Полное руководство по отчислениям из заработной платы

Ведение расчета заработной платы сложнее, чем просто подсчет заработка сотрудников и выписка чека за каждый платежный период. Работодатели также несут ответственность за обеспечение того, чтобы отчисления были правильными и своевременно вычитались из заработной платы работника.

Вычеты из заработной платы могут быть обязательными или добровольными, и различаются в зависимости от того, должны ли они производиться до или после уплаты налогов. Чтобы помочь разобраться во всем этом, в этом руководстве будут представлены общие вычеты из заработной платы, разобраны их требования и рассмотрены методы расчета федеральных удержаний.

Что такое вычет из заработной платы?

Вычет из заработной платы - это деньги, удерживаемые из заработной платы работника каждый период оплаты для уплаты налогов, пособий или штрафов. Взятые в целом, отчисления из заработной платы представляют собой разрыв между валовой заработной платой работника и чистой заработной платой.

Некоторые основные примеры вычетов из заработной платы включают следующее:

• Подоходный налог
• Налог на социальное обеспечение
• Медикэр
• 401 (к) взносы
• Поддержка ребенка
• Медицинские, стоматологические и офтальмологические страховые взносы

Обязательные удержания из заработной платы

Работодатели по закону обязаны удерживать определенные вычеты из заработной платы и представлять их в налоговые органы. Неуплата налога на заработную плату в полном объеме и в срок может привести к штрафам и штрафам со стороны IRS.

Чтобы начать работу с обязательными отчислениями из заработной платы, полезно определить рабочий статус каждого сотрудника. Как правило, работодатели не должны заниматься вычетами из заработной платы для независимых подрядчиков, только их сотрудники.

Если ваши сотрудники соответствуют требованиям, вам необходимо выполнить следующие вычеты из заработной платы:

Федеральный подоходный налог

Процент заработка работника облагается налогом федерального правительства. Налоговая ставка на 2020 год (до 15 апреля 2021 года) включает семь скобок в диапазоне от 10% до 37%. Налоговая ставка физического лица определяется доходом и статусом регистрации, которые можно найти в форме W-4 сотрудника.

Сотрудники, зарабатывающие менее 9 875 долларов США, которые подают документы как одинокие или отдельно от супруга, облагаются налогом по ставке 10%. Если они являются главой семьи или подают документы совместно, 10-процентный порог увеличивается до 14 100 и 19 750 долларов соответственно.

Чтобы претендовать на налоговую ставку 37%, сотрудник должен будет заработать 311 026 долларов США при подаче документов отдельно от супруга, 518 401 долларов США при подаче документов в одиночку или 622 051 долларов США при подаче документов совместно.

Имейте в виду, что IRS может обновлять диапазон доходов для налоговых категорий каждый год.

FICA налог

Налог на Федеральный закон о страховых взносах (FICA) чаще всего называют двумя его подкомпонентами: Social Security и Medicare. Это федеральное удержание делится поровну между работником и работодателем.

Вместо системы налоговых категорий налоги FICA рассчитываются как фиксированная ставка дохода работника. Ставка налога на социальное обеспечение составляет 6,2%, а Medicare - 1,45%, в результате чего общий вычет из заработной платы составляет 7,65% от заработка работника.

Налоговая ставка FICA имеет несколько предостережений для высокооплачиваемых сотрудников. Налог на социальное обеспечение имеет предел базовой заработной платы, который представляет собой максимальный доход, подлежащий удержанию в размере 6,2%. Базовая заработная плата социального обеспечения в 2020 году составляет 137 700 долларов, а лимит на 2021 год увеличивается до 142 800 долларов.

Независимо от статуса подачи заявления, с сотрудников, зарабатывающих более 200 000 долларов США в год, также должен удерживаться дополнительный налог Medicare в размере 0,9%. Этот дополнительный налог применяется только к заработной плате, превышающей порог в 200 000 долларов США.

Государственные и местные налоги

Налоговые структуры сильно различаются в зависимости от штата. По состоянию на начало 2021 года в девяти штатах нет подоходного налога на заработную плату или оклады, в то время как в других применяется подоходный налог с фиксированной или дифференцированной ставкой.

Дополнительные местные подоходные налоги могут быть введены в 17 штатах. В зависимости от штата они могут взиматься округами, муниципалитетами, школьными округами и другими особыми округами.

Если ваши сотрудники не живут на Аляске, Флориде, Неваде, Нью-Гэмпшире, Южной Дакоте, Теннесси, Техасе, Вашингтоне или Вайоминге, важно проконсультироваться с налоговыми органами штата и местными органами власти.

Начисление заработной платы

После того, как федеральные удержания и необходимые налоги были уплачены, некоторым сотрудникам может также потребоваться удержание гарниров. Обязательные аресты обычно выдаются по решению суда или государственного органа. Некоторыми распространенными видами ареста являются алименты, алименты или неоплаченный долг.

Работодатели должны быть уведомлены, если сотруднику требуется наложение ареста на заработную плату, включая сумму или процент от заработной платы, которые должны быть удержаны, и куда их необходимо отправить. Заработок сотрудников в виде почасовой оплаты труда, окладов, комиссионных, премий и пособий может подлежать аресту.

Добровольные отчисления из заработной платы

Добровольное удержание из заработной платы может быть организовано, если работник дает согласие на удержание денег из его заработной платы на определенные выплаты работникам или расходы на рабочем месте.

Раздел 125 Налогового кодекса описывает виды вознаграждений работникам, такие как медицинское страхование, которые могут быть вычтены до уплаты налогов. Другие добровольные вычеты из заработной платы могут производиться после уплаты налогов. В зависимости от пакета льгот, организации и предпочтений сотрудников эти вычеты могут включать:

• Страхование жизни: сотрудники могут иметь до 50 000 долларов США в рамках полиса группового страхования жизни без налогообложения. Если работник решит воспользоваться дополнительным страхованием, страховая премия может быть удержана после вычета налогов.
• Пенсионные планы: сотрудники могут выбрать, чтобы взносы в 401 (k) или IRA удерживались после уплаты налогов.
• Профсоюзные взносы. Если сотрудники, входящие в профсоюз, имеют членские взносы и льготы, эти платежи могут быть вычтены в качестве добровольного вычета из заработной платы после уплаты налогов.
• Расходы на рабочем месте: некоторые расходы, связанные с работой, такие как плата за питание в столовой или оплата проезда на работу, могут быть вычтены до вычета налогов. Другие расходы, связанные с работой, такие как униформа, могут быть удержаны, но право на участие варьируется в зависимости от штата.

Методы удержания федерального подоходного налога

Из всех расчетов вычетов из заработной платы федеральный подоходный налог, пожалуй, самый сложный. Во-первых, вам нужно обратиться к форме W-4 ваших сотрудников. Отсюда существует несколько методов удержания федерального подоходного налога для расчета, в том числе следующие:

• Процентный метод для автоматизированного расчета заработной платы: Работодатели с автоматизированными системами расчета заработной платы могут использовать рабочий лист 1 в форме 15-T для прошлых, текущих и будущих форм W-4. Этот метод будет работать для любой суммы заработка сотрудников, а также для любого количества пособий по формам W-4 с 2019 года или ранее.
• Метод расчета заработной платы для расчета заработной платы вручную с 2020 г .: Метод расчета заработной платы определяет удержания в соответствии со статусом подачи формы W-4 и валовой заработной платой. Во-первых, определите таблицу, которая соответствует вашему графику начисления заработной платы (еженедельно, раз в две недели и т. д.). Затем работодатели просто находят пересечение диапазона ставок заработной платы и соответствующего статуса подачи, чтобы определить предварительную сумму удержания. Рабочий лист 2 применяется только к формам W-4 с 2020 года и позже.
• Метод расчета заработной платы для расчета заработной платы вручную с 2019 года или ранее : эта версия метода расчета заработной платы работает по существу так же, но ее следует использовать только для сотрудников, которые не подавали форму W-4 с 2019 года или ранее. Обратите внимание, что метод диапазона заработной платы ограничен сотрудниками, зарабатывающими 100 000 долларов США или меньше.
• Процентный метод для расчета заработной платы вручную с 2020 г .: для сотрудников, зарабатывающих более 100 000 долларов США и требующих более 10 надбавок, таблица метода расчета заработной платы не подходит. Чтобы выполнить расчет, работодатели должны определить правильный диапазон скорректированной суммы заработной платы, а затем умножить предварительное удержание на процент, указанный в рабочем листе 4.
• Процентный метод для ручного расчета заработной платы с 2019 года или ранее : если работник не подал форму W-4 на 2020 год или более ранний период и набрал шестизначное число, рабочий лист 5 IRS может помочь работодателям выполнить расчеты для определения удержаний.
• Альтернативные методы. Существуют дополнительные варианты расчета суммы федерального подоходного налога, удерживаемой с ваших сотрудников. Вот некоторые примеры:
  • Заработная плата в годовом исчислении: используя таблицы процентного метода и рабочий лист для автоматизированного расчета заработной платы, работодатели могут определить необходимое удержание на основе годовой заработной платы.
  • Средняя расчетная заработная плата: удержания за платежный период могут быть рассчитаны на основе расчетной средней заработной платы за любой квартал.
  • Совокупная заработная плата: сотрудники, заработок которых между периодами оплаты колеблется сильнее, например, продавцы, работающие по найму, могут потребовать, чтобы их удержания рассчитывались на кумулятивной основе.
  • Неполный год: сезонные или краткосрочные работники, нанятые менее 245 дней в календарном году, могут попросить работодателей использовать метод неполного года. По сути, этот метод рассчитывает вычеты на основе предположения, что прибыль распределяется на весь год, а не только на его часть.

Главный совет: используйте программное обеспечение для расчета заработной платы для расчета отчислений из заработной платы

Расчет заработной платы представляет собой лишь одну из многих обязанностей, с которыми приходится совмещать владельцам бизнеса. Хотя расчет федеральных удержаний и отчислений из заработной платы собственными силами может сэкономить деньги, он может занять много времени и возлагает на работодателей ответственность за штрафы и пени, если они допускают ошибки.

Вместо этого инвестиции в программное обеспечение для расчета заработной платы могут упростить процесс и вернуть вас к ведению бизнеса. Целая отрасль возникла, чтобы удовлетворить потребность, предоставив предприятиям множество вариантов на выбор.

Небольшие предприятия, которые ищут простое решение для расчета заработной платы, которое объединяет администрирование льгот, могут рассмотреть Gusto. Компании с 50 и более сотрудниками могут предпочесть раскошелиться на расширенные функции ADP по управлению персоналом и круглосуточную поддержку клиентов.

Часто задаваемые вопросы об удержании из заработной платы