Mengapa Sistem DAM Membutuhkan Manajemen Metadata untuk Performa Puncak?

Artikel ini menunjukkan pentingnya manajemen metadata dalam sistem manajemen aset digital (DAM) untuk memastikan konsistensi keseluruhan di seluruh ekosistem data organisasi.

Diperkirakan tumbuh dari USD 2,44 miliar pada tahun 2017 menjadi USD 5,66 miliar pada tahun 2022, manajemen aset digital (DAM) telah menjadi fundamental dalam tumpukan teknologi perusahaan, terutama mengingat pertumbuhan raksasa dalam aset digital dan pengelolaannya di seluruh vertikal industri.

Landasan sistem DAM adalah metadata yang membantu mengidentifikasi dan menentukan berbagai aset. Namun, metadata tidak hanya terbatas pada pemetaan setiap bagian data yang dimiliki aset digital ini.

Untuk sepenuhnya mencapai manfaat bisnis metadata, hubungan antara klasifikasi data dengan taksonomi informasi dan kebijakan yang diaktifkan oleh metadata dalam sistem DAM sama pentingnya. Ketika metadata dikelola dengan sudut pandang bisnis dan teknis, organisasi tidak perlu lagi memulai dari awal selama setiap inisiatif data baru.

Praktik metadata yang efektif memfasilitasi efisiensi yang lebih baik, transparansi proses, dan peningkatan kecepatan di seluruh fungsi perusahaan. Ini juga menetapkan jalan bagi bisnis untuk memperoleh manfaat yang lebih besar seperti waktu pemasaran yang lebih cepat, konsistensi dan tata kelola merek, pengalaman pelanggan yang lebih baik, dan perolehan pendapatan.

Tanpa metadata, tujuan sistem DAM hampir hilang. Dari memahami apakah suatu gambar dapat digunakan di lokasi tertentu hingga mematuhi batasan apa pun pada suatu konten, metadata berjalan bersama aset, membuatnya lebih mudah untuk memastikan aset tidak disalahgunakan.

Mari kita lihat secara mendetail tentang apa yang dapat diaktifkan oleh manajemen metadata dalam sistem DAM.

1. Pencarian dan Identifikasi Aset

Metadata dalam sistem DAM menetapkan konteks dan memberikan informasi tentang aset digital seperti video, jaminan penjualan, gambar, dll., dan dapat mencakup standar dan model, serta elemen taktis seperti kosakata dan taksonomi yang dikendalikan.

Memberi tag pada aset ini hanya dengan beberapa bidang metadata dasar seperti judul, informasi lisensi, dan kata kunci dapat membantu dalam mencari dan mengidentifikasi lokasi aset dari perpustakaan. Selain itu, dengan menandai metadata yang mendasarinya, ilmuwan data dapat menganalisis hal yang sama untuk menarik wawasan tentang cara menavigasi dan membuat keputusan lebih lanjut pada kumpulan data tersebut.

2. Pembuatan Perpustakaan Media

Sistem DAM modern memungkinkan organisasi membuat tag dan bidang meta khusus, memungkinkan karyawan di seluruh organisasi untuk mengelompokkan dan mengakses fragmen konten dengan membuat pustaka media tunggal. Ini termasuk menambahkan dan mengedit nilai di bidang metadata, menambahkan dan menghapus rendisi statis, membuat versi aset, melakukan tugas peninjauan pada aset, membuat anotasi aset, dan banyak lagi.

Selain itu, perpustakaan media dibuat dapat dicari di berbagai departemen melalui metadata dan menghemat waktu saat mengidentifikasi atau menambahkan kumpulan data baru.

3. Manajemen Hak Digital

Metadata menegakkan transparansi dan keadilan dalam mengatur manajemen hak digital dengan menangani hak kekayaan intelektual, privasi, lisensi, dan masalah kerahasiaan; itu dilakukan dengan cara memberikan informasi atau membuatnya dapat diakses melalui berbagai platform.

Selain itu, semua catatan aset di perpustakaan kolektif menyertakan bidang metadata untuk menangkap pelanggaran hak cipta. Hal ini meningkatkan keandalan dalam berbagai versi kumpulan data dengan menjaga file yang diperlukan tetap mutakhir saat melacak informasi hak cipta.

4. Standarisasi Metadata

Karena penggunaan kembali metadata yang ada sangat penting dalam mencapai interoperabilitas di antara kumpulan metadata, skema pengembangan metadata yang terstruktur dengan baik mendorong adopsi, standarisasi, dan interoperabilitas yang lebih luas dengan memfasilitasi penemuan dan pelabelan ulang kumpulan data di berbagai disiplin ilmu dan komunitas praktik.

Juga, metadata memastikan bahwa setiap data sensitif secara otomatis ditandai atau ditandai dengan menangkap aliran untuk memfasilitasi kepatuhan dengan persyaratan peraturan, sehingga memastikan standarisasi dalam format yang didorong ke pemangku kepentingan eksternal, pelanggan atau internal dalam organisasi.

5. Pembuatan versi

Karena metadata memainkan peran penting dalam menyusun sejumlah besar file dan konten, penting untuk menyertakan metadata dalam pembuatan versi dokumen karena paling baik menggambarkan dan merekam elemen seperti persetujuan dokumen, deskripsi konten, keputusan pemangku kepentingan yang dibuat atas konten, kesalahan dihindari sebelumnya untuk memudahkan karyawan melacak penggandaan aset dan mempraktikkan kontrol versi.

Selain itu, beberapa pengguna dapat membuat perubahan pada definisi data dan aset lainnya sambil menghindari potensi konflik dengan status utama versi data.

Setiap solusi DAM modern menawarkan kemampuan manajemen metadata di atas untuk mengkategorikan, menyimpan, dan mencari konten di beberapa repositori data. Ini juga menghemat waktu dalam memeriksa kepatuhan data, memungkinkan pengguna bisnis untuk benar-benar menggunakan konten mereka dengan menetapkan relevansi metadata mereka melalui pedoman visual, peraturan, citra merek, dan banyak lagi.

Selain itu, memungkinkan studi yang lebih mendalam tentang distribusi dan penggunaan data dengan memperkaya statistik jangkauan atau keterlibatan konten visual dan audiovisual menggunakan informasi seperti jenis produk, rangkaian produk, judul media, tag, merek, anak perusahaan, dan sebagainya. pada.

Mulai dari deskriptif, struktural, administratif hingga yang dihasilkan, manajemen metadata yang tepat adalah kunci untuk meningkatkan biaya produksi, merampingkan kolaborasi kreatif, dan distribusi konten pemasaran yang lebih baik.

Menerapkan Skema Metadata Holistik untuk Lebih Memahami Kumpulan Data dan Membuka Nilainya

Keberhasilan setiap strategi terkait DAM sangat bergantung pada skema metadata holistik. Ini tidak hanya meningkatkan laba atas investasi (ROI) dari sistem konten dengan membuka kunci kemampuan untuk menelan, menemukan, dan berbagi atau mendistribusikan aset, tetapi juga melakukan fungsi unik seperti pelestarian dan pengarsipan file, mengakses dan mencari, manipulasi file, dan penerbitan.

Ini selanjutnya membangun fondasi untuk strategi DAM yang menguntungkan di mana perusahaan dapat mengkategorikan, menyimpan, dan mencari konten dengan cara yang diatur sambil berkontribusi untuk memperluas kebutuhan bisnis.

Strategi manajemen metadata yang sukses dalam Solusi DAM perlu menggabungkan integrasi dan publikasi metadata, pengambilan dan penyimpanan, serta tata kelola untuk memastikan konsistensi keseluruhan dalam seluruh ekosistem data organisasi.

Selain itu, selama pengumpulan metadata dari kumpulan data, mengidentifikasi semua sumber internal dan eksternal dapat dicapai melalui repositori metadata, pemodelan data, dan alat standarisasi.

Dengan memastikan struktur tata kelola metadata yang tepat, bisnis dapat lebih memahami dan membuka nilai potensial dari kumpulan datanya dengan meninjau tanggung jawab, siklus hidup, dan statistik metadata dan betapa berbedanya integrasi metadata di seluruh proses organisasi.

Sumber