Ghidul complet pentru deducerile din salariu

Rularea salariilor este mai complicată decât simpla calculare a câștigurilor angajaților și tăierea unui cec în fiecare perioadă de plată. Angajatorii sunt, de asemenea, responsabili pentru a se asigura că deducerile sunt corecte și scoase din salariul unui angajat în timp util.

Deducerile din salariu pot fi obligatorii sau voluntare și diferă dacă trebuie făcute înainte sau după impozitare. Pentru a ajuta la înțelegerea tuturor, acest ghid va introduce deducerile de salarii comune, va defalca cerințele acestora și va explora metode de calculare a reținerii federale.

Ce este o deducere de salariu?

O deducere de salariu este banii reținuți din câștigurile unui angajat în fiecare perioadă de plată pentru a plăti impozite, beneficii sau popriri. Luate în totalitate, deducerile din salariu reprezintă diferența dintre salariul brut al unui angajat și salariul net.

Câteva exemple importante de deduceri din salariu includ următoarele:

• Impozit pe venit
• Taxa de asigurări sociale
• Medicare
• 401(k) contribuții
• Pensie alimentara
• Prime de asigurare medicală, dentară și de vedere

Deduceri obligatorii din salariu

Angajatorii sunt obligați prin lege să rețină anumite deduceri din salariu și să le transmită agențiilor fiscale. Neplata integrală și la timp a impozitelor pe salarii poate duce la taxe și penalizări din partea IRS.

Pentru a începe cu deducerile obligatorii din salariu, este util să determinați statutul de muncă al fiecărui angajat. În general, angajatorii nu trebuie să se ocupe de deducerile din salariu pentru antreprenorii independenți, ci doar pentru angajații lor.

Dacă angajații dvs. se califică, va trebui să completați următoarele deduceri din salariu:

Impozitul federal pe venit

Un procent din câștigurile unui angajat sunt impozitate de guvernul federal. Cota de impozitare pentru 2020 (cele scadente pe 15 aprilie 2021) include șapte paranteze, variind de la 10% la 37%. Cota de impozitare a unei persoane fizice este determinată de venit și statutul de înregistrare, care pot fi găsite pe formularul W-4 al unui angajat.

Angajații care câștigă mai puțin de 9.875 USD în acest dosar ca singuri – sau separat de soț – au o cotă de impozitare de 10%. Dacă sunt șefi de gospodărie sau depun în comun, pragul de 10% crește la 14.100 USD, respectiv 19.750 USD.

Pentru a se califica pentru rata de impozitare de 37%, un angajat ar trebui să câștige 311.026 USD dacă depune depunerea separat de un soț, 518.401 USD dacă depune declarația ca fiind singur sau 622.051 USD dacă depune în comun.

Rețineți că IRS poate actualiza intervalul de venit pentru categoriile de impozitare în fiecare an.

Taxa FICA

Impozitul Federal Insurance Contributions Act (FICA) este mai frecvent menționat de cele două subcomponente ale sale: Securitate Socială și Medicare. Această reținere federală este împărțită în mod egal între angajat și angajator.

În loc de sistemul de categorie de impozitare, impozitele FICA sunt calculate ca o rată forfetară a venitului unui angajat. Cota de impozitare a asigurărilor sociale este de 6,2%, iar Medicare este de 1,45%, ceea ce face o deducere totală a salariului de 7,65% din câștigurile unui angajat.

Rata de impozitare FICA are câteva avertismente pentru angajații cu venituri mai mari. Impozitul de asigurări sociale are o limită de bază salarială, care constituie câștigurile maxime care fac obiectul reținerii la sursă de 6,2%. Pentru veniturile din 2020, salariul de bază al asigurărilor sociale este de 137.700 USD, în timp ce limita din 2021 crește la 142.800 USD.

Indiferent de statutul de înregistrare, angajații care câștigă peste 200.000 USD anual trebuie să li se rețină și taxa suplimentară Medicare de 0,9%. Acest impozit adăugat se aplică numai salariilor care depășesc pragul de 200.000 USD.

Taxe de stat și locale

Structurile fiscale variază foarte mult în funcție de stat. La începutul anului 2021, nouă state nu au impozit pe venit pe salarii sau salarii, în timp ce altele folosesc un impozit pe venit fix sau gradat.

Taxele locale suplimentare pe venit pot fi impuse în 17 state. În funcție de stat, acestea pot fi percepute de județe, municipalități, districte școlare și alte districte speciale.

Cu excepția cazului în care angajații dvs. locuiesc în Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota de Sud, Tennessee, Texas, Washington sau Wyoming, este important să verificați cu autoritățile fiscale de stat și locale.

Sechestrele salariale

După ce reținerile federale și taxele necesare au fost luate în considerare, unii angajați ar putea avea nevoie și de reținerea popririlor. Sechestrele obligatorii sunt de obicei emise prin hotărâre judecătorească sau entitate guvernamentală. Unele tipuri comune de popriri sunt pensia alimentară, întreținerea copiilor sau datoria neplătită.

Angajatorii ar trebui să se aștepte să fie înștiințați dacă sunt necesare popriri salariale pentru un angajat, inclusiv suma sau procentul câștigurilor care trebuie reținute și unde trebuie trimise. Câștigurile angajaților sub formă de salarii pe oră, salarii, comisioane, bonusuri și contribuții la beneficii pot fi supuse popririi.

Deduceri voluntare din salariu

O deducere voluntară de salariu poate fi aranjată dacă un angajat își dă consimțământul ca banii să fie reținuți din salariu pentru anumite beneficii ale angajaților sau cheltuieli la locul de muncă.

Secțiunea 125 din Codul Internal Revenue subliniază tipurile de beneficii ale angajaților, cum ar fi asigurările de sănătate, care pot fi deduse înainte de impozite. Alte deduceri voluntare de salariu se pot face după impozitare. În funcție de pachetul de beneficii, organizație și preferințele angajaților, aceste deduceri pot include:

• Asigurare de viață: angajații pot avea o acoperire de până la 50.000 USD printr-o poliță de asigurare de viață pe termen de grup fără impozitare. Dacă un angajat decide să accepte o acoperire suplimentară, prima poate fi reținută după impozitare.
• Planuri de pensionare: angajații pot opta ca contribuțiile la 401(k) sau IRA să fie reținute după impozite.
• Taxe de sindicat: Dacă angajații sindicalizați au cotizații și beneficii de membru, aceste plăți pot fi efectuate ca deducere voluntară de salariu după impozitare.
• Cheltuieli la locul de muncă: unele cheltuieli orientate spre muncă, cum ar fi un plan de cantină sau beneficii pentru navetiști, pot fi deduse înainte de taxe. Alte cheltuieli legate de locul de muncă, cum ar fi uniformele, pot fi reținute, dar eligibilitatea variază de la un stat la altul.

Metode federale de reținere a impozitului pe venit

Dintre toate calculele deducerii salariilor, impozitul federal pe venit este, probabil, cel mai complicat. În primul rând, va trebui să vă referiți la W-4 al angajaților dvs. De acolo, există mai multe metode federale de reținere a impozitului pe venit pentru a face calculul, inclusiv următoarele:

• Metoda procentuală pentru salarizare automată: Angajatorii cu sisteme automatizate de salarizare pot folosi foaia de lucru 1 din formularul 15-T pentru W-4 trecute, actuale și viitoare. Această metodă va funcționa pentru orice sumă de venituri ale angajaților, precum și pentru orice număr de indemnizații pentru formularele W-4 din 2019 sau mai devreme.
• Metoda categoriei salariale pentru salarizare manuală începând cu anul 2020 : metoda categoriei salariale determină reținerile în funcție de statutul de înregistrare W-4 și salariul brut. Mai întâi, identificați tabelul care se potrivește cu programul dvs. de salarizare (săptămânal, bisăptămânal etc.). Apoi, angajatorii pur și simplu localizează intersecția dintre intervalul de salariu și statutul de înregistrare aplicabil pentru a afla suma provizorie a reținerii la sursă. Foaia de lucru 2 se aplică numai pentru W-4 din 2020 și mai târziu.
• Metoda categoriei salariale pentru salarizare manuală din 2019 sau anterioară : această versiune a metodei categoriei salariale funcționează în esență la fel, dar ar trebui să fie utilizată numai pentru angajații care nu au depus un W-4 din 2019 sau mai devreme. Rețineți că metoda salariului este limitată la angajații care câștigă 100.000 USD sau mai puțin.
• Metoda procentuală pentru salarizare manuală începând cu 2020 : pentru angajații care câștigă mai mult de 100.000 USD și care pretind mai mult de 10 indemnizații, tabelul cu metodele de salarizare nu va funcționa. Pentru a face calculul, angajatorii trebuie să identifice intervalul corect de salariu ajustat și apoi să înmulțească reținerea provizorie cu procentul prevăzut în fișa de lucru 4.
• Metoda procentuală pentru salarizare manuală din 2019 sau mai devreme : dacă un angajat nu a depus un W-4 pentru 2020 sau ulterior și face șase cifre, foaia de lucru IRS 5 poate ghida angajatorii prin calcule pentru a determina reținerile.
• Metode alternative: Există opțiuni suplimentare pentru a calcula cât impozit federal pe venit să rețină de la angajații dvs. Câteva exemple includ:
  • Salariile anualizate: Folosind tabelele cu metoda procentuală și foaia de lucru pentru salarizare automată, angajatorii pot determina reținerea necesară pe baza salariilor anualizate.
  • Salariul mediu estimat: reținerile unei perioade de plată pot fi calculate în funcție de salariul mediu estimat pentru orice trimestru.
  • Salariile cumulate: angajații care au fluctuații mai mari ale câștigurilor între perioadele de plată, cum ar fi agenții de vânzări comisionați, pot cere să li se calculeze reținerile pe bază cumulativă.
  • Angajare parțială de an: Lucrătorii sezonieri sau pe termen scurt angajați pentru mai puțin de 245 de zile dintr-un an calendaristic pot solicita angajatorilor să folosească metoda de angajare parțială. În esență, această metodă calculează deducerile pe baza ipotezei că câștigurile sunt repartizate pe parcursul întregului an, mai degrabă decât doar o parte.

Sfat de top: utilizați software-ul de salarizare pentru a calcula deducerile din salariu

Salariile reprezintă doar una dintre multele responsabilități cu care trebuie să jongleze proprietarii de afaceri. Deși calcularea internă a reținerii federale și a deducerilor de salariu poate economisi bani, poate fi consumatoare de timp și lasă angajatorii răspunzători pentru amenzi și penalități în cazul în care comit erori.

În schimb, investiția în software-ul de salarizare poate simplifica procesul și vă poate aduce din nou la conducerea afacerii. O întreagă industrie a venit să satisfacă nevoia, oferind companiilor o mulțime de opțiuni din care să aleagă.

Întreprinderile mai mici care caută o soluție simplă de salarizare care să integreze administrarea beneficiilor ar putea dori să ia în considerare Gusto. Companiile cu 50 sau mai mulți angajați pot prefera să beneficieze de funcțiile avansate de management al angajaților ADP și de asistență pentru clienți 24/7.

Întrebări frecvente privind deducerea salariilor