Stand-Up Meetings asynchrones : un guide pour les managers

Si vous êtes récemment passé au travail à domicile, vous savez peut-être que l'un des défis les plus courants auxquels sont confrontés les travailleurs à distance est le manque de connexion et de communication.

Lorsque vous ne voyez pas votre équipe au bureau tous les jours, il peut être difficile de les surveiller et de rester au courant des priorités de chacun. Une solution que de nombreux managers et chefs d'équipe ont adoptée consiste à programmer des réunions debout asynchrones.

Dans cet article, nous couvrirons cinq choses importantes que vous devez savoir sur les stand-ups asynchrones, afin que vous puissiez tirer parti de ces réunions pour favoriser une culture de communication et de collaboration ouvertes :

• Que sont les réunions debout asynchrones ?
• Différences entre les réunions debout asynchrones et synchrones
• Conseils pour organiser des réunions debout asynchrones efficaces
• Comment faire savoir à l'équipe que vous organisez des réunions asynchrones
• Outils pour mener des réunions debout asynchrones

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre en premier lieu ce que sont les réunions debout quotidiennes (synchrones).

Que sont les réunions debout quotidiennes ?

Un stand-up quotidien (également connu sous le nom de mêlée quotidienne ou caucus quotidien) est une réunion où les coéquipiers discutent des priorités et des défis récents qu'ils ont rencontrés. Comme leur nom l'indique, ces réunions ont lieu quotidiennement et sont souvent utilisées par les managers et les chefs d'équipe pour rester au courant du travail et du niveau d'engagement de chacun.

Selon Jason Yip, Senior Agile Coach chez Spotify, les réunions debout peuvent vous aider à comprendre si votre équipe se sent à l'aise pour partager des défis et se demander de l'aide :

"L'un des principaux avantages d'une équipe par rapport au travail en solitaire est que les membres de l'équipe peuvent s'entraider lorsque quelqu'un rencontre un problème ou découvre une meilleure façon de faire quelque chose. Une « équipe » où les membres de l'équipe ne sont pas à l'aise pour partager les problèmes et/ou ne s'entraident pas tend à être inefficace.

De quoi devriez-vous parler ?

L'ordre du jour de la réunion debout est simple. En tant que manager ou facilitateur de réunion, c'est votre rôle de poser aux gens les trois questions suivantes :

• Qu'est-ce que vous avez fait hier?
• Que comptez-vous accomplir aujourd'hui ?
• Quels obstacles entravent votre progression ?

Les réunions debout quotidiennes sont devenues un rituel commun parmi de nombreuses équipes distantes, car elles sont un excellent outil pour suivre les progrès, supprimer les bloqueurs et rester au courant des priorités de chacun. Cependant, certaines équipes trouvent que participer à un appel vidéo de 15 à 20 minutes chaque matin peut prendre du temps et être un peu problématique pour les équipes couvrant plusieurs fuseaux horaires.

Pour cette raison, certaines équipes sont passées aux réunions debout asynchrones , c'est exactement ce dont nous allons parler aujourd'hui.

Que sont les réunions debout asynchrones ?

Les réunions debout asynchrones sont des réunions debout qui se déroulent sans avoir besoin de communication en temps réel. En d'autres termes, personne n'a besoin de sauter sur un appel vidéo ou de programmer un créneau horaire spécifique dans son calendrier pour participer et partager ses mises à jour de statut.

Ces réunions suivent le même ordre du jour que les standups synchrones. Cependant, comme ils ne se déroulent pas en temps réel, ils constituent une excellente option pour les équipes qui souhaitent libérer du temps dans leurs calendriers.

Voici trois étapes faciles pour mettre en œuvre des stand-ups asynchrones avec votre équipe :

• Commencez la semaine en discutant des priorités de chacun lors de votre réunion d'équipe hebdomadaire (celle-ci doit se tenir en temps réel).
• Mettez en place une plate-forme désignée pour que les personnes puissent répondre aux trois questions de la réunion debout :
• Qu'est-ce que j'ai fait hier ?
• Qu'est-ce que je prévois d'accomplir aujourd'hui ?
• Quels obstacles entravent ma progression ?
• Donnez aux gens un délai précis pour que leurs réponses soient écrites. Par exemple, vous pourriez encourager tout le monde à remplir l'ordre du jour avant 10 h 00 tous les matins.

Différences entre les réunions debout asynchrones et synchrones

Les réunions debout synchrones sont un excellent outil pour encourager les interactions en temps réel et les échanges au sein de votre équipe. Généralement organisées en début de journée, ces réunions peuvent aider votre équipe à rester alignée, à partager des mises à jour importantes et à commencer la journée sur une note positive.

Si vous pensez que votre équipe pourrait utiliser une interaction et une motivation précoces, les réunions debout synchrones peuvent être un bon moyen de ressentir le niveau d'engagement de chacun et d'entendre les mises à jour directement de chaque personne au début de chaque journée.

L'inconvénient des réunions debout synchrones est qu'elles exigent que tout le monde soit en ligne à une heure précise, ce qui peut être difficile pour les travailleurs à distance et les membres de l'équipe dans différents fuseaux horaires. De même, certaines personnes pourraient avoir besoin de déposer leurs enfants à l'école le matin ou d'utiliser les premières heures de la journée pour faire un travail approfondi. Dans ce cas, les réunions asynchrones sont une alternative intéressante aux appels vidéo en temps réel.

Les stand-ups asynchrones ont le même objectif que les stand-ups synchrones (se tenir mutuellement informés des priorités et des défis), sans qu'il soit nécessaire de se rencontrer à un moment précis. Tout comme une réunion ordinaire, les stand-ups asynchrones doivent avoir un ordre du jour et un objectif de réunion spécifique. Cependant, ils n'exigent pas que les gens soient en ligne ou dans la même pièce.

L'inconvénient des réunions debout asynchrones est que, comme elles ne se déroulent pas en temps réel, il n'y a pas beaucoup d'interactions entre les coéquipiers, ce qui rend plus difficile de discuter d'un problème en profondeur ou de proposer une solution à un problème. Cependant, si vous cherchez un moyen rapide et pratique de savoir sur quoi chacun des membres de l'équipe travaille (sans interrompre leur flux de travail), les réunions debout asynchrones pourraient être une solution pratique pour vous !

Voici un graphique résumant les informations que nous avons couvertes ci-dessus. Cela vous aidera à comprendre si la communication asynchrone est quelque chose dont votre équipe pourrait bénéficier :

5 conseils pour organiser des réunions debout asynchrones efficaces

Tout comme une réunion en personne, un stand-up asynchrone réussi implique une préparation et un suivi. Passons en revue cinq conseils clés que vous devez suivre pour organiser des réunions debout asynchrones qui aident votre équipe à distance à rester connectée, productive et motivée !

1. Expliquez les avantages des réunions asynchrones à votre équipe

Commencez par aider votre équipe à comprendre la différence entre communication synchrone et asynchrone. Beaucoup d'entre nous sont nouveaux dans le monde du travail à distance, il est donc probable que certaines personnes de votre équipe n'aient jamais entendu parler du concept de "réunions asynchrones".

Un avantage important que vous pouvez souligner est que la communication asynchrone donne aux gens plus de temps et de flexibilité ! Étant donné que ces réunions ne se déroulent pas en temps réel, votre équipe appréciera probablement le temps libre supplémentaire sur ses calendriers.

Enfin, si vous n'avez pas mis en place de réunions debout dans le passé, vous pouvez souligner que ces réunions (ou style de communication) seront l'occasion pour l'équipe de rester connectée et mise à jour tout en travaillant à domicile - afin que personne ne se sente comme si travaille dans un silo.

2. Fixez une date limite pour remplir l'ordre du jour

La deuxième étape pour organiser une réunion debout asynchrone efficace consiste à définir des attentes claires concernant le moment où l'équipe doit partager ses mises à jour. Comme mentionné précédemment, vous pouvez demander à tout le monde de remplir l'agenda avant 10h00 tous les matins (bien sûr, cette heure variera si certains de vos coéquipiers travaillent dans des fuseaux horaires différents).

Fixer une date limite pour remplir l'ordre du jour de la réunion debout obligera vos coéquipiers à partager leurs priorités et à communiquer entre eux de manière continue. Si vous utilisez une application de gestion de réunion pour ce faire, vous pouvez encourager les gens à écrire des commentaires et des questions sous les points de discussion des autres, au lieu de s'interrompre avec des messages aléatoires tout au long de la journée.

Encourager les gens à écrire leurs priorités, commentaires et questions dans l'ordre du jour de la réunion sera également un excellent moyen de documenter les progrès et les processus de réflexion de l'équipe tout au long de la semaine.

3. Suivez les obstacles de votre équipe

Une fois que tout le monde a rempli l'ordre du jour de la réunion debout avec ses mises à jour et ses priorités, vous aurez une idée claire de ce que chaque membre de l'équipe travaillera ce jour-là.

Étant donné que le modèle de réunion debout comprend une question sur les défis et les obstacles, vous saurez également s'il y a quelque chose pour lequel l'un de vos coéquipiers a besoin d'aide ou de soutien.

L'une de vos principales responsabilités en tant que manager est de supprimer les obstacles et les obstacles pour votre équipe. Pour cette raison, il est important de prendre le temps de faire un suivi avec la personne qui a écrit ses défis dans l'ordre du jour (soit lors d'une réunion individuelle, soit en lui envoyant un message directement).

Donner à votre équipe un espace dédié pour écrire leurs défis vous aidera à construire une culture de communication ouverte, ainsi qu'à documenter et identifier tout schéma problématique (mais réparable).

4. Créer un équilibre entre communication synchrone et asynchrone

La vérité est qu'il n'existe pas d'approche unique pour organiser des réunions debout asynchrones. Alors que certaines équipes les exécutent quotidiennement, d'autres équipes préfèrent le faire quelques fois par semaine.

Afin de tirer le meilleur parti de vos réunions debout asynchrones, nous vous recommandons de trouver un équilibre entre communication synchrone et asynchrone. Cela signifie que vos réunions d'équipe hebdomadaires doivent se tenir en temps réel (de manière synchrone), afin que les gens puissent interagir les uns avec les autres, discuter des problèmes et partager des cris pour mettre en évidence ce sur quoi le reste de l'équipe travaille.

En revanche, vos réunions debout peuvent se tenir de manière asynchrone et pas forcément tous les jours de la semaine. Par exemple, certaines équipes aiment programmer une réunion d'équipe synchrone (le lundi) et deux réunions debout asynchrones (les mercredi et vendredi).

La morale de l'histoire est que vous devez déterminer ce qui fonctionne bien pour votre équipe, demander des commentaires continus et continuer à itérer pour vous assurer que toutes vos réunions et processus s'améliorent constamment.

5. Demandez à votre équipe son avis

Une culture d'équipe saine et positive commence par la rétroaction. Si vous souhaitez encourager vos coéquipiers à échanger des commentaires de manière continue, commencez par demander des commentaires sur vos réunions. Contrairement aux commentaires sur les performances, les commentaires sur les réunions semblent très impersonnels et peuvent constituer une première étape facile pour créer une culture où les commentaires sont les bienvenus et encouragés.

Dans The Making of a Manager (un excellent livre pour les managers et les dirigeants !), Julie Zhuo parle d'un moment où un employé lui a fait savoir que ses réunions quotidiennes pouvaient être facilement remplacées par un e-mail. Cette histoire est un excellent rappel pour demander des commentaires à vos coéquipiers et encourager leur honnêteté et leur ouverture pour améliorer chaque processus d'équipe :

"Un geste courageux, en disant à votre manager que sa réunion est nulle", déclare Zhuo. «Mais les retours étaient parfaits. Je suis parti avec une appréciation plus profonde à la fois de l'importance de planifier de bonnes réunions et de la valeur de donner des commentaires pour améliorer les mauvaises réunions."

Si vous décidez d'essayer des stand-ups quotidiens asynchrones avec votre équipe, assurez-vous de leur envoyer un formulaire de commentaires ou un e-mail rapide leur demandant leur avis sur le processus, peut-être une semaine ou deux après avoir testé ces réunions.

Voici quelques-unes des questions que vous pouvez poser aux membres de votre équipe pour comprendre si les réunions debout asynchrones fonctionnent pour eux :

• Que pensez-vous de cette nouvelle façon de tenir des réunions debout ?
• Pensez-vous que l'équipe dispose d'assez de temps « face à face » ?
• Certains de nos stand-ups doivent-ils être tenus de manière synchrone, tandis que d'autres sont asynchrones ?
• Préférez-vous recommencer à organiser des stand-ups quotidiens de manière synchrone ?

Comment faire savoir à l'équipe que vous organisez des réunions asynchrones

Afin de vous aider à mettre en œuvre ces réunions de la manière la plus efficace, nous avons rédigé un modèle pratique que vous pouvez utiliser pour envoyer des messages ou envoyer des e-mails à vos coéquipiers.

Si vous souhaitez le faire dans vos propres mots, n'oubliez pas d'expliquer les avantages de la communication synchrone, de fixer une date limite pour remplir l'ordre du jour de la réunion debout et d'encourager votre équipe à partager ses commentaires avec vous.

Salut l'équipe,

J'ai cherché différentes façons de vous aider à faire votre meilleur travail et quelque chose que j'ai découvert récemment est le concept de réunions debout asynchrones.

Si vous n'avez jamais entendu parler de communication asynchrone auparavant, il s'agit essentiellement de toute forme de communication qui ne se produit pas en temps réel. En d'autres termes, nous n'aurions pas besoin de programmer un appel vidéo - ce qui sera très utile pour tous ceux qui cherchent à libérer du temps dans leur agenda !

J'aimerais essayer de faire nos réunions debout quotidiennes de manière asynchrone, ce qui signifie que tout le monde répondra aux 3 mêmes questions auxquelles nous avons répondu en personne, mais via [ajouter un canal ici].

• Qu'est-ce que j'ai fait hier ?
• Qu'est-ce que je prévois d'accomplir aujourd'hui ?
• Quels obstacles entravent ma progression ?

Je m'attends à ce que tout le monde remplisse l'ordre du jour avant 10 h HE chaque matin.

Je lirai tous vos points de discussion - et bien sûr, je veillerai à suivre les défis et/ou les obstacles mentionnés dans l'ordre du jour.

Enfin et surtout, je voudrais que vous soyez aussi honnête et ouvert que possible. Si vous souhaitez que nous fassions quoi que ce soit pour améliorer ces réunions, je suis toujours ouvert aux commentaires et aux suggestions.

Au plaisir d'essayer les réunions debout asynchrones avec vous !

[Nom]

Outils pour mener des réunions debout asynchrones

La technologie peut être votre meilleur allié pour organiser des réunions à distance productives. Il existe deux types de logiciels que nous vous recommandons d'examiner si vous souhaitez organiser des réunions debout asynchrones :

Logiciel de messagerie instantanée

Il existe de nombreuses applications de messagerie instantanée qui peuvent aider votre équipe à rester connectée et informée tout en travaillant à distance. Si vous décidez d'utiliser votre plateforme de communication interne pour organiser des réunions debout asynchrones, la première étape que vous pouvez prendre est de configurer un canal ou un groupe spécifique pour ces conversations. Ensuite, vous pouvez demander à chaque membre de votre équipe d'envoyer un message à tous ceux qui répondent aux trois questions de la réunion debout tous les matins.

Certains managers apprécient la possibilité de répondre aux priorités et aux défis de leurs coéquipiers sur-le-champ, et utiliser une plateforme de messagerie instantanée pour ce faire est une excellente alternative.

Logiciel de gestion de réunion

Vous pouvez encourager votre équipe à utiliser une application de gestion de réunion comme référentiel central pour vos ordres du jour de réunion debout. Contrairement aux applications de messagerie instantanée, les plateformes de gestion de réunion permettent à chacun de contribuer à l'ordre du jour sans en avertir les autres membres de l'équipe ni créer un sentiment d'urgence à répondre.

Un autre avantage de l'utilisation d'une application d'agenda de réunion est la possibilité de créer et d'enregistrer un modèle que l'équipe peut remplir quotidiennement. En tant que gestionnaire, vous pouvez ensuite revenir en arrière et lire toutes les notes de réunion précédentes - en gardant une trace des priorités et des défis de chacun en un seul endroit. Cela pourrait être très pratique lors de la préparation de vos réunions individuelles et de vos évaluations de performance.

Plats à emporter

Les stand-ups asynchrones apportent de nombreux avantages aux équipes distantes. Ils permettent aux managers de garder une trace des priorités de l'équipe et de favoriser une culture de collaboration et de communication.

Les avantages des réunions asynchrones impliquent une plus grande flexibilité pour les équipes distantes, ainsi qu'une réduction du temps passé en réunion, ce qui donne à vos coéquipiers plus de temps pour un travail approfondi et réfléchi.

Si vous envisagez ce type de communication, n'oubliez pas de suivre ces cinq étapes clés :

• Expliquez les avantages des réunions asynchrones à votre équipe : temps, flexibilité, inclusivité pour les personnes qui ne peuvent pas se rencontrer le matin.
• Fixez une date limite pour remplir l'ordre du jour (par exemple, 10 h tous les matins).
• Suivez les obstacles de votre équipe lors de vos réunions individuelles ou en leur envoyant un message directement.
• Créer un équilibre entre communication synchrone et asynchrone.
• Demandez à votre équipe ce qu'elle pense de la façon dont vous pourriez encore améliorer non seulement vos réunions debout, mais tous les processus de votre équipe.

En fin de compte, la partie la plus importante de votre rôle en tant que gestionnaire consiste à donner aux gens les moyens de faire de leur mieux. Les réunions debout asynchrones peuvent être une excellente alternative si vous cherchez un moyen de rester informé des priorités de chacun sans prendre trop de temps sur l'emploi du temps de votre équipe.

Essayez les réunions debout asynchrones. Votre équipe vous remerciera !