Gider Yönetimi 101: Gider Raporlama Rehberiniz

Gider yönetimi, genellikle zaman alıcı, zahmetli, hataya açık ve sinir bozucu olarak tanımlanan bir süreçtir. Yine de şirketinizin kârlılığını korumada çok önemli bir rol oynar.

Tanım olarak, gider yönetimi, gider raporlarını, onayları ve çalışan geri ödemelerini işlemek için kullanılan bir organizasyon sistemidir.

Bununla birlikte, okumanın ilerleyen bölümlerinde, gözetimsiz bırakılırsa, gider yönetiminin küçük ayrıntılarının her büyüklükteki işletmeyi nasıl başarabileceğini veya bozabileceğini göreceksiniz. Bu makale, şirketlerin neden gider yönetimine ve faydalarına daha fazla dikkat etmesi gerektiğini anlatıyor.

Gider yönetimi neden önemlidir?

Gider yönetiminin farklı paydaşlar için farklı etkileri vardır. Finans ekipleri için ana odak noktası, doğru kayıtları ve finansal planlamayı sürdürmektir. Çalışanlar için, daha hızlı ve minimum sürtünme ile geri ödeme almaktır. Sahipler veya yönetim için büyüme, üretkenlik, risk yönetimi, maliyet tasarrufu ve çalışan memnuniyeti ile ilgilidir.

İşte gider yönetimine dikkat etmenin bazı avantajları:

• Gider yönetimi süreci sorunsuz bir şekilde aktığında, kuruluşun mali durumu hakkında doğru bilgiler verir. Bu, yönetimin maliyet tasarrufu sağlayan fırsatları ve potansiyel riskleri belirlemesine yardımcı olur.
• Ardından, gider çalışan geri ödeme döngüleri daha kısa olduğunda, daha yüksek çalışan memnuniyeti ve güveni ile sonuçlanır. Bu, çalışanınızı ve finansal verimliliğinizi belirlemede çok önemli bir rol oynar.
• Son olarak, uyumlu kalmak ve ayrıntılı kayıtlar tutmak için çaba sarf ettiğinizde, vergi avantajlarıyla ödüllendirilirsiniz. Bu nedenle, iyi düşünülmüş ve uygulanmış bir gider yönetim sisteminin hem maddi hem de manevi faydaları vardır.

Masraf yönetimi süreci neye benziyor?

Masraf yönetimi süreci aşağıdakileri içerir:

• Çalışanlar tarafından işletme giderlerinin raporlanması
• Yöneticiler/onaylayıcılar tarafından raporların doğrulanması ve onaylanması
• Muhasebeciler/finans ekipleri tarafından uyum için gider raporlarının denetimi
• Çalışan gider geri ödemeleri için ödemelerin işlenmesi
• Dış denetimler için harcamaların, makbuzların ve kayıtların saklanması

Süreci görselleştirmenize yardımcı olacak bir akış şeması:

Oldukça basit görünüyor, ancak gerçekte, doğru yapılmazsa, sürecin her adımında işletmenin istikrarı ve büyümesi için ciddi tehditler oluşturan zorluklar var. Bu nedenle, verimli bir gider yönetim sistemi oluşturmak için bu zorlukları anlamak önemlidir.

Seyahat ve masraf yönetimi sürecindeki zorluklar

Zaman alıcı ve emek yoğun olmasına ek olarak, gider yönetimi süreci, politikaları oluşturduğunuz andan geri ödemelerin işlenmesine kadar zorluklarla doludur. Ve sonra biraz daha. İşte gider yönetiminde en yaygın üç zorluk.

1. Belirsiz seyahat ve harcama politikaları

Gider raporlama döngüsü çalışanlardan başlar ve net olmayan gider politikaları ile ilk adım, sorunun başladığı yerdir. Özellikle de gider raporlaması her zaman bir son dakika işi olduğu ve herkes tarafından korkutulduğu için.

Çalışanların belirsiz seyahat ve harcama politikalarıyla karşılaştığı sorunlar:

• Harcama politikalarını ve kategorilerini hatırlamak zorlaşır.
• Bu, çalışanların politika dışı harcamalar talep etmesine neden olur.
• Raporlar, yeniden gönderilmek üzere çalışanlara geri gönderilir ve bu da ödemelerin gecikmesine neden olur.
• Uygun olmayan giderler, geri ödenirse, gider raporu sahtekarlığı olarak sayılır.
• Çalışanlar, gider raporu sahtekarlığının sonuçlarının tam olarak farkında olmayabilecekleri için kontrolsüz ihlalleri tekrarlamayı deneyebilir.

2. Etkin olmayan gider onayı iş akışları

Seyahat ve harcama politikalarında olduğu gibi, onay iş akışı iyi tanımlanmadığında gider raporu doğru kişiye ve doğru zaman diliminde ulaşmayabilir. Bu, çalışanlara cebinizden işiniz için harcadıkları paranın geri ödenmesinde hayal kırıklığına, kafa karışıklığına ve gecikmelere neden olur.

Çalışanların ve finans ekiplerinin verimsiz onay iş akışlarıyla karşılaştığı sorunlar:

• Çalışanlar ve onaylayanlar, tüm geri ödeme sürecinin farkında değildir.
• Hangi raporların kime gittiğini anlamak için verimli saatler harcarlar.
• Bir onaylayanın bir gider raporu e-postasını kaçırma olasılığı yüksektir.
• Hileli veya politika dışı iddialar kontrolsüz kalabilir.
• Sürekli ve uzun süren ileri ve geri ödemelerin bir sonucu olarak, geri ödemeler gecikmektedir.
• Bir gider raporundaki tüm faaliyetlerin izlendiği tek bir yer yoktur.
• Finans ekiplerinin darboğazları ve uyumluluğu takip etmesi zorlaşıyor.
• Kaçınılmaz olarak, ayrıntılı bir denetim izi olmadan, işletme kendisini denetimlere açar.

3. Gecikmiş çalışan gider geri ödemeleri

Masraf geri ödemeleri uzun ve yorucu bir süreçtir. İster çalışanlar ve finans ekipleri arasındaki çoklu geçişler, ister muazzam miktarda manuel veri girişi, doğrulama ve işleme olsun - kimse gider raporlamasını sevmez.

Ek olarak, gecikmiş çalışan gider geri ödemeleri aşağıdakilere yol açar:

• Çalışan memnuniyetsizliği ve düşük moral.
• Çalışanlar şirkete harcadıkları parayı kaybederler.
• Gerçekten önemli olan şeylere odaklanmak için yeterli zamanınız yok.
• Son dakika onayları, politika dışı taleplerin onaylanmasına neden olabilir.
• Finans ekipleri defterleri zamanında kapatamaz.

Gecikmeler, hatalar, sahtekarlıklar ve sancılı denetimler geleneksel gider yönetiminin özelliğidir. Bu, küçük ve büyük işletmeler, giderleri yönetmek için daha etkili yöntemlere yöneliyor.

Geleneksel gider yönetimi nedir?

Geleneksel gider yönetimi süreçleri, kağıt tabanlı makbuzlara ve kayıtlara dayanır. Bir resim çizmek için, geleneksel bir gider yönetim sistemi şöyle görünür:

• Çalışanlar, her geri ödeme döngüsünün başında gider geri ödemelerini talep etmek için tüm iş makbuzlarını güvende tutmakla görevlidir.
• Onaylayanların gider taleplerini manuel olarak doğrulaması ve şirketin seyahat ve harcama politikasına uyduklarından emin olmaları gerekir.
• Finans ekipleri, onaylanan tüm gider makbuzlarını işleme koymadan önce kağıt izleriyle denetlemekle görevlidir.
• Finans ekipleri daha sonra gelecekteki iç/dış denetimler için tüm makbuzları ve kayıtları organize bir şekilde saklamak zorundadır.

Geleneksel gider yönetimiyle ilgili zorluklar

Kağıt tabanlı muhasebeden yükseltme, Excel tabanlı muhasebeydi. Ancak, her iki sistem de yalnızca manuel veri girişi ve doğrulamaya dayanan zaman ve emek yoğundur. Geleneksel gider yönetiminin bazı zorlukları ve sınırlamaları şunlardır:

• Yüksek veri girişi hatası olasılığı: Geleneksel gider yönetimi, gider raporlaması, onaylar ve hatta kayıt tutma için manuel veri girişine dayanır. Ek bir sıfır veya eksik bir kitaplarınızı çarpıtabilir ve sizi denetimlere açabilir.
• Yüksek gider raporu dolandırıcılığı riski: Politika nüanslarının çatlaklardan kayması ve gider raporu dolandırıcılığı oluşturması çok olasıdır. Bu, işletmelere çok pahalıya mal olur ve vergi makamlarıyla hoş olmayan bir soruşturma için takvimlerinizi engelleyebilir.
• Çalışan harcamalarına ilişkin görünürlük eksikliği: Finans ekiplerinin, ay sonunda gider raporlarını teslim edene kadar çalışanların farklı projelere ne kadar harcama yaptığını bilmesinin hiçbir yolu yoktur. Bu, finansal üretkenliği engeller ve şirketinizin kârlılığı için ciddi bir tehdit oluşturabilir.

Otomatik gider yönetimi nedir?

Otomatikleştirilmiş gider yönetimi yazılımı, finansal raporlamayla ilgili tüm sıradan görevleri ortadan kaldırmak için özel olarak tasarlanmış özellikleri kullanır. Bu, manuel gider raporlamasının arkasındaki hayal kırıklığını ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Gider raporlama ve takibini çok kolay hale getirmenin yanı sıra, otomatikleştirilmiş gider yönetiminin beraberinde getirdiği diğer bazı avantajlar şunlardır:

• Çalışanlara istedikleri herhangi bir cihazdan harcamaları takip etmeleri ve raporlamaları için kolay yollar sunar.
• Politikaya uygunluğu sağlamak için, raporlanmadan önce bile her harcama talebinde gerçek zamanlı politika kontrolleri gerçekleştirir.
• Onay iş akışlarının ve banka ve kurumsal kredi kartı mutabakatlarının özelleştirilmesini ve otomasyonunu sağlar.
• Tüm çalışan ve seyahat ve gider yönetimi verilerinin merkezileştirilmesini sağlamak için diğer muhasebe, ERP ve HRMS yazılımlarıyla entegre olur.

Otomatik gider yönetimine geçmenin faydaları

Kağıt ve Excel tabanlı gider raporlamasından dijitale geçiş, işletmeler için önemli bir dönüşüm olabilir. Burada, geleneksel gider yönetimine göre otomatikleştirilmiş gider yönetiminin sunduğu birkaç avantaj bulunmaktadır.

• Çalışanlar gider raporlarını derlemek ve göndermek için daha az zaman harcarlar.
• Onaylayanlar, gider raporlarını doğrulamak ve onaylamak için daha az zaman harcarlar.
• Uyum, gider yönetimi yazılımı tarafından halledilir.
• Denetime hazır olma, herhangi bir ekstra manuel çaba olmadan sağlanır.
• Finans ekipleri, çalışan harcamalarında sürekli görünürlük elde eder.

Otomatikleştirilmiş gider yönetimine geçiş, manuel, hataya açık ve zaman alıcı görevleri üstlenir ve işletmelerin finansal performansı, çalışan üretkenliğini artırmasına ve bütçe yönetimini optimize etmesine yardımcı olur.

Masraf yönetimi yazılımı nedir?

Gider yönetimi yazılımı, gider raporlaması, onaylar, geri ödemeler ve seyahat rezervasyonları dahil olmak üzere seyahat ve gider yönetimiyle ilgili süreçleri otomatikleştirmek için tasarlanmıştır. Otomatikleştirilmiş bir gider yönetimi süreci, genellikle geleneksel gider yönetiminin özelliği olan riskleri en aza indirir. İşte paydaşlar tarafından organize edilen bir gider yönetimi yazılımı kullanmanın birkaç avantajı.

Çalışanlar için şunları sunar:

Verimli makbuz takibi ve raporlaması

Çoğu gider yönetimi yazılımı, çalışanların gider raporlamasına harcadıkları zamanı ve çabayı azaltmak için kolay iş makbuzu izleme seçenekleri sunar. En göze çarpan gider raporlama özelliği, neredeyse tüm gider yönetimi mobil uygulamalarında bulunan Optik Karakter Tanıma (OCR) tarayıcısıdır.

Bu özellik, çalışanların OCR tarayıcıyı kullanarak kağıt makbuzun resmini çekmesine olanak tanır. Yazılım daha sonra yakalanan görüntüden harcama ayrıntılarını otomatik olarak doldurur ve tümü raporlanmaya hazırdır. Bu, gerçekten tek tıklamalı bir deneyimin, aksi takdirde sıkıcı manuel harcama raporlama sürecinin yerini almasını sağlar.

Daha hızlı gider geri ödemeleri

Otomatik bir seyahat ve gider yönetimi yazılımı, çalışanların uyumlu gider raporları göndermesini kolaylaştırır. Ayrıca, zamanında gider raporu gönderimleri, onayları ve çalışan gider geri ödemelerini sağlamak için paydaşlar arasında sürekli ileri geri gitme ihtiyacını ortadan kaldırır.

Onaylayanlar için şunları sunar:

Özel otomatik onay iş akışları

Bir gider yönetimi yazılımıyla, yöneticilerin veya onaylayanların "beni doğru kişiye yönlendirebilir misiniz" e-postalarına yanıt vermesine gerek yoktur. İş akışı sisteme ve ayarlanan ilkelere beslendikten sonra, otomatik rapor gönderme hatırlatıcıları ve otomatik onay raporları bile ayarlayabilir ve gider onay sürecindeki darboğazları tamamen ortadan kaldırabilirsiniz.

Etkili gider politikası uygulaması

Yöneticiler, departman başkanları veya finans departmanı olarak, harcama taleplerini politikalara göre doğrulamaktan daha iyi ve daha önemli şeyler yapmanız gerekir. Bir gider yönetimi yazılımı, politika kontrollerini otomatikleştirir ve herhangi bir ihlal hakkında sizi uyarır. Bu, doğrulama için verimli saatler harcamadan uygun eylemi gerçekleştirmenizi sağlar.

Finans ekipleri için şunları sunar:

Otomatik kurumsal kredi kartı mutabakatı

Bir süre önce, kurumsal kartlar çok modayken, işletme giderlerini yönetmek için nihai çözüm gibi hissettiler. Kredi kartı ekstrelerini faturalarla eşleştirmenin ve ardından bunları uygunluk açısından denetlemenin acısını yalnızca finans ekipleri bilir.

Kredi kartı mutabakatı söz konusu olduğunda bir gider yönetimi yazılımı gerçek bir nimet olabilir. Yazılım, manuel müdahaleyi denklemden silerek giderleri, makbuzları ve işlemleri otomatik olarak eşleştirir. Ayrıca, gider yönetimi panosunda doğrudan beslemeler almak için kredi kartı sağlayıcılarıyla bütünleşir. Bu, finans ekiplerinin yalnızca harcamanın gerçekleştiği bilgisi yerine, harcamanın tam olarak nerede gerçekleştiğine ilişkin gerçek zamanlı bilgiler almasına yardımcı olur.

Sürekli uyumluluk için dijital denetim izleri

Gider yönetimi yazılımı, her gider ve tüm paydaşların karşılık gelen eylemleri için ayrıntılı dijital denetim izleri tutar. Bu, Finans ekiplerinin geri ödemeleri işleme koymadan önce gider raporlarını denetlemesini kolaylaştırır. Bu aynı zamanda kağıt makbuz yığınlarını saklama ihtiyacını ve bunların saklanmasıyla ilgili endişeleri de ortadan kaldırır.

Daha hızlı ödeme işleme

Bir gider yönetimi yazılımı, mevcut ERP, muhasebe, İKYS sisteminiz ve banka portallarınızı entegre eder. Bu, tüm çalışan ve gider verilerini tek bir platforma getirmenize ve doğrudan gider yönetimi panonuzdan ödemeleri başlatmanıza olanak tanır. Ayrıca, ödeme ilerlemesini takip etmenizi sağlayarak her zaman her şeyden haberdar olmanızı sağlar.

Gider makbuzları için güvenli bulut depolama

Masraf taleplerine eklenen tüm gider makbuzları, güvenli ve aranabilir bir bulutta saklanır. Bu, finans ekiplerinin filtreleri kullanarak herhangi bir gider, makbuz veya rapor aramasını kolaylaştırır. Bir dahaki sefere bir denetim için oturduğunuzda, denetçinin istediği raporu bulmak için yığınlarca raporu sıralarken, siz ve denetçi arasında bir saatlik garip bir sessizlik olmayacak.

Harcama verileri analitiğine ilişkin gerçek zamanlı içgörü

Bir gider yönetimi yazılımı, kuruluş veya birden fazla kuruluş genelinde çalışan harcamalarına ilişkin gerçek zamanlı görünürlük ve içgörü sunar. Bu bilgiler, harcamaları departmanlara, projelere, kategorilere ve daha fazlasına göre görüntüleyebileceğiniz gider yönetimi panonuzda sunulur.

Gerçek zamanlı gider verileri içgörüleri, harcamaları ne zaman ve nerede gerekirse optimize etmenize yardımcı olur. Ayrıca, öngörülen/tahsis edilen bütçelere bağlı kalmanızı sağlar. Ek olarak, geçmiş verilere ilişkin içgörü, veriye dayalı kararlar almak için kuruluşunuzun finansal ihtiyaçlarını daha iyi analiz etmenizi sağlar.

Veri güvenliği

Veri güvenliği, yazılım içeren her şey için büyük bir endişe kaynağıdır. İyi bir işletme gider yönetimi yazılımı, verilerinizin her zaman güvende olmasını sağlamak için endüstri standardı güvenlik önlemlerine bağlıdır. Ayrıca, farklı rollere sahip farklı paydaşların yalnızca görmelerine izin vermeye karar verdiğiniz verilere erişmesini sağlamak için rol tabanlı erişim, IP tabanlı erişim ve denetçi erişimi gibi özellikler sunarlar.

Bir gider yönetimi yazılımı, tüm gider yönetim sistemini otomatikleştirmenize, zamandan ve maliyetlerden tasarruf etmenize yardımcı olur. Ayrıca çalışanların moralini ve genel karlılığı artırırken riskleri ve dolandırıcılıkları azaltmaya yardımcı olur. Bir gider yönetimi yazılımının yatırım getirisini kesinlikle para açısından kontrol etmek isterseniz, işte kullanabileceğiniz ücretsiz bir yatırım getirisi hesaplayıcısı.

İşletmeniz için gider yönetimi yazılımı nasıl seçilir

Az önce bahsettiğimiz yatırım getirisi hesaplayıcısını kullandıysanız, muhtemelen bir gider yönetimi yazılımının yatırıma değeceğine ikna olmuşsunuzdur.

Ancak gider raporlamanızı otomatikleştirmek, yalnızca YG'den daha fazlasıdır. İş gereksinimlerinize uygun bir gider raporu yazılımı seçmelisiniz. Bu süreçte size yardımcı olmak için işiniz için en iyi gider yazılım seçeneklerini seçmenize yardımcı olacak kullanışlı bir kontrol listesi hazırladık:

Olması gereken gider yönetimi özelliklerini kontrol edin

Seçtiğiniz gider yönetimi yazılımı satıcınız, gider yönetimi sürecinin her adımını otomatikleştirebilmenizi sağlamak için aşağıdaki yetenekleri sunmalıdır:

• Çalışanlar için kolay gider takibi seçeneklerine sahip bir mobil uygulama.
• Tamamen özelleştirilebilir gider onayı iş akışları.
• Sağlam bir iş kuralları motoru (seyahat ve gider politikası otomasyonu.)
• Otomatik banka ve kredi kartı mutabakatı özelliği.
• Derinlemesine ve gerçek zamanlı gider veri analizi.
• Kapsamlı bir gider yönetimi panosu.
• Seyahat masaları, ERP, muhasebe ve HRMS yazılımı ile entegrasyonlar.
• API entegrasyonları ile güçlü ve uygulanması kolay ERP sistemleri.

Müşteri destek gereksinimlerinizi anlayın

Satıcıları kısa listeye almadan önce kuruluşunuzun müşteri destek gereksinimlerini anlamalısınız. Sık seyahat eden çalışanlarınız varsa, hızlı yanıt veren, aktif canlı sohbetler ve zamanında müşteri desteği sunan yüksek puanlı bir satıcıya ihtiyacınız olabilir.

Ayrıntılı nasıl yapılır videolarına, belgelere ve diğer kaynaklara sahip olmayı tercih ediyorsanız, satıcınızın bu tür kaynakları ekibiniz için kolayca erişilebilir hale getirebildiğinden emin olun. Bu, yeni teknolojinin daha hızlı ve daha kolay benimsenmesini sağlar.

Güvenilir platformlarda kullanıcı incelemelerini kontrol edin

Bir yazılım kullanan müşterilerden gelen incelemeler, uygulama sonrası deneyimlerine dair fikir verir. Bu incelemeler, belirli bir yazılımın işletmeniz için uygun bir ürün olup olmadığını anlamada çok önemli bir rol oynar.

G2 gibi yazılım inceleme platformları, çeşitli platformlardaki gerçek kullanıcı incelemelerine dayalı olarak yazılımları derecelendirerek süreci basitleştirir ve hızlandırır. Yazılımları kullanım kolaylığı, destek kalitesi, uygulama kolaylığı ve daha fazlası gibi farklı kriterlere göre derecelendirirler. Bu, istediğiniz iş hedeflerine ulaşmak için en iyi gider raporu yazılımına sahip olmanız için güvenilir bir kısayol sağlar.

Sonuçlarınızı geleceğe hazır hale getirin

Bir organizasyonun başarısının ana bileşenleri, finansal ve çalışan verimliliğinde sürekli bir artış ile ekipler arasında sorunsuz bir işbirliğidir. Bu, zamandan ve emekten tasarruf etmek, doğruluk ve güvenliği sağlamak ve değerli gider verileri içgörüleri sağlamak için gider yönetimi sürecinizi düzene sokarak başarılabilir.