15 Cara Kreatif untuk Berterima Kasih kepada Donatur atas Donasinya

Salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan untuk mengelola donor Anda adalah mengatakan: “Terima kasih.”

Para profesional nirlaba tahu bahwa berterima kasih kepada para donatur bukan hanya sebagai ungkapan rasa terima kasih dan sopan santun, tetapi lebih sebagai cara untuk membangun hubungan. Jika dilakukan dengan benar, pengakuan donor dapat mendorong pemberian hadiah di masa depan dan keterlibatan yang berkelanjutan, apakah itu menjadi sukarelawan, penggalangan dana, atau menjadi duta besar.

Di bawah ini, kami mengumpulkan 15 cara kreatif dan bermakna untuk mengucapkan terima kasih untuk menyenangkan pendukung Anda dan memperdalam hubungan Anda dengan mereka.

Kuasai Strategi Penatagunaan Donor Anda di Konferensi Nirlaba Terkemuka

1. Tunjukkan Apresiasi di Website Anda

Karena begitu banyak orang datang melalui situs web utama Anda, ini adalah tempat yang tepat untuk menunjukkan apresiasi publik tentang dan untuk pendukung Anda. Untuk memanfaatkan peluang ini, Anda dapat mengembangkan bagian di situs web Anda yang mengakui komitmen pendukung Anda: donatur satu kali, pemberi berulang, penggalangan dana peer-to-peer, dll.

Anda dapat mengeposkan pesan ke bagian situs ini yang mempromosikan rasa terima kasih Anda dan menunjukkan penghargaan Anda atas waktu, upaya, dan dampak yang telah dilakukan orang-orang ini terhadap organisasi nirlaba Anda. Ini adalah hubungan pribadi dengan pendukung Anda yang dapat meningkatkan keterlibatan dengan kampanye penggalangan dana dan loyalitas kepada organisasi Anda. Untuk nama yang lebih besar, donor, dan mitra, Anda dapat menaikkan taruhan dan memanggil mereka dengan cara yang lebih dominan seperti yang dilakukan Food Bank Santa Barbara County di sini.

2. Kirim Paket Selamat Datang

Paket selamat datang adalah cara yang efektif untuk mendidik donor baru tentang lembaga nonprofit Anda sekaligus menunjukkan kepada mereka bahwa Anda peduli dengan keputusan mereka untuk mendukung misi Anda. Sehubungan dengan itu, penting bagi Anda untuk mengirimkan paket tersebut kepada pendonor baru Anda selambat-lambatnya dua minggu setelah mereka memberikan hadiah pertama mereka.

Biasanya, paket selamat datang lebih dari sekadar surat ucapan terima kasih sumbangan, meskipun itu tentu saja merupakan elemen yang harus disertakan. Mereka juga dapat menyertakan item seperti foto penerima manfaat Anda, cerita yang ditulis dengan baik tentang dampak organisasi nirlaba Anda, atau bahkan hadiah kecil seperti kaos, stiker, atau bookmark.

Ingat, ini adalah paket yang dirancang sebagai cara kreatif untuk mengucapkan terima kasih dan menyambut para donatur di komunitas Anda. Seharusnya tidak menjadi daftar cucian seri, fakta, atau angka tentang organisasi nirlaba Anda. Tunjukkan perbedaan yang telah dibuat oleh lembaga nonprofit Anda di dunia, dan beri tahu donatur bagaimana mereka telah membantu.

3. Profil Donor di Komunikasi Anda

Laporan tahunan lembaga nonprofit Anda adalah tempat Anda mengumpulkan informasi seputar dampak yang telah dibuat oleh donor Anda dan bagaimana hal itu meningkatkan pencapaian dan kemajuan Anda secara keseluruhan untuk tahun ini. Dengan kata lain, ini adalah cara Anda dapat menunjukkan kepada publik:

• Berapa banyak orang yang telah Anda layani?
• Dengan cara apa Anda melayani mereka?
• Efektivitas pekerjaan Anda
• Segmen mana dari donatur Anda yang paling membantu
• Dampak langsung yang dibuat

Dalam nada itu, laporan tahunan Anda juga merupakan cara untuk menyoroti pendonor Anda yang paling berkontribusi dengan nama dan mengakui upaya mereka. Namun, jenis profiling ini tidak terbatas hanya pada laporan tahunan Anda. Ini adalah taktik yang dapat, dan harus, digunakan sepanjang tahun dalam hal-hal seperti buletin, materi pemasaran, email, dan media sosial untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap organisasi Anda.

4. Gunakan Video

Video adalah media yang kuat karena memiliki potensi untuk menangkap imajinasi dan membangkitkan emosi melalui gambar yang hidup, dialog yang dibuat dengan baik, dan musik yang kuat. Ini adalah alat yang biasa digunakan oleh lembaga nonprofit untuk memasarkan dan berkomunikasi dengan publik, dan memiliki berbagai macam kasus penggunaan.

Misalnya, video dapat digunakan untuk secara jelas dan sederhana mengakui dan berterima kasih kepada pendukung atas donasi mereka. Video terima kasih berdurasi dua hingga lima menit tidak hanya akan melibatkan donor Anda, tetapi juga merupakan taktik pembakar untuk mempromosikan dan mengakui kerja keras para pendukung Anda yang berdedikasi secara publik.

Video ucapan terima kasih dari The Nature Conservancy di bawah ini adalah contoh yang kuat tentang betapa efektifnya waktu yang cepat dan bermakna. Dalam video tersebut, mereka menampilkan pesan dari penerima manfaat yang dikirim langsung ke donatur yang mengatakan: “Terima kasih atas donasi Anda.”

5. Menyelenggarakan Acara Kultivasi

Acara budidaya donor memberikan suasana yang menyenangkan dan sosial bagi organisasi nirlaba Anda untuk mengenal donor secara pribadi. Anda dapat menyampaikan kebutuhan Anda secara langsung melalui pengalaman mendalam yang berpusat pada misi, dampak, dan pekerjaan Anda. Dan ketika datang untuk mengundang orang, ini adalah kesempatan untuk menyatukan donor baru yang potensial, donor lama, atau donor pembangkit tenaga listrik: siapa saja yang akan didorong untuk mendukung misi Anda dengan hadir.

Perlu diingat bahwa ini adalah acara sosial murni. Pengalaman keseluruhan tidak boleh terlalu serius atau berat, jadi cobalah untuk menghindari pertanyaan yang sulit dan alih-alih terlibat dalam percakapan tentang minat donor Anda. Sepanjang jalan Anda dapat memercikkan informasi kecil tentang organisasi nirlaba Anda seperti kisah sukses atau dampak yang Anda buat.

Beberapa peserta di acara Anda mungkin menjadi prioritas yang lebih tinggi daripada yang lain berdasarkan kelompok keuangan mereka, lamanya hubungan dengan lembaga nonprofit Anda, atau potensi untuk memberikan hadiah langsung. Pastikan Anda merencanakan untuk orang-orang ini dan bagaimana Anda dapat memajukan hubungan Anda dengan mereka selama acara tersebut.

6. Bangun Matriks Penatalayanan

Matriks penatagunaan adalah alat yang didasarkan pada tingkat pemberian donor dan digunakan untuk menentukan donor mana yang menerima jenis penatagunaan apa dari lembaga nonprofit Anda. Ini biasanya tersegmentasi berdasarkan kelompok donor target Anda, dan Anda dapat membuatnya sebagai umum atau rinci yang Anda inginkan. Lihat contoh matriks penatagunaan di bawah ini dari Sumber Daya Pelatihan untuk Komunitas Lingkungan:

Tujuan matriks penatagunaan adalah untuk membantu staf nirlaba Anda tetap konsisten dalam hal komunikasi dan strategi penatagunaan dengan setiap kelompok donor.

7. Kirim Donasi Surat Terima Kasih

Salah satu cara paling sederhana untuk berterima kasih kepada donor Anda dan memberi mereka pengakuan atas hadiah mereka adalah dengan mengirim surat terima kasih kepada donor. Sangat penting bahwa Anda mengirim surat ini tidak lebih dari dua hari setelah Anda menerima sumbangan seseorang. Semakin lama Anda menunggu, semakin tidak tulus rasa terima kasih Anda. Itu, pada gilirannya, menciptakan pengalaman donor negatif yang dapat melarang seseorang untuk kembali berpartisipasi dalam kampanye di masa depan.

8. Prioritaskan Catatan Tulisan Tangan

Lebih dari sekadar mengirimkan surat ucapan terima kasih setelah donasi pertama, kirimkan donasi tulisan tangan terima kasih. Perasaan pribadi dan intim dari catatan tulisan tangan dapat membuat pengakuan donor Anda terasa lebih bermakna, karena Anda meluangkan waktu untuk duduk dan menulis terima kasih. Beberapa waktu yang ideal untuk mengirim catatan tulisan tangan adalah:

• Ketika seseorang memberikan sumbangan kedua
• Setelah donor menghadiri acara Anda
• Pada ulang tahun donasi pertama mereka
• Sekitar musim liburan
• Selama kampanye Giving Tuesday Anda

Saat Anda menulis surat donor Anda, pastikan untuk merujuk alasan mereka memberi. Apakah mereka:

• Memberi karena kampanye peer-to-peer teman mereka?
• Menanggapi banding langsung?
• Tentukan program tertentu yang paling mereka sukai?

Ketika Anda mengetahui motivasi di balik pemberian mereka, Anda dapat memberikan satu atau dua kalimat tambahan yang berbicara tentang pentingnya pemberian mereka. Untuk sentuhan tambahan yang penting, minta dewan Anda untuk secara pribadi menandatangani surat ucapan terima kasih donasi.

9. Bijaksana

Tidak peduli bagaimana seseorang memutuskan untuk mendukung organisasi nirlaba Anda, setiap interaksi yang Anda lakukan dengan mereka adalah kesempatan untuk membangun hubungan seumur hidup dan mempertahankan dukungan mereka selama bertahun-tahun yang akan datang. Dalam hal itu, penting bagi Anda untuk tetap memikirkan detail pribadi yang Anda amati dalam percakapan, baik lisan maupun tulisan, dengan para donatur Anda.

Misalnya, jika seseorang memberi tahu Anda bahwa mereka akan berpartisipasi dalam turnamen golf amal di masa mendatang, tanyakan bagaimana acara tersebut saat Anda berbicara berikutnya. Detailnya seperti ini, dan orang-orang merasa bahwa Anda telah mendengarnya, yang dapat memotivasi seseorang untuk kembali ke kampanye Anda berkali-kali.

10. Menyelesaikan Keluhan dengan Cepat

Ketika para donor berbagi umpan balik, baik positif maupun negatif, mereka membuka jalur komunikasi dengan Anda. Sangat mudah untuk menanggapi umpan balik positif, tetapi ketika seseorang mengirim keluhan, itu bisa menjadi sedikit lebih sulit. Terlepas dari itu, ini adalah kesempatan bagi lembaga nonprofit Anda untuk segera terlibat dengan mereka dan, di atas segalanya, berterima kasih atas masukan mereka.

Saat Anda mendapatkan keluhan, penting bagi Anda untuk menyelesaikan masalah apa pun dalam waktu 24 jam. Jika Anda tidak tahu bagaimana menanggapi keluhan, pendekatan tiga cabang sederhana "sadar, bekerja, dan update" sudah cukup. Pada dasarnya, ini menunjukkan bahwa Anda mengetahui situasi donor, mengatasi masalah, dan akan memperbaruinya segera setelah Anda mengetahui lebih banyak.

Jika Anda dapat mencakup ketiga dasar ini dalam waktu yang tepat, itu bisa sangat membantu membuat para donor merasa dihargai dan dihargai oleh organisasi nirlaba Anda. Jangan pernah lupa untuk berterima kasih kepada mereka karena telah memunculkan masalah. Ini bukan ucapan terima kasih tradisional seperti yang biasanya Anda kirimkan kepada seseorang ketika mereka memberikan sumbangan, tetapi tetap penting.

11. Kirim Kartu Peringatan

Kirim kartu ulang tahun yang dipersonalisasi ke pendonor Anda satu tahun setelah mereka memberikan donasi pertama mereka. Untuk lebih menunjukkan rasa terima kasih Anda dalam surat-surat donor ini, mintalah ketua dewan, direktur eksekutif, atau CEO Anda untuk menandatangani.

Pastikan untuk merayakan tonggak penting lainnya dalam afiliasi seumur hidup donor dengan organisasi nirlaba Anda, seperti peringatan lima, 10, 15, dan 20 tahun mereka. Semakin lama seseorang bergabung dengan lembaga nonprofit Anda, semakin personal dan menarik Anda dapat membuat kartu Anda. Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk mengirimkan insentif terima kasih khusus, seperti kaos eksklusif, untuk pencapaian yang lebih besar.

12. Media Sosial

Media sosial adalah saluran yang kuat yang dapat dimanfaatkan oleh lembaga nonprofit Anda untuk berterima kasih kepada para donatur besar dan kecil. Setiap platform memiliki kelebihan dan kekurangan, tetapi semuanya membanggakan tingkat rata-rata pengguna bulanan yang tinggi:

• Facebook: 2,32 miliar pengguna di seluruh dunia
• Twitter: 326 juta pengguna di seluruh dunia
• Instagram: 1 miliar pengguna di seluruh dunia

Saat Anda berterima kasih kepada para donatur di media sosial, mereka merasa senang karena lembaga nonprofit Anda memberi tahu mereka. Selain itu, ini juga mempromosikan misi, kampanye, dan pendukung Anda yang berdedikasi ke seluruh dunia di luar jaringan donor Anda. Anda dapat membuat grafik seperti yang dilakukan Team Rubicon di bawah, lalu menandai semua pendukung Anda yang relevan di pos media sosial:

Untuk memastikan Anda memiliki informasi media sosial yang benar dari donatur, tambahkan kolom pada formulir donasi Anda untuk mengumpulkan nama pengguna mereka.

13. Bicara di Telepon

Panggilan telepon adalah bentuk komunikasi yang sangat pribadi, dan dapat membangun ikatan kepercayaan dan keaslian antara Anda dan donor Anda. Jadikan prioritas untuk menjadwalkan waktu di kalender Anda untuk berbicara dengan donor melalui telepon. Misalnya, mungkin Anda memilih satu donor utama dalam sebulan dan melakukan upaya bersama untuk mengenal mereka.

Terkadang, akan lebih mudah untuk terlibat dalam panggilan telepon jika Anda memiliki tujuan di balik penjangkauan Anda. Anda dapat menggunakan kesempatan ini untuk meminta pendapat mereka tentang hal-hal seperti:

• Konsistensi merek Anda
• Seberapa efektif Anda dalam menampilkan dampak
• Apa yang mereka sukai dari kampanye Anda
• Jika mereka akan melakukan sesuatu yang berbeda

14. Bagikan Buku Foto

Saat Anda menyelesaikan kampanye penggalangan dana, atau menyelesaikan proyek besar, merupakan aturan umum untuk membagikan hasil dengan pendukung Anda. Bagaimanapun, merekalah yang membantu mendanai pekerjaan Anda. Anda dapat menggunakan momen ini sebagai kesempatan untuk melampaui donasi sederhana, terima kasih dan bahagiakan mereka dengan buku foto.

Ambil foto paling kuat, lucu, menghangatkan hati, dan berorientasi pada hasil yang Anda miliki dari proyek Anda dan kumpulkan menjadi buklet foto singkat untuk donatur Anda. Buku foto ini adalah bukti nyata bagaimana sumbangan mereka digunakan: mereka dapat melihatnya, menyentuhnya, dan membagikannya.

Mungkin sulit untuk menemukan anggaran untuk mengirim satu ke setiap donor, jadi pertimbangkan untuk melakukan ini untuk donor Anda yang lebih besar atau lebih berdedikasi. Anda bahkan dapat memasukkan ini ke dalam matriks penatagunaan Anda sebagai opsi potensial.

15. Berikan Tur

Ambil kesempatan apa pun yang Anda bisa untuk menghubungkan donatur secara fisik dengan lembaga nonprofit Anda. Misalnya, Anda dapat mengundang donor pembangkit tenaga listrik untuk mengunjungi kantor pusat Anda untuk tur eksklusif. Dalam perjalanannya, mereka dapat terlibat dengan donor lain seperti mereka, bertemu dengan staf Anda, dan bahkan mengadakan pertemuan kecil dengan tim Anda. Ini dapat memperkuat hubungan Anda selama bertahun-tahun yang akan datang.

Berterima kasih kepada pendukung Anda adalah suatu keharusan. Tidak hanya membantu memperkuat hubungan dengan donor Anda, ini adalah strategi retensi yang hebat. Jika Anda mencari lebih banyak wawasan dan tren utama yang dapat membantu upaya retensi Anda, baca laporan Filantropi Modern kami.

Dan jika kami meninggalkan cara kreatif untuk mengucapkan terima kasih dari daftar ini, silakan kirimkan di komentar.

Catatan Editor: Postingan ini awalnya diterbitkan pada tahun 2015 dan baru-baru ini diperbarui untuk mencerminkan praktik terbaik saat ini.

Bangun Aliran Pendapatan Berkelanjutan