Perché i sistemi DAM hanno bisogno della gestione dei metadati per le massime prestazioni?

Questo articolo illustra l'importanza della gestione dei metadati in un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) per garantire una coerenza generale nell'intero ecosistema di dati di un'organizzazione.

Si stima che crescerà da 2,44 miliardi di dollari nel 2017 a 5,66 miliardi di dollari entro il 2022, la gestione delle risorse digitali (DAM) è diventata fondamentale nello stack tecnologico aziendale, soprattutto considerando la crescita mastodontica delle risorse digitali e la sua gestione nei verticali del settore.

La pietra angolare dei sistemi DAM sono i metadati che aiutano a identificare e definire vari asset. Tuttavia, i metadati non possono limitarsi alla mappatura di ogni dato appartenente a queste risorse digitali.

Per ottenere pienamente i vantaggi aziendali dei metadati, il collegamento tra la classificazione dei dati alla tassonomia delle informazioni e le politiche abilitate dai metadati nel sistema DAM è altrettanto vitale. Quando i metadati vengono gestiti sia dal punto di vista aziendale che tecnico, le organizzazioni non devono più ricominciare da capo durante ogni nuova iniziativa relativa ai dati.

Pratiche di metadati efficaci facilitano una migliore efficienza, trasparenza dei processi e una maggiore velocità tra le funzioni aziendali. Ciò consente inoltre all'azienda di ottenere maggiori vantaggi come un time-to-market più rapido, coerenza e governance del marchio, esperienze dei clienti migliorate e generazione di entrate.

Senza metadati, lo scopo di un sistema DAM è quasi perso. Dalla comprensione se un'immagine può essere utilizzata in una posizione particolare al rispetto di eventuali restrizioni su un contenuto, i metadati viaggiano con la risorsa, rendendo più facile garantire che le risorse non vengano abusate.

Diamo uno sguardo dettagliato a ciò che la gestione dei metadati può abilitare in un sistema DAM.

1. Ricerca e identificazione delle risorse

I metadati in un sistema DAM definiscono il contesto e forniscono informazioni sulle risorse digitali come video, materiali di vendita, immagini, ecc. e possono includere standard e modelli, nonché elementi tattici come vocabolari controllati e tassonomie.

Contrassegnare queste risorse con solo alcuni campi di metadati di base come titolo, informazioni sulla licenza e parole chiave può aiutare nella ricerca e nell'identificazione della posizione della risorsa dalla libreria. Inoltre, contrassegnando i metadati sottostanti, i data scientist possono analizzarli per trarre informazioni su come navigare e prendere ulteriori decisioni su detti set di dati.

2. Creazione della libreria multimediale

Un moderno sistema DAM consente alle organizzazioni di creare meta tag e campi personalizzati, consentendo ai dipendenti dell'organizzazione di raggrupparsi e accedere a frammenti di contenuto creando un'unica libreria multimediale. Ciò include l'aggiunta e la modifica di valori nei campi dei metadati, l'aggiunta e l'eliminazione di rappresentazioni statiche, la creazione di versioni delle risorse, l'esecuzione di attività di revisione sulle risorse, l'annotazione delle risorse e molto altro.

Inoltre, una libreria multimediale è resa ricercabile in diversi reparti attraverso i metadati e consente di risparmiare tempo durante l'identificazione o l'aggiunta di nuovi set di dati.

3. Gestione dei diritti digitali

I metadati rafforzano la trasparenza e l'equità nell'organizzazione della gestione dei diritti digitali affrontando questioni relative a diritti di proprietà intellettuale, privacy, licenze e riservatezza; è fatto in un modo in cui rende le informazioni o le rende accessibili su una varietà di piattaforme.

Inoltre, tutti i record delle risorse nella libreria collettiva includono campi di metadati per rilevare le violazioni del copyright. Ciò aumenta l'affidabilità in varie versioni dei set di dati mantenendo aggiornati i file necessari e tenendo traccia delle informazioni sul copyright.

4. Standardizzazione dei metadati

Poiché il riutilizzo dei metadati esistenti è essenziale per raggiungere l'interoperabilità tra i set di metadati, uno schema di sviluppo dei metadati ben strutturato promuove l'adozione, la standardizzazione e l'interoperabilità più ampie facilitando la scoperta e la rietichettatura dei set di dati in diverse discipline e comunità di pratica.

Inoltre, i metadati garantiscono che tutti i dati sensibili vengano automaticamente contrassegnati o contrassegnati con l'acquisizione del flusso per facilitare la conformità ai requisiti normativi, garantendo così la standardizzazione nei formati che vengono inviati agli stakeholder esterni, ai clienti o all'interno dell'organizzazione.

5. Controllo delle versioni

Poiché i metadati svolgono un ruolo importante nella strutturazione di grandi quantità di file e contenuti, è essenziale includere i metadati nel controllo delle versioni dei documenti poiché descrivono e registrano al meglio elementi come l'approvazione dei documenti, le descrizioni dei contenuti, eventuali decisioni delle parti interessate sul contenuto, gli errori evitati in precedenza per rendere più facile per i dipendenti tenere traccia della moltiplicazione delle risorse e fare pratica con il controllo delle versioni.

Inoltre, più utenti possono apportare modifiche alle definizioni dei dati e ad altre risorse evitando potenziali conflitti con lo stato principale della versione dei dati.

Ogni moderna soluzione DAM offre le capacità di gestione dei metadati di cui sopra per classificare, archiviare e cercare contenuti in più repository di dati. Consente inoltre di risparmiare tempo nel controllo della conformità dei dati, consentendo agli utenti aziendali di utilizzare effettivamente i propri contenuti stabilendo la pertinenza dei propri metadati tramite linee guida visive, normative, immagine del marchio e altro ancora.

Inoltre, consente uno studio più approfondito della distribuzione e dell'utilizzo dei dati, arricchendo le statistiche di copertura o coinvolgimento dei contenuti visivi e audiovisivi utilizzando informazioni come il tipo di prodotto, la gamma di prodotti, il titolo del media, il tag, il marchio, la filiale e così via su.

Che vanno da descrittivo, strutturale, amministrativo a generato, la corretta gestione dei metadati è fondamentale per migliorare i costi di produzione, snellire la collaborazione creativa e una migliore distribuzione dei contenuti di marketing.

Implementazione di uno schema olistico di metadati per comprendere meglio i set di dati e sbloccarne il valore

Il successo di qualsiasi strategia relativa a DAM dipende fortemente da uno schema di metadati olistico. Non solo aumenta il ritorno sull'investimento (ROI) di un sistema di contenuti sbloccando la capacità di ingerire, scoprire e condividere o distribuire risorse, ma svolge anche funzioni uniche come la conservazione e l'archiviazione dei file, l'accesso e la ricerca, la manipolazione dei file e editoria.

Ciò getta ulteriormente le basi per una strategia DAM redditizia in cui le aziende possono classificare, archiviare e cercare contenuti in modo governato, contribuendo al contempo all'espansione delle esigenze aziendali.

Una strategia di successo di gestione dei metadati in una soluzione DAM deve incorporare l'integrazione e la pubblicazione dei metadati, l'acquisizione e l'archiviazione e la governance per garantire una coerenza generale nell'intero ecosistema di dati di un'organizzazione.

Inoltre, durante la raccolta di metadati dai set di dati, è possibile identificare tutte le fonti interne ed esterne tramite archivi di metadati, modelli di dati e strumenti di standardizzazione.

Garantendo la corretta struttura di governance dei metadati, un'azienda può comprendere e sbloccare meglio il valore potenziale dei suoi set di dati con una revisione della responsabilità, dei cicli di vita e delle statistiche dei metadati e di quanto sia diversa l'integrazione dei metadati nei processi organizzativi.

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