15 formas creativas de agradecer a los donantes por las donaciones

Una de las cosas más importantes que puede hacer para ayudar a sus donantes es decir: “Gracias”.

Los profesionales sin fines de lucro saben que agradecer a los donantes no es solo una expresión de gratitud y buenos modales, sino una forma de construir relaciones. Cuando se realiza correctamente, el reconocimiento del donante puede fomentar futuras donaciones y la participación continua, ya sea como voluntario, recaudador de fondos o convirtiéndose en embajador.

A continuación, reunimos 15 formas creativas y significativas en las que puede decir gracias para deleitar a sus seguidores y profundizar su relación con ellos.

Domine su estrategia de administración de donantes en la principal conferencia sin fines de lucro

1. Muestre aprecio en su sitio web

Dado que muchas personas visitan su sitio web principal, es un excelente lugar para mostrar el aprecio público por y para sus seguidores. Para aprovechar esta oportunidad, puede desarrollar una sección en su sitio web que reconozca el compromiso de sus seguidores: donantes únicos, donantes recurrentes, recaudadores de fondos entre pares, etc.

Puede publicar mensajes en esta parte de su sitio que promuevan su agradecimiento y muestren su aprecio por el tiempo, el esfuerzo y el impacto que estas personas han tenido en su organización sin fines de lucro. Esta es una conexión personal con sus seguidores que puede impulsar el compromiso con las campañas de recaudación de fondos y la lealtad a su organización. Para nombres más importantes, donantes y socios, puede subir la apuesta y llamarlos de una manera más predominante como lo hace aquí el Banco de Alimentos del Condado de Santa Bárbara.

2. Envía un Paquete de Bienvenida

Un paquete de bienvenida es una forma efectiva de educar a los nuevos donantes sobre su organización sin fines de lucro y al mismo tiempo mostrarles que se preocupa por su decisión de apoyar su misión. En ese sentido, es importante que envíe el paquete a sus nuevos donantes a más tardar dos semanas después de que hayan hecho su primera donación.

Por lo general, los paquetes de bienvenida van más allá de las simples cartas de agradecimiento de donación, aunque ciertamente es un elemento a incluir. También pueden incluir elementos como fotografías de sus beneficiarios, una historia bien escrita sobre el impacto de su organización sin fines de lucro o incluso pequeños obsequios como una camiseta, una calcomanía o un marcador.

Recuerde, este es un paquete diseñado como una forma creativa de agradecer y dar la bienvenida a los donantes a su comunidad. No debe ser una lista larga de series, hechos o cifras sobre tu organización sin fines de lucro. Muestre la diferencia que su organización sin fines de lucro ha hecho en el mundo y deje que los donantes sepan cómo han ayudado.

3. Perfile a los donantes en sus comunicaciones

El informe anual de su organización sin fines de lucro es el lugar donde recopila información sobre el impacto que han tenido sus donantes y cómo se eleva hasta sus logros y progreso generales para el año. En otras palabras, es una forma de mostrarle al público:

• A cuantas personas has servido
• De qué manera les serviste
• La eficacia de su trabajo.
• Qué segmentos de sus donantes ayudaron más
• El impacto directo producido

En ese sentido, su informe anual también es una forma de destacar a sus principales donantes por su nombre y reconocer sus esfuerzos. Sin embargo, este tipo de elaboración de perfiles no se limita únicamente a su informe anual. Es una táctica que puede y debe usarse durante todo el año en boletines, materiales de marketing, correos electrónicos y redes sociales para mostrar su compromiso con su organización.

4. Usar vídeo

El video es un medio poderoso porque tiene el potencial de capturar la imaginación y despertar emociones a través de imágenes vívidas, diálogos bien elaborados y música poderosa. Es una herramienta comúnmente utilizada por organizaciones sin fines de lucro para comercializar y comunicarse con el público, y tiene una amplia variedad de casos de uso.

Por ejemplo, el video se puede usar para reconocer y agradecer de manera clara y simple a los seguidores por su donación. Un video de agradecimiento de dos a cinco minutos no solo involucrará a sus donantes, sino que es una táctica incendiaria para promover y reconocer públicamente el arduo trabajo de sus dedicados seguidores.

El siguiente video de agradecimiento de The Nature Conservancy es un claro ejemplo de cuán efectivo y significativo puede ser. En el video, presentan un mensaje de sus beneficiarios enviado directamente a los donantes que dice: "Gracias por su donación".

5. Organice un evento de cultivo

Un evento de cultivo de donantes proporciona un entorno divertido y social para que su organización sin fines de lucro conozca a los donantes a nivel personal. Puede presentar su necesidad cara a cara a través de una experiencia inmersiva centrada en su misión, impacto y trabajo. Y cuando se trata de invitar a personas, esta es una oportunidad para reunir a posibles nuevos donantes, donantes no activos o donantes poderosos: cualquier persona que se anime a apoyar su misión asistiendo.

Tenga en cuenta que este es un evento puramente social. La experiencia general no debe ser demasiado seria o pesada, así que trate de evitar preguntas difíciles y, en su lugar, participe en conversaciones sobre los intereses de sus donantes. En el camino, puede agregar cositas sobre su organización sin fines de lucro, como historias de éxito o el impacto que ha tenido.

Algunos asistentes a su evento pueden ser una prioridad más alta que otros en función de su soporte financiero, la duración de la relación con su organización sin fines de lucro o el potencial para hacer un regalo inmediato. Asegúrese de planificar para estas personas y cómo puede hacer avanzar su relación con ellas durante el evento.

6. Construya una matriz de administración

Una matriz de administración es una herramienta que se basa en los niveles de donaciones de los donantes y se utiliza para determinar qué donantes reciben qué tipo de administración de su organización sin fines de lucro. Por lo general, está segmentado en función de los grupos de donantes objetivo y puede hacerlo tan general o detallado como desee. Revise la matriz de administración de muestra a continuación de Recursos de capacitación para la comunidad ambiental:

El propósito de una matriz de administración es ayudar al personal de su organización sin fines de lucro a mantener la coherencia en lo que respecta a las estrategias de comunicación y administración con cada grupo de donantes.

7. Enviar cartas de agradecimiento por donación

Una de las formas más sencillas de agradecer a sus donantes y darles reconocimiento por su regalo es enviar una carta de agradecimiento al donante. Es crucial que envíe esta carta no más de dos días después de recibir la donación de alguien. Cuanto más espere, menos sincero podría sentirse su agradecimiento. Eso, a su vez, crea una experiencia de donante negativa que podría prohibir que alguien regrese para participar en campañas futuras.

8. Prioriza las notas escritas a mano

Más allá de simplemente enviar cartas de agradecimiento por donación después de la primera donación, envíe un agradecimiento por donación escrito a mano. La sensación personalizada e íntima de una nota escrita a mano puede hacer que su reconocimiento como donante se sienta más significativo, ya que se tomó el tiempo para sentarse y escribir el agradecimiento. Algunos momentos ideales para enviar una nota escrita a mano podrían ser:

• Cuando alguien hace una segunda donación
• Después de que un donante asista a su evento
• En el aniversario de su primera donación
• Alrededor de la temporada de vacaciones
• Durante su campaña Giving Tuesday

Cuando escriba su carta de donante, asegúrese de hacer referencia a su razón para donar. Hicieron ellos:

• ¿Dar debido a la campaña entre pares de su amigo?
• ¿Responder a una apelación directa?
• ¿Designar un programa específico que les guste más?

Cuando conoce la motivación detrás de su regalo, puede proporcionar una oración adicional o dos que hablen sobre la importancia de su regalo. Para darle un toque de importancia adicional, pídale a su junta directiva que firme personalmente las cartas de agradecimiento por la donación.

9. Sea considerado

No importa cómo alguien decida apoyar a su organización sin fines de lucro, cada interacción que tenga con ellos es una oportunidad para construir una relación de por vida y conservar su apoyo en los años venideros. En ese sentido, es importante que se mantenga atento a los detalles personales que observa en una conversación, ya sea hablada o escrita, con sus donantes.

Por ejemplo, si alguien le dice que participará en un torneo de golf benéfico en el futuro, pregúntele cómo estuvo el evento la próxima vez que hable. Son detalles como este, y la gente que siente que los ha escuchado, lo que puede motivar a alguien a volver a sus campañas una y otra vez.

10. Resuelva las quejas rápidamente

Cuando los donantes comparten comentarios, ya sean positivos o negativos, abren líneas de comunicación con usted. Es fácil responder a comentarios positivos, pero cuando alguien envía una queja, puede ser un poco más difícil. De todos modos, esta es una oportunidad para que su organización sin fines de lucro interactúe rápidamente con ellos y, sobre todo, les agradezca su aporte.

Cuando recibe una queja, es importante que resuelva cualquier problema dentro de las 24 horas. Si no sabe cómo responder a una queja, bastará con un enfoque simple de tres vertientes: “conocer, trabajar y actualizar”. Esencialmente, esto demuestra que está al tanto de la situación del donante, que está trabajando en el problema y que lo actualizará tan pronto como sepa más.

Si puede cubrir estas tres bases de manera oportuna, puede contribuir en gran medida a que los donantes se sientan apreciados y valorados por su organización sin fines de lucro. Nunca olvide agradecerles por los problemas que surgen. No es un agradecimiento tradicional como el que normalmente enviarías a alguien cuando hace una donación, pero no obstante es importante.

11. Enviar tarjetas de aniversario

Envíe una tarjeta de aniversario personalizada a sus donantes un año después de que hayan hecho su primera donación. Para mostrar aún más su gratitud en estas cartas de donantes, pídale al presidente de su junta, director ejecutivo o director ejecutivo que firme.

Asegúrese de celebrar otros hitos importantes en la afiliación de por vida de un donante con su organización sin fines de lucro, como sus aniversarios de cinco, 10, 15 y 20 años. Cuanto más tiempo haya estado alguien en su organización sin fines de lucro, más personalizada y emocionante podrá hacer su tarjeta. Incluso puede considerar enviar un incentivo de agradecimiento especial, como una camiseta exclusiva, para hitos más importantes.

12. Redes sociales

Las redes sociales son un canal poderoso que su organización sin fines de lucro puede aprovechar para agradecer a los donantes grandes y pequeños. Cada plataforma tiene ventajas y desventajas, pero todas cuentan con altas tasas de usuarios mensuales promedio:

• Facebook: 2.320 millones de usuarios en todo el mundo
• Twitter: 326 millones de usuarios en todo el mundo
• Instagram: mil millones de usuarios en todo el mundo

Cuando agradece a los donantes en las redes sociales, se sienten emocionados de que su organización sin fines de lucro los esté saludando. Más allá de eso, también promueve su misión, campañas y seguidores dedicados al resto del mundo fuera de su red de donantes. Puede crear un gráfico como lo hizo Team Rubicon a continuación y luego etiquetar a todos sus seguidores relevantes en la publicación de las redes sociales:

Para asegurarse de tener la información correcta de las redes sociales de sus donantes, agregue un campo en su formulario de donación para recopilar sus nombres de usuario.

13. Hablar por teléfono

Las llamadas telefónicas son formas de comunicación profundamente personales y pueden crear lazos de confianza y autenticidad entre usted y sus donantes. Haga que sea una prioridad programar tiempo en su calendario para hablar con los donantes por teléfono. Por ejemplo, tal vez elija un donante importante al mes y haga un esfuerzo concertado para conocerlo.

A veces, puede ser más fácil participar en una llamada telefónica si tiene un propósito detrás de su alcance. Puede aprovechar esta oportunidad para pedirles su opinión sobre cosas como:

• Consistencia de tu marca
• Qué tan efectivo eres para mostrar el impacto
• Lo que les gusta de tus campañas
• Si hicieran algo diferente

14. Distribuya libros de fotos

Cuando finaliza una campaña de recaudación de fondos o finaliza un proyecto importante, es una regla general compartir los resultados con sus seguidores. Después de todo, ellos son los que ayudaron a financiar tu trabajo. Puedes usar este momento como una oportunidad para ir más allá de una simple donación gracias y deleitarlos con un libro de fotos.

Tome las fotos más poderosas, divertidas, conmovedoras y orientadas a los resultados que tenga de su proyecto y únalas en un breve folleto de fotos para sus donantes. Este libro de fotos es una evidencia tangible de cómo se usaron sus donaciones: pueden verlo, tocarlo y compartirlo.

Puede ser difícil encontrar el presupuesto para enviar uno a todos y cada uno de los donantes, así que considere hacer esto para sus donantes más grandes o más dedicados. Incluso puede incluir esto en su matriz de administración como una opción potencial.

15. Dar un recorrido

Aproveche cualquier oportunidad que pueda para conectar físicamente a los donantes con su organización sin fines de lucro. Por ejemplo, puede invitar a importantes donantes a visitar su sede para realizar un recorrido exclusivo. En el camino, pueden relacionarse con otros donantes como ellos, conocer a su personal e incluso tener pequeñas reuniones con su equipo. Esto puede cimentar su relación en los años venideros.

Agradecer a sus seguidores es una necesidad. No solo ayuda a fortalecer las relaciones con sus donantes, es una excelente estrategia de retención. Si está buscando más información clave y tendencias que puedan ayudarlo con sus esfuerzos de retención, lea nuestro informe Estado de la filantropía moderna .

Y si dejamos algunas formas creativas de decir gracias fuera de esta lista, publíquelas en los comentarios.

Nota del editor: esta publicación se publicó inicialmente en 2015 y se actualizó recientemente para reflejar las mejores prácticas actuales.

Cree un flujo sostenible de ingresos