Le guide complet des retenues sur la paie

Gérer la paie est plus compliqué que de simplement calculer les revenus des employés et de faire un chèque à chaque période de paie. Les employeurs sont également responsables de s'assurer que les retenues sont correctes et retirées du chèque de paie d'un employé en temps opportun.

Les retenues sur salaire peuvent être obligatoires ou volontaires, et diffèrent selon qu'elles doivent être effectuées avant ou après impôt. Pour aider à comprendre tout cela, ce guide présentera les retenues salariales courantes, décomposera leurs exigences et explorera les méthodes de calcul des retenues fédérales.

Qu'est-ce qu'une retenue sur salaire ?

Une retenue sur la paie est une somme d'argent retenue sur les revenus d'un employé à chaque période de paie pour payer des impôts, des prestations ou des saisies. Dans l'ensemble, les retenues sur salaire représentent l'écart entre le salaire brut et le salaire net d'un employé.

Voici quelques exemples de retenues sur la paie :

• Impôt sur le revenu
• Taxe de sécurité sociale
• Assurance-maladie
• Cotisations 401(k)
• Pension alimentaire
• Primes d'assurance médicale, dentaire et visuelle

Retenues salariales obligatoires

Les employeurs sont tenus par la loi de retenir certaines retenues sur la paie et de les soumettre aux agences fiscales. Le non-paiement des charges sociales en totalité et à temps peut entraîner des frais et des pénalités de la part de l'IRS.

Pour commencer avec les retenues salariales obligatoires, il est utile de déterminer le statut de travail de chaque employé. En règle générale, les employeurs n'ont pas à gérer les retenues salariales pour les entrepreneurs indépendants, mais uniquement leurs employés.

Si vos employés sont admissibles, vous devrez effectuer les retenues salariales suivantes :

Taxe fédérale sur le revenu

Un pourcentage des gains d'un employé est imposé par le gouvernement fédéral. Le taux d'imposition 2020 (ceux dus le 15 avril 2021) comprend sept tranches, allant de 10 % à 37 %. Le taux d'imposition d'un individu est déterminé par le revenu et le statut de dépôt, qui peuvent être trouvés sur le formulaire W-4 d'un employé.

Les employés gagnant moins de 9 875 $ qui déposent en tant que célibataires - ou séparément d'un conjoint - ont un taux d'imposition de 10%. S'ils sont le chef de famille ou déposent conjointement, le seuil de 10 % passe à 14 100 $ et 19 750 $, respectivement.

Pour être admissible au taux d'imposition de 37%, un employé devrait gagner 311 026 $ s'il dépose séparément d'un conjoint, 518 401 $ s'il dépose en tant que célibataire ou 622 051 $ s'il dépose conjointement.

Gardez à l'esprit que l'IRS peut mettre à jour la fourchette de revenus pour les tranches d'imposition chaque année.

Impôt FICA

La taxe FICA (Federal Insurance Contributions Act) est plus communément désignée par ses deux sous-composantes : la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Cette retenue fédérale est répartie également entre un employé et un employeur.

Au lieu du système de tranche d'imposition, les impôts FICA sont calculés comme un taux forfaitaire du revenu d'un employé. Le taux d'imposition de la sécurité sociale est de 6,2 % et l'assurance-maladie est de 1,45 %, ce qui représente une retenue salariale totale de 7,65 % sur les revenus d'un employé.

Le taux d'imposition FICA comporte quelques mises en garde pour les employés les mieux rémunérés. La cotisation de sécurité sociale a une limite de base salariale, qui constitue le revenu maximum soumis à la retenue de 6,2 %. Pour les revenus de 2020, la base salariale de la sécurité sociale est de 137 700 $, tandis que la limite de 2021 passe à 142 800 $.

Quel que soit le statut de dépôt, les employés gagnant plus de 200 000 $ par an doivent également faire retenir la taxe supplémentaire de 0,9 % sur l'assurance-maladie. Cette taxe supplémentaire ne s'applique qu'aux salaires dépassant le seuil de 200 000 $.

Taxes nationales et locales

Les structures fiscales varient considérablement d'un État à l'autre. Au début de 2021, neuf États n'avaient pas d'impôt sur les salaires ou traitements, tandis que d'autres appliquaient un impôt sur le revenu forfaitaire ou progressif.

Des impôts locaux supplémentaires sur le revenu peuvent être imposés dans 17 États. Selon l'État, ceux-ci peuvent être prélevés par les comtés, les municipalités, les districts scolaires et d'autres districts spéciaux.

À moins que vos employés ne vivent en Alaska, en Floride, au Nevada, au New Hampshire, au Dakota du Sud, au Tennessee, au Texas, à Washington ou au Wyoming, il est important de vérifier auprès des autorités fiscales nationales et locales.

Saisies sur salaire

Une fois que les retenues fédérales et les impôts requis ont été pris en charge, certains employés peuvent également avoir besoin de saisies-arrêts. Les saisies-arrêts obligatoires sont généralement émises par ordonnance du tribunal ou par une entité gouvernementale. Certains types courants de saisies-arrêts sont les pensions alimentaires, les pensions alimentaires pour enfants ou les dettes impayées.

Les employeurs doivent s'attendre à être informés si des saisies sur salaire sont nécessaires pour un employé, y compris le montant ou le pourcentage des gains à retenir et où il doit être envoyé. Les gains des employés sous forme de salaires horaires, de salaires, de commissions, de primes et de cotisations aux avantages sociaux peuvent faire l'objet de saisies-arrêts.

Retenues salariales volontaires

Une retenue volontaire sur la paie peut être organisée si un employé consent à ce que de l'argent soit retenu sur son salaire pour certains avantages sociaux ou dépenses professionnelles.

L'article 125 de l'Internal Revenue Code décrit les types d'avantages sociaux, tels que l'assurance maladie, qui peuvent être déduits avant impôts. D'autres retenues salariales volontaires peuvent être effectuées sur une base après impôt. Selon l'ensemble d'avantages sociaux, l'organisation et les préférences des employés, ces déductions peuvent inclure :

• Assurance-vie : les employés peuvent avoir jusqu'à 50 000 $ de couverture par le biais d'une police d'assurance-vie collective temporaire sans imposition. Si un employé décide de souscrire une couverture supplémentaire, la prime peut être retenue après impôts.
• Régimes de retraite : les employés peuvent choisir de faire retenir les cotisations à un 401 (k) ou à un IRA après impôts.
• Cotisations syndicales : si les employés syndiqués ont des cotisations et des avantages sociaux, ces paiements peuvent être prélevés sous forme de retenues salariales volontaires sur une base après impôt.
• Dépenses en milieu de travail : Certaines dépenses liées au travail, comme un plan de cafétéria ou des avantages sociaux, peuvent être déduites avant impôts. D'autres dépenses liées à l'emploi, telles que les uniformes, peuvent être retenues, mais l'admissibilité varie d'un État à l'autre.

Méthodes fédérales de retenue de l'impôt sur le revenu

De tous les calculs de retenues salariales, l'impôt fédéral sur le revenu est sans doute le plus délicat. Tout d'abord, vous devrez vous référer au W-4 de vos employés. À partir de là, il existe plusieurs méthodes de retenue d'impôt fédéral sur le revenu pour effectuer le calcul, notamment les suivantes :

• Méthode de pourcentage pour la paie automatisée : les employeurs disposant de systèmes de paie automatisés peuvent utiliser la feuille de calcul 1 sur le formulaire 15-T pour les W-4 passés, actuels et futurs. Cette méthode fonctionnera pour n'importe quel montant des revenus des employés, ainsi que pour n'importe quel nombre d'allocations pour les formulaires W-4 à partir de 2019 ou avant.
• Méthode de la tranche de salaire pour la paie manuelle à partir de 2020 : La méthode de la tranche de salaire détermine les retenues en fonction du statut de dépôt W-4 et du salaire brut. Tout d'abord, identifiez le tableau qui correspond à votre calendrier de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, etc.). Ensuite, les employeurs localisent simplement l'intersection de la fourchette des taux de salaire et du statut de dépôt applicable pour déterminer le montant provisoire de la retenue. La feuille de travail 2 ne s'applique qu'aux W-4 à partir de 2020 et plus tard.
• Méthode de la tranche de salaire pour la paie manuelle à partir de 2019 ou avant : Cette version de la méthode de la tranche de salaire fonctionne essentiellement de la même manière, mais ne doit être utilisée que pour les employés qui n'ont pas soumis de W-4 depuis 2019 ou avant. Prenez note que la méthode des tranches de salaire est limitée aux employés gagnant 100 000 $ ou moins.
• Méthode de pourcentage pour la paie manuelle à partir de 2020 : Pour les employés gagnant plus de 100 000 $ et réclamant plus de 10 indemnités, le tableau de la méthode des tranches de salaire ne suffira pas. Pour effectuer le calcul, les employeurs doivent identifier la bonne échelle de salaire ajusté, puis multiplier la retenue provisoire par le pourcentage fourni dans la feuille de travail 4.
• Méthode de pourcentage pour la paie manuelle à partir de 2019 ou avant : Si un employé n'a pas soumis de W-4 pour 2020 ou au-delà et fait six chiffres, la feuille de calcul IRS 5 peut guider les employeurs à travers les calculs pour déterminer les retenues.
• Méthodes alternatives : Il existe des options supplémentaires pour calculer le montant d'impôt fédéral sur le revenu à retenir de vos employés. Voici quelques exemples :
  • Salaires annualisés : à l'aide des tableaux de la méthode des pourcentages et de la feuille de calcul pour la paie automatisée, les employeurs peuvent déterminer la retenue nécessaire en fonction des salaires annualisés.
  • Salaires moyens estimés : les retenues d'une période de paie peuvent être calculées en fonction des salaires moyens estimés pour n'importe quel trimestre.
  • Salaires cumulatifs : Les employés qui ont des fluctuations de revenus plus importantes entre les périodes de paie, comme les vendeurs à commission, peuvent demander que leurs retenues soient calculées sur une base cumulative.
  • Emploi pendant une partie de l'année : Les travailleurs saisonniers ou à court terme employés pendant moins de 245 jours d'une année civile peuvent demander aux employeurs d'utiliser la méthode de l'emploi pendant une partie de l'année. Essentiellement, cette méthode calcule les déductions sur la base de l'hypothèse que les revenus sont répartis sur toute l'année plutôt que sur une partie seulement.

Astuce : utilisez un logiciel de paie pour calculer les retenues sur la paie

La paie ne représente qu'une des nombreuses responsabilités que les propriétaires d'entreprise doivent jongler. Bien que le calcul des retenues fédérales et des retenues sur la paie en interne puisse permettre d'économiser de l'argent, cela peut prendre du temps et exposer les employeurs à des amendes et des pénalités s'ils commettent des erreurs.

Au lieu de cela, investir dans un logiciel de paie peut rationaliser le processus et vous permettre de reprendre la gestion de votre entreprise. Toute une industrie a vu le jour pour répondre à ce besoin, offrant aux entreprises de nombreuses options parmi lesquelles choisir.

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FAQ sur les retenues sur la paie