Întâlniri stand-up asincrone: un ghid pentru manageri

Dacă ați trecut recent la lucrul de acasă, s-ar putea să știți că una dintre cele mai frecvente provocări cu care se confruntă lucrătorii de la distanță este lipsa conexiunii și a comunicării.

Când nu îți vezi echipa la birou în fiecare zi, poate fi dificil să-i verifici și să fii la curent cu prioritățile fiecăruia. O soluție pe care mulți manageri și lideri de echipă au adoptat-o ​​este programarea întâlnirilor stand-up asincrone.

În acest articol, vom acoperi cinci lucruri importante pe care ar trebui să le știți despre stand-up-urile asincrone, astfel încât să puteți folosi aceste întâlniri pentru a promova o cultură a comunicării și colaborării deschise:

• Ce sunt întâlnirile stand-up asincrone?
• Diferențele dintre întâlnirile stand-up asincrone și sincrone
• Sfaturi pentru a desfășura întâlniri stand-up asincrone eficiente
• Cum să anunțați echipa că organizați întâlniri asincrone
• Instrumente pentru desfășurarea de întâlniri stand-up asincrone

Înainte de a intra în chestiune, este important să înțelegeți care sunt întâlnirile zilnice (sincrone) zilnice.

Ce sunt întâlnirile stand-up zilnice?

Un stand-up zilnic (cunoscut și sub numele de scrum zilnic sau huddle zilnic) este o întâlnire în care colegii de echipă discută despre prioritățile și provocările recente pe care le-au experimentat. După cum sugerează și numele, aceste întâlniri au loc zilnic și sunt adesea folosite de manageri și de liderii echipei pentru a rămâne la curent cu munca și nivelul de implicare al fiecăruia.

Potrivit lui Jason Yip, Senior Agile Coach la Spotify, întâlnirile stand-up te pot ajuta să înțelegi dacă echipa ta se simte confortabil să împărtășească provocările și să își ceară ajutor reciproc:

„Unul dintre avantajele principale ale unei echipe față de lucrul singur, este că membrii echipei se pot ajuta reciproc atunci când cineva întâmpină o problemă sau descoperă o modalitate mai bună de a face ceva. O „echipă” în care membrii echipei nu se simt confortabil să împărtășească probleme și/sau nu se ajută reciproc tinde să fie ineficientă.”

Despre ce ar trebui să vorbești?

Agenda întâlnirii stand-up este simplă. În calitate de manager sau facilitator de întâlnire, este rolul tău să le pui oamenilor următoarele trei întrebări:

• Ce ai făcut ieri?
• Ce ai de gând să realizezi astăzi?
• Ce obstacole vă împiedică progresul?

Întâlnirile stand-up zilnice au devenit un ritual comun în rândul multor echipe de la distanță, deoarece sunt un instrument excelent pentru a urmări progresul, a elimina blocanții și a rămâne la curent cu prioritățile tuturor. Cu toate acestea, unele echipe consideră că participarea la un apel video de 15-20 de minute în fiecare dimineață poate fi consumatoare de timp și poate fi puțin problematică pentru echipele care acoperă mai multe fusuri orare.

Din acest motiv, unele echipe au trecut la întâlniri stand-up asincrone , despre care vom vorbi astăzi.

Ce sunt întâlnirile stand-up asincrone?

Întâlnirile stand-up asincrone sunt stand-up-uri care au loc fără a fi nevoie de comunicare în timp real. Cu alte cuvinte, nimeni nu trebuie să participe la un apel video sau să programeze un anumit interval orar din calendarul său pentru a participa și a-și împărtăși actualizările de stare.

Aceste întâlniri urmează aceeași agendă ca standup-urile sincrone. Cu toate acestea, deoarece acestea nu se întâmplă în timp real, sunt o opțiune excelentă pentru echipele care doresc să elibereze ceva timp în calendarele lor.

Iată trei pași simpli pentru a implementa stand-up-uri asincrone cu echipa ta:

• Începeți săptămâna discutând prioritățile tuturor la întâlnirea săptămânală a echipei (aceasta ar trebui să aibă loc în timp real).
• Creați o platformă desemnată pentru ca oamenii să răspundă la cele trei întrebări de întâlnire stand-up:
• Ce am facut ieri?
• Ce plănuiesc să realizez astăzi?
• Ce obstacole îmi împiedică progresul?
• Oferiți-le oamenilor un interval de timp specific pentru a le scrie răspunsurile. De exemplu, puteți încuraja pe toată lumea să completeze agenda până la ora 10 dimineața.

Diferențele dintre întâlnirile stand-up asincrone și sincrone

Întâlnirile stand-up sincrone sunt un instrument excelent pentru a încuraja interacțiunile în timp real și discuțiile înainte și înapoi în cadrul echipei dvs. Desfășurate în general la începutul zilei, aceste întâlniri vă pot ajuta echipa să rămână aliniată, să împărtășească actualizări importante și să înceapă ziua cu o notă pozitivă.

Dacă credeți că echipa dvs. ar putea folosi o interacțiune și o motivație timpurie, întâlnirile stand-up sincrone pot fi o modalitate bună de a simți nivelul de implicare al fiecăruia și de a auzi actualizările direct de la fiecare persoană la începutul fiecărei zile.

Dezavantajul întâlnirilor stand-up sincrone este că necesită ca toată lumea să fie online la o anumită oră, ceea ce poate fi dificil pentru lucrătorii de la distanță și membrii echipei din diferite fusuri orare. În mod similar, unii oameni ar putea avea nevoie să-și lase copiii la școală dimineața sau să folosească primele ore ale zilei pentru a face o muncă profundă. În acest caz, întâlnirile asincrone sunt o alternativă interesantă la apelurile video în timp real.

Stand-up-urile asincrone servesc aceluiași scop ca stand-up-urile sincrone (ținându-se la curent reciproc cu privire la priorități și provocări), fără a fi nevoie să ne întâlnim la un moment dat. La fel ca o întâlnire obișnuită, stand-up-urile asincrone ar trebui să aibă o agendă a întâlnirii și un obiectiv specific de întâlnire. Cu toate acestea, nu necesită ca oamenii să fie online sau în aceeași cameră.

Dezavantajul întâlnirilor stand-up asincrone este că, deoarece nu au loc în timp real, nu există prea multă interacțiune dus-întors între colegii de echipă, ceea ce face mai dificilă discutarea unei probleme în profunzime sau găsirea unei probleme. o solutie la o problema. Cu toate acestea, dacă sunteți în căutarea unui mod rapid și convenabil de a afla la ce lucrează toată lumea din echipă (fără a-și întrerupe fluxul de lucru), întâlnirile stand-up asincrone ar putea fi o soluție convenabilă pentru dvs.!

Iată un grafic care rezumă informațiile descrise mai sus. Vă va ajuta să înțelegeți dacă comunicarea asincronă este ceva de care echipa dvs. ar putea beneficia:

5 sfaturi pentru desfășurarea eficientă a întâlnirilor stand-up asincrone

La fel ca o întâlnire în persoană, un stand-up asincron de succes implică pregătire și urmărire. Să trecem prin cinci sfaturi cheie pe care ar trebui să le urmați pentru a desfășura întâlniri stand-up asincrone care vă ajută echipa de la distanță să rămână conectată, productivă și motivată!

1. Explicați echipei dvs. beneficiile întâlnirilor asincrone

Începeți prin a vă ajuta echipa să înțeleagă diferența dintre comunicarea sincronă și asincronă. Mulți dintre noi sunt noi în lumea lucrului de la distanță, așa că este probabil ca unii oameni din echipa ta să nu fi auzit niciodată despre conceptul de „întâlniri asincrone”.

Un beneficiu important pe care îl puteți evidenția este că comunicarea asincronă oferă oamenilor mai mult timp și flexibilitate! Deoarece aceste întâlniri nu au loc în timp real, echipa ta va aprecia probabil timpul liber suplimentar din calendarele lor.

În cele din urmă, dacă nu ați implementat întâlniri stand-up în trecut, puteți evidenția faptul că aceste întâlniri (sau stilul de comunicare) vor fi o oportunitate pentru echipă de a rămâne conectată și actualizată în timp ce lucrează de acasă – astfel încât nimeni să nu simtă că” lucrezi într-un siloz.

2. Stabiliți un termen limită pentru a completa agenda

Pasul doi pentru a desfășura o întâlnire stand-up asincronă eficientă este să stabiliți așteptări clare cu privire la momentul în care echipa ar trebui să-și împărtășească actualizările. După cum am menționat mai devreme, puteți cere tuturor să completeze agenda până la ora 10 AM în fiecare dimineață (desigur, această oră ar varia dacă unii dintre colegii tăi lucrează din fusuri orare diferite).

Stabilirea unui termen limită pentru a completa agenda întâlnirii stand-up îi va ține pe colegii tăi responsabili să-și împărtășească prioritățile și să comunice între ei în mod continuu. Dacă utilizați o aplicație de gestionare a întâlnirilor pentru a face acest lucru, puteți încuraja oamenii să scrie comentarii și întrebări sub punctele de discuție ale altor persoane, în loc să vă întrerupeți reciproc cu mesaje aleatorii pe parcursul zilei.

Încurajarea oamenilor să-și scrie prioritățile, comentariile și întrebările pe agenda întâlnirii va fi, de asemenea, o modalitate excelentă de a documenta progresul echipei și procesele de gândire pe parcursul săptămânii.

3. Urmăriți obstacolele echipei dvs

Odată ce toată lumea a completat agenda întâlnirii stand-up cu actualizările și prioritățile lor, veți avea o înțelegere clară a ceea ce va lucra fiecare membru al echipei în acea zi.

Deoarece șablonul de întâlnire stand-up include o întrebare despre provocări și blocaje, veți ști, de asemenea, dacă există ceva pentru care unul dintre colegii dvs. are nevoie de ajutor sau sprijin.

Una dintre responsabilitățile tale principale ca manager este să îndepărtezi obstacolele și obstacolele pentru echipa ta. Din acest motiv, este important să luați ceva timp pentru a urmări persoana care și-a scris provocările pe ordinea de zi (fie la o întâlnire individuală, fie trimițându-i un mesaj direct).

Oferirea echipei tale un spațiu dedicat pentru a-și nota provocările te va ajuta să construiești o cultură a comunicării deschise, precum și să documentezi și să identifici orice tipare problematică (dar care poate fi remediată).

4. Creați un echilibru între comunicarea sincronă și asincronă

Adevărul este că nu există o abordare unică pentru desfășurarea întâlnirilor stand-up asincrone. În timp ce unele echipe le conduc zilnic, alte echipe preferă să o facă de câteva ori pe săptămână.

Pentru a profita la maximum de întâlnirile dvs. stand-up asincrone, vă recomandăm să găsiți un echilibru între comunicarea sincronă și cea asincronă. Aceasta înseamnă că întâlnirile săptămânale ale echipei ar trebui să aibă loc în timp real (sincron), astfel încât oamenii să poată interacționa între ei, să discute probleme și să împărtășească strigări pentru a evidenția la ce lucrează restul echipei.

Pe de altă parte, întâlnirile tale stand-up pot fi ținute asincron și nu neapărat în fiecare zi a săptămânii. De exemplu, unor echipe le place să programeze o întâlnire de echipă sincronă (lunea) și două întâlniri stand-up asincrone (miercuri și vineri).

Morala poveștii este că ar trebui să-ți dai seama ce funcționează bine pentru echipa ta, să ceri feedback continuu și să continui să repeți pentru a te asigura că toate întâlnirile și procesele tale se îmbunătățesc mereu.

5. Solicitați feedback-ul echipei dvs

O cultură de echipă sănătoasă și pozitivă începe cu feedback. Dacă doriți să vă încurajați colegii de echipă să facă schimb de feedback în mod continuu, începeți prin a cere feedback despre întâlnirile dvs. Spre deosebire de feedback-ul privind performanța, feedback-ul întâlnirii este foarte impersonal și poate fi un prim pas ușor pentru a construi o cultură în care feedback-ul este binevenit și încurajat.

În The Making of a Manager (o carte grozavă pentru manageri și lideri!), Julie Zhuo vorbește despre o perioadă în care un angajat i-a spus că întâlnirile lor zilnice ar putea fi ușor înlocuite cu un e-mail. Această poveste este un memento grozav pentru a cere feedback colegilor tăi și a le încuraja onestitatea și deschiderea pentru a îmbunătăți fiecare proces de echipă:

„Mișcare îndrăzneață, spune-i managerului tău că întâlnirea ei este nasolă”, spune Zhuo. „Dar feedback-ul a fost perfect. Am plecat cu o apreciere mai profundă atât a importanței planificării întâlnirilor bune, cât și a valorii de a oferi feedback pentru a îmbunătăți întâlnirile proaste.”

Dacă decideți să încercați stand-up-uri zilnice asincrone cu echipa dvs., asigurați-vă că le trimiteți un formular de feedback sau un e-mail rapid prin care le cere părerile despre proces, poate la o săptămână sau două după încercarea acestor întâlniri.

Acestea sunt câteva dintre întrebările pe care le puteți adresa membrilor echipei dvs. să înțeleagă dacă întâlnirile stand-up asincrone funcționează pentru ei:

• Ce părere aveți despre acest nou mod de a organiza întâlniri stand-up?
• Simți că echipa are suficient timp „față în față”?
• Ar trebui unele dintre stand-up-urile noastre să fie ținute sincron, în timp ce altele sunt asincrone?
• Ați prefera să reveniți la rularea stand-up-urilor zilnice sincron?

Cum să anunțați echipa că organizați întâlniri asincrone

Pentru a vă ajuta să implementați aceste întâlniri în cel mai eficient mod, am scris un șablon la îndemână pe care îl puteți folosi pentru a le trimite mesaje sau e-mail colegilor de echipă.

Dacă doriți să faceți acest lucru în propriile cuvinte, amintiți-vă să explicați beneficiile comunicării sincrone, să stabiliți un termen limită pentru a completa agenda întâlnirii stand-up și să încurajați echipa să vă împărtășească feedback.

Hei echipa,

Am căutat diferite moduri de a vă ajuta să faceți cel mai bun lucru și ceva ce am întâlnit recent este conceptul de întâlniri stand-up asincrone.

Dacă nu ați auzit până acum despre comunicarea asincronă, este practic orice formă de comunicare care nu are loc în timp real. Cu alte cuvinte, nu ar fi nevoie să programăm un apel video – ceea ce va fi de mare ajutor pentru oricine dorește să-și elibereze ceva timp în calendar!

Aș dori să încerc să fac întâlnirile noastre zilnice stand-up asincron, ceea ce înseamnă că toată lumea va răspunde la aceleași 3 întrebări la care am răspuns personal, dar prin [adăugați canal aici].

• Ce am facut ieri?
• Ce plănuiesc să realizez astăzi?
• Ce obstacole îmi împiedică progresul?

Mă aștept ca toată lumea să completeze agenda până la ora 10 AM ET în fiecare dimineață.

Voi citi toate punctele dumneavoastră de discuție și, desigur, mă voi asigura că voi urmări provocările și/sau blocajele menționate în ordinea de zi.

Nu în ultimul rând, aș vrea să fiți cât mai sincer și deschis. Dacă ați dori să facem ceva pentru a îmbunătăți aceste întâlniri, sunt întotdeauna deschis la feedback și sugestii.

Aștept cu nerăbdare să încercăm întâlniri stand-up asincrone cu tine!

[Nume]

Instrumente pentru desfășurarea de întâlniri stand-up asincrone

Tehnologia poate fi cel mai bun prieten al tău atunci când vine vorba de organizarea de întâlniri productive la distanță. Există două tipuri de software pe care recomandăm să le analizăm dacă doriți să desfășurați întâlniri stand-up asincrone:

Software de mesagerie instantanee

Există multe aplicații de mesagerie instantanee care vă pot ajuta echipa să rămână conectată și informată în timp ce lucrați de la distanță. Dacă decideți să utilizați platforma de comunicații interne pentru a desfășura întâlniri stand-up asincrone, primul pas pe care îl puteți face este să configurați un anumit canal sau grup pentru aceste conversații. Apoi, puteți cere fiecărui membru al echipei dvs. să trimită mesaje tuturor celor care răspund la cele trei întrebări de întâlnire stand-up în fiecare dimineață.

Unii manageri le place capacitatea de a răspunde la prioritățile și provocările colegilor lor pe loc, iar utilizarea unei platforme de mesagerie instantanee pentru a face acest lucru este o alternativă excelentă.

Software de management al întâlnirilor

Vă puteți încuraja echipa să folosească o aplicație de gestionare a întâlnirilor ca depozit central pentru agendele întâlnirilor dvs. stand-up. Spre deosebire de aplicațiile de mesagerie instantanee, platformele de gestionare a întâlnirilor permit tuturor să contribuie la agendă fără a anunța alte persoane din echipă sau a crea un sentiment de urgență de a răspunde.

Un alt beneficiu al utilizării unei aplicații pentru agenda întâlnirilor este capacitatea de a crea și salva un șablon pe care echipa îl poate completa zilnic. În calitate de manager, puteți apoi să vă întoarceți și să citiți toate notele întâlnirii anterioare – păstrând o evidență a priorităților și provocărilor fiecăruia într-un singur loc. Acest lucru ar putea fi foarte util atunci când vă pregătiți pentru întâlnirile individuale și recenziile de performanță.

Concluzii

Stand-up-urile asincrone aduc o mulțime de beneficii echipelor de la distanță. Ele împuternicesc managerii să țină o evidență a priorităților echipei și să promoveze o cultură a colaborării și comunicării.

Avantajele întâlnirilor asincrone implică o flexibilitate mai mare pentru echipele de la distanță, precum și mai puțin timp petrecut în întâlniri – ceea ce le oferă colegilor mai mult timp pentru o muncă profundă și reflectivă.

Dacă vă gândiți la acest tip de comunicare, nu uitați să urmați acești cinci pași cheie:

• Explicați echipei dvs. beneficiile întâlnirilor asincrone: timp, flexibilitate, incluziune pentru persoanele care nu se pot întâlni dimineața.
• Stabiliți un termen limită pentru a completa agenda (de exemplu, ora 10 dimineața).
• Urmăriți obstacolele echipei dvs. la întâlnirile personale sau trimițându-le mesaje direct.
• Creați un echilibru între comunicarea sincronă și asincronă.
• Adresați-vă echipei dumneavoastră părerea despre cum ați putea îmbunătăți în continuare nu numai întâlnirile stand-up, ci și toate procesele echipei.

La sfârșitul zilei, cea mai importantă parte a rolului tău de manager este să dai putere oamenilor să facă cea mai bună muncă. Întâlnirile stand-up asincrone pot fi o alternativă excelentă dacă sunteți în căutarea unei modalități de a rămâne informat cu privire la prioritățile fiecăruia, fără a lua prea mult timp din programul echipei dvs.

Încercați întâlnirile stand-up asincrone. Echipa ta va multumi!