La guía completa de deducciones de nómina

Ejecutar la nómina es más complicado que simplemente calcular las ganancias de los empleados y cortar un cheque en cada período de pago. Los empleadores también son responsables de garantizar que las deducciones sean correctas y se descuenten del cheque de pago de un empleado de manera oportuna.

Las deducciones de nómina pueden ser obligatorias o voluntarias, y difieren en si deben hacerse antes o después de impuestos. Para ayudar a que todo tenga sentido, esta guía presentará deducciones de nómina comunes, desglosará sus requisitos y explorará métodos para calcular las retenciones federales.

¿Qué es una deducción de nómina?

Una deducción de nómina es dinero retenido de las ganancias de un empleado en cada período de pago para pagar impuestos, beneficios o embargos. En conjunto, las deducciones de nómina representan la brecha entre el salario bruto y el salario neto de un empleado.

Algunos ejemplos destacados de deducciones de nómina incluyen los siguientes:

• Impuesto sobre la renta
• impuesto de seguridad social
• Seguro médico del estado
• Contribuciones 401(k)
• Manutención de los hijos
• Primas de seguro médico, dental y de la vista

Deducciones de Nómina Obligatorias

Los empleadores están obligados por ley a retener ciertas deducciones de nómina y enviarlas a las agencias tributarias. La falta de pago de los impuestos sobre la nómina en su totalidad y a tiempo puede resultar en cargos y penalizaciones por parte del IRS.

Para comenzar con las deducciones de nómina obligatorias, es útil determinar el estado laboral de cada empleado. Generalmente, los empleadores no tienen que manejar las deducciones de nómina para los contratistas independientes, solo sus empleados.

Si sus empleados califican, deberá completar las siguientes deducciones de nómina:

Impuestos federales

El gobierno federal grava un porcentaje de las ganancias de un empleado. La tasa de impuestos de 2020 (los que vencen el 15 de abril de 2021) incluye siete tramos, que van del 10% al 37%. La tasa impositiva de un individuo está determinada por los ingresos y el estado civil, que se pueden encontrar en el formulario W-4 de un empleado.

Los empleados que ganen menos de $9,875 que se presenten como solteros, o separados de su cónyuge, tienen una tasa impositiva del 10%. Si son cabeza de familia o presentan una declaración conjunta, el umbral del 10% aumenta a $14,100 y $19,750, respectivamente.

Para calificar para la tasa impositiva del 37%, un empleado tendría que ganar $311,026 si presenta una declaración por separado de su cónyuge, $518,401 si presenta una declaración como soltero o $622,051 si presenta una declaración conjunta.

Tenga en cuenta que el IRS puede actualizar el rango de ingresos para los tramos impositivos cada año.

Impuesto FICA

El impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) se conoce más comúnmente por sus dos subcomponentes: Seguro Social y Medicare. Esta retención federal se divide en partes iguales entre el empleado y el empleador.

En lugar del sistema de tramos impositivos, los impuestos FICA se calculan como una tasa fija de los ingresos de un empleado. La tasa impositiva del Seguro Social es del 6,2 % y la de Medicare del 1,45 %, lo que hace una deducción total de la nómina del 7,65 % de los ingresos de un empleado.

La tasa de impuestos FICA tiene un par de advertencias para los empleados con mayores ingresos. La contribución al Seguro Social tiene un límite de base salarial, que constituye los ingresos máximos que están sujetos a la retención del 6.2%. Para las ganancias de 2020, la base salarial del Seguro Social es de $137,700, mientras que el límite de 2021 aumenta a $142,800.

Independientemente del estado civil, a los empleados que ganan más de $200,000 al año también se les debe retener el impuesto adicional de Medicare del 0.9%. Este impuesto adicional solo se aplica a los salarios que superan el umbral de $200,000.

Impuestos estatales y locales

Las estructuras impositivas varían mucho según el estado. A principios de 2021, nueve estados no tienen impuesto sobre la renta sobre sueldos o salarios, mientras que otros emplean un impuesto sobre la renta de tasa fija o graduada.

Se pueden imponer impuestos sobre la renta locales adicionales en 17 estados. Según el estado, estos pueden ser recaudados por condados, municipios, distritos escolares y otros distritos especiales.

A menos que sus empleados vivan en Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington o Wyoming, es importante consultar con las autoridades fiscales estatales y locales.

Embargos de salario

Después de que se hayan resuelto las retenciones federales y los impuestos requeridos, es posible que algunos empleados también necesiten que se retengan los embargos. Los embargos obligatorios generalmente se emiten por orden judicial o entidad gubernamental. Algunos tipos comunes de embargos son la pensión alimenticia, la manutención de los hijos o la deuda impaga.

Los empleadores deben esperar que se les notifique si se requieren embargos salariales para un empleado, incluida la cantidad o el porcentaje de las ganancias que se retendrán y adónde deben enviarse. Las ganancias de los empleados en forma de salarios por hora, salarios, comisiones, bonificaciones y contribuciones a los beneficios pueden estar sujetas a embargos.

Deducciones Voluntarias de Nómina

Se puede organizar una deducción voluntaria de la nómina si un empleado da su consentimiento para que se retenga dinero de su cheque de pago para ciertos beneficios del empleado o gastos del lugar de trabajo.

La Sección 125 del Código de Impuestos Internos describe los tipos de beneficios para empleados, como el seguro médico, que se pueden deducir antes de impuestos. Se pueden hacer otras deducciones voluntarias de nómina después de impuestos. Según el paquete de beneficios, la organización y las preferencias de los empleados, estas deducciones pueden incluir:

• Seguro de vida: los empleados pueden tener una cobertura de hasta $50,000 a través de una póliza de seguro de vida grupal a término sin impuestos. Si un empleado decide adquirir una cobertura adicional, la prima puede retenerse después de impuestos.
• Planes de jubilación: los empleados pueden optar por que las contribuciones a un 401(k) o IRA se retengan después de impuestos.
• Cuotas sindicales: si los empleados sindicalizados tienen cuotas y beneficios de afiliación, estos pagos se pueden deducir como una deducción voluntaria de la nómina después de impuestos.
• Gastos en el lugar de trabajo: algunos gastos orientados al trabajo, como un plan de cafetería o beneficios para viajeros, se pueden deducir antes de impuestos. Es posible que se retengan otros gastos relacionados con el trabajo, como los uniformes, pero la elegibilidad varía según el estado.

Métodos de retención del impuesto sobre la renta federal

De todos los cálculos de deducción de nómina, el impuesto federal sobre la renta es posiblemente el más complicado. Primero, deberá consultar el formulario W-4 de sus empleados. A partir de ahí, existen varios métodos de retención de impuestos federales sobre la renta para hacer el cálculo, incluidos los siguientes:

• Método de porcentaje para la nómina automatizada: los empleadores con sistemas de nómina automatizados pueden usar la hoja de trabajo 1 en el formulario 15-T para los formularios W-4 pasados, actuales y futuros. Este método funcionará para cualquier cantidad de ingresos de los empleados, así como para cualquier cantidad de asignaciones para formularios W-4 de 2019 o anteriores.
• Método de tramo salarial para la nómina manual a partir de 2020 : El método de tramo salarial determina las retenciones según el estado civil para efectos de la declaración W-4 y el salario bruto. Primero, identifique la tabla que se ajuste a su cronograma de nómina (semanal, quincenal, etc.). Luego, los empleadores simplemente ubican la intersección del rango de tasa salarial y el estado civil aplicable para calcular el monto de retención tentativo. La hoja de trabajo 2 solo se aplica a los formularios W-4 de 2020 y posteriores.
• Método de tramo salarial para nómina manual de 2019 o anterior : esta versión del método de tramo salarial funciona esencialmente igual, pero solo debe usarse para empleados que no hayan presentado un W-4 desde 2019 o antes. Tenga en cuenta que el método del tramo salarial se limita a los empleados que ganan $100,000 o menos.
• Método de porcentaje para la nómina manual a partir de 2020 : para los empleados que ganan más de $100,000 y reclaman más de 10 asignaciones, la tabla del método de tramo salarial no funcionará. Para hacer el cálculo, los empleadores deben identificar el rango de monto de salario ajustado correcto y luego multiplicar la retención tentativa por el porcentaje proporcionado en la hoja de trabajo 4.
• Método de porcentaje para la nómina manual de 2019 o anterior : si un empleado no ha presentado un W-4 para 2020 o más allá y gana seis cifras, la hoja de trabajo 5 del IRS puede guiar a los empleadores a través de los cálculos para determinar las retenciones.
• Métodos alternativos: existen opciones adicionales para calcular cuánto impuesto federal sobre la renta retener de sus empleados. Algunos ejemplos incluyen:
  • Salarios Anualizados: Usando las tablas del método de porcentaje y la hoja de trabajo para la nómina automatizada, los empleadores pueden determinar la retención necesaria con base en los salarios anualizados.
  • Salarios promedio estimados: las retenciones de un período de pago se pueden calcular de acuerdo con los salarios promedio estimados para cualquier trimestre.
  • Salarios acumulativos: los empleados que tienen mayores fluctuaciones en las ganancias entre períodos de pago, como los vendedores a comisión, pueden solicitar que sus retenciones se calculen sobre una base acumulativa.
  • Empleo de medio año: los trabajadores de temporada o de corto plazo empleados por menos de 245 días de un año calendario pueden solicitar a los empleadores que utilicen el método de empleo de medio año. Esencialmente, este método calcula las deducciones basándose en el supuesto de que las ganancias se distribuyen a lo largo de todo el año en lugar de solo una parte.

Sugerencia: use el software de nómina para calcular las deducciones de nómina

La nómina representa solo una de las muchas responsabilidades que los dueños de negocios tienen que hacer malabarismos. Si bien calcular internamente las retenciones federales y las deducciones de nómina puede ahorrar dinero, puede llevar mucho tiempo y hace que los empleadores sean responsables de multas y sanciones si cometen errores.

En cambio, invertir en un software de nómina puede agilizar el proceso y hacer que vuelva a administrar su negocio. Ha surgido toda una industria para satisfacer la necesidad, brindando a las empresas muchas opciones para elegir.

Las empresas más pequeñas que buscan una solución de nómina sencilla que integre la administración de beneficios podrían considerar Gusto. Las empresas con 50 o más empleados pueden preferir apostar por las funciones avanzadas de gestión de empleados de ADP y la atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana.

Preguntas frecuentes sobre deducciones de nómina