สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อดูแลผู้บริจาคของคุณคือพูดว่า: "ขอบคุณ"
ผู้เชี่ยวชาญที่ไม่แสวงหาผลกำไรรู้ว่าการขอบคุณผู้บริจาคไม่ได้เป็นเพียงการแสดงออกถึงความกตัญญูและมารยาทที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีสร้างความสัมพันธ์อีกด้วย เมื่อทำอย่างถูกต้อง การยกย่องผู้บริจาคสามารถส่งเสริมของขวัญในอนาคตและมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นการเป็นอาสาสมัคร การระดมทุน หรือการเป็นทูต
ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวม 15 วิธีที่สร้างสรรค์และมีความหมายที่คุณสามารถกล่าวขอบคุณเพื่อทำให้ผู้สนับสนุนของคุณพอใจและกระชับความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น
ฝึกฝนกลยุทธ์การดูแลผู้บริจาคของคุณในการประชุมชั้นนำที่ไม่แสวงหากำไร
1. แสดงความชื่นชมบนเว็บไซต์ของคุณ
เนื่องจากมีผู้คนจำนวนมากเข้ามาที่เว็บไซต์หลักของคุณ จึงเป็นที่ที่ดีในการแสดงความชื่นชมต่อสาธารณชนและสำหรับผู้สนับสนุนของคุณ เพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้ คุณสามารถพัฒนาส่วนบนเว็บไซต์ของคุณที่ยอมรับความมุ่งมั่นของผู้สนับสนุนของคุณ: ผู้บริจาคครั้งเดียว, ผู้ให้ที่เกิดซ้ำ, การระดมทุนแบบเพียร์ทูเพียร์ ฯลฯ
คุณสามารถโพสต์ข้อความในส่วนนี้ของไซต์ของคุณที่ส่งเสริมความขอบคุณและแสดงความขอบคุณสำหรับเวลา ความพยายาม และผลกระทบที่บุคคลเหล่านี้มีต่อองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ นี่คือความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้สนับสนุนของคุณที่สามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมด้วยแคมเปญการระดมทุนและความภักดีต่อองค์กรของคุณ สำหรับชื่อที่ใหญ่กว่า ผู้บริจาค และพันธมิตร คุณสามารถเพิ่ม ante และเรียกพวกเขาออกมาในลักษณะที่โดดเด่นกว่าเช่น Food Bank Santa Barbara County ทำที่นี่

2. ส่งแพ็คเกจต้อนรับ
แพ็คเกจต้อนรับเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการให้ความรู้ผู้บริจาครายใหม่เกี่ยวกับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ ในขณะเดียวกันก็แสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณใส่ใจในการตัดสินใจสนับสนุนภารกิจของคุณ ในแง่นี้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องส่งพัสดุไปให้ผู้บริจาครายใหม่ไม่เกินสองสัปดาห์หลังจากที่พวกเขาให้ของขวัญชิ้นแรก
โดยทั่วไปแล้ว แพ็คเกจต้อนรับเป็นมากกว่าการบริจาคธรรมดาๆ จดหมายขอบคุณ ถึงแม้ว่านั่นจะเป็นองค์ประกอบที่ควรรวมไว้ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงรายการต่างๆ เช่น รูปถ่ายของผู้รับผลประโยชน์ เรื่องราวดีๆ เกี่ยวกับผลกระทบขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ หรือแม้แต่ของขวัญเล็กๆ น้อยๆ เช่น เสื้อยืด สติ๊กเกอร์ หรือที่คั่นหนังสือ
โปรดจำไว้ว่านี่เป็นแพ็คเกจที่ออกแบบมาเพื่อแสดงความขอบคุณและยินดีต้อนรับผู้บริจาคสู่ชุมชนของคุณอย่างสร้างสรรค์ ไม่ควรเป็นรายการซักถามเกี่ยวกับซีรีส์ ข้อเท็จจริง หรือตัวเลขเกี่ยวกับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ แสดงความแตกต่างที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณสร้างขึ้นในโลก และแจ้งให้ผู้บริจาคทราบว่าพวกเขาช่วยเหลืออย่างไร
3. โปรไฟล์ผู้บริจาคในการสื่อสารของคุณ
รายงานประจำปีขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นที่ที่คุณรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลกระทบที่ผู้บริจาคของคุณสร้างขึ้นและวิธีการที่บันไดขึ้นไปสู่ความสำเร็จโดยรวมและความคืบหน้าสำหรับปีของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือวิธีที่คุณสามารถแสดงต่อสาธารณะ:
- คุณรับใช้มากี่คนแล้ว
- คุณรับใช้พวกเขาด้วยวิธีใด
- ประสิทธิผลในการทำงานของคุณ
- ผู้บริจาคส่วนใดของคุณช่วยได้มากที่สุด
- ผลกระทบโดยตรงที่เกิดขึ้น
ในแง่นั้น รายงานประจำปีของคุณยังเป็นวิธีการเน้นย้ำชื่อผู้บริจาคที่ร่วมบริจาคสูงสุดของคุณด้วยชื่อและรับรู้ถึงความพยายามของพวกเขา อย่างไรก็ตาม การทำโปรไฟล์ประเภทนี้ไม่ได้จำกัดเฉพาะรายงานประจำปีของคุณเท่านั้น เป็นกลวิธีที่สามารถและควรใช้ตลอดทั้งปีในสิ่งต่างๆ เช่น จดหมายข่าว สื่อการตลาด อีเมล และโซเชียลมีเดีย เพื่อแสดงความมุ่งมั่นที่มีต่อองค์กรของคุณ
4. ใช้วิดีโอ
วิดีโอเป็นสื่อที่ทรงพลังเพราะมีศักยภาพในการจับภาพจินตนาการและกระตุ้นอารมณ์ผ่านภาพที่สดใส บทสนทนาที่สร้างสรรค์มาอย่างดี และเพลงที่ทรงพลัง เป็นเครื่องมือที่ไม่หวังผลกำไรทั่วไปในการทำการตลาดและสื่อสารกับสาธารณะ และมีกรณีการใช้งานที่หลากหลาย
ตัวอย่างเช่น สามารถใช้วิดีโอเพื่อรับทราบและขอบคุณผู้สนับสนุนสำหรับการบริจาคได้อย่างชัดเจนและง่ายดาย วิดีโอขอบคุณความยาวสองถึงห้านาทีไม่เพียงแต่จะดึงดูดผู้บริจาคของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นกลวิธีก่อความไม่สงบในการเผยแพร่ต่อสาธารณะและรับรู้ถึงการทำงานหนักของผู้สนับสนุนที่ทุ่มเทของคุณ
วิดีโอขอบคุณของ The Nature Conservancy ด้านล่างเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนว่าการที่รวดเร็วและมีความหมายนั้นมีประสิทธิภาพเพียงใด ในวิดีโอ พวกเขาแสดงข้อความโดยผู้รับผลประโยชน์ที่ส่งตรงถึงผู้บริจาคที่ระบุว่า: "ขอบคุณสำหรับการบริจาคของคุณ"
5. จัดกิจกรรมเพาะปลูก
งานปลูกฝังผู้บริจาคให้สภาพแวดล้อมที่สนุกสนานและเป็นกันเองสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเพื่อทำความรู้จักผู้บริจาคในระดับบุคคล คุณสามารถนำเสนอความต้องการของคุณแบบเห็นหน้ากันผ่านประสบการณ์เสมือนจริงที่มีศูนย์กลางอยู่ที่ภารกิจ ผลกระทบ และงานของคุณ และเมื่อพูดถึงการเชิญผู้คน นี่เป็นโอกาสที่จะรวบรวมผู้ที่อาจเป็นผู้บริจาครายใหม่ ผู้บริจาคที่เสียชีวิต หรือผู้บริจาคโรงไฟฟ้า: ใครก็ตามที่ได้รับการสนับสนุนให้สนับสนุนภารกิจของคุณโดยเข้าร่วม

โปรดทราบว่านี่เป็นกิจกรรมทางสังคมล้วนๆ ประสบการณ์โดยรวมไม่ควรจริงจังหรือหนักเกินไป ดังนั้นพยายามหลีกเลี่ยงการถามที่หนักใจและมีส่วนร่วมในการสนทนาเกี่ยวกับความสนใจของผู้บริจาคของคุณแทน ระหว่างทาง คุณสามารถโรยเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเกี่ยวกับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ เช่น เรื่องราวความสำเร็จหรือผลกระทบที่คุณสร้างขึ้น
ผู้เข้าร่วมงานบางคนในกิจกรรมของคุณอาจมีลำดับความสำคัญสูงกว่าคนอื่นๆ โดยพิจารณาจากกลุ่มการเงิน ระยะเวลาในความสัมพันธ์กับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ หรือศักยภาพในการให้ของขวัญในทันที ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวางแผนสำหรับบุคคลเหล่านี้และวิธีที่คุณสามารถย้ายความสัมพันธ์ของคุณไปข้างหน้ากับพวกเขาในระหว่างงาน
6. สร้างเมทริกซ์การพิทักษ์
เมทริกซ์การดูแลคือเครื่องมือที่ลดระดับการให้บริจาคและใช้เพื่อกำหนดว่าผู้บริจาครายใดได้รับการดูแลประเภทใดจากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ โดยทั่วไปแล้วจะมีการแบ่งกลุ่มตามกลุ่มผู้บริจาคเป้าหมายของคุณ และคุณสามารถกำหนดให้เป็นแบบทั่วไปหรือให้รายละเอียดได้ตามที่คุณต้องการ ดูเมทริกซ์การดูแลตัวอย่างด้านล่างจากแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมสำหรับชุมชนสิ่งแวดล้อม:

วัตถุประสงค์ของเมทริกซ์การดูแลคือเพื่อช่วยให้พนักงานที่ไม่แสวงหากำไรของคุณยังคงความสอดคล้องเมื่อพูดถึงกลยุทธ์การสื่อสารและการดูแลกับผู้บริจาคแต่ละกลุ่ม
7. ส่งจดหมายขอบคุณบริจาค
วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการขอบคุณผู้บริจาคของคุณและทำให้พวกเขาได้รับของขวัญจากพวกเขาคือการส่งจดหมายขอบคุณผู้บริจาค เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องส่งจดหมายนี้ไม่เกินสองวันหลังจากที่คุณได้รับการบริจาคของใครบางคน ยิ่งคุณรอนานเท่าไหร่ คุณก็จะรู้สึกขอบคุณน้อยลงเท่านั้น ในทางกลับกัน ทำให้เกิดประสบการณ์ด้านลบของผู้บริจาค ซึ่งอาจห้ามไม่ให้ผู้อื่นกลับมาเข้าร่วมในแคมเปญในอนาคต
8. จัดลำดับความสำคัญบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ
นอกเหนือจากการส่งจดหมายขอบคุณหลังจากการบริจาคครั้งแรกแล้ว ให้ส่งการบริจาคด้วยลายมือขอบคุณ ความรู้สึกส่วนตัวและใกล้ชิดของข้อความที่เขียนด้วยลายมือสามารถทำให้การจดจำผู้บริจาคของคุณมีความหมายมากขึ้น เนื่องจากคุณใช้เวลาในการนั่งลงและเขียนคำขอบคุณ ช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการส่งบันทึกที่เขียนด้วยลายมืออาจเป็น:
- เมื่อมีคนบริจาคครั้งที่สอง
- หลังจากที่ผู้บริจาคเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ
- ในวันครบรอบการบริจาคครั้งแรกของพวกเขา
- ประมาณช่วงเทศกาล
- ในช่วงการรณรงค์ให้วันอังคารของคุณ
เมื่อคุณเขียนจดหมายบริจาค อย่าลืมอ้างอิงเหตุผลในการให้ พวกเขา:
- ให้เพราะแคมเปญเพียร์ทูเพียร์ของเพื่อน?
- ตอบสนองต่อการอุทธรณ์โดยตรง?
- กำหนดโปรแกรมเฉพาะที่พวกเขาชอบที่สุด?
เมื่อคุณทราบแรงจูงใจเบื้องหลังของขวัญของพวกเขา คุณสามารถให้ประโยคพิเศษหรือสองประโยคที่พูดถึงความสำคัญของของขวัญของพวกเขา สำหรับความสำคัญเพิ่มเติม ขอให้คณะกรรมการของคุณลงนามในจดหมายขอบคุณเป็นการส่วนตัว
9. คิดดี
ไม่ว่าใครจะตัดสินใจสนับสนุนองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ ทุกปฏิสัมพันธ์ที่คุณมีกับพวกเขาคือโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ตลอดชีวิตและรักษาไว้ซึ่งการสนับสนุนของพวกเขาในอีกหลายปีข้างหน้า ในแง่นั้น เป็นสิ่งสำคัญที่คุณยังคงครุ่นคิดเกี่ยวกับรายละเอียดส่วนบุคคลที่คุณสังเกตในการสนทนา ไม่ว่าจะพูดหรือเขียน กับผู้บริจาคของคุณ
ตัวอย่างเช่น หากมีคนบอกคุณว่าพวกเขากำลังเข้าร่วมการแข่งขันกอล์ฟการกุศลในอนาคต ให้ถามคุณว่าครั้งหน้าคุณพูดถึงกิจกรรมนี้ว่าเป็นอย่างไร เป็นรายละเอียดเช่นนี้ และผู้คนรู้สึกว่าคุณเคยได้ยินสิ่งเหล่านี้ ซึ่งสามารถกระตุ้นให้ผู้อื่นกลับมาที่แคมเปญของคุณครั้งแล้วครั้งเล่า
10. แก้ไขข้อร้องเรียนได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อผู้บริจาคแบ่งปันความคิดเห็น ไม่ว่าในเชิงบวกหรือเชิงลบ พวกเขากำลังเปิดช่องทางในการสื่อสารกับคุณ การตอบสนองเชิงบวกเป็นเรื่องง่าย แต่เมื่อมีคนส่งเรื่องร้องเรียน อาจเป็นเรื่องยากขึ้นเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม นี่เป็นโอกาสสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณในการมีส่วนร่วมกับพวกเขาอย่างรวดเร็ว และเหนือสิ่งอื่นใด ขอขอบคุณพวกเขาที่ให้ข้อมูลของพวกเขา
เมื่อคุณได้รับการร้องเรียน คุณควรแก้ไขปัญหาภายใน 24 ชั่วโมง หากคุณไม่ทราบวิธีตอบสนองต่อข้อร้องเรียน วิธีง่ายๆ แบบสามง่ามของ "ตระหนัก ทำงาน และอัปเดต" ก็เพียงพอแล้ว โดยพื้นฐานแล้ว นี่แสดงว่าคุณทราบสถานการณ์ของผู้บริจาค กำลังดำเนินการแก้ไขปัญหา และจะอัปเดตทันทีที่คุณทราบข้อมูลเพิ่มเติม
หากคุณสามารถครอบคลุมสามฐานเหล่านี้ได้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม อาจทำให้ผู้บริจาครู้สึกชื่นชมและเห็นคุณค่าจากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นอย่างมาก อย่าลืมขอบคุณพวกเขาสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้น มันไม่ใช่คำขอบคุณแบบเดิมๆ ที่คุณมักจะส่งใครซักคนมาเมื่อพวกเขาบริจาค แต่มันสำคัญไม่น้อยไปกว่านั้น
11. ส่งการ์ดครบรอบ
ส่งการ์ดวันครบรอบส่วนบุคคลให้กับผู้บริจาคของคุณหนึ่งปีหลังจากการบริจาคครั้งแรก เพื่อแสดงความขอบคุณเพิ่มเติมในจดหมายบริจาคเหล่านี้ ขอให้ประธานคณะกรรมการ กรรมการบริหาร หรือ CEO ของคุณลงนาม

อย่าลืมฉลองเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ ตลอดช่วงชีวิตของผู้บริจาคกับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ เช่น วันครบรอบ 5, 10, 15 และ 20 ปีของพวกเขา ยิ่งมีคนอยู่กับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณนานเท่าไร คุณก็จะยิ่งสร้างการ์ดในแบบที่เป็นส่วนตัวและน่าตื่นเต้นมากขึ้นเท่านั้น คุณยังสามารถพิจารณาส่งสิ่งจูงใจพิเศษเพื่อขอบคุณ เช่น เสื้อยืดสุดพิเศษ สำหรับเหตุการณ์สำคัญที่ใหญ่ขึ้น
12. โซเชียลมีเดีย
โซเชียลมีเดียเป็นช่องทางที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณสามารถนำไปใช้เพื่อขอบคุณผู้บริจาคทั้งรายใหญ่และรายย่อย แต่ละแพลตฟอร์มมีข้อดีและข้อเสีย แต่ทุกแพลตฟอร์มมีอัตราผู้ใช้รายเดือนเฉลี่ยสูง:
- Facebook: ผู้ใช้ทั่วโลก 2.32 พันล้านคน
- Twitter: ผู้ใช้ทั่วโลก 326 ล้านคน
- Instagram: ผู้ใช้ 1 พันล้านคนทั่วโลก
เมื่อคุณขอบคุณผู้บริจาคบนโซเชียลมีเดีย พวกเขารู้สึกตื่นเต้นที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณส่งเสียงร้องให้พวกเขา นอกจากนั้น ยังส่งเสริมภารกิจ แคมเปญ และผู้สนับสนุนที่ทุ่มเทให้กับส่วนอื่นๆ ของโลกนอกเครือข่ายผู้บริจาคของคุณ คุณสามารถสร้างกราฟิกเหมือน Team Rubicon ด้านล่าง แล้วแท็กผู้สนับสนุนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในโพสต์โซเชียลมีเดีย:

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลโซเชียลมีเดียที่ถูกต้องของผู้บริจาค ให้เพิ่มฟิลด์ในแบบฟอร์มการบริจาคของคุณเพื่อรวบรวมชื่อผู้ใช้ของพวกเขา
13. คุยโทรศัพท์
การโทรศัพท์เป็นรูปแบบการสื่อสารส่วนบุคคลอย่างลึกซึ้ง และสามารถสร้างสายสัมพันธ์แห่งความไว้วางใจและความถูกต้องระหว่างคุณและผู้บริจาคของคุณได้ ให้ความสำคัญกับการกำหนดเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อพูดคุยกับผู้บริจาคทางโทรศัพท์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกผู้บริจาครายใหญ่หนึ่งรายต่อเดือนและพยายามทำความรู้จักกับพวกเขาอย่างเต็มที่
บางครั้ง การโทรออกอาจง่ายกว่าหากคุณมีเป้าหมายเบื้องหลัง คุณสามารถใช้โอกาสนี้ถามความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น
- ความสม่ำเสมอของแบรนด์ของคุณ
- คุณมีประสิทธิภาพแค่ไหนในการแสดงผลกระทบ
- สิ่งที่พวกเขาชอบเกี่ยวกับแคมเปญของคุณ
- หากพวกเขาจะทำอะไรที่แตกต่างออกไป
14. จำหน่ายหนังสือภาพ
เมื่อคุณจบการรณรงค์หาทุนหรือทำโปรเจ็กต์ใหญ่เสร็จ เป็นเรื่องปกติธรรมดาที่จะแบ่งปันผลลัพธ์กับผู้สนับสนุนของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาคือคนที่ช่วยหาทุนให้กับงานของคุณ คุณสามารถใช้ช่วงเวลานี้เป็นโอกาสในการทำมากกว่าการบริจาคง่ายๆ ขอบคุณ และทำให้พวกเขามีความสุขด้วยสมุดภาพ
ถ่ายภาพที่ทรงพลังที่สุด ตลกขบขัน อบอุ่นหัวใจ และเน้นผลลัพธ์ที่คุณมีจากโครงการของคุณ และรวบรวมเป็นสมุดภาพสั้นๆ สำหรับผู้บริจาคของคุณ สมุดภาพเล่มนี้เป็นหลักฐานที่ชัดเจนว่าการบริจาคของพวกเขาถูกนำไปใช้อย่างไร พวกเขาสามารถมองเห็น สัมผัส และแบ่งปันได้
อาจเป็นเรื่องยากที่จะหางบประมาณที่จะส่งให้ผู้บริจาคแต่ละราย ดังนั้นให้พิจารณาทำสิ่งนี้สำหรับผู้บริจาครายใหญ่หรือทุ่มเทให้กับคุณ คุณสามารถรวมสิ่งนี้ไว้ในเมทริกซ์การดูแลของคุณเป็นตัวเลือกที่เป็นไปได้
15. ให้ทัวร์
ใช้โอกาสใด ๆ ที่คุณสามารถเชื่อมโยงผู้บริจาคกับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเชิญผู้บริจาคโรงไฟฟ้ามาเยี่ยมชมสำนักงานใหญ่ของคุณเพื่อทัวร์พิเศษ บนเส้นทาง พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมกับผู้บริจาครายอื่นเช่นพวกเขา พบกับพนักงานของคุณ และแม้แต่มีการประชุมเล็กๆ กับทีมของคุณ สิ่งนี้สามารถเชื่อมความสัมพันธ์ของคุณไปอีกหลายปี
ขอบคุณผู้สนับสนุนของคุณเป็นสิ่งจำเป็น ไม่เพียงแต่ช่วยกระชับความสัมพันธ์กับผู้บริจาคของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นกลยุทธ์การรักษาที่ยอดเยี่ยมอีกด้วย หากคุณกำลังมองหาข้อมูลเชิงลึกและแนวโน้มที่สำคัญเพิ่มเติมที่สามารถช่วยรักษาความพยายามของคุณ โปรดอ่านรายงาน State of Modern Philanthropy ของเรา
และถ้าเราทิ้งวิธีที่สร้างสรรค์ในการกล่าวขอบคุณออกจากรายการนี้ โปรดโพสต์ไว้ในความคิดเห็น
หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในปี 2015 และอัปเดตล่าสุดเพื่อสะท้อนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในปัจจุบัน
สร้างกระแสรายได้ที่ยั่งยืน

คู่มือการเก็บรักษาผู้บริจาค