli kağıdını kullanın. Bu, şirketinizin adını açıkça belirtecektir.
• Çalışanın adını ve adresini doğru bir şekilde güncellediğinizden emin olun.
• Görevlendirmeyi, istihdam süresini, ücreti ve faydaları açıkça belirtin
• Adayın teklif mektubunu yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme olarak varsaymasını önlemek için 'isteğe bağlı' maddesinden bahsedin. Bu madde, işverenin veya çalışanın herhangi bir zamanda herhangi bir sebep veya bildirimde bulunmaksızın istihdam süresini sonlandırmasına izin verir.
• Gizlilik sözleşmesini imzalama gereklilikleri, rekabet etmeme sözleşmesi, herhangi bir özel eğitim veya testten geçme vb. gibi sözleşmeyi ve istihdam ilişkisini yöneten diğer olasılıkları belirtin.
• Çalışanın anlayabileceği basit bir dil kullanın. Çalışanın kafasını karıştırmamak için dili basit tutmaya çalışın.
• Çalışanı kuruluşunuza hoş geldiniz. Çalışanınızın kuruluşunuzun bir parçası olmasından memnun olduğunuzu ve onlarla çalışmayı dört gözle beklediğinizi belirtin.

Yapma:

• Herhangi bir promosyon veya değerlendirme sözünden bahsedin
• Teknik ve yasal jargon kullanın. Bu, yanlış yorumlamaya yol açabilir ve gereksiz sorunlara neden olabilir.

Yeni bir çalışanı işe almak çok heyecan verici olabilir, ancak şartları çalışanınızla net bir şekilde ilettiğinizden emin olun. Herhangi bir belirsizliğe yer bırakmayın. Nelerin dahil edilip edilmeyeceği, şirketinizin nerede faaliyet gösterdiğine (hangi ülke veya bölge) bağlı olarak değişebilir. Dikkatlice yazılmış bir teklif mektubu, kanunun gerekli hükümlerinin herhangi birini veya tümünü karşılayabilir.

Belirli bir maddeyi veya terimi kaçırmak, yanlış yasal jargon veya yazım hataları gibi hala yüksek hıçkırık olasılığı vardır. Bu tür durumlarla başa çıkmak için, kuruluşunuzun gereksinimlerine ve yönergelerine göre özelleştirilebilen incelenmiş teklif mektubu şablonlarını kullanabilirsiniz. Bu, belge oluşturma sürecini basitleştirir ve size bir başlangıç ​​sağlar.

Hangi belgeyi hazırladığınıza çok dikkat edin. İnsanlar genellikle bir teklif mektubunun ve bir iş mektubunun kullanımı ve amacı arasında karışırlar. Teklif mektubunun bileşenlerine derinlemesine dalmadan önce bu kafa karışıklığını giderelim.

Teklif mektubunun iş sözleşmesinden farkı nedir?

Teklif mektupları, iş sözleşmesine kıyasla kısa ve öz belgelerdir. Teklif mektupları temel hüküm ve koşulları içerir. İş sözleşmeleri ise, istihdam süresini düzenleyen daha karmaşık hüküm ve koşulları içeren uzun belgelerdir.

İşte kafa karışıklığınızı dindiren bazı noktalar:

Teklif mektupları ile iş sözleşmeleri arasındaki en önemli fark şudur: - Teklif mektupları, aday ile işveren arasında gerçekleşen sözlü bir sözleşmenin yazılı onayıdır. Oysa iş sözleşmesi, her iki tarafın da tüm çalışma süresi boyunca uyması gereken bağlayıcı bir sözleşmedir.

İş teklif mektubunuza dahil edilecek 10 bileşen

Bir teklif mektubu oluşturmak için bir araya getirilen 10 farklı bileşen vardır. Daha iyi iletişim ve anlayış için bu bileşenleri iyi yapılandırılmış bir biçimde dahil etmeniz çok önemlidir. İşte bir teklif mektubu oluştururken dahil etmeniz gereken bazı temel bileşenler.

1. İş unvanı ve tanımı

Adayın seçildiği rolün başlığını belirtin. Rolden ne beklendiğine dair kısa bir açıklama ile takip edin ve bu işin gerektirdiği özel gereksinimlerden bahsedin. Gelecekte rol ve sorumlulukları hakkında herhangi bir soru ortaya çıkarsa, bu iyi bir referans noktası olabilir.

2. İşe başlama tarihi

Teklif mektubunuzda katılım tarihini kalın harflerle belirtin. Bu, hem sizin hem de çalışanın aynı sayfada olmasını sağlayacaktır. Açık bir katılım tarihi, çalışana daha önceki yükümlülüklerini yönetmesi ve tamamlaması ve daha önce hiçbir iş akşamdan kalma olmadan kuruluşunuza katılması için zaman sağlar. Bu, özellikle bir çalışanın şirkete katılmadan önce yerini değiştirdiği veya mola verdiği durumlar için geçerlidir.

3. Ekip ve raporlama yapısı

Çalışanın birlikte çalışacağı ekip ve bağlı olduğu yöneticiler hakkında bilgilendirilmesi güven ve rahatlık duygusu getirir. Ekiplere ve raporlama yapısına ilişkin bilgiler, çalışanın işe alındığı role göre değişiklik gösterecektir.

Bir çalışan, giriş seviyesi veya yönetici seviyesi bir pozisyon için işe alınırsa, olası bir raporlama yapısı ile birlikte yönetici unvanı ile yöneticisinin kim olacağını belirtebilirsiniz.

Yönetim düzeyinde bir işe alım, hayır gibi yönetmesi beklenen ekipten haberdar edilmelidir. ekipteki kişilerin sayısı ve raporlama yapısındaki hiyerarşinin rolü için nasıl uygulanacağı.

4. Adayların ilk gün beklemesi gerekenler

Önceden hazırlıklı olmak hem işveren hem de çalışan için faydalı olacaktır. Bazı temel beklentilerin listelenmesi, çalışana neyi dört gözle beklemesi gerektiği konusunda bir fikir verir ve kendisini işe buna göre hazırlayabilir. Bu bilgi aynı zamanda işverenin çalışan için sorunsuz bir işe alım süreci sağlamasına yardımcı olacaktır.

5. Maaş, yan haklar ve avantajlar

Bir teklif mektubunun içerdiği en kritik bilgilerden biri, işle birlikte gelen maaş, yan haklar ve avantajlardır.

Çalışanın ne kadar kazanacağını, ikramiye alacak mı - eğer öyleyse, buna bağlı herhangi bir özel koşul var mı, komisyon yapısı ve bilmeleri gereken diğer herhangi bir tazminat yapısı nedir ana hatlarıyla belirtin.

Ödeme planının nasıl çalıştığını açıklayın. Çalışanlara günlük, haftalık veya aylık olarak ödeme yapılıp yapılmayacağı. Yardımcı olan, alacakları toplam tutarı belirtmek ve ödeme planına göre bölmek.

Örneğin, bir çalışan yılda 12.000 dolar kazanıyor ve çalıştığı kuruluş aylık olarak ödeme yapıyor. Çalışan ayda 1000 dolar kazanacak.

Son olarak, kuruluşunuzun sunduğu avantajlardan bahsetmelisiniz. Sağlık sigortası, 401k planı vb. gibi çalışanların yararlanabileceği sabit tazminatın üzerinde ve üzerinde faydalar sağlanır. Bazı işverenler ayrıca kuponlar, öğle yemeği kuponları, telefon faturası ödemeleri ve çok daha fazlası gibi küçük avantajlar da sunar.

6. Rol için beklenen KPI'lar ve KRA'lar

Açıkça tanımlanmış kilit sorumluluk alanları (KRA'lar) ve çalışanların temel performans göstergeleri (KPI'lar) teklif mektubuna dahil edilmelidir. KRA'ları ve KPI'ları belirlemek, role açıklık getirir, çalışanın istenen sonucu elde etmek için göreve odaklanmasını sağlar ve kurumsal büyümeye değer katan kararlar almasına yardımcı olur.

KRA'lar ve KPI'lar ve farklılıkları

Bu terimler hakkında hala biraz kafa karışıklığı var ve sürekli birbirinin yerine kullanılıyor.

İşte bir pazarlama yöneticisi için hazırlanan KRA'lara ve KPI'lara bir örnek.

KRA'lar:

• Bir sosyal medya kampanyası oluşturmak, fikir ve stratejiler geliştirmek
• Hedef kitlenin araştırılması ve analizi
• Pazarlanabilir içerik dağıtımı
• Tanıtım faaliyetlerinde uzmanlık

KPI'lar:

• Yeni başlatılan sosyal medya kampanyasından günlük/hafta/aylık takip sayısı, profil ziyaretleri, gönderilerle etkileşim
• Tanıtım faaliyetlerine erişim
• Sosyal medya kampanyası yoluyla gelen potansiyel müşteri sayısı
• Web sitesi bloglarından kayıt sayısı
• Misafir gönderilerinden haftalık olarak oluşturulan geri bağlantılar

Yeni işe alımlarınız için KRA'ları ve KPI'ları listelerken onlara rolleri ve onlardan beklentileriniz konusunda daha fazla netlik kazandırmak için daha kapsamlı olabilirsiniz.

7. İşe alım için herhangi bir deneme süresi kuralı veya beklenmedik durum

Çok sayıda işveren, sabit bir sayı için denetimli serbestlik üzerinde çalışmak için yeni işe alımlar gerektirir. günler veya aylar. Süre bir kuruluştan diğerine değişebilir. Şirketinizin belirlenmiş bir deneme süresi varsa, bu durum, varsa ek koşullar ile birlikte teklif mektubunda çalışana bildirilmelidir.

Teklif mektubu, bu sözleşmeye ilişkin diğer beklenmedik durumlar hakkında da ayrıntıları belirtmelidir. İşveren onlardan rekabet etmeme, ifşa etmeme anlaşmaları gibi birkaç anlaşma daha imzalamasını isteyebilir veya arka plan kontrolleri yapmak için bazı belgeler isteyebilir. Bazen çalışanın, teklifin geçerli kalmasını sağlamak için bir uyuşturucu testinden geçmesi gerekebilir.

İş teklifleri kadar kritik bir şey söz konusu olduğunda sürpriz bir unsur olmamalıdır. Çalışanın organizasyona katılmadan önce bu tür beklenmedik durumlardan haberdar edilmesi son derece önemlidir.

8. Şirket kültürü ile tanışma

Teklif mektubunda tüm teknik detayların açıklandığından emin olmak bir zorunluluktur, ancak bu, yeni işe aldığınız kuruluşun kültürüne bir göz atmanızı engellememelidir. Çalışanı, kuruluşunuzun bir parçası olduğunu hissettiren neşeli bir tonla karşılayın. Şirketinizin genel misyon ve vizyonundan bahsedin. Yeni çalışanın arandığını ve takıma önemli bir katkı sağladığını hissettirin.

9. Yasal teknik detayları ele alın

Son olarak, istek maddesi gibi beklentileri her iki uçtan da düz tutmak için bir teklif mektubunda gereken tüm gerekli bilgilerin dahil edildiğinden emin olun.

10. Teklifin kabul edildiğinin aday tarafından onaylanması

Teklif mektubunu ancak gerekli tüm bileşenler eksiksiz olarak dahil edildiğinde ve paketlendiğinde, kabul ve imza için adaya gönderebilirsiniz.

Teklif mektubu adayla paylaşıldıktan sonra işiniz bitti mi, öyle mi? İşe alma oyununuzun zirvesinde olmak için yapabileceğiniz birkaç şey daha var.

Teklif mektubunuzu, kullanıcı etkinliğini, yani gönderilen belgenin aday tarafından açılıp açılmadığını, belgeyi imzalayıp imzalamadığını vb. takip edebileceğiniz bir belge yönetim aracı içinde oluşturun.

Ayrıca teklif mektubunuzu e-imza özelliği ile bağlayarak sorunsuz bir imza süreci sağlayabilirsiniz. Aday, belgeyi indirme, yazdırma, imzalama ve ardından e-posta yoluyla gönderme zahmetinden kurtulabilir. E-imza aracı ile basit bir tıklama ile teklif mektubu imzalanır.

11. Kapanış konuşması ve teşekkür

Teklif mektubunuzu şirket adına geçici bir teşekkür ile bitirin ve çalışana, onların parçası olmaktan memnun olduğunuzu iletin ve teklifi kabul eder etmez onları gemiye almayı dört gözle bekleyin.

Teklif mektubu kapak sayfası

Öne çıkmak ve adayınızın dikkatini çekmek için diğer şirketlerin yaptıklarından farklı bir şey yapmalısınız. Bunun için çok çalışmanız gerekmez, incelenmiş, kullanıma hazır şablonlarla akıllıca çalışmanız gerekir; adayın dikkatini çeken ve daha hızlı çalışmanıza yardımcı olan yaratıcı bir teklif mektubu taslağı hazırlayabilirsiniz.

Teklif mektubunuza, şirket logonuz ve belgenin kimler için hazırlandığı gibi standart bilgileri içeren bir kapak sayfası ekleyin. Bir kapak sayfası şöyle görünebilir:

Teklif mektubu şablonu

[ŞİRKET ANTETLİ]

[Tarih]

[Adayın tam adı]

[Adayın adresi ]

Sayın [Aday Adı],

Size [Şirket Adı]'nda [Atanma veya Unvan] tam zamanlı pozisyonunu sunmaktan mutluluk duyuyoruz. Arka plan doğrulamasının başarıyla tamamlanmasına bağlı olarak, geçici katılım tarihiniz [Tarih] olacaktır.

[Hayır. haftalık saat sayısı] Pazartesiden Cumaya. [no. haftalık veya aylık gün sayısı]. Görev ve sorumluluklara ve raporlama yapısına aşina olmanız için iş tanımınızın bir özeti ektedir.

Yıllık maaşınız [Tutar] $ olacak ve geçerli vergilere tabi olarak aylık olarak ödenecektir. Yıllık maaşın dökümü Ek-A'da verilmiştir.

Bu teklif [Tarih] tarihine kadar geçerlidir. Lütfen bu mektubu bu tarihte imzalayıp iade ederek bu teklifi kabul ettiğinizi teyit edin. Kabulünüzü onaylamazsanız, teklifi geri çekme hakkımız vardır.

[Şirket Adı]'nın size bu istihdam fırsatını isteğe bağlı olarak sunduğunu lütfen unutmayın. Bu teklif mektubu bir iş sözleşmesi oluşturmaz ve işe katıldığınızda iş sözleşmenizi alacaksınız.

Sizi ekibimizde görmek için sabırsızlanıyoruz. Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bize ulaşmaktan çekinmeyin.

İçtenlikle,

[Adınız]

Ekler:

• Ek A
• İş tanımı özeti

[Yıllık maaş dökümünü girin]

[KRA'ları ve KPI'ları tanımlayın]

[Bir raporlama yapısı sağlayın]

[Raporlama yöneticisinin adı ve unvanı]

Çözüm

Bir role uygun kaynakları elde etmek, kuruluşunuz için harikalar yaratabilir. Blogun başında belirtildiği gibi, işe almak çok zamana bağlı bir iştir. İşiniz için en iyi insanları işe almazsanız, başka biri işe alır.

Bunu başarmak için, bir teklif mektubu aracılığıyla ilk resmi veya yarı resmi etkileşimi belgeleme açısından sağlamanız gerekir. Adaya imzalaması için göndermeden önce tüm i'lerinizin noktalı olduğundan ve t'lerin kesildiğinden emin olun.

Akılda tutulması gereken en önemli şey dili basit tutmaktır. Adayın kafasını karıştırabilecek hukuki ve teknik jargon kullanmayın. Teklifinizi adaya iletmek için mektubu basit ve yeterli bilgi içeren noktaya kadar tutun.

İşte yararlanabileceğiniz bazı teklif mektupları ve farklı İK belgesi şablonları. Daha da hazırlıklı olmak ister misiniz? Kafanızı rahatlatmak için profesyoneller tarafından hazırlanmış ve tasarlanmış toplam 400'den fazla incelenmiş ve kullanıma hazır belge şablonundan oluşan bu şablon kitaplığına göz atın.