เหตุใดระบบ DAM จึงต้องการการจัดการข้อมูลเมตาเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

บทความนี้แสดงความสำคัญของการจัดการข้อมูลเมตาในระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องโดยรวมในระบบนิเวศข้อมูลทั้งหมดขององค์กร

คาดว่าจะเติบโตจาก 2.44 พันล้านดอลลาร์ในปี 2560 เป็น 5.66 พันล้านดอลลาร์ในปี 2565 การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ได้กลายเป็นพื้นฐานในสแต็คเทคโนโลยีระดับองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงการเติบโตมหาศาลในสินทรัพย์ดิจิทัลและการจัดการในแนวดิ่งของอุตสาหกรรม

รากฐานที่สำคัญของระบบ DAM คือข้อมูลเมตาที่ช่วยระบุและกำหนดสินทรัพย์ต่างๆ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลเมตาไม่สามารถจำกัดเพียงการทำแผนที่ทุกส่วนของข้อมูลที่เป็นของสินทรัพย์ดิจิทัลเหล่านี้

เพื่อให้บรรลุผลประโยชน์ทางธุรกิจของข้อมูลเมตาอย่างเต็มที่ การเชื่อมโยงระหว่างการจัดประเภทข้อมูลกับอนุกรมวิธานข้อมูลและนโยบายที่เปิดใช้งานโดยข้อมูลเมตาในระบบ DAM มีความสำคัญเท่าเทียมกัน เมื่อข้อมูลเมตาได้รับการจัดการด้วยมุมมองทางธุรกิจและด้านเทคนิค องค์กรไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากศูนย์อีกต่อไปในระหว่างการริเริ่มข้อมูลใหม่แต่ละครั้ง

แนวทางปฏิบัติด้านข้อมูลเมตาที่มีประสิทธิภาพช่วยอำนวยความสะดวกในประสิทธิภาพที่ดีขึ้น ความโปร่งใสของกระบวนการ และปรับปรุงความเร็วในฟังก์ชันต่างๆ ขององค์กร นอกจากนี้ยังกำหนดเส้นทางสำหรับธุรกิจในการสร้างผลประโยชน์ที่มากขึ้น เช่น เวลาในการออกสู่ตลาดที่เร็วขึ้น ความสอดคล้องของแบรนด์และการกำกับดูแล ประสบการณ์ของลูกค้าที่ได้รับการปรับปรุง และการสร้างรายได้

หากไม่มีข้อมูลเมตา วัตถุประสงค์ของระบบ DAM ก็เกือบจะสูญหายไป ตั้งแต่การทำความเข้าใจว่าสามารถใช้รูปภาพในสถานที่ใดสถานที่หนึ่ง ไปจนถึงการปฏิบัติตามข้อจำกัดใดๆ ของเนื้อหาหรือไม่ เมตาดาต้าจะเดินทางไปพร้อมกับเนื้อหา ทำให้ง่ายต่อการมั่นใจได้ว่าเนื้อหาจะไม่ถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด

มาดูรายละเอียดกันว่าการจัดการข้อมูลเมตาใดบ้างที่สามารถเปิดใช้งานได้ในระบบ DAM

1. การค้นหาและระบุทรัพย์สิน

ข้อมูลเมตาในระบบ DAM กำหนดบริบทและให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินทรัพย์ดิจิทัล เช่น วิดีโอ เอกสารประกอบการขาย รูปภาพ ฯลฯ และอาจรวมถึงมาตรฐานและแบบจำลอง ตลอดจนองค์ประกอบทางยุทธวิธี เช่น คำศัพท์และอนุกรมวิธานที่มีการควบคุม

การแท็กสินทรัพย์เหล่านี้ด้วยฟิลด์ข้อมูลเมตาพื้นฐานเพียงไม่กี่ฟิลด์ เช่น ชื่อ ข้อมูลใบอนุญาต และคำหลักสามารถช่วยในการค้นหาและระบุตำแหน่งสินทรัพย์จากไลบรารี นอกจากนี้ นักวิทยาศาสตร์ด้านข้อมูลสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเดียวกันได้ด้วยการแท็กข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องเพื่อดึงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการนำทางและตัดสินใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับชุดข้อมูลดังกล่าว

2. การสร้างห้องสมุดสื่อ

ระบบ DAM ที่ทันสมัยช่วยให้องค์กรสามารถสร้างเมตาแท็กและฟิลด์ที่กำหนดเองได้ ทำให้พนักงานทั่วทั้งองค์กรสามารถจัดกลุ่มและเข้าถึงส่วนย่อยของเนื้อหาโดยการสร้างไลบรารีสื่อเดียว ซึ่งรวมถึงการเพิ่มและแก้ไขค่าในช่องข้อมูลเมตา การเพิ่มและการลบการแปลแบบคงที่ การสร้างเวอร์ชันของเนื้อหา การตรวจทานเนื้อหา การใส่คำอธิบายประกอบเกี่ยวกับเนื้อหา และอื่นๆ อีกมากมาย

นอกจากนี้ ไลบรารีสื่อยังทำให้สามารถค้นหาได้จากแผนกต่างๆ ผ่านข้อมูลเมตา และช่วยประหยัดเวลาเมื่อระบุหรือเพิ่มชุดข้อมูลใหม่

3. การจัดการสิทธิ์ดิจิทัล

ข้อมูลเมตาบังคับใช้ความโปร่งใสและความยุติธรรมในการจัดการสิทธิ์ดิจิทัลโดยจัดการกับสิทธิ์ในทรัพย์สินทางปัญญา ความเป็นส่วนตัว สิทธิ์ใช้งาน และประเด็นการรักษาความลับ มันทำในลักษณะที่แสดงข้อมูลหรือทำให้สามารถเข้าถึงได้ผ่านแพลตฟอร์มที่หลากหลาย

นอกจากนี้ ข้อมูลสินทรัพย์ทั้งหมดในไลบรารีส่วนรวมจะรวมฟิลด์ข้อมูลเมตาเพื่อจับการละเมิดลิขสิทธิ์ สิ่งนี้จะเพิ่มความน่าเชื่อถือในชุดข้อมูลเวอร์ชันต่างๆ โดยทำให้ไฟล์ที่จำเป็นเป็นปัจจุบันในขณะที่ติดตามข้อมูลลิขสิทธิ์

4. มาตรฐานข้อมูลเมตา

เนื่องจากการใช้ซ้ำของข้อมูลเมตาที่มีอยู่เป็นสิ่งจำเป็นในการบรรลุความสามารถในการทำงานร่วมกันระหว่างชุดข้อมูลเมตา สคีมาการพัฒนาข้อมูลเมตาที่มีโครงสร้างอย่างดีจึงส่งเสริมการนำข้อมูลมาใช้ในวงกว้าง การกำหนดมาตรฐาน และความสามารถในการทำงานร่วมกันโดยอำนวยความสะดวกในการค้นพบและการติดป้ายกำกับชุดข้อมูลใหม่ในสาขาต่างๆ และชุมชนแห่งการปฏิบัติ

นอกจากนี้ ข้อมูลเมตายังช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะถูกแท็กหรือติดธงโดยอัตโนมัติด้วยการบันทึกโฟลว์เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ จึงรับรองมาตรฐานในรูปแบบที่ส่งต่อไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก ลูกค้า หรือภายในองค์กร

5. การกำหนดเวอร์ชัน

เนื่องจากข้อมูลเมตามีบทบาทสำคัญในการจัดโครงสร้างไฟล์และเนื้อหาจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องรวมข้อมูลเมตาในการกำหนดเวอร์ชันของเอกสาร เนื่องจากจะอธิบายและบันทึกองค์ประกอบต่างๆ เช่น การอนุมัติเอกสาร คำอธิบายเนื้อหา การตัดสินใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในเนื้อหาได้ดีที่สุด หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ก่อนหน้านี้เพื่อให้พนักงานติดตามการคูณสินทรัพย์และการควบคุมเวอร์ชันฝึกปฏิบัติได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ ผู้ใช้หลายรายสามารถเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดของข้อมูลและเนื้อหาอื่นๆ ได้ ในขณะที่หลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นกับสถานะหลักของเวอร์ชันข้อมูล

ทุกโซลูชัน DAM สมัยใหม่นำเสนอความสามารถในการจัดการข้อมูลเมตาด้านบนเพื่อจัดหมวดหมู่ จัดเก็บ และค้นหาเนื้อหาจากที่เก็บข้อมูลหลายแห่ง นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาในการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูล ทำให้ผู้ใช้ทางธุรกิจสามารถใช้เนื้อหาของตนได้จริงโดยกำหนดความเกี่ยวข้องของข้อมูลเมตาผ่านหลักเกณฑ์ด้านภาพ ระเบียบข้อบังคับ ภาพลักษณ์ของแบรนด์ และอื่นๆ

นอกจากนี้ยังช่วยให้ศึกษาการกระจายและการใช้ข้อมูลในเชิงลึกยิ่งขึ้น โดยเพิ่มสถิติการเข้าถึงหรือการมีส่วนร่วมของเนื้อหาภาพและภาพและเสียงโดยใช้ข้อมูล เช่น ประเภทผลิตภัณฑ์ กลุ่มผลิตภัณฑ์ ชื่อสื่อ แท็ก แบรนด์ บริษัทสาขา และอื่นๆ บน.

ตั้งแต่คำอธิบาย โครงสร้าง การบริหาร ไปจนถึงการสร้าง การจัดการข้อมูลเมตาที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงต้นทุนการผลิต ปรับปรุงการทำงานร่วมกันอย่างสร้างสรรค์ และการกระจายเนื้อหาทางการตลาดที่ดีขึ้น

การใช้ Schema Metadata แบบองค์รวมเพื่อให้เข้าใจชุดข้อมูลและปลดล็อกคุณค่าได้ดียิ่งขึ้น

ความสำเร็จของกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับ DAM นั้นขึ้นอยู่กับสคีมาข้อมูลเมตาแบบองค์รวมเป็นอย่างมาก ไม่เพียงแต่เพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของระบบเนื้อหาโดยการปลดล็อกความสามารถในการนำเข้า ค้นพบ และแบ่งปันหรือแจกจ่ายสินทรัพย์ แต่ยังทำหน้าที่พิเศษ เช่น การเก็บรักษาไฟล์และการเก็บถาวร การเข้าถึงและการค้นหา การจัดการไฟล์ และ เผยแพร่

สิ่งนี้จะสร้างรากฐานสำหรับกลยุทธ์ DAM ที่สร้างผลกำไร ซึ่งองค์กรต่างๆ สามารถจัดหมวดหมู่ จัดเก็บ และค้นหาเนื้อหาในลักษณะที่ควบคุมได้ ในขณะเดียวกันก็มีส่วนช่วยในการขยายความต้องการทางธุรกิจ

กลยุทธ์การจัดการข้อมูลเมตาที่ประสบความสำเร็จในโซลูชัน DAM จำเป็นต้องรวมการผสานรวมและการเผยแพร่ข้อมูลเมตา การรวบรวมและการจัดเก็บ และการกำกับดูแลเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องโดยรวมในระบบนิเวศข้อมูลทั้งหมดขององค์กร

นอกจากนี้ ในระหว่างการรวบรวมข้อมูลเมตาจากชุดข้อมูล การระบุแหล่งที่มาภายในและภายนอกทั้งหมดสามารถทำได้ผ่านที่เก็บข้อมูลเมตาดาต้า การสร้างแบบจำลองข้อมูล และเครื่องมือการกำหนดมาตรฐาน

ด้วยการรับรองโครงสร้างการกำกับดูแลข้อมูลเมตาที่ถูกต้อง ธุรกิจสามารถเข้าใจและปลดล็อกคุณค่าที่เป็นไปได้ของชุดข้อมูลได้ดีขึ้นด้วยการทบทวนความรับผิดชอบ วงจรชีวิต และสถิติของข้อมูลเมตา และความแตกต่างของการผสานรวมข้อมูลเมตาระหว่างกระบวนการขององค์กร

แหล่งที่มา