Pourquoi les systèmes DAM ont-ils besoin d'une gestion des métadonnées pour des performances optimales ?

Cet article présente l'importance de la gestion des métadonnées dans un système de gestion des actifs numériques (DAM) pour assurer une cohérence globale dans l'ensemble de l'écosystème de données d'une organisation.

Estimée pour passer de 2,44 milliards USD en 2017 à 5,66 milliards USD d'ici 2022, la gestion des actifs numériques (DAM) est devenue fondamentale dans la pile technologique de l'entreprise, en particulier compte tenu de la croissance gigantesque des actifs numériques et de leur gestion dans les secteurs verticaux de l'industrie.

La pierre angulaire des systèmes DAM sont les métadonnées qui aident à identifier et à définir divers actifs. Cependant, les métadonnées ne peuvent pas se limiter à cartographier chaque élément de données appartenant à ces actifs numériques.

Pour tirer pleinement parti des avantages commerciaux des métadonnées, le lien entre la classification des données et la taxonomie de l'information et les politiques rendues possibles par les métadonnées dans le système DAM est tout aussi vital. Lorsque les métadonnées sont gérées à la fois d'un point de vue commercial et technique, les organisations n'ont plus besoin de recommencer à zéro lors de chaque nouvelle initiative de données.

Des pratiques de métadonnées efficaces facilitent une meilleure efficacité, la transparence des processus et une vitesse améliorée dans les fonctions de l'entreprise. Cela ouvre également la voie à l'entreprise pour obtenir des avantages plus importants, tels qu'un délai de mise sur le marché plus rapide, la cohérence et la gouvernance de la marque, l'amélioration de l'expérience client et la génération de revenus.

Sans métadonnées, le but d'un système DAM est presque perdu. Qu'il s'agisse de comprendre si une image peut être utilisée dans un emplacement particulier ou de se conformer à toute restriction sur un élément de contenu, les métadonnées voyagent avec l'actif, ce qui permet de s'assurer plus facilement que les actifs ne sont pas abusés.

Examinons en détail ce que la gestion des métadonnées peut permettre dans un système DAM.

1. Recherche et identification d'actifs

Les métadonnées d'un système DAM définissent le contexte et fournissent des informations sur les actifs numériques tels que les vidéos, les supports de vente, les images, etc., et peuvent inclure des normes et des modèles, ainsi que des éléments tactiques tels que des vocabulaires contrôlés et des taxonomies.

L'étiquetage de ces actifs avec seulement quelques champs de métadonnées de base tels que le titre, les informations de licence et les mots-clés peut aider à rechercher et à identifier l'emplacement de l'actif dans la bibliothèque. De plus, en balisant les métadonnées sous-jacentes, les scientifiques des données peuvent les analyser pour tirer des enseignements sur la façon de naviguer et de prendre d'autres décisions sur lesdits ensembles de données.

2. Création de la médiathèque

Un système DAM moderne permet aux organisations de créer des balises méta et des champs personnalisés, permettant aux employés de toute l'organisation de se regrouper et d'accéder à des fragments de contenu en créant une seule médiathèque. Cela inclut l'ajout et la modification de valeurs dans les champs de métadonnées, l'ajout et la suppression de rendus statiques, la création de versions d'actifs, l'exécution de tâches de révision sur les actifs, l'annotation d'actifs, et bien plus encore.

De plus, une médiathèque est rendue consultable dans différents départements grâce aux métadonnées et permet de gagner du temps lors de l'identification ou de l'ajout de nouveaux ensembles de données.

3. Gestion des droits numériques

Les métadonnées renforcent la transparence et l'équité dans l'organisation de la gestion des droits numériques en traitant les droits de propriété intellectuelle, la vie privée, les licences et les problèmes de confidentialité ; cela se fait de manière à rendre l'information ou à la rendre accessible sur une variété de plates-formes.

De plus, tous les enregistrements d'actifs dans la bibliothèque collective incluent des champs de métadonnées pour capturer les violations de droits d'auteur. Cela augmente la fiabilité des différentes versions des ensembles de données en gardant les fichiers nécessaires à jour tout en suivant les informations de copyright.

4. Normalisation des métadonnées

Étant donné que la réutilisation des métadonnées existantes est essentielle pour assurer l'interopérabilité entre les ensembles de métadonnées, un schéma de développement de métadonnées bien structuré favorise l'adoption, la normalisation et l'interopérabilité plus larges en facilitant la découverte et le réétiquetage des ensembles de données dans diverses disciplines et communautés de pratique.

De plus, les métadonnées garantissent que toutes les données sensibles sont automatiquement étiquetées ou signalées avec la capture du flux pour faciliter la conformité aux exigences réglementaires, assurant ainsi la normalisation des formats qui sont transmis aux parties prenantes externes, aux clients ou en interne au sein de l'organisation.

5. Gestion des versions

Étant donné que les métadonnées jouent un rôle important dans la structuration de grandes quantités de fichiers et de contenu, il est essentiel d'inclure des métadonnées dans la version des documents car elles décrivent et enregistrent au mieux des éléments tels que l'approbation des documents, les descriptions de contenu, les décisions des parties prenantes prises sur le contenu, les erreurs évitées. auparavant pour permettre aux employés de suivre plus facilement la multiplication des actifs et de pratiquer le contrôle des versions.

De plus, plusieurs utilisateurs peuvent apporter des modifications à leurs définitions de données et à d'autres actifs tout en évitant les conflits potentiels avec l'état principal de la version des données.

Chaque solution DAM moderne offre les capacités de gestion des métadonnées ci-dessus pour catégoriser, stocker et rechercher du contenu dans plusieurs référentiels de données. Cela permet également de gagner du temps dans la vérification de la conformité des données, permettant aux utilisateurs professionnels d'utiliser réellement leur contenu en établissant la pertinence de leurs métadonnées via des directives visuelles, des réglementations, une image de marque, etc.

De plus, il permet une étude plus approfondie de la distribution et de l'utilisation des données en enrichissant les statistiques de portée ou d'engagement des contenus visuels et audiovisuels à l'aide d'informations telles que le type de produit, la gamme de produits, le titre du média, le tag, la marque, la filiale, etc. sur.

Qu'elles soient descriptives, structurelles, administratives ou générées, la bonne gestion des métadonnées est essentielle pour améliorer les coûts de production, rationaliser la collaboration créative et mieux distribuer le contenu marketing.

Mettre en œuvre un schéma de métadonnées holistique pour mieux comprendre les ensembles de données et libérer leur valeur

Le succès de toute stratégie liée au DAM dépend fortement d'un schéma de métadonnées holistique. Il augmente non seulement le retour sur investissement (ROI) d'un système de contenu en libérant la capacité d'ingérer, de découvrir et de partager ou de distribuer des actifs, mais exécute également des fonctions uniques telles que la préservation et l'archivage de fichiers, l'accès et la recherche, la manipulation de fichiers et édition.

Cela jette les bases d'une stratégie DAM rentable dans laquelle les entreprises peuvent catégoriser, stocker et rechercher du contenu de manière contrôlée tout en contribuant à l'expansion des besoins de l'entreprise.

Une stratégie de gestion des métadonnées réussie dans une solution DAM doit intégrer l'intégration et la publication, la capture et le stockage des métadonnées, ainsi que la gouvernance pour garantir une cohérence globale dans l'ensemble de l'écosystème de données d'une organisation.

De plus, lors de la collecte de métadonnées à partir d'ensembles de données, l'identification de toutes les sources internes et externes peut être réalisée via des référentiels de métadonnées, la modélisation des données et des outils de normalisation.

En garantissant la bonne structure de gouvernance des métadonnées, une entreprise peut mieux comprendre et libérer la valeur potentielle de ses ensembles de données grâce à un examen de la responsabilité, des cycles de vie et des statistiques des métadonnées et de la différence d'intégration des métadonnées dans les processus organisationnels.

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