La guida completa alle detrazioni sui salari

Gestire le buste paga è più complicato che calcolare semplicemente i guadagni dei dipendenti e tagliare un assegno ogni periodo di paga. I datori di lavoro sono anche responsabili di garantire che le detrazioni siano corrette e prelevate dalla busta paga di un dipendente in modo tempestivo.

Le detrazioni sui salari possono essere obbligatorie o volontarie e differiscono se devono essere effettuate prima o dopo le tasse. Per aiutare a dare un senso a tutto, questa guida introdurrà le detrazioni comuni sui salari, analizzerà i loro requisiti ed esplorerà i metodi per calcolare le ritenute federali.

Che cos'è una detrazione sul salario?

Una detrazione sul libro paga è il denaro trattenuto dai guadagni di un dipendente in ogni periodo di paga per pagare tasse, benefici o pignoramenti. Nel complesso, le detrazioni sui salari rappresentano il divario tra la retribuzione lorda di un dipendente e la retribuzione netta.

Alcuni esempi principali di detrazioni sui salari includono quanto segue:

• Tassa sul reddito
• Tassa di previdenza sociale
• Medicare
• 401(k) contributi
• Assistenza ai figli
• Premi assicurativi medici, dentistici e oculistici

Detrazioni salariali obbligatorie

I datori di lavoro sono tenuti per legge a trattenere alcune detrazioni sui salari e a presentarle alle agenzie fiscali. Il mancato pagamento delle tasse sui salari per intero e in tempo può comportare commissioni e penalizzazioni da parte dell'IRS.

Per iniziare con le detrazioni obbligatorie sulle retribuzioni, è utile determinare lo stato lavorativo di ciascun dipendente. In generale, i datori di lavoro non devono gestire le detrazioni sui salari per gli appaltatori indipendenti, ma solo i loro dipendenti.

Se i tuoi dipendenti sono idonei, dovrai completare le seguenti detrazioni sulla busta paga:

Imposta federale sul reddito

Una percentuale dei guadagni di un dipendente è tassata dal governo federale. L'aliquota fiscale 2020 (quelle in scadenza il 15 aprile 2021) prevede sette scaglioni, che vanno dal 10% al 37%. L'aliquota fiscale di un individuo è determinata dal reddito e dallo stato di deposito, che possono essere trovati sul modulo W-4 di un dipendente.

I dipendenti che guadagnano meno di $ 9.875 che presentano la domanda come single - o separatamente da un coniuge - hanno un'aliquota fiscale del 10%. Se sono il capofamiglia o depositano congiuntamente, la soglia del 10% aumenta rispettivamente a $ 14.100 e $ 19.750.

Per beneficiare dell'aliquota fiscale del 37%, un dipendente dovrebbe guadagnare $ 311.026 se presenta una dichiarazione separatamente dal coniuge, $ 518.401 se presenta una dichiarazione come single o $ 622.051 se presenta una dichiarazione congiunta.

Tieni presente che l'IRS può aggiornare la fascia di reddito per gli scaglioni fiscali ogni anno.

Tasse FICA

La tassa sui contributi assicurativi federali (FICA) è più comunemente indicata dalle sue due sottocomponenti: previdenza sociale e assistenza sanitaria. Questa ritenuta d'acconto federale è divisa equamente tra un dipendente e un datore di lavoro.

Invece del sistema di scaglioni, le tasse FICA sono calcolate come un'aliquota forfettaria del reddito di un dipendente. L'aliquota fiscale della previdenza sociale è del 6,2% e Medicare è dell'1,45%, per una detrazione totale sul salario del 7,65% dai guadagni di un dipendente.

L'aliquota fiscale FICA ha un paio di avvertimenti per i dipendenti con guadagni più alti. L'imposta sulla previdenza sociale ha un limite di base salariale, che costituisce il reddito massimo soggetto alla ritenuta del 6,2%. Per i guadagni del 2020, la base salariale della Social Security è di $ 137.700, mentre il limite del 2021 aumenta a $ 142.800.

Indipendentemente dallo stato di deposito, ai dipendenti che guadagnano oltre $ 200.000 all'anno deve essere trattenuta anche l'imposta Medicare aggiuntiva dello 0,9%. Questa imposta aggiuntiva si applica solo ai salari che superano la soglia di $ 200.000.

Tasse statali e locali

Le strutture fiscali variano notevolmente a seconda dello stato. All'inizio del 2021, nove stati non hanno alcuna imposta sul reddito su salari o stipendi, mentre altri impiegano un'imposta sul reddito fissa o graduata.

Ulteriori imposte locali sul reddito possono essere imposte in 17 stati. A seconda dello stato, questi possono essere riscossi da contee, comuni, distretti scolastici e altri distretti speciali.

A meno che i tuoi dipendenti non risiedano in Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington o Wyoming, è importante verificare con le autorità fiscali statali e locali.

Garanzie salariali

Dopo che le ritenute federali e le tasse necessarie sono state risolte, alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di trattenere anche i pignoramenti. I pignoramenti obbligatori sono generalmente emessi da un'ingiunzione del tribunale o da un ente governativo. Alcuni tipi comuni di pignoramenti sono gli alimenti, il mantenimento dei figli o il debito non pagato.

I datori di lavoro dovrebbero aspettarsi di essere informati se per un dipendente è richiesto un pignoramento salariale, compreso l'importo o la percentuale di guadagno da trattenere e dove deve essere inviato. I guadagni dei dipendenti sotto forma di salari orari, stipendi, commissioni, bonus e contributi per benefici possono essere soggetti a pignoramenti.

Detrazioni volontarie sulle buste paga

Una detrazione volontaria sulla busta paga può essere organizzata se un dipendente dà il consenso a che il denaro venga trattenuto dalla busta paga per determinati benefici per i dipendenti o spese sul posto di lavoro.

La sezione 125 dell'Internal Revenue Code delinea i tipi di benefici per i dipendenti, come l'assicurazione sanitaria, che possono essere detratti prima delle tasse. Altre detrazioni volontarie sui salari possono essere effettuate al netto delle imposte. A seconda del pacchetto di vantaggi, dell'organizzazione e delle preferenze dei dipendenti, queste detrazioni possono includere:

• Assicurazione sulla vita: i dipendenti possono avere una copertura fino a $ 50.000 attraverso una polizza di assicurazione sulla vita di gruppo senza tassazione. Se un dipendente decide di assumere una copertura aggiuntiva, il premio può essere trattenuto al netto delle tasse.
• Piani pensionistici: i dipendenti possono scegliere di avere contributi a 401 (k) o IRA trattenuti al netto delle tasse.
• Tasse sindacali: se i dipendenti sindacalizzati hanno quote associative e benefici, questi pagamenti possono essere prelevati come detrazione volontaria sul salario al netto delle imposte.
• Spese sul posto di lavoro: alcune spese orientate al lavoro, come un piano mensa o le indennità per pendolari, possono essere detratte prima delle tasse. Altre spese legate al lavoro, come le uniformi, possono essere trattenute, ma l'ammissibilità varia da uno stato all'altro.

Metodi federali di ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito

Di tutti i calcoli della detrazione sul salario, l'imposta federale sul reddito è probabilmente la più complicata. Innanzitutto, dovrai fare riferimento al W-4 dei tuoi dipendenti. Da lì, ci sono diversi metodi di ritenuta alla fonte dell'imposta sul reddito federale per eseguire il calcolo, inclusi i seguenti:

• Metodo percentuale per buste paga automatizzate: i datori di lavoro con sistemi di buste paga automatizzati possono utilizzare il foglio di lavoro 1 sul modulo 15-T per W-4 passati, attuali e futuri. Questo metodo funzionerà per qualsiasi importo dei guadagni dei dipendenti, nonché per qualsiasi numero di indennità per i moduli W-4 dal 2019 o precedenti.
• Metodo della fascia salariale per il libro paga manuale dal 2020 in poi: il metodo della fascia salariale determina le ritenute in base allo stato di deposito W-4 e alla retribuzione lorda. Innanzitutto, identifica la tabella che si adatta al tuo programma di buste paga (settimanale, bisettimanale, ecc.). Quindi, i datori di lavoro individuano semplicemente l'intersezione tra l'intervallo di salario e lo stato di deposito applicabile per calcolare l'importo della ritenuta d'acconto. Il foglio di lavoro 2 si applica solo ai W-4 dal 2020 in poi.
• Metodo della fascia retributiva per la retribuzione manuale a partire dal 2019 o prima : questa versione del metodo della fascia retributiva funziona essenzialmente allo stesso modo, ma dovrebbe essere utilizzata solo per i dipendenti che non hanno presentato un W-4 dal 2019 o prima. Tieni presente che il metodo della fascia salariale è limitato ai dipendenti che guadagnano $ 100.000 o meno.
• Metodo percentuale per il libro paga manuale dal 2020 in poi: per i dipendenti che guadagnano più di $ 100.000 e richiedono più di 10 indennità, la tabella del metodo della fascia salariale non funzionerà. Per eseguire il calcolo, i datori di lavoro devono identificare l'intervallo di salario corretto corretto e quindi moltiplicare la trattenuta provvisoria per la percentuale fornita nel foglio di lavoro 4.
• Metodo percentuale per il libro paga manuale dal 2019 o prima : se un dipendente non ha presentato un W-4 per il 2020 o oltre e fa sei cifre, il foglio di lavoro IRS 5 può guidare i datori di lavoro attraverso i calcoli per determinare le ritenute.
• Metodi alternativi: esistono opzioni aggiuntive per calcolare l'importo dell'imposta federale sul reddito da trattenere dai dipendenti. Alcuni esempi includono:
  • Salari annualizzati: utilizzando le tabelle del metodo percentuale e il foglio di lavoro per il libro paga automatizzato, i datori di lavoro possono determinare la ritenuta d'acconto necessaria in base ai salari annualizzati.
  • Salari medi stimati: le trattenute di un periodo di paga possono essere calcolate in base ai salari medi stimati per ogni trimestre.
  • Salari cumulativi: i dipendenti che hanno maggiori fluttuazioni dei guadagni tra i periodi di paga, come i venditori su commissione, possono chiedere che le loro ritenute siano calcolate su base cumulativa.
  • Impiego part-year: i lavoratori stagionali oa breve termine impiegati per meno di 245 giorni di un anno solare possono richiedere ai datori di lavoro di utilizzare il metodo di lavoro part-year. In sostanza, questo metodo calcola le detrazioni in base al presupposto che i guadagni siano distribuiti sull'intero anno anziché solo su una parte.

Suggerimento: utilizzare il software per le buste paga per calcolare le detrazioni sulle buste paga

Il libro paga rappresenta solo una delle tante responsabilità che gli imprenditori devono destreggiarsi. Sebbene il calcolo interno delle trattenute federali e delle detrazioni sui salari possa far risparmiare denaro, può richiedere molto tempo e lascia i datori di lavoro responsabili di multe e sanzioni in caso di errori.

Invece, investire nel software per le buste paga può semplificare il processo e farti tornare a gestire la tua attività. Un intero settore è venuto a colmare il bisogno, offrendo alle aziende molte opzioni tra cui scegliere.

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Domande frequenti sulla detrazione sul salario