O guia completo para deduções da folha de pagamento

A execução da folha de pagamento é mais complicada do que simplesmente calcular os ganhos dos funcionários e cortar um cheque a cada período de pagamento. Os empregadores também são responsáveis ​​por garantir que as deduções sejam corretas e descontadas do salário de um funcionário em tempo hábil.

As deduções da folha de pagamento podem ser obrigatórias ou voluntárias e diferem se precisam ser feitas antes ou depois dos impostos. Para ajudar a entender tudo isso, este guia apresentará deduções comuns na folha de pagamento, detalhará seus requisitos e explorará métodos para calcular retenções federais.

O que é desconto em folha de pagamento?

Uma dedução da folha de pagamento é o dinheiro retido dos ganhos de um funcionário a cada período de pagamento para pagar impostos, benefícios ou penhoras. Em conjunto, as deduções da folha de pagamento representam a diferença entre o salário bruto e o salário líquido de um funcionário.

Alguns exemplos importantes de deduções da folha de pagamento incluem o seguinte:

• Imposto de Renda
• Imposto sobre seguranca Social
• Medicare
• 401(k) contribuições
• Pensão alimentícia
• Prêmios de seguro médico, odontológico e oftalmológico

Deduções Obrigatórias da Folha de Pagamento

Os empregadores são obrigados por lei a reter certas deduções da folha de pagamento e apresentá-las às agências fiscais. O não pagamento integral e pontual dos impostos sobre a folha de pagamento pode resultar em taxas e penalização do IRS.

Para começar com as deduções obrigatórias da folha de pagamento, é útil determinar o status de trabalho de cada funcionário. Geralmente, os empregadores não precisam lidar com deduções da folha de pagamento para contratados independentes, apenas para seus funcionários.

Se seus funcionários se qualificarem, você precisará concluir as seguintes deduções da folha de pagamento:

Imposto de Renda Federal

Uma porcentagem dos ganhos de um funcionário é tributada pelo governo federal. A alíquota de 2020 (aquelas com vencimento em 15 de abril de 2021) inclui sete faixas, variando de 10% a 37%. A alíquota de imposto de um indivíduo é determinada pela renda e pelo status de arquivamento, que pode ser encontrado no formulário W-4 de um funcionário.

Os funcionários que ganham menos de US$ 9.875 que arquivam como solteiros – ou separadamente de um cônjuge – têm uma taxa de imposto de 10%. Se eles forem o chefe da família ou apresentarem em conjunto, o limite de 10% aumenta para US$ 14.100 e US$ 19.750, respectivamente.

Para se qualificar para a taxa de imposto de 37%, um funcionário teria que fazer $ 311.026 se arquivando separadamente de um cônjuge, $ 518.401 se arquivando como solteiro ou $ 622.051 se arquivando em conjunto.

Tenha em mente que o IRS pode atualizar a faixa de renda para as faixas de impostos todos os anos.

Imposto FICA

O imposto Federal Insurance Contributions Act (FICA) é mais comumente referido por seus dois subcomponentes: Previdência Social e Medicare. Esta retenção federal é dividida igualmente entre um empregado e empregador.

Em vez do sistema de suporte de imposto, os impostos FICA são calculados como uma taxa fixa da renda de um funcionário. A taxa de imposto do Seguro Social é de 6,2% e o Medicare é de 1,45%, fazendo uma dedução total da folha de pagamento de 7,65% dos ganhos de um funcionário.

A taxa de imposto FICA tem algumas ressalvas para funcionários com maior renda. O imposto da Segurança Social tem um limite de base salarial, que constitui os rendimentos máximos sujeitos à retenção na fonte de 6,2%. Para os ganhos de 2020, a base salarial da Previdência Social é de US$ 137.700, enquanto o limite de 2021 aumenta para US$ 142.800.

Independentemente do status do arquivamento, os funcionários que ganham mais de US $ 200.000 anualmente também devem ter o imposto adicional do Medicare de 0,9% retido. Este imposto adicional só se aplica a salários que excedam o limite de $ 200.000.

Impostos estaduais e locais

As estruturas fiscais variam muito por estado. No início de 2021, nove estados não tinham imposto de renda sobre salários ou vencimentos, enquanto outros empregavam um imposto de renda com taxa fixa ou graduada.

Impostos de renda locais adicionais podem ser impostos em 17 estados. Dependendo do estado, estes podem ser cobrados por condados, municípios, distritos escolares e outros distritos especiais.

A menos que seus funcionários morem no Alasca, Flórida, Nevada, New Hampshire, Dakota do Sul, Tennessee, Texas, Washington ou Wyoming, é importante verificar com as autoridades fiscais estaduais e locais.

Penhoras de Salário

Depois que as retenções federais e os impostos necessários forem resolvidos, alguns funcionários também podem precisar de penhoras retidas. As penhoras obrigatórias geralmente são emitidas por ordem judicial ou entidade governamental. Alguns tipos comuns de penhoras são pensão alimentícia, pensão alimentícia ou dívida não paga.

Os empregadores devem esperar ser notificados se forem necessárias penhoras salariais para um funcionário, incluindo o valor ou a porcentagem de ganhos a serem retidos e para onde precisam ser enviados. Os ganhos dos funcionários na forma de salários por hora, salários, comissões, bônus e contribuições para benefícios podem estar sujeitos a penhoras.

Deduções Voluntárias da Folha de Pagamento

Uma dedução voluntária da folha de pagamento pode ser organizada se um funcionário der consentimento para que o dinheiro seja retido de seu contracheque para determinados benefícios do funcionário ou despesas do local de trabalho.

A seção 125 do Internal Revenue Code descreve os tipos de benefícios dos funcionários, como seguro saúde, que podem ser deduzidos antes dos impostos. Outras deduções voluntárias da folha de pagamento podem ser feitas após a tributação. Dependendo do pacote de benefícios, organização e preferências do funcionário, essas deduções podem incluir:

• Seguro de Vida: Os funcionários podem ter até US$ 50.000 em cobertura por meio de uma apólice de seguro de vida em grupo sem tributação. Se um funcionário decidir contratar uma cobertura adicional, o prêmio poderá ser retido após impostos.
• Planos de aposentadoria: Os funcionários podem optar por ter contribuições para um 401(k) ou IRA retidos após impostos.
• Taxas Sindicais: Se os funcionários sindicalizados tiverem quotas e benefícios de associação, esses pagamentos podem ser descontados como uma dedução voluntária da folha de pagamento após os impostos.
• Despesas no local de trabalho: Algumas despesas relacionadas ao trabalho, como um plano de refeitório ou benefícios de transporte, podem ser deduzidas antes dos impostos. Outras despesas relacionadas ao trabalho, como uniformes, podem ser retidas, mas a elegibilidade varia entre os estados.

Métodos de retenção de imposto de renda federal

De todos os cálculos de dedução da folha de pagamento, o imposto de renda federal é sem dúvida o mais complicado. Primeiro, você precisará consultar o W-4 de seus funcionários. A partir daí, existem vários métodos de retenção de imposto de renda federal para fazer o cálculo, incluindo o seguinte:

• Método de porcentagem para folha de pagamento automatizada: Os empregadores com sistemas de folha de pagamento automatizados podem usar a planilha 1 no formulário 15-T para W-4s anteriores, atuais e futuros. Esse método funcionará para qualquer valor de ganhos de funcionários, bem como qualquer número de subsídios para formulários W-4 de 2019 ou anteriores.
• Método de faixa salarial para folha de pagamento manual a partir de 2020 : O método de faixa salarial determina retenções de acordo com o status de arquivamento do W-4 e o salário bruto. Primeiro, identifique a tabela que se encaixa no seu cronograma de folha de pagamento (semanal, quinzenal, etc.). Em seguida, os empregadores simplesmente localizam a interseção da faixa salarial e o status de arquivamento aplicável para descobrir o valor provisório de retenção na fonte. A planilha 2 se aplica apenas aos W-4s de 2020 e posteriores.
• Método de faixa salarial para folha de pagamento manual a partir de 2019 ou anterior : Esta versão do método de faixa salarial opera essencialmente da mesma forma, mas deve ser usada apenas para funcionários que não enviaram um W-4 desde 2019 ou anterior. Observe que o método da faixa salarial é limitado a funcionários que ganham $ 100.000 ou menos.
• Método de porcentagem para folha de pagamento manual a partir de 2020 : para funcionários que ganham mais de US$ 100.000 e reivindicam mais de 10 subsídios, a tabela de métodos de faixa salarial não serve. Para fazer o cálculo, os empregadores devem identificar a faixa de valor salarial ajustada correta e, em seguida, multiplicar a retenção provisória pelo percentual fornecido na planilha 4.
• Método de porcentagem para folha de pagamento manual a partir de 2019 ou anterior : se um funcionário não enviou um W-4 para 2020 ou além e obtiver seis dígitos, a planilha 5 do IRS pode orientar os empregadores nos cálculos para determinar as retenções.
• Métodos alternativos: Existem opções adicionais para calcular quanto imposto de renda federal deve ser retido de seus funcionários. Alguns exemplos incluem:
  • Salários anualizados: Usando as tabelas do método de porcentagem e planilha para folha de pagamento automatizada, os empregadores podem determinar a retenção necessária com base nos salários anualizados.
  • Salários médios estimados: As retenções de um período de pagamento podem ser calculadas de acordo com os salários médios estimados para qualquer trimestre.
  • Salários cumulativos: Os funcionários que têm maiores flutuações nos ganhos entre os períodos de pagamento, como vendedores comissionados, podem solicitar que suas retenções sejam calculadas de forma cumulativa.
  • Emprego de meio ano: Trabalhadores sazonais ou de curto prazo empregados por menos de 245 dias de um ano civil podem solicitar aos empregadores que usem o método de emprego de meio ano. Essencialmente, esse método calcula as deduções com base na suposição de que os ganhos são distribuídos ao longo do ano inteiro, em vez de apenas uma parte.

Dica principal: use o software de folha de pagamento para calcular as deduções da folha de pagamento

A folha de pagamento representa apenas uma das muitas responsabilidades que os empresários têm de fazer malabarismos. Embora o cálculo interno de retenções federais e deduções da folha de pagamento possa economizar dinheiro, pode ser demorado e deixa os empregadores responsáveis ​​por multas e penalidades se cometerem erros.

Em vez disso, investir em software de folha de pagamento pode agilizar o processo e fazer com que você volte a administrar seus negócios. Uma indústria inteira surgiu para preencher a necessidade, dando às empresas muitas opções para escolher.

As pequenas empresas que procuram uma solução de folha de pagamento simples que integre a administração de benefícios podem querer considerar a Gusto. As empresas com 50 ou mais funcionários podem preferir investir nos recursos avançados de gerenciamento de funcionários da ADP e no suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Perguntas frequentes sobre desconto na folha de pagamento