15 maneiras criativas de agradecer aos doadores por doações

Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para administrar seus doadores é dizer: “Obrigado”.

Profissionais sem fins lucrativos sabem que agradecer aos doadores não é apenas uma expressão de gratidão e boas maneiras, mas sim uma forma de construir relacionamentos. Quando feito corretamente, o reconhecimento de doadores pode incentivar futuros presentes e envolvimento contínuo, seja como voluntariado, angariação de fundos ou se tornar um embaixador.

Abaixo, reunimos 15 maneiras criativas e significativas de agradecer para encantar seus apoiadores e aprofundar seu relacionamento com eles.

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1. Mostre apreciação em seu site

Uma vez que muitas pessoas acessam seu site principal, é um ótimo lugar para mostrar a apreciação do público sobre e por seus apoiadores. Para aproveitar esta oportunidade, você pode desenvolver uma seção em seu site que reconheça o compromisso de seus apoiadores: doadores únicos, doadores recorrentes, arrecadadores de fundos ponto a ponto etc.

Você pode postar mensagens nesta parte do seu site que promova sua gratidão e mostre sua gratidão pelo tempo, esforço e impacto que essas pessoas causaram à sua organização sem fins lucrativos. Essa é uma conexão pessoal com seus apoiadores que pode aumentar o engajamento com campanhas de arrecadação de fundos e a fidelidade à sua organização. Para nomes maiores, doadores e parceiros, você pode aumentar a aposta e chamá-los de uma maneira mais predominante, como o Food Bank Santa Barbara County faz aqui.

2. Envie um pacote de boas-vindas

Um pacote de boas-vindas é uma maneira eficaz de educar novos doadores sobre sua organização sem fins lucrativos, além de mostrar a eles que você se importa com a decisão deles de apoiar sua missão. Nesse sentido, é importante que você envie o pacote para seus novos doadores no máximo duas semanas depois de terem feito seu primeiro presente.

Normalmente, os pacotes de boas-vindas vão além das simples cartas de agradecimento de doação, embora isso seja certamente um elemento a ser incluído. Eles também podem incluir itens como fotografias de seus beneficiários, uma história bem escrita sobre o impacto de sua organização sem fins lucrativos ou até mesmo pequenos presentes como uma camiseta, adesivo ou marcador de página.

Lembre-se, este é um pacote concebido como uma forma criativa de agradecer e dar as boas-vindas aos doadores em sua comunidade. Não deve ser uma lista de séries, fatos ou números sobre sua organização sem fins lucrativos. Mostre a diferença que sua organização sem fins lucrativos fez no mundo e conte aos doadores como eles ajudaram.

3. Perfil dos doadores em suas comunicações

O relatório anual da sua organização sem fins lucrativos é o local onde você compila informações sobre o impacto que seus doadores causaram e como isso se transforma em suas realizações e progresso gerais no ano. Em outras palavras, é uma forma de você mostrar ao público:

• Quantas pessoas você serviu
• De que maneira você os serviu
• A eficácia do seu trabalho
• Quais segmentos de seus doadores ajudaram mais
• O impacto direto causado

Nesse sentido, seu relatório anual também é uma maneira de destacar seus principais doadores pelo nome e reconhecer seus esforços. No entanto, esse tipo de perfil não se restringe apenas ao seu relatório anual. É uma tática que pode e deve ser usada o ano todo em coisas como boletins informativos, materiais de marketing, e-mails e mídias sociais para mostrar seu compromisso com sua organização.

4. Usar vídeo

O vídeo é um meio poderoso porque tem o potencial de capturar a imaginação e despertar emoções por meio de imagens vívidas, diálogos bem elaborados e música poderosa. É uma ferramenta comumente usada por organizações sem fins lucrativos para comercializar e se comunicar com o público e possui uma ampla variedade de casos de uso.

Por exemplo, o vídeo pode ser usado para reconhecer e agradecer de forma clara e simples os apoiadores por sua doação. Um vídeo de agradecimento de dois a cinco minutos não apenas envolverá seus doadores, mas é uma tática incendiária para promover e reconhecer publicamente o trabalho árduo de seus apoiadores dedicados.

O vídeo de agradecimento da The Nature Conservancy abaixo é um forte exemplo de quão eficaz pode ser um vídeo rápido e significativo. No vídeo, eles apresentam uma mensagem de seus beneficiários enviada diretamente aos doadores que diz: “Obrigado por sua doação”.

5. Organize um evento de cultivo

Um evento de cultivo de doadores oferece um ambiente divertido e social para sua organização sem fins lucrativos conhecer os doadores em um nível pessoal. Você pode apresentar sua necessidade pessoalmente por meio de uma experiência imersiva centrada em sua missão, impacto e trabalho. E quando se trata de convidar pessoas, esta é uma oportunidade para reunir novos doadores em potencial, doadores vencidos ou doadores poderosos: qualquer um que seja incentivado a apoiar sua missão participando.

Tenha em mente que este é um evento puramente social. A experiência geral não deve ser muito séria ou pesada, então tente evitar perguntas difíceis e, em vez disso, converse sobre os interesses de seus doadores. Ao longo do caminho, você pode espalhar informações sobre sua organização sem fins lucrativos, como histórias de sucesso ou o impacto que você causou.

Alguns participantes do seu evento podem ter uma prioridade mais alta do que outros com base em sua faixa financeira, tempo de relacionamento com sua organização sem fins lucrativos ou potencial para fazer um presente imediato. Certifique-se de planejar para esses indivíduos e como você pode avançar seu relacionamento com eles durante o evento.

6. Construa uma matriz de administração

Uma matriz de administração é uma ferramenta que se baseia nos níveis de doação dos doadores e é usada para determinar quais doadores recebem que tipo de administração da sua organização sem fins lucrativos. Normalmente, é segmentado com base em seus grupos de doadores-alvo e você pode torná-lo tão geral ou detalhado quanto desejar. Veja a matriz de administração de amostra abaixo de Recursos de treinamento para a comunidade ambiental:

O objetivo de uma matriz de administração é ajudar sua equipe sem fins lucrativos a permanecer consistente quando se trata de estratégias de comunicação e administração com cada grupo de doadores.

7. Envie cartas de agradecimento de doação

Uma das maneiras mais simples de agradecer a seus doadores e dar-lhes reconhecimento por sua doação é enviar uma carta de agradecimento a um doador. É crucial que você envie esta carta no máximo dois dias depois de receber a doação de alguém. Quanto mais você esperar, menos sincero será o seu agradecimento. Isso, por sua vez, cria uma experiência negativa do doador que pode proibir alguém de retornar para participar de futuras campanhas.

8. Priorize notas manuscritas

Além de enviar cartas de agradecimento de doação após a primeira doação, envie uma doação de agradecimento manuscrita. A sensação personalizada e íntima de uma nota manuscrita pode fazer com que o reconhecimento do seu doador seja mais significativo, já que você reservou um tempo para se sentar e escrever o agradecimento. Alguns momentos ideais para enviar uma nota manuscrita podem ser:

• Quando alguém faz uma segunda doação
• Depois que um doador comparecer ao seu evento
• No aniversário de sua primeira doação
• Em torno da temporada de férias
• Durante sua campanha doar terça-feira

Ao escrever sua carta do doador, certifique-se de mencionar o motivo da doação. Eles fizeram:

• Doar por causa da campanha peer-to-peer de seu amigo?
• Responder a um apelo direto?
• Designar um programa específico que eles mais gostam?

Quando você conhece a motivação por trás do presente, pode fornecer uma ou duas frases extras que falem sobre a importância do presente. Para um toque de importância adicional, peça ao seu conselho para assinar pessoalmente as cartas de agradecimento da doação.

9. Seja atencioso

Não importa como alguém decida apoiar sua organização sem fins lucrativos, cada interação que você tem com eles é uma oportunidade de construir um relacionamento vitalício e manter seu apoio nos próximos anos. Sob esse prisma, é importante que você fique atento aos detalhes pessoais observados em conversas, faladas ou escritas, com seus doadores.

Por exemplo, se alguém lhe disser que participará de um torneio de golfe beneficente no futuro, pergunte como foi o evento na próxima vez que você falar. São detalhes como este, e as pessoas sentindo que você os ouviu, que podem motivar alguém a retornar às suas campanhas uma e outra vez.

10. Resolva as Reclamações Rapidamente

Quando os doadores compartilham feedback, seja positivo ou negativo, eles estão abrindo linhas de comunicação com você. É fácil responder a um feedback positivo, mas quando alguém envia uma reclamação pode ser um pouco mais difícil. Independentemente disso, esta é uma oportunidade para sua organização sem fins lucrativos se envolver rapidamente com eles e, acima de tudo, agradecê-los por sua contribuição.

Quando você recebe uma reclamação, é importante que você resolva qualquer problema dentro de 24 horas. Se você não souber como responder a uma reclamação, uma abordagem simples em três frentes de “conscientizar, trabalhar e atualizar” será suficiente. Essencialmente, isso mostra que você está ciente da situação do doador, trabalhando no problema, e os atualizará assim que souber mais.

Se você puder cobrir essas três bases em tempo hábil, isso pode ajudar bastante a fazer com que os doadores se sintam apreciados e valorizados pela sua organização sem fins lucrativos. Nunca se esqueça de agradecê-los por problemas à tona. Não é um agradecimento tradicional como você normalmente enviaria a alguém quando faz uma doação, mas não deixa de ser importante.

11. Envie cartões de aniversário

Envie um cartão de aniversário personalizado para seus doadores um ano após a primeira doação. Para mostrar ainda mais sua gratidão nessas cartas de doadores, peça ao presidente do seu conselho, diretor executivo ou CEO para assinar.

Certifique-se de comemorar outros marcos importantes na afiliação vitalícia de um doador com sua organização sem fins lucrativos, como seus aniversários de cinco, 10, 15 e 20 anos. Quanto mais tempo alguém estiver com sua organização sem fins lucrativos, mais personalizado e emocionante você poderá tornar seu cartão. Você pode até considerar enviar um incentivo especial de agradecimento, como uma camiseta exclusiva, para marcos maiores.

12. Mídias Sociais

A mídia social é um canal poderoso que sua organização sem fins lucrativos pode aproveitar para agradecer a doadores grandes e pequenos. Cada plataforma tem vantagens e desvantagens, mas todas possuem altas taxas médias mensais de usuários:

• Facebook: 2,32 bilhões de usuários em todo o mundo
• Twitter: 326 milhões de usuários em todo o mundo
• Instagram: 1 bilhão de usuários em todo o mundo

Quando você agradece aos doadores nas mídias sociais, eles ficam entusiasmados com o fato de sua organização sem fins lucrativos estar lhes dando um alô. Além disso, também promove sua missão, campanhas e apoiadores dedicados para o resto do mundo fora de sua rede de doadores. Você pode criar um gráfico como o Team Rubicon fez abaixo e, em seguida, marcar todos os seus apoiadores relevantes na postagem de mídia social:

Para garantir que você tenha as informações corretas de mídia social de seus doadores, adicione um campo em seu formulário de doação para coletar seus nomes de usuário.

13. Falar ao Telefone

As ligações telefônicas são formas de comunicação profundamente pessoais e podem construir laços de confiança e autenticidade entre você e seus doadores. Priorize agendar um horário em sua agenda para falar com os doadores por telefone. Por exemplo, talvez você escolha um grande doador por mês e faça um esforço conjunto para conhecê-lo.

Às vezes, pode ser mais fácil se envolver em uma ligação telefônica se você tiver um propósito por trás de sua divulgação. Você pode usar esta oportunidade para pedir a opinião deles sobre coisas como:

• A consistência da sua marca
• Quão eficaz você é na demonstração de impacto
• O que eles gostam nas suas campanhas
• Se eles fariam algo diferente

14. Distribuir Álbuns de Fotos

Quando você encerra uma campanha de arrecadação de fundos ou termina um projeto importante, é uma regra geral compartilhar os resultados com seus apoiadores. Afinal, foram eles que ajudaram a financiar seu trabalho. Você pode usar este momento como uma oportunidade para ir além de um simples agradecimento de doação e encantá-los com um livro de fotos.

Pegue as fotos mais poderosas, engraçadas, emocionantes e orientadas para resultados que você tem do seu projeto e monte-as em um breve livreto de fotos para seus doadores. Este livro de fotos é uma evidência tangível de como suas doações foram usadas: eles podem vê-lo, tocá-lo e compartilhá-lo.

Pode ser difícil encontrar o orçamento para enviar um para cada doador, então considere fazer isso para seus doadores maiores ou mais dedicados. Você pode até incluir isso em sua matriz de administração como uma opção em potencial.

15. Faça um tour

Aproveite qualquer chance que puder para conectar fisicamente os doadores à sua organização sem fins lucrativos. Por exemplo, você pode convidar doadores poderosos para visitar sua sede para um tour exclusivo. No caminho, eles podem se envolver com outros doadores como eles, conhecer sua equipe e até mesmo fazer pequenas reuniões com sua equipe. Isso pode consolidar seu relacionamento nos próximos anos.

Agradecer seus apoiadores é uma necessidade. Não só ajuda a fortalecer os relacionamentos com seus doadores, como também é uma ótima estratégia de retenção. Se você estiver procurando por mais insights e tendências importantes que possam ajudar em seus esforços de retenção, leia nosso relatório State of Modern Philanthropy .

E se deixamos alguma maneira criativa de agradecer fora desta lista, poste-a nos comentários.

Nota do editor: Esta postagem foi publicada inicialmente em 2015 e atualizada recentemente para refletir as práticas recomendadas atuais.

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