¿Por qué los sistemas DAM necesitan gestión de metadatos para un rendimiento máximo?

Este artículo muestra la importancia de la gestión de metadatos en un sistema de gestión de activos digitales (DAM) para garantizar una coherencia general en todo el ecosistema de datos de una organización.

Con un crecimiento estimado de USD 2440 millones en 2017 a USD 5660 millones para 2022, la gestión de activos digitales (DAM) se ha vuelto fundamental en la pila de tecnología empresarial, especialmente considerando el enorme crecimiento de los activos digitales y su gestión en las industrias verticales.

La piedra angular de los sistemas DAM son los metadatos que ayudan a identificar y definir varios activos. Sin embargo, los metadatos no pueden limitarse únicamente a mapear cada dato perteneciente a estos activos digitales.

Para lograr plenamente los beneficios comerciales de los metadatos, el vínculo entre la clasificación de datos con la taxonomía de la información y las políticas habilitadas por los metadatos en el sistema DAM es igualmente vital. Cuando los metadatos se gestionan tanto desde el punto de vista comercial como técnico, las organizaciones ya no necesitan comenzar desde cero durante cada nueva iniciativa de datos.

Las prácticas efectivas de metadatos facilitan una mejor eficiencia, transparencia de procesos y velocidad mejorada en todas las funciones empresariales. Esto también establece el camino para que la empresa acumule mayores beneficios, como un tiempo de comercialización más rápido, coherencia y gobernanza de la marca, mejores experiencias de los clientes y generación de ingresos.

Sin metadatos, el propósito de un sistema DAM casi se pierde. Desde comprender si una imagen se puede usar en una ubicación particular hasta cumplir con cualquier restricción en una parte del contenido, los metadatos viajan con el activo, lo que facilita garantizar que no se abuse de los activos.

Echemos un vistazo detallado a lo que la gestión de metadatos puede habilitar en un sistema DAM.

1. Búsqueda e identificación de activos

Los metadatos en un sistema DAM establecen el contexto y brindan información sobre activos digitales, como videos, garantías de ventas, imágenes, etc., y pueden incluir estándares y modelos, así como elementos tácticos, como taxonomías y vocabularios controlados.

Etiquetar estos activos con solo unos pocos campos de metadatos básicos, como el título, la información de la licencia y las palabras clave, puede ayudar a buscar e identificar la ubicación del activo en la biblioteca. Además, al etiquetar los metadatos subyacentes, los científicos de datos pueden analizarlos para obtener información sobre cómo navegar y tomar decisiones adicionales sobre dichos conjuntos de datos.

2. Creación de biblioteca de medios

Un sistema DAM moderno permite a las organizaciones crear metaetiquetas y campos personalizados, lo que permite a los empleados de toda la organización agruparse y acceder a fragmentos de contenido mediante la creación de una única biblioteca de medios. Esto incluye agregar y editar valores en los campos de metadatos, agregar y eliminar representaciones estáticas, crear versiones de activos, realizar tareas de revisión en activos, anotar activos y mucho más.

Además, una biblioteca de medios se puede buscar en diferentes departamentos a través de metadatos y ahorra tiempo al identificar o agregar nuevos conjuntos de datos.

3. Gestión de derechos digitales

Los metadatos hacen cumplir la transparencia y la equidad en la organización de la gestión de derechos digitales al abordar los problemas de derechos de propiedad intelectual, privacidad, licencias y confidencialidad; se hace de una manera en la que brinda información o la hace accesible a través de una variedad de plataformas.

Además, todos los registros de activos en la biblioteca colectiva incluyen campos de metadatos para capturar infracciones de derechos de autor. Esto aumenta la confiabilidad en varias versiones de conjuntos de datos al mantener actualizados los archivos necesarios mientras se rastrea la información de derechos de autor.

4. Estandarización de Metadatos

Dado que la reutilización de los metadatos existentes es esencial para lograr la interoperabilidad entre los conjuntos de metadatos, un esquema de desarrollo de metadatos bien estructurado promueve una adopción, estandarización e interoperabilidad más amplias al facilitar el descubrimiento y el reetiquetado de conjuntos de datos en diversas disciplinas y comunidades de práctica.

Además, los metadatos garantizan que los datos confidenciales se etiqueten o marquen automáticamente con la captura del flujo para facilitar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, lo que garantiza la estandarización en los formatos que se envían a las partes interesadas externas, los clientes o internamente dentro de la organización.

5. Versionado

Dado que los metadatos desempeñan un papel importante en la estructuración de grandes cantidades de archivos y contenido, es esencial incluir metadatos en el control de versiones de los documentos, ya que describen y registran mejor elementos como la aprobación del documento, las descripciones del contenido, las decisiones de las partes interesadas sobre el contenido y los errores evitados. previamente para facilitar a los empleados el seguimiento de la multiplicación de activos y practicar el control de versiones.

Además, varios usuarios pueden realizar cambios en sus definiciones de datos y otros activos mientras evitan posibles conflictos con el estado principal de la versión de datos.

Todas las soluciones DAM modernas ofrecen las capacidades de administración de metadatos anteriores para categorizar, almacenar y buscar contenido en múltiples repositorios de datos. También ahorra tiempo al verificar el cumplimiento de los datos, lo que permite a los usuarios comerciales usar su contenido al establecer la relevancia de sus metadatos a través de pautas visuales, regulaciones, imagen de marca y más.

Además, permite un estudio más profundo de la distribución y el uso de los datos al enriquecer las estadísticas de alcance o participación del contenido visual y audiovisual utilizando información como el tipo de producto, la gama de productos, el título del medio, la etiqueta, la marca, la subsidiaria, etc. sobre.

Desde descriptivos, estructurales, administrativos hasta generados, la gestión adecuada de los metadatos es clave para mejorar los costos de producción, agilizar la colaboración creativa y distribuir mejor el contenido de marketing.

Implementación de un esquema de metadatos holístico para comprender mejor los conjuntos de datos y desbloquear su valor

El éxito de cualquier estrategia relacionada con DAM depende en gran medida de un esquema de metadatos holístico. No solo aumenta el retorno de la inversión (ROI) de un sistema de contenido al desbloquear la capacidad de ingerir, descubrir y compartir o distribuir activos, sino que también realiza funciones únicas como la preservación y el archivo de archivos, el acceso y la búsqueda, la manipulación de archivos y publicación.

Esto sienta aún más las bases para una estrategia DAM rentable en la que las empresas pueden categorizar, almacenar y buscar contenido de manera controlada, al mismo tiempo que contribuyen a expandir las necesidades comerciales.

Una estrategia exitosa de administración de metadatos en una solución DAM debe incorporar la integración y publicación, captura y almacenamiento de metadatos y control para garantizar que haya una coherencia general en todo el ecosistema de datos de una organización.

Además, durante la recopilación de metadatos de conjuntos de datos, la identificación de todas las fuentes internas y externas se puede lograr a través de repositorios de metadatos, modelado de datos y herramientas de estandarización.

Al garantizar la estructura de gobierno de metadatos correcta, una empresa puede comprender mejor y desbloquear el valor potencial de sus conjuntos de datos con una revisión de la responsabilidad, los ciclos de vida y las estadísticas de los metadatos y cuán diferente es la integración de metadatos en los procesos organizacionales.

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