الدليل الكامل لحسم الرواتب

يعد تشغيل كشوف المرتبات أكثر تعقيدًا من مجرد حساب أرباح الموظفين وقطع شيك في كل فترة دفع. أرباب العمل مسؤولون أيضًا عن ضمان صحة الخصومات وإخراجها من راتب الموظف في الوقت المناسب.

يمكن أن تكون استقطاعات الرواتب إلزامية أو طوعية ، وتختلف فيما إذا كانت بحاجة إلى إجرائها قبل الضرائب أو بعدها. للمساعدة في فهم كل ذلك ، سيقدم هذا الدليل الاستقطاعات المشتركة لكشوف المرتبات ، ويفصل متطلباتهم ، ويستكشف طرقًا لحساب الاستقطاعات الفيدرالية.

ما هو خصم الرواتب؟

الخصم من كشوف المرتبات هو الأموال المحتجزة من أرباح الموظف في كل فترة دفع لدفع الضرائب أو المزايا أو الزينة. بشكل إجمالي ، تمثل استقطاعات الرواتب الفجوة بين الراتب الإجمالي للموظف والأجر الصافي.

تتضمن بعض الأمثلة الرائدة لخصم الرواتب ما يلي:

• ضريبة الدخل
• ضريبة الضمان الاجتماعي
• ميديكير
• 401 (ك) مساهمات
• دعم الطفل
• أقساط التأمين الطبي ، والأسنان ، والتأمين على الرؤية

الاستقطاعات الإلزامية من كشوف المرتبات

يُطلب من أرباب العمل بموجب القانون حجب بعض الاستقطاعات من الرواتب وتقديمها إلى وكالات الضرائب. قد يؤدي عدم دفع ضرائب الرواتب بالكامل وفي الوقت المحدد إلى فرض رسوم وعقوبات من مصلحة الضرائب.

لبدء الاستقطاعات الإلزامية من كشوف المرتبات ، من المفيد تحديد حالة العمل لكل موظف. بشكل عام ، لا يتعين على أصحاب العمل التعامل مع استقطاعات الرواتب للمقاولين المستقلين ، فقط موظفيهم.

إذا كان موظفوك مؤهلين ، فستحتاج إلى إكمال الاستقطاعات التالية من كشوف المرتبات:

ضريبة دخل فدرالية

تخضع نسبة مئوية من أرباح الموظف للضريبة من قبل الحكومة الفيدرالية. يشمل معدل الضريبة لعام 2020 (المستحقة في 15 أبريل 2021) سبع شرائح تتراوح بين 10٪ و 37٪. يتم تحديد معدل الضريبة للفرد من خلال الدخل وحالة التسجيل ، والتي يمكن العثور عليها في نموذج W-4 للموظف.

الموظفون الذين يتقاضون أقل من 9875 دولارًا من هذا الملف كأفراد - أو منفصلين عن الزوج - لديهم معدل ضرائب بنسبة 10 ٪. إذا كانوا رب الأسرة أو التقديم بشكل مشترك ، فإن عتبة 10٪ تزيد إلى 14100 دولار و 19750 دولارًا على التوالي.

للتأهل لمعدل الضريبة 37٪ ، يجب على الموظف أن يكسب 311،026 دولارًا أمريكيًا في حالة التقديم بشكل منفصل عن الزوج ، أو 518،401 دولارًا أمريكيًا إذا كان التسجيل منفردًا ، أو 622،051 دولارًا أمريكيًا إذا كان التقديم مشتركًا.

ضع في اعتبارك أن مصلحة الضرائب يمكنها تحديث نطاق الدخل للفئات الضريبية كل عام.

ضريبة FICA

يشار إلى ضريبة قانون مساهمات التأمين الفيدرالي (FICA) بشكل أكثر شيوعًا من خلال المكونين الفرعيين: الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. يتم تقسيم هذا الاستقطاع الفيدرالي بالتساوي بين الموظف وصاحب العمل.

بدلاً من نظام شريحة الضرائب ، يتم حساب ضرائب FICA كمعدل ثابت لدخل الموظف. معدل ضريبة الضمان الاجتماعي هو 6.2٪ و Medicare هو 1.45٪ ، مما يجعل خصم الرواتب الإجمالي 7.65٪ من أرباح الموظف.

يحتوي معدل ضريبة FICA على اثنين من المحاذير للموظفين ذوي الدخل المرتفع. ضريبة الضمان الاجتماعي لها حد أساسي للأجور ، والذي يشكل الحد الأقصى للأرباح التي تخضع لحجب 6.2٪. بالنسبة لأرباح عام 2020 ، تبلغ قاعدة أجور الضمان الاجتماعي 137.700 دولار ، بينما يرتفع حد 2021 إلى 142.800 دولار.

بغض النظر عن حالة التسجيل ، يجب أن يتم حجب ضريبة الرعاية الطبية الإضافية بنسبة 0.9٪ على الموظفين الذين يتقاضون رواتب تزيد عن 200000 دولار سنويًا. تنطبق هذه الضريبة المضافة فقط على الأجور التي تتجاوز عتبة 200000 دولار.

الدولة والضرائب المحلية

تختلف الهياكل الضريبية اختلافًا كبيرًا حسب الولاية. اعتبارًا من أوائل عام 2021 ، لا تفرض تسع ولايات ضريبة دخل على الأجور أو الرواتب ، بينما تستخدم دول أخرى ضريبة دخل ثابتة أو متدرجة.

يمكن فرض ضرائب دخل محلية إضافية في 17 ولاية. اعتمادًا على الولاية ، يمكن فرضها من قبل المقاطعات والبلديات والمناطق التعليمية وغيرها من المناطق الخاصة.

ما لم يكن موظفوك يعيشون في ألاسكا أو فلوريدا أو نيفادا أو نيو هامبشاير أو ساوث داكوتا أو تينيسي أو تكساس أو واشنطن أو وايومنغ ، فمن المهم مراجعة سلطات الضرائب الحكومية والمحلية.

زينة الأجور

بعد الاعتناء بالحجز الفيدرالي والضرائب المطلوبة ، قد يحتاج بعض الموظفين إلى حجب الزينة أيضًا. عادة ما يتم إصدار الزينة الإلزامية بأمر من المحكمة أو من قبل جهة حكومية. بعض أنواع الزينة الشائعة هي النفقة أو إعالة الطفل أو الديون غير المدفوعة.

يجب أن يتوقع أصحاب العمل أن يتم إخطارهم إذا كانت زينة الأجور مطلوبة للموظف ، بما في ذلك المبلغ أو النسبة المئوية للأرباح التي سيتم اقتطاعها وأين يجب إرسالها. قد تخضع مكاسب الموظفين في شكل أجور بالساعة ، ورواتب ، وعمولات ، ومكافآت ، ومساهمات المزايا للزينة.

استقطاعات الرواتب الطوعية

يمكن ترتيب خصم طوعي من كشوف المرتبات إذا وافق الموظف على حجب الأموال من راتبه مقابل استحقاقات معينة للموظفين أو نفقات مكان العمل.

يحدد القسم 125 من قانون الإيرادات الداخلية أنواع مزايا الموظفين ، مثل التأمين الصحي ، التي يمكن خصمها قبل الضرائب. يمكن إجراء الاستقطاعات الطوعية الأخرى من كشوف المرتبات على أساس ما بعد الضريبة. اعتمادًا على حزمة المزايا والتنظيم وتفضيلات الموظفين ، قد تشمل هذه الخصومات:

• التأمين على الحياة: قد يحصل الموظفون على تغطية تصل إلى 50000 دولار أمريكي من خلال بوليصة تأمين جماعي للتأمين على الحياة بدون ضرائب. إذا قرر الموظف أن يأخذ تغطية إضافية ، فقد يتم اقتطاع القسط بعد الضرائب.
• خطط التقاعد: يمكن للموظفين اختيار الحصول على مساهمات في 401 (k) أو IRA محتجزة بعد الضرائب.
• رسوم الاتحاد: إذا كان لدى الموظفين النقابيين رسوم ومزايا عضوية ، فيمكن أخذ هذه المدفوعات كخصم طوعي من كشوف المرتبات على أساس الضريبة بعد الضريبة.
• مصاريف مكان العمل: يمكن خصم بعض النفقات الموجهة نحو العمل ، مثل خطة الكافتيريا أو مزايا المسافر ، قبل الضرائب. قد يتم حجب المصاريف الأخرى المتعلقة بالوظيفة ، مثل الزي الرسمي ، لكن الأهلية تختلف بين الولايات.

طرق استقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية

من بين جميع حسابات خصم الرواتب ، يمكن القول إن ضريبة الدخل الفيدرالية هي الأصعب. أولاً ، ستحتاج إلى الرجوع إلى W-4 لموظفيك. من هناك ، هناك العديد من طرق استقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية لإجراء الحساب ، بما في ذلك ما يلي:

• طريقة النسبة المئوية لكشوف المرتبات الآلية: يمكن لأصحاب العمل الذين لديهم أنظمة كشوف رواتب آلية استخدام ورقة العمل 1 في نموذج 15-T لـ W-4s السابقة والحالية والمستقبلية. ستعمل هذه الطريقة مع أي مبلغ من أرباح الموظفين ، بالإضافة إلى أي عدد من البدلات لنماذج W-4 من عام 2019 أو ما قبله.
• طريقة قوس الأجور لكشوف الرواتب اليدوية اعتبارًا من 2020 فصاعدًا : تحدد طريقة شريحة الأجور المقتطعات وفقًا لحالة تقديم W-4 والأجر الإجمالي. أولاً ، حدد الجدول الذي يناسب جدول الرواتب الخاص بك (أسبوعيًا ، كل أسبوعين ، إلخ). بعد ذلك ، يحدد أصحاب العمل ببساطة تقاطع نطاق معدل الأجور وحالة التسجيل المطبقة لمعرفة مبلغ الاستقطاع المؤقت. تنطبق ورقة العمل 2 فقط على W-4s بدءًا من 2020 وما بعده.
• طريقة قوس الأجور لكشوف المرتبات اليدوية من عام 2019 أو ما قبله: يعمل هذا الإصدار من طريقة شريحة الأجور بشكل أساسي ، ولكن يجب استخدامه فقط للموظفين الذين لم يقدموا W-4 منذ عام 2019 أو قبل ذلك. ضع في اعتبارك أن طريقة شريحة الأجور تقتصر على الموظفين الذين يتقاضون رواتب 100000 دولار أو أقل.
• طريقة النسبة المئوية لكشوف المرتبات اليدوية اعتبارًا من عام 2020 فصاعدًا : بالنسبة للموظفين الذين يكسبون أكثر من 100000 دولار ويطالبون بأكثر من 10 بدلات ، فإن جدول طريقة شريحة الأجور لن يعمل. لإجراء الحساب ، يجب على أصحاب العمل تحديد نطاق مبلغ الأجر المعدل الصحيح ثم ضرب الاقتطاع المؤقت في النسبة المئوية الواردة في ورقة العمل 4.
• طريقة النسبة المئوية لكشوف المرتبات اليدوية من عام 2019 أو ما قبله : إذا لم يقدم الموظف نموذج W-4 لعام 2020 أو ما بعده وقام بعمل ستة أرقام ، فيمكن لورقة عمل IRS 5 توجيه أصحاب العمل خلال العمليات الحسابية لتحديد عمليات الاستقطاع.
• طرق بديلة: هناك خيارات إضافية لحساب مقدار ضريبة الدخل الفيدرالية المقتطعة من موظفيك. تتضمن بعض الأمثلة ما يلي:
  • الأجور السنوية: باستخدام جداول طريقة النسبة المئوية وورقة العمل لكشوف الرواتب الآلية ، يمكن لأصحاب العمل تحديد الاقتطاع اللازم بناءً على الأجور السنوية.
  • متوسط ​​الأجور المقدرة: يمكن حساب الاقتطاعات من فترة الدفع وفقًا لمتوسط ​​الأجور المقدر لأي ربع سنة.
  • الأجور التراكمية: الموظفون الذين لديهم تقلبات أكبر في الأرباح بين فترات الدفع ، مثل مندوبي المبيعات المفوضين ، قد يطلبون احتساب مقتطعاتهم على أساس تراكمي.
  • العمل بدوام جزئي : يمكن للعاملين الموسمي أو المؤقتين الذين يتم توظيفهم لأقل من 245 يومًا في السنة التقويمية أن يطلبوا من أصحاب العمل استخدام طريقة التوظيف بدوام جزئي. بشكل أساسي ، تحسب هذه الطريقة الخصومات بناءً على افتراض أن الأرباح موزعة على مدار العام بالكامل بدلاً من جزء منها فقط.

أهم تلميح: استخدم برنامج كشوف المرتبات لحساب استقطاعات الرواتب

تمثل كشوف المرتبات واحدة فقط من العديد من المسؤوليات التي يتعين على أصحاب الأعمال التوفيق بينها. على الرغم من أن حساب الاقتطاعات الفيدرالية وخصومات الرواتب في المنزل يمكن أن يوفر المال ، إلا أنه قد يستغرق وقتًا طويلاً ويترك أصحاب العمل مسؤولين عن الغرامات والعقوبات إذا ارتكبوا أخطاء.

بدلاً من ذلك ، يمكن أن يؤدي الاستثمار في برنامج كشوف المرتبات إلى تبسيط العملية وإعادتك إلى إدارة أعمالك. لقد ظهرت صناعة بأكملها لسد الحاجة ، مما يمنح الشركات الكثير من الخيارات للاختيار من بينها.

قد ترغب الشركات الصغيرة التي تبحث عن حل مباشر لكشوف المرتبات يدمج إدارة المزايا في التفكير في Gusto. قد تفضل الشركات التي تضم 50 موظفًا أو أكثر الاستفادة من ميزات إدارة الموظفين المتقدمة في ADP ودعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

أسئلة وأجوبة خصم الرواتب