Bağışlar İçin Bağışçılara Teşekkür Etmenin 15 Yaratıcı Yolu

Bağışçılarınızı idare etmek için yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri, “Teşekkür ederim” demek.

Kâr amacı gütmeyen profesyoneller, bağışçılara teşekkür etmenin sadece minnettarlığın ve görgü kurallarının bir ifadesi olmadığını, daha çok ilişkiler kurmanın bir yolu olduğunu bilirler. Uygun şekilde yapıldığında, bağışçı tanıma, gönüllülük, bağış toplama veya büyükelçi olma gibi gelecekteki hediyeleri ve sürekli katılımı teşvik edebilir.

Aşağıda, destekçilerinizi memnun etmek ve onlarla olan ilişkinizi derinleştirmek için teşekkür edebileceğiniz 15 yaratıcı ve anlamlı yolu bir araya getirdik.

Önde Gelen Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluş Konferansında Bağışçı Yönetim Stratejinizde Ustalaşın

1. Web Sitenizde Takdir Gösterin

Ana web siteniz üzerinden çok sayıda insan geldiğinden, halkın destekçileriniz hakkında ve onlar için takdirlerini sergilemek için harika bir yerdir. Bu fırsattan yararlanmak için web sitenizde destekçilerinizin bağlılığını kabul eden bir bölüm geliştirebilirsiniz: tek seferlik bağışçılar, tekrarlayan bağışçılar, eşler arası bağış toplama etkinlikleri vb.

Sitenizin bu bölümüne, minnettarlığınızı destekleyen ve bu kişilerin kâr amacı gütmeyen kuruluşunuza yaptıkları zaman, çaba ve etki için takdirinizi gösteren mesajlar gönderebilirsiniz. Bu, bağış toplama kampanyalarına katılımı ve kuruluşunuza bağlılığı artırabilecek destekçilerinizle kişisel bir bağlantıdır. Daha büyük isimler, bağışçılar ve ortaklar için, bahsi yükseltebilir ve onları Food Bank Santa Barbara County'nin burada yaptığı gibi daha baskın bir şekilde arayabilirsiniz.

2. Bir Hoş Geldiniz Paketi Gönderin

Hoş geldin paketi, yeni bağışçıları kar amacı gütmeyen kuruluşunuz hakkında eğitmenin etkili bir yoludur ve aynı zamanda onlara misyonunuzu destekleme kararlarını önemsediğinizi gösterir. Bu bağlamda, paketi yeni bağışçılarınıza ilk hediyelerini verdikten sonra en geç iki hafta içinde göndermeniz önemlidir.

Tipik olarak, karşılama paketleri basit bağış teşekkür mektuplarının ötesine geçer, ancak bu kesinlikle dahil edilmesi gereken bir unsurdur. Ayrıca, yararlanıcılarınızın fotoğrafları, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun etkisi hakkında iyi yazılmış bir hikaye ve hatta tişört, çıkartma veya yer imi gibi küçük hediyeler gibi öğeleri içerebilir.

Unutmayın, bu, topluluğunuza teşekkür etmenin ve bağışçılara hoş geldiniz demenin yaratıcı bir yolu olarak tasarlanmış bir pakettir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzla ilgili bir dizi, gerçek veya rakamın çamaşırhane listesi olmamalıdır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun dünyada yarattığı farkı gösterin ve bağışçılara nasıl yardım ettiklerini bildirin.

3. İletişimlerinizde Profil Bağışçıları

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun yıllık raporu, bağışçılarınızın yarattığı etki ve bunun genel başarılarınıza ve yıl içindeki ilerlemenize nasıl ulaştığına ilişkin bilgileri derlediğiniz yerdir. Başka bir deyişle, halka göstermenin bir yolu:

• kaç kişiye hizmet ettin
• Onlara ne şekilde hizmet ettin?
• Çalışmanızın etkinliği
• Bağışçılarınızın hangi bölümleri en çok yardımcı oldu?
• Yapılan doğrudan etki

Bu bağlamda, yıllık raporunuz aynı zamanda en çok katkıda bulunan bağışçılarınızı isimleriyle öne çıkarmanın ve çabalarını takdir etmenin bir yoludur. Ancak, bu tür bir profil oluşturma yalnızca yıllık raporunuzla sınırlı değildir. Kuruluşunuza bağlılıklarını göstermek için haber bültenleri, pazarlama materyalleri, e-postalar ve sosyal medya gibi şeylerde yıl boyunca kullanılabilecek ve kullanılması gereken bir taktiktir.

4. Videoyu Kullan

Video güçlü bir araçtır çünkü canlı görüntüler, iyi hazırlanmış diyaloglar ve güçlü müzik aracılığıyla hayalleri yakalama ve duyguları harekete geçirme potansiyeline sahiptir. Kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından halkı pazarlamak ve iletişim kurmak için yaygın olarak kullanılan bir araçtır ve çok çeşitli kullanım örneklerine sahiptir.

Örneğin, video, bağışları için destekçileri açık ve basit bir şekilde onaylamak ve teşekkür etmek için kullanılabilir. İki ila beş dakikalık bir teşekkür videosu yalnızca bağışçılarınızı meşgul etmekle kalmaz, aynı zamanda kendini adamış destekçilerinizin sıkı çalışmasını halka tanıtmak ve takdir etmek için kışkırtıcı bir taktiktir.

Nature Conservancy'nin aşağıdaki teşekkür videosu, hızlı ve anlamlı bir çalışmanın ne kadar etkili olabileceğinin güçlü bir örneğidir. Videoda, yararlanıcıları tarafından doğrudan bağışçılara gönderilen ve "Bağışınız için teşekkür ederiz" yazan bir mesaj yer alıyor.

5. Bir Yetiştirme Etkinliğine Ev Sahipliği Yapın

Bir bağışçı yetiştirme etkinliği, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun bağışçıları kişisel düzeyde tanıması için eğlenceli ve sosyal bir ortam sağlar. Misyonunuza, etkinize ve işinize odaklanan sürükleyici bir deneyim aracılığıyla ihtiyacınızı yüz yüze sunabilirsiniz. Ve iş insanları davet etmeye geldiğinde, bu potansiyel yeni bağışçıları, zamanı geçmiş bağışçıları veya güçlü bağışçıları bir araya getirmek için bir fırsattır: katılarak misyonunuzu desteklemeye teşvik edilecek herkes.

Bunun tamamen sosyal bir olay olduğunu unutmayın. Genel deneyim çok ciddi veya ağır olmamalıdır, bu nedenle zor sorulardan kaçınmaya çalışın ve bunun yerine bağışçılarınızın çıkarları hakkında sohbetler yapın. Yol boyunca, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzla ilgili başarı öyküleri veya yarattığınız etki gibi küçük bilgiler serpebilirsiniz.

Etkinliğinizdeki bazı katılımcılar, mali durumlarına, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzla olan ilişkilerinin uzunluğuna veya hemen bir hediye verme potansiyeline bağlı olarak diğerlerinden daha yüksek önceliğe sahip olabilir. Bu kişiler için plan yaptığınızdan ve etkinlik sırasında onlarla ilişkinizi nasıl ilerletebileceğinizden emin olun.

6. Bir Yönetim Matrisi Oluşturun

Bir yönetim matrisi, bağışçı verme seviyelerine dayanan ve kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzdan hangi bağışçıların ne tür bir yönetim alacağını belirlemek için kullanılan bir araçtır. Genellikle hedef bağışçı gruplarınıza göre bölümlere ayrılır ve bunu istediğiniz kadar genel veya ayrıntılı hale getirebilirsiniz. Çevre Topluluğu için Eğitim Kaynaklarından aşağıdaki örnek yönetim matrisine bakın:

Bir yönetim matrisinin amacı, her bir bağışçı grubuyla iletişim ve yönetim stratejileri söz konusu olduğunda kâr amacı gütmeyen personelinizin tutarlı kalmasına yardımcı olmaktır.

7. Bağış Teşekkür Mektupları Gönderin

Bağışçılarınıza teşekkür etmenin ve hediyelerini takdir etmenin en basit yollarından biri, bir bağışçı teşekkür mektubu göndermektir. Bu mektubu, birinin bağışını aldıktan sonra en geç iki gün içinde göndermeniz çok önemlidir. Ne kadar uzun süre beklerseniz, teşekkürünüz o kadar az içten hissedilebilir. Bu da, birinin gelecekteki kampanyalara katılmak için geri dönmesini engelleyebilecek olumsuz bir bağış deneyimi yaratır.

8. El Yazısı Notlara Öncelik Verin

İlk bağıştan sonra sadece bağış teşekkür mektupları göndermenin ötesinde, el yazısı bir bağış gönderin. El yazısıyla yazılmış bir notun kişiselleştirilmiş ve samimi hissi, oturup teşekkür etmek için zaman ayırdığınız için bağışçı tanımanızı daha anlamlı hissettirebilir. El yazısıyla yazılmış bir not göndermek için bazı ideal zamanlar şunlar olabilir:

• Birisi ikinci bir bağış yaptığında
• Bir bağışçı etkinliğinize katıldıktan sonra
• İlk bağışlarının yıl dönümünde
• Tatil sezonu civarında
• Salı Günü kampanyanız sırasında

Bağışçı mektubunuzu yazarken, verme nedenlerini belirttiğinizden emin olun. Onlar yaptı mı:

• Arkadaşlarının eşler arası kampanyası nedeniyle mi veriyorsun?
• Doğrudan bir itiraza yanıt vermek mi?
• En çok sevdikleri belirli bir program belirleyin?

Hediyelerinin arkasındaki motivasyonu bildiğinizde, hediyelerinin öneminden bahseden fazladan bir veya iki cümle verebilirsiniz. Ek bir önem için, yönetim kurulunuzdan bağış teşekkür mektuplarını kişisel olarak imzalamasını isteyin.

9. Düşünceli Olun

Birisi kar amacı gütmeyen kuruluşunuzu nasıl desteklemeye karar verirse versin, onlarla yaptığınız her etkileşim, ömür boyu sürecek bir ilişki kurmak ve gelecek yıllar boyunca desteklerini korumak için bir fırsattır. Bu bağlamda, bağışçılarınızla yaptığınız sözlü veya yazılı görüşmelerde gözlemlediğiniz kişisel ayrıntılar konusunda dikkatli olmanız önemlidir.

Örneğin, birisi size gelecekte hayır amaçlı bir golf turnuvasına katılacağını söylerse, bir sonraki konuşmanızda etkinliğin nasıl geçtiğini sorun. Bunun gibi ayrıntılar ve onları duyduğunuzu hisseden insanlar, birilerini tekrar tekrar kampanyalarınıza geri dönmeye motive edebilir.

10. Şikayetleri Hızla Çözün

Bağışçılar olumlu ya da olumsuz geri bildirim paylaştıklarında, sizinle iletişim kanallarını açmış olurlar. Olumlu geri bildirimlere yanıt vermek kolaydır, ancak biri şikayet gönderdiğinde bu biraz daha zor olabilir. Ne olursa olsun, bu, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun onlarla hızlı bir şekilde etkileşim kurması ve her şeyden önce katkıları için onlara teşekkür etmesi için bir fırsattır.

Bir şikayet aldığınızda, sorunları 24 saat içinde çözmeniz önemlidir. Bir şikayete nasıl yanıt vereceğinizi bilmiyorsanız, “farkındalık, çalışma ve güncelleme” şeklindeki üç yönlü basit bir yaklaşım yeterli olacaktır. Esasen bu, bağışçının durumundan haberdar olduğunuzu, problem üzerinde çalıştığınızı ve daha fazlasını öğrenir öğrenmez onları güncelleyeceğinizi gösterir.

Bu üç temeli zamanında karşılayabilirseniz, bağışçıların kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz tarafından takdir edildiğini ve değer verildiğini hissettirmek için uzun bir yol kat edebilirsiniz. Sorunları ortaya çıkardıkları için onlara teşekkür etmeyi asla unutmayın. Normalde birileri bağış yaptığında göndereceğiniz gibi geleneksel bir teşekkür değil, ama yine de önemli.

11. Yıldönümü Kartları Gönderin

İlk bağışlarını yaptıktan bir yıl sonra bağışçılarınıza kişiselleştirilmiş bir yıldönümü kartı gönderin. Bu bağış mektuplarında minnettarlığınızı daha fazla göstermek için yönetim kurulu başkanınızdan, yönetici direktörünüzden veya CEO'nuzdan imzalamasını isteyin.

Bir bağışçının kar amacı gütmeyen kuruluşunuzla beş, 10, 15 ve 20 yıllık yıldönümleri gibi yaşam boyu bağlılığındaki diğer önemli kilometre taşlarını kutladığınızdan emin olun. Birisi kar amacı gütmeyen kuruluşunuzda ne kadar uzun süre kalırsa, kartınızı o kadar kişiselleştirilmiş ve heyecan verici hale getirebilirsiniz. Daha büyük kilometre taşları için özel bir tişört gibi özel bir teşekkür teşviği göndermeyi bile düşünebilirsiniz.

12. Sosyal Medya

Sosyal medya, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun büyük ve küçük bağışçılara teşekkür etmek için yararlanabileceği güçlü bir kanaldır. Her platformun avantajları ve dezavantajları vardır, ancak hepsi yüksek ortalama aylık kullanıcı oranlarına sahiptir:

• Facebook: 2.32 milyar dünya çapında kullanıcı
• Twitter: 326 milyon dünya çapında kullanıcı
• Instagram: Dünya çapında 1 milyar kullanıcı

Bağışçılara sosyal medyada teşekkür ettiğinizde, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun onlara seslenmesinden heyecan duyuyorlar. Bunun ötesinde, bağış ağınızın dışında dünyanın geri kalanına misyonunuzu, kampanyalarınızı ve özel destekçilerinizi de tanıtıyor. Aşağıda Team Rubicon'un yaptığı gibi bir grafik oluşturabilir ve ardından ilgili tüm destekçilerinizi sosyal medya gönderisinde etiketleyebilirsiniz:

Bağışçılarınızın doğru sosyal medya bilgilerine sahip olduğunuzdan emin olmak için bağış formunuza kullanıcı adlarını toplamak için bir alan ekleyin.

13. Telefonda Konuşun

Telefon görüşmeleri son derece kişisel iletişim biçimleridir ve sizinle bağışçılarınız arasında güven ve özgünlük bağları kurabilirler. Bağışçılarla telefonda konuşmak için takviminizde zaman planlamayı bir öncelik haline getirin. Örneğin, ayda bir büyük bağışçı seçip onları tanımak için ortak bir çaba gösterebilirsiniz.

Bazen, sosyal yardımınızın arkasında bir amacınız varsa, bir telefon görüşmesi yapmak daha kolay olabilir. Bu fırsatı, onlara aşağıdakiler gibi konularda fikirlerini sormak için kullanabilirsiniz:

• Marka tutarlılığınız
• Etkiyi göstermede ne kadar etkilisiniz
• Kampanyalarınızda beğendikleri şeyler
• Eğer farklı bir şey yaparlarsa

14. Fotoğraf Kitapları Dağıtın

Bir bağış toplama kampanyasını tamamladığınızda veya büyük bir projeyi bitirdiğinizde, sonuçları destekçilerinizle paylaşmak genel bir kuraldır. Ne de olsa, çalışmanızı finanse etmeye yardım edenler onlar. Bu anı, basit bir bağışın ötesine geçmek için bir fırsat olarak değerlendirebilir ve onları bir fotoğraf kitabı ile sevindirebilirsiniz.

Projenizden sahip olduğunuz en güçlü, eğlenceli, iç açıcı ve sonuç odaklı fotoğrafları çekin ve bunları bağışçılarınız için kısa bir fotoğraf kitapçığı haline getirin. Bu fotoğraf kitabı, bağışlarının nasıl kullanıldığının somut bir kanıtıdır: Onu görebilir, dokunabilir ve paylaşabilirler.

Her bir bağışçıya bir tane gönderecek bütçeyi bulmak zor olabilir, bu nedenle bunu daha büyük veya daha fazla özel bağışçılarınız için yapmayı düşünün. Hatta bunu potansiyel bir seçenek olarak yönetim matrisinize dahil edebilirsiniz.

15. Bir Tur Ver

Bağışçıları kar amacı gütmeyen kuruluşunuza fiziksel olarak bağlamak için elinizden gelen her şansı kullanın. Örneğin, güçlü bağışçıları özel bir tur için genel merkezinizi ziyaret etmeye davet edebilirsiniz. Yolda onlar gibi diğer bağışçılarla iletişim kurabilir, personelinizle tanışabilir ve hatta ekibinizle küçük toplantılar yapabilirler. Bu, ilişkinizi gelecek yıllar için güçlendirebilir.

Destekçilerinize teşekkür etmek bir zorunluluktur. Sadece bağışçılarınızla olan ilişkileri güçlendirmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda harika bir elde tutma stratejisidir. Elde tutma çabalarınıza yardımcı olabilecek daha fazla temel içgörü ve eğilim arıyorsanız Modern Hayırseverliğin Durumu raporumuzu okuyun.

Ve bu listeden teşekkür etmenin yaratıcı yollarını bıraktıysak, lütfen bunları yorumlarda yayınlayın.

Editörün Notu: Bu gönderi ilk olarak 2015'te yayınlandı ve yakın zamanda mevcut en iyi uygulamaları yansıtacak şekilde güncellendi.

Sürdürülebilir Bir Gelir Akışı Oluşturun