Rapat Stand-Up Asinkron: Panduan untuk Manajer

Jika Anda baru saja beralih ke bekerja dari rumah, Anda mungkin tahu bahwa salah satu tantangan paling umum yang dihadapi oleh pekerja jarak jauh adalah kurangnya koneksi dan komunikasi.

Ketika Anda tidak melihat tim Anda di kantor setiap hari, mungkin sulit untuk memeriksa mereka dan tetap menjadi prioritas semua orang. Solusi yang diadopsi oleh banyak manajer dan pemimpin tim adalah menjadwalkan rapat stand-up asinkron.

Dalam artikel ini, kami akan membahas lima hal penting yang harus Anda ketahui tentang stand-up asinkron, sehingga Anda dapat memanfaatkan pertemuan ini untuk menumbuhkan budaya komunikasi dan kolaborasi terbuka:

• Apa itu rapat stand-up asinkron?
• Perbedaan antara rapat stand-up asinkron dan sinkron
• Kiat untuk menjalankan rapat stand-up asinkron yang efektif
• Cara memberi tahu tim bahwa Anda menjalankan rapat asinkron
• Alat untuk melakukan rapat stand-up asinkron

Sebelum masuk ke seluk-beluk, penting untuk memahami apa (sinkron) pertemuan stand-up harian di tempat pertama.

Apa itu rapat stand-up harian?

Stand-up harian (juga dikenal sebagai scrum harian atau ngerumpi harian) adalah pertemuan di mana rekan tim mendiskusikan prioritas dan tantangan terbaru yang mereka alami. Seperti namanya, pertemuan ini berlangsung setiap hari dan sering digunakan oleh manajer dan pemimpin tim untuk tetap mengetahui pekerjaan dan tingkat keterlibatan setiap orang.

Menurut Jason Yip, Senior Agile Coach di Spotify, pertemuan stand-up dapat membantu Anda memahami jika tim Anda merasa nyaman berbagi tantangan dan saling meminta bantuan:

“Salah satu manfaat utama dari tim dibandingkan bekerja sendiri, adalah bahwa anggota tim dapat saling membantu ketika seseorang menghadapi masalah atau menemukan cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu. Sebuah 'tim' di mana anggota tim tidak nyaman berbagi masalah dan/atau tidak saling membantu cenderung tidak efektif.”

Apa yang harus Anda bicarakan?

Agenda rapat stand-up sederhana. Sebagai manajer atau fasilitator rapat, tugas Anda adalah menanyakan tiga pertanyaan berikut kepada orang-orang:

• Apa yang kamu lakukan kemarin?
• Apa yang Anda rencanakan untuk dicapai hari ini?
• Hambatan apa yang menghambat kemajuan Anda?

Rapat stand-up harian telah menjadi ritual umum di antara banyak tim jarak jauh, karena mereka adalah alat yang hebat untuk melacak kemajuan, menghapus pemblokir, dan tetap mengikuti prioritas semua orang. Namun, beberapa tim menemukan bahwa menghadiri panggilan video 15-20 menit setiap pagi dapat memakan waktu dan sedikit bermasalah bagi tim yang mencakup beberapa zona waktu.

Untuk alasan ini, beberapa tim telah beralih ke rapat stand-up asinkron , yang persis seperti yang akan kita bicarakan hari ini.

Apa itu rapat stand-up asinkron?

Rapat stand-up asinkron adalah stand-up yang berlangsung tanpa perlu komunikasi waktu nyata. Dengan kata lain, tidak ada yang perlu melakukan panggilan video atau menjadwalkan slot waktu tertentu di kalender mereka untuk berpartisipasi dan membagikan pembaruan status mereka.

Pertemuan ini mengikuti agenda yang sama dengan standup sinkron. Namun, karena tidak terjadi secara real-time, ini adalah pilihan bagus untuk tim yang ingin meluangkan waktu di kalender mereka.

Berikut adalah tiga langkah mudah untuk menerapkan stand-up asinkron dengan tim Anda:

• Mulailah minggu ini dengan mendiskusikan prioritas semua orang di rapat tim mingguan Anda (yang ini harus diadakan secara waktu nyata).
• Siapkan platform khusus bagi orang-orang untuk menjawab tiga pertanyaan pertemuan stand-up:
• Apa yang saya lakukan kemarin?
• Apa yang saya rencanakan untuk dicapai hari ini?
• Hambatan apa yang menghambat kemajuan saya?
• Beri orang kerangka waktu tertentu untuk menuliskan jawaban mereka. Misalnya, Anda dapat mendorong semua orang untuk mengisi agenda pada pukul 10 pagi setiap pagi.

Perbedaan antara rapat stand-up asinkron dan sinkron

Rapat stand-up sinkron adalah alat yang hebat untuk mendorong interaksi waktu nyata dan diskusi bolak-balik di antara tim Anda. Biasanya diadakan di awal hari, rapat ini dapat membantu tim Anda tetap selaras, berbagi pembaruan penting, dan memulai hari dengan nada positif.

Jika Anda berpikir bahwa tim Anda dapat menggunakan beberapa interaksi dan motivasi awal, rapat stand-up yang sinkron dapat menjadi cara yang baik untuk merasakan tingkat keterlibatan semua orang dan mendengar pembaruan langsung dari setiap orang di awal setiap hari.

Kelemahan dari rapat stand-up sinkron adalah bahwa mereka mengharuskan setiap orang untuk online pada waktu tertentu, yang dapat menyulitkan pekerja jarak jauh dan anggota tim di zona waktu yang berbeda. Demikian pula, beberapa orang mungkin perlu mengantar anak-anak mereka ke sekolah di pagi hari, atau menggunakan jam-jam awal hari untuk melakukan pekerjaan berat. Dalam hal ini, rapat asinkron adalah alternatif menarik untuk panggilan video waktu nyata.

Stand-up asinkron memiliki tujuan yang sama dengan stand-up sinkron (menjaga satu sama lain memperbarui prioritas dan tantangan), tanpa perlu bertemu pada waktu tertentu. Sama seperti rapat biasa, stand-up asinkron harus memiliki agenda rapat dan tujuan rapat yang spesifik. Namun, mereka tidak mengharuskan orang untuk online atau di ruangan yang sama.

Kelemahan dari rapat stand-up yang tidak sinkron adalah karena tidak terjadi secara real-time, tidak ada banyak interaksi bolak-balik antara rekan satu tim, yang membuatnya lebih sulit untuk membahas masalah secara mendalam. solusi untuk suatu masalah. Namun, jika Anda mencari cara cepat dan nyaman untuk mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh semua orang di tim (tanpa mengganggu alur kerja mereka), rapat stand-up asinkron mungkin menjadi solusi yang nyaman untuk Anda!

Berikut adalah grafik yang merangkum informasi yang kami bahas di atas. Ini akan membantu Anda memahami jika komunikasi asinkron adalah sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh tim Anda:

5 tips untuk menjalankan rapat stand-up asinkron yang efektif

Sama seperti pertemuan langsung, stand-up asinkron yang sukses melibatkan persiapan dan tindak lanjut. Mari kita lihat lima tips utama yang harus Anda ikuti untuk melakukan rapat stand-up asinkron yang membantu tim jarak jauh Anda tetap terhubung, produktif, dan termotivasi!

1. Jelaskan manfaat rapat asinkron bagi tim Anda

Mulailah dengan membantu tim Anda memahami perbedaan antara komunikasi sinkron dan asinkron. Banyak dari kita yang baru mengenal dunia kerja jarak jauh, jadi kemungkinan beberapa orang di tim Anda belum pernah mendengar tentang konsep "rapat asinkron".

Satu manfaat penting yang dapat Anda soroti adalah bahwa komunikasi asinkron memberi orang lebih banyak waktu dan fleksibilitas! Karena rapat ini tidak terjadi secara real-time, tim Anda mungkin akan menghargai waktu luang ekstra di kalender mereka.

Terakhir, jika Anda belum pernah menerapkan rapat stand-up di masa lalu, Anda dapat menyoroti bahwa rapat ini (atau gaya komunikasi) akan menjadi kesempatan bagi tim untuk tetap terhubung dan diperbarui saat bekerja dari rumah – jadi tidak ada yang merasa seperti mereka. kembali bekerja di silo.

2. Tetapkan tenggat waktu untuk mengisi agenda

Langkah kedua untuk menjalankan rapat stand-up asinkron yang efektif adalah menetapkan ekspektasi yang jelas tentang kapan tim harus membagikan pembaruan mereka. Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat meminta semua orang untuk mengisi agenda sebelum pukul 10 pagi setiap pagi (tentu saja, waktu ini akan bervariasi jika beberapa rekan tim Anda bekerja dari zona waktu yang berbeda).

Menetapkan tenggat waktu untuk mengisi agenda rapat stand-up akan membuat rekan tim Anda bertanggung jawab untuk berbagi prioritas mereka dan berkomunikasi satu sama lain secara berkelanjutan. Jika Anda menggunakan aplikasi manajemen rapat untuk melakukannya, Anda dapat mendorong orang untuk menulis komentar dan pertanyaan di bawah pokok pembicaraan orang lain, alih-alih mengganggu satu sama lain dengan pesan acak sepanjang hari.

Mendorong orang untuk menulis prioritas, komentar, dan pertanyaan mereka dalam agenda rapat juga akan menjadi cara yang bagus untuk mendokumentasikan kemajuan tim dan proses pemikiran sepanjang minggu.

3. Tindak lanjuti kendala tim Anda

Setelah setiap orang mengisi agenda rapat stand-up dengan pembaruan dan prioritas mereka, Anda akan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan setiap anggota tim pada hari itu.

Karena template rapat stand-up menyertakan pertanyaan tentang tantangan dan hambatan, Anda juga akan tahu jika ada sesuatu yang memerlukan bantuan atau dukungan dari salah satu rekan tim Anda.

Salah satu tanggung jawab utama Anda sebagai manajer adalah menghilangkan hambatan dan hambatan bagi tim Anda. Untuk alasan ini, penting untuk meluangkan waktu untuk menindaklanjuti dengan orang yang menulis tantangan mereka dalam agenda (baik pada pertemuan satu lawan satu atau dengan mengirim pesan secara langsung).

Memberi tim Anda ruang khusus untuk menuliskan tantangan mereka akan membantu Anda membangun budaya komunikasi terbuka, serta mendokumentasikan dan mengidentifikasi pola yang bermasalah (tetapi dapat diperbaiki).

4. Buat keseimbangan antara komunikasi sinkron dan asinkron

Sebenarnya, tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua untuk menjalankan rapat stand-up asinkron. Sementara beberapa tim menjalankannya setiap hari, tim lain lebih suka melakukannya beberapa kali seminggu.

Untuk memaksimalkan rapat stand-up asinkron Anda, sebaiknya temukan keseimbangan antara komunikasi sinkron dan asinkron. Ini berarti bahwa rapat tim mingguan Anda harus diadakan secara real time (secara serempak), sehingga orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain, mendiskusikan masalah, dan berbagi sapaan untuk menyoroti apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim lainnya.

Di sisi lain, rapat stand-up Anda dapat diadakan secara asinkron dan tidak harus setiap hari dalam seminggu. Misalnya, beberapa tim suka menjadwalkan pertemuan tim sinkron (pada hari Senin) dan dua pertemuan stand-up asinkron (pada hari Rabu dan Jumat).

Moral dari cerita ini adalah Anda harus mencari tahu apa yang bekerja dengan baik untuk tim Anda, meminta umpan balik yang berkelanjutan, dan terus mengulangi untuk memastikan bahwa semua rapat dan proses Anda selalu meningkat.

5. Mintalah umpan balik dari tim Anda

Budaya tim yang sehat dan positif dimulai dengan umpan balik. Jika Anda ingin mendorong rekan tim Anda untuk bertukar umpan balik secara berkelanjutan, mulailah dengan meminta umpan balik tentang rapat Anda. Tidak seperti umpan balik kinerja, umpan balik pertemuan terasa sangat impersonal dan dapat menjadi langkah pertama yang mudah untuk membangun budaya di mana umpan balik diterima dan didorong.

Dalam The Making of a Manager (buku yang bagus untuk para manajer dan pemimpin!), Julie Zhuo berbicara tentang saat ketika seorang karyawan memberi tahu dia bahwa rapat harian mereka dapat dengan mudah diganti dengan email. Kisah ini adalah pengingat yang bagus untuk meminta umpan balik rekan tim Anda dan mendorong kejujuran dan keterbukaan mereka untuk meningkatkan setiap proses tim:

"Langkah berani, memberi tahu manajer Anda bahwa pertemuannya menyebalkan," kata Zhuo. “Tapi umpan baliknya tepat. Saya pergi dengan apresiasi yang lebih dalam tentang pentingnya merencanakan pertemuan yang baik dan nilai memberikan umpan balik untuk memperbaiki pertemuan yang buruk."

Jika Anda memutuskan untuk mencoba stand-up harian asinkron dengan tim Anda, pastikan untuk mengirimi mereka formulir umpan balik atau email cepat yang menanyakan pendapat mereka tentang proses tersebut, mungkin satu atau dua minggu setelah uji coba pertemuan ini.

Ini adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan kepada anggota tim Anda untuk memahami apakah rapat stand-up asinkron berhasil untuk mereka:

• Apa pendapat Anda tentang cara baru mengadakan pertemuan stand-up ini?
• Apakah Anda merasa bahwa tim memiliki waktu "tatap muka" yang cukup?
• Haruskah beberapa stand-up kami diadakan secara sinkron, sementara yang lain tidak sinkron?
• Apakah Anda lebih suka untuk kembali menjalankan stand-up harian secara serempak?

Cara memberi tahu tim bahwa Anda menjalankan rapat asinkron

Untuk membantu Anda menerapkan rapat ini dengan cara yang paling efisien, kami menulis template praktis yang dapat Anda gunakan untuk mengirim pesan atau mengirim email ke rekan tim Anda.

Jika Anda ingin melakukan ini dengan kata-kata Anda sendiri, ingatlah untuk menjelaskan manfaat komunikasi sinkron, tetapkan tenggat waktu untuk mengisi agenda rapat stand-up, dan dorong tim Anda untuk berbagi umpan balik dengan Anda.

Hei tim,

Saya telah mencari cara yang berbeda untuk membantu Anda melakukan pekerjaan terbaik Anda dan sesuatu yang saya temukan baru-baru ini adalah konsep pertemuan stand-up asinkron.

Jika Anda belum pernah mendengar tentang komunikasi asinkron sebelumnya, ini pada dasarnya adalah segala bentuk komunikasi yang tidak terjadi secara real-time. Dengan kata lain, kita tidak perlu menjadwalkan panggilan video – yang akan sangat membantu siapa pun yang ingin meluangkan waktu di kalender mereka!

Saya ingin mencoba melakukan pertemuan stand-up harian kami secara asinkron, yang berarti bahwa setiap orang akan menjawab 3 pertanyaan yang sama yang telah kami jawab secara langsung, tetapi melalui [tambah saluran di sini].

• Apa yang saya lakukan kemarin?
• Apa yang saya rencanakan untuk dicapai hari ini?
• Hambatan apa yang menghambat kemajuan saya?

Harapan saya adalah bahwa setiap orang akan mengisi agenda pada pukul 10 pagi ET setiap pagi.

Saya akan membaca semua poin pembicaraan Anda – dan tentu saja, akan memastikan untuk menindaklanjuti tantangan dan/atau hambatan yang disebutkan dalam agenda.

Terakhir, saya ingin Anda sejujur ​​dan seterbuka mungkin. Jika ada sesuatu yang Anda ingin kami lakukan untuk meningkatkan pertemuan ini, saya selalu terbuka untuk umpan balik dan saran.

Berharap untuk mencoba pertemuan stand-up asinkron dengan Anda!

[Nama]

Alat untuk melakukan rapat stand-up asinkron

Teknologi dapat menjadi teman terbaik Anda dalam menjalankan rapat jarak jauh yang produktif. Ada dua jenis perangkat lunak yang kami sarankan untuk dilihat jika Anda ingin menjalankan rapat stand-up asinkron:

Perangkat lunak pesan instan

Ada banyak aplikasi perpesanan instan yang dapat membantu tim Anda tetap terhubung dan mendapat informasi saat bekerja dari jarak jauh. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan platform komunikasi internal untuk menjalankan rapat stand-up asinkron, langkah pertama yang dapat Anda ambil adalah menyiapkan saluran atau grup tertentu untuk percakapan ini. Kemudian, Anda dapat meminta setiap anggota tim Anda untuk mengirim pesan kepada semua orang yang menjawab tiga pertanyaan rapat stand-up setiap pagi.

Beberapa manajer menyukai kemampuan untuk menanggapi prioritas dan tantangan rekan tim mereka di tempat, dan menggunakan platform pesan instan untuk melakukan ini adalah alternatif yang bagus.

Perangkat lunak manajemen rapat

Anda dapat mendorong tim Anda untuk menggunakan aplikasi manajemen rapat sebagai gudang pusat untuk agenda rapat stand-up Anda. Tidak seperti aplikasi perpesanan instan, platform manajemen rapat memungkinkan semua orang berkontribusi pada agenda tanpa memberi tahu orang lain dalam tim atau menciptakan rasa urgensi untuk merespons.

Manfaat lain menggunakan aplikasi agenda rapat adalah kemampuan untuk membuat dan menyimpan template yang dapat diisi oleh tim setiap hari. Sebagai manajer, Anda dapat kembali dan membaca semua catatan rapat sebelumnya – mencatat prioritas dan tantangan semua orang di satu tempat. Ini bisa sangat berguna saat mempersiapkan pertemuan satu lawan satu dan ulasan kinerja Anda.

Takeaways

Stand-up asinkron membawa banyak manfaat bagi tim jarak jauh. Mereka memberdayakan manajer untuk mencatat prioritas tim dan menumbuhkan budaya kolaborasi dan komunikasi.

Keuntungan dari rapat asinkron melibatkan fleksibilitas yang lebih tinggi untuk tim jarak jauh, serta lebih sedikit waktu yang dihabiskan dalam rapat – yang memberi rekan tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang mendalam dan reflektif.

Jika Anda mempertimbangkan jenis komunikasi ini, ingatlah untuk mengikuti lima langkah utama berikut:

• Jelaskan manfaat rapat asinkron kepada tim Anda: waktu, fleksibilitas, inklusivitas bagi orang-orang yang tidak dapat bertemu di pagi hari.
• Tetapkan tenggat waktu untuk mengisi agenda (misalnya, jam 10 pagi setiap pagi).
• Tindak lanjuti hambatan tim Anda pada pertemuan satu lawan satu atau dengan mengirim pesan langsung kepada mereka.
• Ciptakan keseimbangan antara komunikasi sinkron dan asinkron.
• Mintalah pendapat tim Anda tentang bagaimana Anda dapat lebih meningkatkan tidak hanya rapat stand-up Anda, tetapi semua proses tim Anda.

Pada akhirnya, bagian terpenting dari peran Anda sebagai manajer adalah memberdayakan orang untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Rapat stand-up asinkron bisa menjadi alternatif yang bagus jika Anda mencari cara untuk tetap mendapat informasi tentang prioritas semua orang tanpa mengambil terlalu banyak waktu dari jadwal tim Anda.

Cobalah rapat stand-up asinkron. Tim Anda akan berterima kasih!