คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการหักเงินเดือน

การดำเนินการจ่ายเงินเดือนนั้นซับซ้อนกว่าการคำนวณรายได้ของพนักงานและการตัดเช็คทุกงวดการจ่าย นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการหักเงินนั้นถูกต้องและนำออกจากเช็คเงินเดือนของพนักงานในเวลาที่เหมาะสม

การหักเงินเดือนสามารถบังคับหรือสมัครใจได้ และแตกต่างกันออกไปว่าต้องทำก่อนหรือหลังหักภาษี เพื่อช่วยให้เข้าใจได้ทั้งหมด คู่มือนี้จะแนะนำการหักเงินเดือนทั่วไป แจกแจงข้อกำหนด และสำรวจวิธีการคำนวณการหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง

การหักเงินเดือนคืออะไร?

การหักเงินเดือนคือเงินที่หักจากรายได้ของพนักงานในแต่ละงวดการจ่ายเพื่อชำระภาษี ผลประโยชน์ หรือค่าชดเชย เมื่อพิจารณารวมกันแล้ว การหักเงินเดือนแสดงถึงช่องว่างระหว่างรายได้รวมของพนักงานและรายได้สุทธิ

ตัวอย่างชั้นนำของการหักเงินเดือนรวมถึงต่อไปนี้:

• ภาษีเงินได้
• ภาษีประกันสังคม
• เมดิแคร์
• 401(k) ผลงาน
• การสนับสนุนเด็ก
• เบี้ยประกันทางการแพทย์ ทันตกรรม และสายตา

การหักเงินเดือนบังคับ

กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องระงับการหักเงินค่าจ้างบางส่วนและส่งไปยังหน่วยงานด้านภาษี การไม่ชำระภาษีเงินเดือนเต็มจำนวนและตรงเวลาอาจส่งผลให้เกิดค่าธรรมเนียมและค่าปรับจากกรมสรรพากร

ในการเริ่มต้นใช้งานการหักเงินเดือนภาคบังคับ การพิจารณาสถานะการทำงานของพนักงานแต่ละคนจะเป็นประโยชน์ โดยทั่วไปแล้ว นายจ้างไม่ต้องจัดการกับการหักเงินเดือนสำหรับผู้รับเหมาอิสระ เพียงแค่พนักงานของพวกเขา

หากพนักงานของคุณมีคุณสมบัติ คุณจะต้องทำการหักเงินเดือนดังต่อไปนี้:

ภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง

เปอร์เซ็นต์ของรายได้ของพนักงานถูกเก็บภาษีโดยรัฐบาลกลาง อัตราภาษีปี 2020 (ที่ครบกำหนด 15 เมษายน 2021) รวมเจ็ดวงเล็บตั้งแต่ 10% ถึง 37% อัตราภาษีของแต่ละบุคคลกำหนดโดยรายได้และสถานะการยื่น ซึ่งสามารถพบได้ในแบบฟอร์ม W-4 ของพนักงาน

พนักงานที่ทำเงินได้น้อยกว่า 9,875 ดอลลาร์เป็นไฟล์เดียวหรือแยกจากคู่สมรสมีอัตราภาษี 10% หากพวกเขาเป็นหัวหน้าครอบครัวหรือร่วมกันยื่น เกณฑ์ 10% จะเพิ่มขึ้นเป็น 14,100 ดอลลาร์และ 19,750 ดอลลาร์ตามลำดับ

เพื่อให้มีสิทธิ์ได้รับอัตราภาษี 37% พนักงานจะต้องทำเงิน 311,026 ดอลลาร์หากยื่นแยกจากคู่สมรส 518,401 ดอลลาร์หากยื่นแบบโสดหรือ 622,051 ดอลลาร์หากยื่นร่วมกัน

โปรดทราบว่า IRS สามารถอัปเดตช่วงรายได้สำหรับวงเล็บภาษีทุกปี

ภาษี FICA

ภาษีเงินสมทบประกันของรัฐบาลกลาง (FICA) มักถูกอ้างถึงโดยองค์ประกอบย่อยสองส่วน: ประกันสังคมและ Medicare การหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลางนี้ถูกแบ่งเท่าๆ กันระหว่างลูกจ้างและนายจ้าง

แทนที่จะใช้ระบบวงเล็บภาษี ภาษี FICA จะถูกคำนวณเป็นอัตราคงที่ของรายได้ของพนักงาน อัตราภาษีประกันสังคมอยู่ที่ 6.2% และเมดิแคร์อยู่ที่ 1.45% ทำให้หักเงินเดือนรวม 7.65% จากรายได้ของพนักงาน

อัตราภาษี FICA มีข้อแม้บางประการสำหรับพนักงานที่มีรายได้สูง ภาษีประกันสังคมมีขีดจำกัดฐานค่าจ้าง ซึ่งถือเป็นรายได้สูงสุดที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 6.2% สำหรับรายได้ในปี 2020 ฐานค่าจ้างประกันสังคมอยู่ที่ 137,700 ดอลลาร์ ในขณะที่วงเงินในปี 2564 เพิ่มขึ้นเป็น 142,800 ดอลลาร์

โดยไม่คำนึงถึงสถานะการยื่น พนักงานที่มีรายได้มากกว่า 200,000 เหรียญต่อปีจะต้องหักภาษี Medicare เพิ่มเติม 0.9% ด้วย ภาษีเพิ่มเติมนี้ใช้กับค่าจ้างที่เกินเกณฑ์ $200,000 เท่านั้น

ภาษีของรัฐและท้องถิ่น

โครงสร้างภาษีแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละรัฐ ในต้นปี 2564 เก้ารัฐไม่มีภาษีเงินได้สำหรับค่าจ้างหรือเงินเดือน ขณะที่รัฐอื่นๆ ใช้ภาษีเงินได้แบบอัตราคงที่หรือจบการศึกษา

สามารถเรียกเก็บภาษีเงินได้ท้องถิ่นเพิ่มเติมใน 17 รัฐ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรัฐ สิ่งเหล่านี้สามารถเรียกเก็บโดยเคาน์ตี เทศบาล เขตการศึกษา และเขตพิเศษอื่นๆ

เว้นแต่พนักงานของคุณอาศัยอยู่ในอลาสก้า ฟลอริดา เนวาดา นิวแฮมป์เชียร์ เซาท์ดาโคตา เทนเนสซี เท็กซัส วอชิงตัน หรือไวโอมิง คุณควรตรวจสอบกับหน่วยงานด้านภาษีของรัฐและรัฐบาลท้องถิ่น

ประดับประดาค่าจ้าง

หลังจากที่หักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลางและภาษีที่จำเป็นแล้ว พนักงานบางคนอาจต้องระงับการปกปิดภาษีด้วย เครื่องแต่งกายบังคับมักจะออกโดยคำสั่งศาลหรือหน่วยงานของรัฐ เครื่องปรุงทั่วไปบางประเภท ได้แก่ ค่าเลี้ยงดู ค่าเลี้ยงดูบุตร หรือหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ

นายจ้างควรคาดหวังว่าจะได้รับการแจ้งเตือนหากพนักงานต้องมีการประนีประนอมค่าจ้าง ซึ่งรวมถึงจำนวนหรือเปอร์เซ็นต์ของรายได้ที่จะระงับและสถานที่ที่จำเป็นต้องส่ง รายได้ของพนักงานในรูปของค่าจ้างรายชั่วโมง เงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น โบนัส และเงินสมทบอาจมีการเสริมแต่ง

การหักเงินเดือนโดยสมัครใจ

การหักเงินเดือนโดยสมัครใจสามารถจัดการได้หากพนักงานยินยอมให้หักเงินจากเช็คสำหรับผลประโยชน์บางอย่างของพนักงานหรือค่าใช้จ่ายในสถานที่ทำงาน

มาตรา 125 แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดประเภทของผลประโยชน์ของพนักงาน เช่น การประกันสุขภาพ ที่สามารถหักก่อนหักภาษีได้ การหักเงินเดือนโดยสมัครใจอื่น ๆ สามารถทำได้หลังหักภาษี การหักเงินเหล่านี้อาจรวมถึง: ขึ้นอยู่กับแพ็คเกจสวัสดิการ องค์กร และความชอบของพนักงาน

• ประกันชีวิต: พนักงานอาจมีความคุ้มครองสูงถึง $50,000 ผ่านกรมธรรม์ประกันชีวิตแบบกลุ่มโดยไม่ต้องเสียภาษี หากพนักงานตัดสินใจที่จะรับความคุ้มครองเพิ่มเติม เบี้ยประกันภัยอาจถูกหักไว้หลังหักภาษี
• แผนการเกษียณอายุ: พนักงานสามารถเลือกที่จะมีส่วนร่วมกับ 401 (k) หรือ IRA ที่หักภาษีได้
• ค่าธรรมเนียมของสหภาพ: หากพนักงานที่เป็นสมาชิกสหภาพมีค่าธรรมเนียมและผลประโยชน์การเป็นสมาชิก การชำระเงินเหล่านี้สามารถนำออกเป็นการหักเงินเดือนโดยสมัครใจได้หลังหักภาษี
• ค่าใช้จ่ายในสถานที่ทำงาน: ค่าใช้จ่าย ที่เน้นการทำงานบางอย่าง เช่น แผนโรงอาหารหรือผลประโยชน์ผู้โดยสารสามารถหักก่อนหักภาษีได้ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น เครื่องแบบ อาจถูกระงับ แต่คุณสมบัติจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ

วิธีการหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง

จากการคำนวณการหักเงินเดือนทั้งหมด ภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางถือเป็นเรื่องที่ยุ่งยากที่สุด ขั้นแรก คุณจะต้องอ้างถึง W-4 ของพนักงานของคุณ จากนั้นมีวิธีการคำนวณภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางหลายวิธีรวมถึงวิธีต่อไปนี้:

• วิธีเปอร์เซ็นต์สำหรับบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติ: นายจ้างที่มีระบบบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติสามารถใช้เวิร์กชีต 1 ในแบบฟอร์ม 15-T สำหรับ W-4 ในอดีต ปัจจุบัน และอนาคตได้ วิธีนี้จะใช้ได้กับรายได้ของพนักงานจำนวนเท่าใดก็ได้ รวมถึงเบี้ยเลี้ยงสำหรับแบบฟอร์ม W-4 จำนวนเท่าใดก็ได้ตั้งแต่ปี 2019 หรือก่อนหน้านั้น
• วิธีวงเล็บค่าจ้างสำหรับการจ่ายเงินเดือนด้วยตนเอง ตั้งแต่ปี 2020 เป็นต้นไป : วิธีวงเล็บค่าจ้างจะกำหนดหัก ณ ที่จ่ายตามสถานะการยื่น W-4 และค่าจ้างขั้นต้น ขั้นแรก ระบุตารางที่เหมาะกับตารางการจ่ายเงินของคุณ (รายสัปดาห์ รายปักษ์ ฯลฯ) จากนั้น นายจ้างเพียงแค่หาจุดตัดของช่วงอัตราค่าจ้างและสถานะการยื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อหาจำนวนเงินที่หัก ณ ที่จ่ายเบื้องต้น แผ่นงาน 2 ใช้กับ W-4 ตั้งแต่ปี 2020 ขึ้นไปเท่านั้น
• วิธียึดค่าจ้างสำหรับการจ่ายเงินเดือนด้วยตนเองตั้งแต่ปี 2019 หรือก่อนหน้า : วิธีวงเล็บค่าจ้างเวอร์ชันนี้ทำงานเหมือนกันโดยพื้นฐานแล้ว แต่ควรใช้สำหรับพนักงานที่ยังไม่ได้ส่ง W-4 ตั้งแต่ปี 2019 หรือก่อนหน้านั้นเท่านั้น โปรดทราบว่าวิธีวงเล็บค่าจ้างนั้น จำกัด เฉพาะพนักงานที่มีรายได้ 100,000 ดอลลาร์หรือน้อยกว่า
• วิธีร้อยละสำหรับการจ่ายเงินเดือนด้วยตนเอง ตั้งแต่ปี 2020 เป็นต้น ไป : สำหรับพนักงานที่มีรายได้มากกว่า $100,000 และขอเบี้ยเลี้ยงมากกว่า 10 รายการ ตารางวิธีวงเล็บค่าจ้างจะไม่ทำ ในการคำนวณ นายจ้างต้องระบุช่วงจำนวนเงินค่าจ้างที่ปรับแล้วที่ถูกต้อง จากนั้นคูณการหัก ณ ที่จ่ายเบื้องต้นด้วยเปอร์เซ็นต์ที่ระบุในใบงานที่ 4
• วิธีการร้อยละสำหรับการจ่ายเงินเดือนด้วยตนเอง ตั้งแต่ปี 2019 หรือก่อนหน้า : หากพนักงานไม่ได้ส่ง W-4 สำหรับปี 2020 ขึ้นไปและทำตัวเลขหกหลัก ใบงานกรมสรรพากร 5 สามารถนำนายจ้างผ่านการคำนวณเพื่อพิจารณาการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้
• วิธีอื่น: มีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการคำนวณจำนวนภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางที่จะหักจากพนักงานของคุณ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ :
  • ค่าจ้างรายปี: การใช้ตารางวิธีร้อยละและแผ่นงานสำหรับการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติ นายจ้างสามารถกำหนดหัก ณ ที่จ่ายที่จำเป็นตามค่าจ้างรายปี
  • ค่าแรงโดยประมาณโดยเฉลี่ย: การหักภาษี ณ ที่จ่ายในช่วงเวลาจ่ายสามารถคำนวณได้ตามค่าจ้างเฉลี่ยโดยประมาณสำหรับไตรมาสใดก็ได้
  • ค่าจ้างสะสม: พนักงานที่มีรายได้ผันผวนมากขึ้นระหว่างระยะเวลาการจ่ายเงิน เช่น พนักงานขายที่ได้รับการว่าจ้าง อาจขอให้คำนวณหัก ณ ที่จ่ายของตนแบบสะสม
  • การจ้างงานนอกปี: ลูกจ้างตามฤดูกาลหรือระยะสั้นที่มีงานทำน้อยกว่า 245 วันในปีปฏิทินสามารถขอให้นายจ้างใช้วิธีการจ้างงานนอกเวลาได้ โดยพื้นฐานแล้ว วิธีการนี้จะคำนวณการหักเงินตามสมมติฐานที่ว่ารายได้จะกระจายไปตลอดทั้งปี แทนที่จะเป็นเพียงส่วนหนึ่ง

เคล็ดลับยอดนิยม: ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนเพื่อคำนวณการหักเงินเดือน

บัญชีเงินเดือนเป็นเพียงหนึ่งในความรับผิดชอบมากมายที่เจ้าของธุรกิจต้องเผชิญ แม้ว่าการคำนวณการหัก ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลางและการหักเงินเดือนภายในสามารถประหยัดเงินได้ แต่ก็อาจใช้เวลานานและทำให้นายจ้างต้องรับผิดสำหรับค่าปรับและค่าปรับหากพวกเขาทำผิดพลาด

แทนที่จะลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนสามารถปรับปรุงกระบวนการและนำคุณกลับไปดำเนินธุรกิจของคุณได้ อุตสาหกรรมทั้งหมดกำลังจะเข้ามาเติมเต็มความต้องการ ทำให้ธุรกิจมีตัวเลือกมากมายให้เลือก

ธุรกิจขนาดเล็กที่กำลังมองหาโซลูชันการจ่ายเงินเดือนที่ตรงไปตรงมาซึ่งรวมการจัดการผลประโยชน์อาจต้องพิจารณา Gusto บริษัทที่มีพนักงานตั้งแต่ 50 คนขึ้นไปอาจต้องการใช้ฟีเจอร์การจัดการพนักงานขั้นสูงของ ADP และการสนับสนุนลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการหักเงินเดือน