Panduan Lengkap Untuk Potongan Gaji

Menjalankan penggajian lebih rumit daripada sekadar menghitung penghasilan karyawan dan memotong cek setiap periode pembayaran. Majikan juga bertanggung jawab untuk memastikan pemotongan yang benar dan diambil dari gaji karyawan pada waktu yang tepat.

Potongan gaji bisa bersifat wajib atau sukarela, dan berbeda dalam hal apakah harus dilakukan sebelum atau sesudah pajak. Untuk membantu memahami semuanya, panduan ini akan memperkenalkan pemotongan gaji umum, merinci persyaratannya, dan mengeksplorasi metode untuk menghitung pemotongan federal.

Apa Itu Pengurangan Gaji?

Pengurangan gaji adalah uang yang dipotong dari pendapatan karyawan setiap periode pembayaran untuk membayar pajak, tunjangan, atau hiasan. Secara keseluruhan, pemotongan gaji mewakili kesenjangan antara gaji kotor karyawan dan gaji bersih.

Beberapa contoh utama pemotongan gaji adalah sebagai berikut:

• Pajak penghasilan
• Pajak Jaminan Sosial
• Medicare
• 401(k) kontribusi
• Tunjangan anak
• Premi asuransi kesehatan, gigi, dan penglihatan

Potongan Gaji Wajib

Majikan diwajibkan oleh hukum untuk menahan pemotongan gaji tertentu dan menyerahkannya ke agen pajak. Kegagalan untuk membayar pajak gaji secara penuh dan tepat waktu dapat mengakibatkan biaya dan sanksi dari IRS.

Untuk memulai pemotongan gaji wajib, sangat membantu untuk menentukan status kerja setiap karyawan. Umumnya, majikan tidak harus menangani pemotongan gaji untuk kontraktor independen, hanya karyawan mereka.

Jika karyawan Anda memenuhi syarat, Anda harus menyelesaikan pemotongan gaji berikut:

Pajak Penghasilan Federal

Persentase dari pendapatan karyawan dikenakan pajak oleh pemerintah federal. Tarif pajak 2020 (yang jatuh tempo pada 15 April 2021) mencakup tujuh tanda kurung, mulai dari 10% hingga 37%. Tarif pajak individu ditentukan oleh pendapatan dan status pengarsipan, yang dapat ditemukan di formulir W-4 karyawan.

Karyawan yang menghasilkan kurang dari $9.875 file itu sebagai lajang - atau terpisah dari pasangan - memiliki tarif pajak 10%. Jika mereka adalah kepala rumah tangga atau pengarsipan bersama, ambang batas 10% masing-masing meningkat menjadi $14.100 dan $19.750.

Agar memenuhi syarat untuk tarif pajak 37%, seorang karyawan harus menghasilkan $ 311.026 jika mengajukan secara terpisah dari pasangan, $ 518.401 jika mengajukan sebagai lajang, atau $ 622.051 jika mengajukan bersama.

Ingatlah bahwa IRS dapat memperbarui kisaran pendapatan untuk kurung pajak setiap tahun.

Pajak FICA

Pajak Federal Insurance Contributions Act (FICA) lebih sering disebut oleh dua subkomponennya: Jaminan Sosial dan Medicare. Pemotongan federal ini dibagi rata antara karyawan dan majikan.

Alih-alih sistem braket pajak, pajak FICA dihitung sebagai tarif tetap dari pendapatan karyawan. Tarif pajak Jaminan Sosial adalah 6,2% dan Medicare adalah 1,45%, membuat pengurangan gaji total 7,65% dari penghasilan karyawan.

Tarif pajak FICA memang memiliki beberapa peringatan untuk karyawan berpenghasilan lebih tinggi. Pajak Jaminan Sosial memiliki batas dasar upah, yang merupakan penghasilan maksimum yang dikenakan pemotongan 6,2%. Untuk penghasilan 2020, basis upah Jaminan Sosial adalah $137.700, sedangkan batas 2021 meningkat menjadi $142.800.

Terlepas dari status pengarsipan, karyawan yang berpenghasilan lebih dari $200,000 per tahun harus memiliki Pajak Medicare Tambahan 0,9% yang dipotong juga. Pajak tambahan ini hanya berlaku untuk upah yang melebihi ambang batas $200.000.

Pajak Negara Bagian & Daerah

Struktur pajak sangat bervariasi menurut negara bagian. Pada awal 2021, sembilan negara bagian tidak memiliki pajak penghasilan atas upah atau gaji, sementara yang lain menerapkan pajak penghasilan tetap atau tingkat kelulusan.

Pajak pendapatan lokal tambahan dapat dikenakan di 17 negara bagian. Tergantung pada negara bagian, ini dapat dipungut oleh kabupaten, kotamadya, distrik sekolah, dan distrik khusus lainnya.

Kecuali jika karyawan Anda tinggal di Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington, atau Wyoming, penting untuk menghubungi otoritas pajak pemerintah negara bagian dan lokal.

Hiasan Gaji

Setelah pemotongan federal dan pajak yang diperlukan telah diurus, beberapa karyawan mungkin memerlukan pemotongan juga. Hiasan wajib biasanya dikeluarkan oleh perintah pengadilan atau badan pemerintah. Beberapa jenis garnishment yang umum adalah tunjangan, tunjangan anak, atau utang yang belum dibayar.

Majikan harus berharap untuk diberitahu jika pemotongan upah diperlukan untuk seorang karyawan, termasuk jumlah atau persentase pendapatan yang akan dipotong dan ke mana harus dikirim. Penghasilan karyawan dalam bentuk upah per jam, gaji, komisi, bonus, dan kontribusi tunjangan dapat dikenakan pemotongan.

Potongan Gaji Sukarela

Pengurangan gaji sukarela dapat diatur jika seorang karyawan memberikan persetujuan untuk menahan uang dari gaji mereka untuk tunjangan karyawan tertentu atau biaya tempat kerja.

Bagian 125 dari Internal Revenue Code menguraikan jenis tunjangan karyawan, seperti asuransi kesehatan, yang dapat dikurangkan sebelum pajak. Pengurangan gaji sukarela lainnya dapat dilakukan setelah pajak. Bergantung pada paket tunjangan, organisasi, dan preferensi karyawan, potongan ini dapat mencakup:

• Asuransi Jiwa: Karyawan mungkin memiliki pertanggungan hingga $50.000 melalui polis asuransi jiwa berjangka kelompok tanpa pajak. Jika seorang karyawan memutuskan untuk mengambil pertanggungan tambahan, premi dapat dipotong setelah pajak.
• Rencana Pensiun: Karyawan dapat memilih untuk memiliki kontribusi ke 401 (k) atau IRA yang dipotong setelah pajak.
• Biaya Serikat Pekerja: Jika karyawan yang berserikat memiliki iuran dan tunjangan keanggotaan, pembayaran ini dapat diambil sebagai pengurang gaji sukarela dengan basis pasca-pajak.
• Pengeluaran Tempat Kerja: Beberapa pengeluaran yang berorientasi pada pekerjaan, seperti rencana kafetaria atau tunjangan komuter, dapat dikurangkan sebelum pajak. Pengeluaran terkait pekerjaan lainnya, seperti seragam, mungkin ditahan, tetapi kelayakannya bervariasi antar negara bagian.

Metode Pemotongan Pajak Penghasilan Federal

Dari semua perhitungan pemotongan gaji, pajak penghasilan federal bisa dibilang yang paling sulit. Pertama, Anda harus merujuk ke W-4 karyawan Anda. Dari sana, ada beberapa metode pemotongan pajak penghasilan federal untuk melakukan perhitungan, termasuk yang berikut:

• Metode Persentase Untuk Penggajian Otomatis: Pengusaha dengan sistem penggajian otomatis dapat menggunakan lembar kerja 1 pada formulir 15-T untuk W-4 masa lalu, saat ini, dan masa depan. Metode ini akan bekerja untuk berapa pun jumlah pendapatan karyawan, serta sejumlah tunjangan untuk formulir W-4 mulai tahun 2019 atau sebelumnya.
• Metode Braket Upah Untuk Penggajian Manual Mulai 2020 Pada : Metode braket upah menentukan pemotongan menurut status pengarsipan W-4 dan pembayaran kotor. Pertama, identifikasi tabel yang sesuai dengan jadwal penggajian Anda (mingguan, dua mingguan, dll.). Kemudian, pemberi kerja cukup menemukan persimpangan kisaran tingkat upah dan status pengarsipan yang berlaku untuk mengetahui jumlah pemotongan sementara. Lembar kerja 2 hanya berlaku untuk W-4 mulai tahun 2020 dan yang lebih baru.
• Metode Braket Upah Untuk Penggajian Manual Dari 2019 Atau Sebelumnya : Versi metode braket upah ini pada dasarnya beroperasi sama, tetapi hanya boleh digunakan untuk karyawan yang belum mengajukan W-4 sejak 2019 atau sebelumnya. Perhatikan bahwa metode braket upah terbatas pada karyawan yang berpenghasilan $100.000 atau kurang.
• Metode Persentase Untuk Penggajian Manual Mulai 2020 Pada : Untuk karyawan yang berpenghasilan lebih dari $100.000 dan mengklaim lebih dari 10 tunjangan, tabel metode braket upah tidak akan berfungsi. Untuk melakukan perhitungan, pengusaha harus mengidentifikasi kisaran jumlah upah yang disesuaikan dengan benar dan kemudian mengalikan pemotongan sementara dengan persentase yang disediakan di lembar kerja 4.
• Metode Persentase Untuk Penggajian Manual Dari 2019 Atau Sebelumnya : Jika seorang karyawan belum mengirimkan W-4 untuk tahun 2020 atau lebih dan menghasilkan enam angka, lembar kerja 5 IRS dapat memandu pemberi kerja melalui perhitungan untuk menentukan pemotongan.
• Metode Alternatif: Ada opsi tambahan untuk menghitung berapa banyak pajak penghasilan federal yang harus dipotong dari karyawan Anda. Beberapa contoh termasuk:
  • Upah Tahunan: Menggunakan tabel metode persentase dan lembar kerja untuk penggajian otomatis, pemberi kerja dapat menentukan pemotongan yang diperlukan berdasarkan upah tahunan.
  • Perkiraan Upah Rata-Rata: Pemotongan periode pembayaran dapat dihitung menurut perkiraan upah rata-rata untuk kuartal mana pun.
  • Upah Kumulatif: Karyawan yang memiliki fluktuasi pendapatan yang lebih besar di antara periode pembayaran, seperti staf penjualan yang ditugaskan, dapat meminta agar pemotongan mereka dihitung secara kumulatif.
  • Pekerjaan Paruh Tahun: Pekerja musiman atau jangka pendek yang dipekerjakan kurang dari 245 hari dalam satu tahun kalender dapat meminta pemberi kerja untuk menggunakan metode kerja paruh tahun. Pada dasarnya, metode ini menghitung pengurangan berdasarkan asumsi bahwa pendapatan tersebar sepanjang tahun, bukan hanya sebagian.

Tip Teratas: Gunakan Perangkat Lunak Penggajian Untuk Menghitung Potongan Penggajian

Penggajian hanyalah salah satu dari banyak tanggung jawab yang harus dipikul oleh pemilik bisnis. Meskipun menghitung pemotongan federal dan pemotongan gaji di rumah dapat menghemat uang, itu bisa memakan waktu dan membuat majikan bertanggung jawab atas denda dan hukuman jika mereka melakukan kesalahan.

Sebaliknya, berinvestasi dalam perangkat lunak penggajian dapat merampingkan proses dan membuat Anda kembali menjalankan bisnis Anda. Seluruh industri telah muncul untuk memenuhi kebutuhan tersebut, memberikan banyak pilihan kepada bisnis untuk dipilih.

Bisnis kecil yang mencari solusi penggajian langsung yang mengintegrasikan administrasi tunjangan mungkin ingin mempertimbangkan Gusto. Perusahaan dengan 50 atau lebih karyawan mungkin lebih suka memanfaatkan fitur manajemen karyawan canggih ADP dan dukungan pelanggan 24/7.

FAQ Pengurangan Gaji