Der vollständige Leitfaden zu Gehaltsabzügen

Die Durchführung der Gehaltsabrechnung ist komplizierter, als einfach das Einkommen der Mitarbeiter zu berechnen und in jeder Lohnperiode einen Scheck auszustellen. Arbeitgeber sind auch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Abzüge korrekt sind und rechtzeitig aus dem Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers entnommen werden.

Lohnabzüge können obligatorisch oder freiwillig sein und unterscheiden sich darin, ob sie vor oder nach Steuern vorgenommen werden müssen. Um dem Ganzen einen Sinn zu geben, stellt dieser Leitfaden gängige Gehaltsabzüge vor, schlüsselt ihre Anforderungen auf und untersucht Methoden zur Berechnung von bundesstaatlichen Quellensteuern.

Was ist ein Lohnabzug?

Ein Gehaltsabzug ist Geld, das vom Einkommen eines Mitarbeiters in jeder Zahlungsperiode einbehalten wird, um Steuern, Sozialleistungen oder Pfändungen zu zahlen. Zusammengenommen stellen Lohnabzüge die Lücke zwischen dem Bruttogehalt und dem Nettogehalt eines Arbeitnehmers dar.

Einige führende Beispiele für Gehaltsabzüge sind die folgenden:

• Einkommenssteuer
• Sozialversicherungssteuer
• Medicare
• 401 (k) Beiträge
• Kindesunterhalt
• Kranken-, Zahn- und Augenversicherungsprämien

Obligatorische Lohnabzüge

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Lohnabzüge einzubehalten und an die Steuerbehörden zu übermitteln. Die nicht vollständige und fristgerechte Zahlung der Lohnsteuer kann zu Gebühren und Strafen durch den IRS führen.

Um mit obligatorischen Gehaltsabzügen zu beginnen, ist es hilfreich, den Arbeitsstatus jedes Mitarbeiters zu ermitteln. Im Allgemeinen müssen Arbeitgeber keine Gehaltsabzüge für unabhängige Auftragnehmer vornehmen, sondern nur für ihre Mitarbeiter.

Wenn sich Ihre Mitarbeiter qualifizieren, müssen Sie die folgenden Gehaltsabzüge vornehmen:

Bundeseinkommensteuer

Ein Prozentsatz des Einkommens eines Arbeitnehmers wird von der Bundesregierung besteuert. Der Steuersatz für 2020 (der am 15. April 2021 fällig ist) umfasst sieben Stufen, die von 10 % bis 37 % reichen. Der Steuersatz einer Person wird durch das Einkommen und den Anmeldestatus bestimmt, die auf dem W-4-Formular eines Mitarbeiters zu finden sind.

Mitarbeiter, die weniger als 9.875 US-Dollar als Single – oder getrennt von einem Ehepartner – verdienen, haben einen Steuersatz von 10 %. Wenn sie der Haushaltsvorstand sind oder gemeinsam einreichen, erhöht sich die 10%-Schwelle auf 14.100 USD bzw. 19.750 USD.

Um sich für den Steuersatz von 37 % zu qualifizieren, müsste ein Arbeitnehmer 311.026 $ verdienen, wenn er getrennt von einem Ehepartner einreicht, 518.401 $, wenn er als Single einreicht, oder 622.051 $, wenn er zusammen einreicht.

Denken Sie daran, dass der IRS die Einkommensspanne für Steuerklassen jedes Jahr aktualisieren kann.

FICA-Steuer

Die Federal Insurance Contributions Act (FICA)-Steuer wird häufiger durch ihre zwei Unterkomponenten bezeichnet: Sozialversicherung und Medicare. Dieser bundesstaatliche Quellensteuerabzug wird gleichmäßig zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt.

Anstelle des Steuerklassensystems werden die FICA-Steuern pauschal auf das Einkommen eines Arbeitnehmers berechnet. Der Sozialversicherungssteuersatz beträgt 6,2 % und der Medicare-Satz 1,45 %, was einen Gesamtlohnabzug von 7,65 % vom Einkommen eines Mitarbeiters ergibt.

Der FICA-Steuersatz hat einige Vorbehalte für höherverdienende Arbeitnehmer. Die Sozialversicherungssteuer hat eine Lohnbasisgrenze, die das maximale Einkommen darstellt, das dem Quellensteuerabzug von 6,2 % unterliegt. Für das Einkommen im Jahr 2020 beträgt die Lohnbasis der Sozialversicherung 137.700 USD, während die Grenze für 2021 auf 142.800 USD ansteigt.

Unabhängig vom Anmeldestatus müssen Mitarbeiter, die jährlich über 200.000 US-Dollar verdienen, die zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % einbehalten bekommen. Diese zusätzliche Steuer gilt nur für Löhne, die die Schwelle von 200.000 USD überschreiten.

Staatliche und lokale Steuern

Die Steuerstrukturen sind je nach Bundesland sehr unterschiedlich. Ab Anfang 2021 haben neun Staaten keine Einkommensteuer auf Löhne oder Gehälter, während andere eine pauschale oder gestaffelte Einkommensteuer anwenden.

In 17 Bundesstaaten können zusätzliche lokale Einkommenssteuern erhoben werden. Je nach Bundesland können diese von Landkreisen, Gemeinden, Schulbezirken und anderen Sonderbezirken erhoben werden.

Sofern Ihre Mitarbeiter nicht in Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington oder Wyoming leben, ist es wichtig, sich bei den staatlichen und lokalen Steuerbehörden zu erkundigen.

Lohnpfändungen

Nachdem die bundesstaatlichen Quellensteuern und erforderlichen Steuern erledigt wurden, müssen einige Mitarbeiter möglicherweise auch Pfändungen einbehalten. Obligatorische Pfändungen werden in der Regel durch Gerichtsbeschluss oder staatliche Stellen erlassen. Einige gängige Arten von Pfändungen sind Unterhalt, Kindergeld oder unbezahlte Schulden.

Arbeitgeber sollten damit rechnen, benachrichtigt zu werden, wenn Lohnpfändungen für einen Arbeitnehmer erforderlich sind, einschließlich der Höhe oder des Prozentsatzes des einzubehaltenden Einkommens und wohin es geschickt werden muss. Arbeitnehmerverdienste in Form von Stundenlöhnen, Gehältern, Provisionen, Prämien und Leistungsbeiträgen können gepfändet werden.

Freiwillige Lohnabzüge

Ein freiwilliger Gehaltsabzug kann vereinbart werden, wenn ein Mitarbeiter zustimmt, dass Geld von seinem Gehaltsscheck für bestimmte Sozialleistungen oder Arbeitsplatzkosten einbehalten wird.

Abschnitt 125 des Internal Revenue Code beschreibt Arten von Leistungen an Arbeitnehmer, wie z. B. Krankenversicherung, die vor Steuern abgezogen werden können. Andere freiwillige Lohnabzüge können auf Nachsteuerbasis vorgenommen werden. Je nach Leistungspaket, Organisation und Mitarbeiterpräferenzen können diese Abzüge Folgendes umfassen:

• Lebensversicherung: Mitarbeiter können bis zu 50.000 US-Dollar durch eine steuerfreie Gruppenlebensversicherung abdecken. Entscheidet sich ein Arbeitnehmer für eine Zusatzversicherung, kann die Prämie nach Steuern einbehalten werden.
• Altersvorsorge: Mitarbeiter können sich dafür entscheiden, dass Beiträge zu einem 401(k) oder IRA nach Steuern einbehalten werden.
• Gewerkschaftsbeiträge: Wenn gewerkschaftlich organisierte Mitarbeiter Mitgliedsbeiträge und Leistungen haben, können diese Zahlungen als freiwilliger Lohnabzug auf Nachsteuerbasis vorgenommen werden.
• Ausgaben am Arbeitsplatz: Einige arbeitsbezogene Ausgaben, wie z. B. ein Kantinenplan oder Pendlerleistungen, können vor Steuern abgesetzt werden. Andere berufsbezogene Ausgaben, wie z. B. Uniformen, können einbehalten werden, die Berechtigung ist jedoch von Staat zu Staat unterschiedlich.

Bundeseinkommensteuer-Quellenmethoden

Von allen Lohnabzugsberechnungen ist die Bundeseinkommensteuer wohl die kniffligste. Zunächst müssen Sie sich auf das W-4 Ihrer Mitarbeiter beziehen. Von dort aus gibt es mehrere Quellensteuermethoden des Bundes, um die Berechnung durchzuführen, einschließlich der folgenden:

• Prozentmethode für automatisierte Gehaltsabrechnung: Arbeitgeber mit automatisierten Gehaltsabrechnungssystemen können Arbeitsblatt 1 auf dem 15-T-Formular für vergangene, aktuelle und zukünftige W-4 verwenden. Diese Methode funktioniert für jede Menge an Arbeitnehmereinkommen sowie für jede Anzahl von Zulagen für W-4-Formulare ab 2019 oder früher.
• Lohnklassenmethode für die manuelle Gehaltsabrechnung ab 2020 : Die Lohnklassenmethode bestimmt die Quellensteuer gemäß dem W-4-Anmeldestatus und dem Bruttolohn. Identifizieren Sie zunächst die Tabelle, die zu Ihrem Gehaltsabrechnungsplan passt (wöchentlich, zweiwöchentlich usw.). Dann suchen die Arbeitgeber einfach den Schnittpunkt der Lohnsatzspanne und des anwendbaren Anmeldestatus, um den vorläufigen Quellensteuerbetrag zu ermitteln. Arbeitsblatt 2 gilt nur für W-4 ab 2020.
• Lohnklassenmethode für manuelle Gehaltsabrechnung ab 2019 oder früher : Diese Version der Lohnklassenmethode funktioniert im Wesentlichen gleich, sollte aber nur für Mitarbeiter verwendet werden, die seit 2019 oder früher kein W-4 eingereicht haben. Beachten Sie, dass die Lohnklassenmethode auf Mitarbeiter beschränkt ist, die 100.000 USD oder weniger verdienen.
• Prozentmethode für die manuelle Gehaltsabrechnung ab 2020 : Für Mitarbeiter, die mehr als 100.000 USD verdienen und mehr als 10 Zulagen beanspruchen, reicht die Tabelle der Lohnklassenmethode nicht aus. Um die Berechnung durchzuführen, müssen die Arbeitgeber den korrekten angepassten Lohnbetragsbereich ermitteln und dann die vorläufige Quellensteuer mit dem in Arbeitsblatt 4 angegebenen Prozentsatz multiplizieren.
• Prozentmethode für die manuelle Gehaltsabrechnung ab 2019 oder früher : Wenn ein Mitarbeiter kein W-4 für 2020 oder darüber hinaus eingereicht hat und sechsstellig ist, kann das IRS-Arbeitsblatt 5 Arbeitgeber durch die Berechnungen führen, um die Quellensteuern zu bestimmen.
• Alternative Methoden: Es gibt zusätzliche Optionen zur Berechnung, wie viel Bundeseinkommensteuer von Ihren Mitarbeitern einzubehalten ist. Einige Beispiele sind:
  • Jahreslöhne: Mit den Tabellen zur Prozentmethode und dem Arbeitsblatt für die automatisierte Lohnabrechnung können Arbeitgeber den erforderlichen Einbehalt auf der Grundlage der Jahreslöhne ermitteln.
  • Geschätzter Durchschnittslohn: Die Einbehaltungen einer Lohnperiode können anhand des geschätzten Durchschnittslohns für jedes Quartal berechnet werden.
  • Kumulierte Löhne: Mitarbeiter mit größeren Einkommensschwankungen zwischen Lohnperioden, wie zum Beispiel beauftragte Verkäufer, können beantragen, dass ihre Quellensteuer auf kumulativer Basis berechnet wird.
  • Teiljahresbeschäftigung: Saison- oder Kurzzeitbeschäftigte, die weniger als 245 Tage im Kalenderjahr beschäftigt sind, können vom Arbeitgeber die Anwendung der Teiljahresbeschäftigung verlangen. Im Wesentlichen berechnet diese Methode Abzüge auf der Grundlage der Annahme, dass die Einnahmen über das gesamte Jahr und nicht nur über einen Teil verteilt werden.

Top-Tipp: Verwenden Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware, um Gehaltsabzüge zu berechnen

Die Gehaltsabrechnung ist nur eine von vielen Aufgaben, die Unternehmer zu jonglieren haben. Obwohl die interne Berechnung von Bundessteuereinbehalten und Gehaltsabzügen Geld sparen kann, kann es zeitaufwändig sein und Arbeitgeber für Bußgelder und Strafen haftbar machen, wenn sie Fehler machen.

Stattdessen kann die Investition in Gehaltsabrechnungssoftware den Prozess rationalisieren und Sie wieder in die Lage versetzen, Ihr Geschäft zu führen. Eine ganze Branche ist entstanden, um den Bedarf zu decken, und bietet Unternehmen viele Optionen zur Auswahl.

Kleinere Unternehmen, die nach einer unkomplizierten Gehaltsabrechnungslösung suchen, die die Leistungsverwaltung integriert, sollten Gusto in Betracht ziehen. Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern ziehen es möglicherweise vor, sich für die erweiterten Mitarbeiterverwaltungsfunktionen und den 24/7-Kundensupport von ADP zu entscheiden.

Häufig gestellte Fragen zum Lohnabzug